Sistem Akuntansi: Pengertian, Fungsi, dan Jenis Sistem akuntansi adalah elemen fundamental dalam pengelolaan keuangan sebuah organisasi atau perusahaan karena sistem ini bertanggung jawab untuk mencatat, mengklasifikasikan dan melaporkan seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karena itu penting untuk memahami dasar-dasar dari sistem akuntansi seperti pengertian, tujuan, manfaat dan jenis-jenisnya, juga mempertimbangkan penggunaan software yang tepat untuk membantu pengelolaan laporan keuangan yang transparan dan terpercaya.

Pengertian Sistem Akuntansi

Secara umum, sistem akuntansi adalah serangkaian prosedur, kebijakan, dan proses yang dijalankan oleh perusahaan atau organisasi untuk mencatat, mengelola dan melaporkan transaksi keuangan. Proses ini bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat digunakan oleh manajer, direktur, manajemen, atau pihak lain yang memerlukan informasi mengenai kondisi keuangan perusahaan. Adanya sistem akuntansi membantu perusahaan atau organisasi untuk mencatat transaksi keuangan dengan lebih terstruktur, rapi, konsisten, dan transparan sehingga menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Beberapa pengertian lainnya tentang sistem akuntansi dari beberapa ahli:

Romney & Steinbart (2018)

Menyatakan bahwa “Accounting system is a system that collects, records, stores and processes data to produce information for decision makers.”
Artinya, sistem akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Mulyadi (2016)

Menyebutkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Wilkinson (2000)

Menjelaskan bahwa “Accounting system is a formal mechanism for gathering and communicating financial information.”
Artinya, sistem akuntansi adalah merupakan mekanisme formal yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi keuangan.

Tujuan dan Fungsi Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi tidak hanya sekedar untuk mencatat transaksi, tetapi juga memiliki beberapa tujuan dan fungsi penting dalam sebuah perusahaan, di antaranya adalah:

• Mencatat Transaksi Keuangan

  Tujuan utama dari sistem akuntansi adalah untuk mencatat semua transaksi keuangan secara akurat, baik itu pembelian, penjualan, pengeluaran, maupun penerimaan. Pencatatan transaksi ini penting dilakukan secara detail dan teratur agar informasi yang disajikan dalam laporan keuangan dapat dipercaya.

• Menyusun Laporan Keuangan

  Laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas disusun berdasarkan data pencatatan transaksi yang dilakukan sebelumnya. Laporan-laporan ini adalah produk utama dari sistem akuntansi yang digunakan untuk menggambarkan kondisi keuangan perusahaan saat ini.

• Kontrol Keuangan berdasarkan Regulasi

  Dengan adanya sistem akuntansi yang diterapkan, maka terdapat peraturan yang juga diterapkan dan harus dijalankan. Perusahaan yang menerapkan sistem akuntansi yang baik akan melakukan kontrol dan pengawasan berdasarkan peraturan yang berlaku dan memastikan untuk mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk mengurangi potensi kecurangan dan masalah hukum terkait pengelolaan keuangan.

• Memenuhi Kebutuhan Pelaporan Internal dan Eksternal

  Pencatatan transaksi yang menggunakan sistem akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan transparan. Laporan tersebut nantinya akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan laporan baik secara internal (laporan keuangan untuk atasan dan manajemen dan analisa pertumbuhan keuangan perusahaan) maupun secara eksternal seperti laporan audit dan perpajakan.

Manfaat Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi yang efektif memberikan sejumlah manfaat, antara lain:

• Transparansi dan Akuntabilitas

  Berkat adanya sistem dalam pencatatan transaksi, kualitas transparansi dan akuntabilitasi laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi lebih baik karena data yang didapatkan jelas, rinci dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini memudahkan semua pihak yang berkepentingan untuk memantau keuangan perusahaan secara transparan.

• Mempercepat Proses Pelaporan

  Sistem akuntansi yang baik dan efisien memungkinkan pembuatan laporan keuangan yang lebih cepat, sehingga keputusan bisa diambil lebih tepat waktu. Beberapa perusahaan bahkan menggunakan software akuntansi untuk efisiensi pekerjaan dan menambah kecepatan proses pelaporan.

• Mengurangi Risiko Kesalahan

  Ketika melakukan pencatatan transaksi dengan volume yang tinggi, dapat berpotensi terjadi kesalahan fatal apabila dilakukan tanpa sistem yang terstruktur. Dengan menggunakan sistem akuntansi yang terorganisir dan terstandar, risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi keuangan dapat diminimalkan.

• Mendukung Pengambilan Keputusan

  Salah satu manfaat dari adanya sistem akuntansi adalah mempermudah manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat terkait strategi dan operasi perusahaan. Keputusan yang diambil adalah berdasarkan dari hasil laporan keuangan yang disajikan oleh sistem akuntansi.

Komponen dalam Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi terdiri dari beberapa komponen utama yang saling mendukung satu sama lain untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Komponen-komponen tersebut antara lain:

• 1. Sumber Daya Manusia: Tim akuntansi dan keuangan yang memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk menjalankan sistem akuntansi.
• 2. Dokumen dan Bukti Transaksi: Setiap transaksi yang terjadi harus didokumentasikan dengan bukti transaksi yang sah, seperti faktur, kwitansi, dan bukti lainnya.
• 3. Perangkat Input: Alat-alat untuk mencatat transaksi seperti komputer, excel, software akuntansi atau buku fisik, membantu untuk proses pencatatan transaksi, menghasilkan laporan keuangan, dan menganalisis data keuangan.
• 4. Prosedur dan Kebijakan: Standar operasional dan kebijakan yang mengatur cara-cara transaksi dicatat dan laporan keuangan disusun.
• 5. Laporan Keuangan: Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

Jenis Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi dapat dibedakan jenisnya berdasarkan metode pencatatan dan kompleksitasnya.
Secara umum, terdapat dua jenis sistem akuntansi yang banyak digunakan, yaitu sistem pencatatan akuntansi double entry dan single entry.

1. Sistem Pencatatan Akuntansi Double Entry

Sistem pencatatan akuntansi ganda atau double entry adalah metode yang paling umum digunakan dalam dunia akuntansi. Dalam sistem ini, setiap transaksi dicatat dua kali, dari sisi debit dan dari sisi kredit dengan jumlah yang sama sehingga menjaga keseimbangan antara asset dan kewajiban.

Contoh:
Jika perusahaan membeli barang secara tunai, maka transaksi akan dicatat seperti ini:

Sehingga dapat dibaca seperti ini:

• Kredit: Akun kas (mengurangi jumlah kas)
• Debit: Akun persediaan barang (menambah nilai barang)

Sistem ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang posisi keuangan perusahaan karena memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan seimbang dan mendeteksi kesalahan lebih cepat karena transaksi harus memiliki entri yang berpasangan. Sistem pencatatan ini juga digunakan oleh hampir semua perusahaan besar dan professional. Namun, pencatatan ini memang membutuhkan akuntan atau orang yang memiliki pengetahuan akuntansi untuk menjalankannya karena bersifat teknis dan kompleks.

2. Sistem Pencatatan Akuntansi Single Entry

Sistem pencatatan akuntansi single entry adalah metode yang lebih sederhana dibandingkan dengan double entry. Pada sistem akuntansi ini, setiap transaksi dicatat hanya dari satu sisi saja, sisi kredit atau debit. Misalnya hanya mencatat pemasukan atau pengeluaran dari kas atau bank. Umumnya, sistem ini sering digunakan oleh usaha kecil yang tidak terlalu kompleks dalam hal transaksi dan pelaporan keuangan.

Contoh:

Sistem pencatatan seperti ini sederhana dan mudah diterapkan, juga memiliki biaya yang rendah karena dapat dilakukan secara manual atau lewat excel sederhana dan tidak membutuhkan tenaga akuntan profesional.

Namun, kelemahan dari sistem ini adalah tidak memenuhi standar akuntansi yang dibutuhkan untuk audit, dan tidak bisa menyusun laporan keuangan secara formal.

Pencatatan Akuntansi: Manual vs. Software

Kegiatan pencatatan sistem akuntansi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara manual atau menggunakan software akuntansi. Beberapa perusahaan sudah menggunakan software khusus akuntansi untuk mempermudah pembuatan laporan keuangan, namun ada juga yang masih menggunakan pencatatan manual. Berikut ini penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan pencatatan transaksi manual dan menggunakan software:

1. Pencatatan Akuntansi Manual

Pencatatan akuntansi manual aldalah proses pencatatan transaksi yang dilakukan tanpa bantuan software akuntansi. Biasanya dilakukan dengan menggunakan buku akuntansi fisik dan ditulis tangan. Hal ini memerlukan ketelitian dan konsentrasi tinggi karena kesalahan kecil dapat menyebabkan ketidaksesuaian laporan keuangan.

Kelebihan:

• Cocok untuk usaha kecil yang transaksinya relatif sedikit.
• Biaya rendah, tidak memerlukan biaya tambahan software.

Kekurangan:

• Rawan kesalahan hitung atau salah pencatatan.
• Pengerjaan laporan akan membutuhkan banyak waktu.
• Tidak efisien untuk pencatatan transaksi dalam jumlah besar.

2. Pencatatan Akuntansi Menggunakan Software

Pencatatan akuntansi dengan menggunakan software atau aplikasi akuntansi adalah proses mencatat, mengelola dan melaporkan transaksi keuangan dan laporan dengan menggunakan bantuan program akuntansi atau software akuntansi. Dengan menggunakan software, pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien. Selain itu, laporan keuangan dapat dihasilkan secara otomatis dan real-time, memudahkan pekerjaan karena mempersingkat waktu pengolahan data dan manajemen dapat memantau kondisi keuangan perusahaan setiap saat.

Kelebihan:

• Efisiensi waktu dan tenaga, karena pengolahan data langsung dilakukan oleh software.
• Perhitungan dilakukan otomatis, mencegah terjadinya kesalahan human error.
• Laporan keuangan dibuat otomatis dan real time.
• Memudahkan pelaporan pajak.
• Keamanan data yang lebih baik jika menggunakan software berbasis cloud, sehingga tidak mudah hilang jika laptop/pc rusak.
• Riwayat aktivitas pencatatan (siapa, kapan, apa yang diubah) tercatat secara otomatis, memudahkan proses audit dan pengecekan data.

Kekurangan:

• Biaya tambahan untuk pembelian atau berlangganan software.
• Membutuhkan pelatihan untuk penggunaan awal sistem.

Optimalisasi Sistem Akuntansi Perusahaan

Optimalisasi sistem akuntansi adalah proses meningkatkan kinerja sistem akuntansi – baik manual maupun menggunakan software – agar menghasilkan data keuangan yang akurat, cepat, transparan, dan mudah dianalisis. Tujuannya tidak hanya sekedar “membenarkan pencatatan” tapi memastikan seluruh proses keuangan perusahaan dijalankan dengan standar yang tepat, minim risiko kesalahan dan mendukung strategi bisnis. Optimalisasi sistem akuntansi di perusahaan penting dilakukan untuk meningkatkan akurasi laporan keuangan, memperkuat pengendalian internal dan keamanan data, dan mempercepat proses pencatatan dan penutupan buku (closing).
Hal-hal yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan sistem akuntansi perusahaan:

1. Standardisasi prosedur dan alur kerja

Tetapkan SOP (Standard Operational Procedure) yang melibatkan keuangan untuk setiap proses pekerjaan yang dijalankan, seperti penjualan, pembelian, penggunaan kas, dan alur kerja lainnya sehingga bagian keuangan dapat menjalankan sistem akuntansi yang tertib, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini juga dapat berperan sebagai kontrol internal untuk menjaga arus kas tetap seimbang, tidak mengeluarkan biaya berlebih atau biaya yang tidak perlu.

2. Penggunaan Software Akuntansi yang Tepat

Menggunakan software akuntansi juga dapat meningkatkan kinerja sistem akuntansi perusahaan. Penginputan menggunakan software akuntansi jauh lebih membantu dibandingkan penginputan dengan cara manual yang minim kesalahan karena software akuntansi dirancang untuk membantu mencatat transaksi keuangan lebih rapi dan minim kesalahan serta otomatis menghasilkan laporan keuangan dengan cepat sehingga meringankan pekerjaan tim keuangan perusahaan. Ketika memilih software akuntansi, pilihlah yang sesuai kebutuhan perusahaan dan skala bisnis di perusahaan Anda. Selain itu, software akuntansi yang dapat terintegrasi dengan modul lain seperti modul stok, dapat menjadi poin plus untuk menggunakannya.

3. Menetapkan Tujuan Optimalisasi yang Jelas

Tentukan tujuan dari optimalisasi untuk pengarahan yang lebih fokus. Tiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga tujuan yang ingin dicapai pun dapat bervariasi. Misalnya, perusahaan A memiliki kendala penginputan manual yang memperlambat kinerja tim, maka tujuan optimalisasi sistem akuntansinya adalah menghilangkan input manual yang memakan waktu. Dari tujuan tersebut selanjutnya pimpinan dapat memikirkan rencana optimalisasi seperti mencari software, memberikan pelatihan, dan lain-lain.

4. Meningkatkan Kompetensi SDM

Faktor sumber daya manusia turut mempengaruhi optimalisasi sistem akuntansi di perusahaan. Sistem akuntansi sebagus apa pun tidak akan maksimal tanpa SDM yang kompeten. Ketika perusahaan Anda sudah menetapkan SOP dan sistem software yang tepat, ada baiknya untuk juga meningkatkan kompetensi tim yang menjalankan sistem akuntansi. Anda dapat mengajukan pelatihan penggunaan software akuntansi, atau mendaftakan tim ke seminar-seminar perpajakan dan akuntansi untuk menambah kemampuan dasar. Selain melakukan pelatihan, buatlah pembagian jobdesc yang jelas agar tugas antar karyawan tidak tumpang tindih dan berjalan lancar sesuai dengan alur pekerjaan.

5. Melakukan Monitoring dan Evaluasi Berkala

Optimalisasi bukan hanya pekerjaan satu kali, melainkan proses yang berkelanjutan. Perlu dilakukan evaluasi dan monitoring untuk terus memantau apakah sistem akuntansi yang diterapkan berjalan sesuai dengan prosedur. Dari evaluasi juga dapat ditemukan kendala-kendala sehingga tim dapat mendiskusikan jalan keluar dan solusinya sehingga masalah cepat teratasi.

Bagaimana ECOUNT ERP Membantu Pencatatan Akuntansi Anda

Berdasarkan perbandingan di atas, pencatatan sistem akuntansi dengan menggunakan software memiliki lebih banyak keunggulan karena efisien, cepat dan rapi. Akan tetapi, kendala utama yang dimiliki banyak perusahaan, terutama usaha kecil menengah ada pada biaya. Beberapa software akuntansi membutuhkan biaya yang cukup besar untuk instalasi dan implementasinya.

Namun, Anda dapat memilih software ECOUNT ERP sebagai solusi karena ECOUNT adalah software akuntansi dengan biaya terjangkau yang dirancang untuk mempermudah pencatatan sistem akuntansi dan transaksi keuangan bagi perusahaan. Selain biaya terjangkau, ECOUNT tidak membutuhkan waktu lama untuk implementasi karena siap pakai, dan tidak butuh instalasi karena sudah berbasis cloud sehingga dapat diakses di mana saja dan kapan saja. Dengan ECOUNT, perusahaan dapat melakukan pencatatan transaksi secara otomatis, menghasilkan laporan keuangan yang lengkap dan akurat, serta memantau kondisi keuangan secara real-time.

Fitur-fitur utama dan kelebihan ECOUNT antara lain:

• Laporan Otomatis dan Real Time
  Anda hanya perlu menginput transaksi dengan mudah, selanjutnya transaksi akan tersimpan ke dalam sistem dan langsung diolah menjadi laporan keuangan secara real time. ECOUNT menyediakan berbagai laporan keuangan seperti neraca keuangan, laba rugi, buku besar dan lainnya. Cukup sekali input, berbagai output laporan langsung didapatkan!
• Pengelolaan Aset
  ECOUNT memiliki menu khusus untuk pengelolaan aset tetap perusahaan Anda. Anda dapat mendaftarkan berbagai aset yang perusahaan Anda miliki seperti kendaraan, bangunan, peralatan komputer dll. Selain itu, Anda juga dapat memasukkan nilai perolehan, memilih metode depresiasi dan menghitung depresiasinya secara otomatis. Fitur ini akan sangat membantu pendataan asset perusahaan Anda.
• Integrasi dengan Modul Lain
  Selain akuntansi, ECOUNT juga memiliki modul inventaris yang menyediakan fitur-fitur untuk pengelolaan stok seperti penjualan, pembelian, produksi, yang terintegrasi dengan modul akuntansi sehingga mempermudah pengelolaan perusahaan dalam satu sistem langsung.
• Upload Data Lewat Excel
  Anda dapat menggunakan fitur Excel Uploader dari ECOUNT jika Anda memiliki banyak data transaksi dan ingin sekaligus memasukkannya ke dalam sistem. Sebaliknya, Anda juga dapat mengonversi laporan-laporan yang diolah oleh ECOUNT ke dalam format Excel.
• Keamanan Data
  Anda tidak perlu khawatir dengan keamanan data akuntansi Anda, karena ECOUNT memiliki sertifikasi ISO 27001 yang menjamin keamanan perusahaan. Selain itu, Anda juga dapat mengatur tingkat keamanan akses sistem Anda sendiri seperti mengatur kompleksitas kata sandi, izin dan blokir dari IP tertentu, dan lainnya sehingga Anda dapat menjalankan sistem akuntansi Anda dengan tenang dan nyaman.
• Harga Terjangkau
  ECOUNT ERP menawarkan satu software untuk berbagai fungsi dengan harga berlangganan terjangkau yang tentunya mengurangi beban pengeluaran perusahaan khususnya perusahaan UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah). Tidak hanya software, ECOUNT juga memberikan pelatihan sistem dan konsultasi dengan tim ahli secara gratis.

Kesimpulan

Sistem akuntansi memiliki banyak arti berdasarkan beberapa pakar ahli, namun pengertian secara umum sistem akuntansi adalah sebuah rangkaian prosedur, kebijakan dan proses yang dijalankan perusahaan untuk mencatat, mengelola dan melaporkan transaksi keuangan. Sistem akuntansi wajib dijalankan untuk menyusun laporan keuangan yang detail, akurat, kredibel dan transparan untuk mengetahui kondisi keuangan Perusahaan.

Sistem akuntansi memiliki dua jenis pencatatan, yaitu manual dan menggunakan software. Pencatatan transaksi dengan menggunakan bantuan software akuntansi memiliki lebih banyak keunggulan dibandingkan pencatatan manual yang rawan kesalahan dan salah satu langkah untuk mengoptimalkan proses sistem akuntansi.

Pilih software akuntansi yang dapat memenuhi kebutuhan pelaporan perusahaan seperti ECOUNT. ECOUNT memiliki banyak fitur, baik akuntansi maupun inventory dengan harga terjangkau dan memiliki keamanan data yang terjamin. ECOUNT cocok digunakan oleh perusahaan kecil menengah (UMKM) dengan berbagai bidang seperti distribusi, manufaktur, jasa, dll.