Làm thế nào để quản lý tốt tồn kho?

Phải lưu trữ đầy đủ chi tiết tất cả giao dịch

Nếu lưu trữ đầy đủ các giao dịch thì sẽ có thể dễ dàng quản lý kho thông qua sự hỗ trợ của phần mềm.

Một số doanh nghiệp quản lý tồn kho bằng excel hoặc các phần mềm đơn giản sẽ gặp khó khăn về khả năng chia sẻ dữ liệu, khó khăn trong quá trình xác nhận giao dịch, xử lý theo thời gian thực, thường xuyên phát sinh lỗi dữ liệu, v.v..
Thậm chí nếu quản lý riêng giao dịch và tồn kho thì không những khối lượng công việc tăng lên gấp bội mà còn ảnh hưởng đến thời gian trao đổi giữa các phòng ban.

Đây chính là lí do mà gần đây nhiều công ty bắt đầu sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tồn kho.

Chỉ cần nhập liệu đầy đủ dữ liệu, ECOUNT sẽ xử lý tất cả.

Hệ thống tự động tính toán tăng/giảm tồn kho khi khi tiến hành nhập liệu các phiếu Mua hàng (Nhập kho) và Bán hàng (Xuất kho).
Tương tự, khi tạo phiếu sản xuất, hệ thống sẽ tự trừ số lượng nguyên/phụ liệu tiêu hao và tăng số lượng bán thành phẩm/thành phẩm tương ứng theo định mức BOM. Mọi thông tin giao dịch được phản ánh tức thời vào các sổ sách liên quan, số liệu tồn kho đồng thời cũng được quản lý tự động.
Nhờ đó, việc quản lý kho càng trở nên dễ dàng hơn với ECOUNT.

Không chỉ quản lý tăng giảm tồn kho, có thể quản lý nhiều hơn thế trên ECOUNT.
Nếu nhập bán hàng (xuất kho) thì tự động sẽ có báo cáo doanh thu và công nợ theo khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh.
ECOUNT còn có khả năng tính toán lượng hàng cần mua dựa trên các dữ liệu liên quan đến tồn kho, đơn đặt hàng, số lượng hàng mua tối thiểu, tồn kho an toàn,…
Có thể tính toán giá trị tồn kho theo các dữ liệu mua bán và quản lý số sêri/số lô(Lot No.), giai đoạn bảo hành.

Quản lý số lượng tồn kho

Khi nhập dữ liệu bán hàng, mua hàng, sản xuất, tồn kho sẽ được cập nhật tức thời.
Nhờ đó có thể nhanh chóng tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa tồn kho trong nội bộ và tồn kho thực tế do thiếu sót trong quá trình nhập liệu giao dịch.
Số lượng tồn kho được tự động tính toán và phản ánh vào sổ sách. Có thể kiểm tra số lượng tăng giảm tồn kho theo thời gian thực.
Khi nhập dữ liệu, có thể chỉ định kho nhập/xuất để tự động quản lý được sự tăng giảm ở từng kho.
Ngoài ra, hệ thống cho phép tạo kho không giới hạn nên có thể phân loại kho đúng với thực tế.

Kiểm tra lịch sử hàng tồn kho

Không còn lo ngại khi phát hiện chênh lệch tồn kho so với thực tế.
Vì số liệu đã được tính toán dựa trên dữ liệu của các giao dịch nên có thể truy xuất ngược lại để tìm ra các số liệu sai lệch một cách nhanh chóng.
Có thể nhập Số sêri và Số lô(Lot No.) vào mặt hàng, nên dù là cùng loại mặt hàng thì vẫn có thể truy xuất thông tin mặt hàng đó được nhập kho và xuất kho ở đâu, khi nào.

Liên kết với các nghiệp vụ khác

Không còn phải yêu cầu hay chuyển giao dữ liệu từ các bộ phận khi cần xem báo cáo. Mỗi phòng ban có thể dễ dàng kiểm tra các báo cáo, lịch sử chi tiết giao dịch trên phần mềm theo ý muốn dựa trên phân quyền đã được cho phép.
Phần mềm hỗ trợ tạo các phiếu nhập hàng, xuất hàng kế thừa dữ liệu từ các đơn đặt hàng, lệnh sản xuất trước đó. Vì vậy, không cần phải nhập lại một nội dung nhiều lần, tránh được việc sai sót trong quá trình nhập liệu. Ngoài ra còn có thể kiểm tra tiến độ của các phòng ban khác liên quan, công việc được kết nối một cách nhanh chóng.
Ví dụ: Bộ phận bán hàng xem kế hoạch mua hàng và xác định ngày giao hàng phù hợp cho đơn hàng của khách hàng.
Bộ phận mua hàng xem kế hoạch sản xuất và tiến hành đặt mua vật tư cần thiết.xem kế hoạch mua hàng và xác định ngày giao hàng phù hợp cho đơn hàng của khách hàng.

Ước tính số lượng tồn kho

Dự trù được chính xác số lượng hàng hóa, vật tư cần mua để sản xuất và bán hàng dựa trên số lượng tồn kho hiện tại, doanh số và số lượng bán hàng theo kế hoạch.
Cài đặt số lượng tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng theo từng kho, ngăn việc hàng hóa bị giảm xuống dưới mức tồn kho an toàn mỗi khi lên đơn đặt hàng hoặc xuất kho.

Tính toán lợi nhuận

Chỉ thông qua một thao tác, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ được tính toán tự động thông qua các giao dịch mua hàng, bán hàng, sản xuất.
Xác định các mặt hàng cần điều chỉnh số lượng tồn kho và số lượng cần sản xuất bằng cách kiểm tra số tiền và tỉ lệ lợi nhuận theo từng mặt hàng.

Chỉ cần lưu trữ các dữ liệu bán hàng, mua hàng và sản xuất, sẽ có thể dễ dàng truy xuất kết quả số dư tồn kho, doanh thu và lợi nhuận.
Điều này cũng giúp dễ dàng quản lý hàng tồn kho mà không cần thêm một hệ thống riêng biệt.