Inventory Management System: Pengertian, Manfaat, Optimalisasi Inventory management system atau sistem pengelolaan stok adalah proses yang penting untuk dikontrol oleh tiap perusahaan,
khususnya perusahaan yang bergerak di industri manufaktur maupun perdagangan atau distribusi yang penjualannya berupa barang.
Inventory management ini penting dilakukan agar tidak terjadi masalah-masalah seperti kehabisan stok in demand, kelebihan stok yang
menumpuk sehingga menyebabkan kerugian, dsb. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui apa itu inventory management,
seperti apa prosesnya, dan bagaimana cara untuk menemukan sistem inventory management yang tepat bagi perusahaan Anda.

Apa itu Inventory Management?

Inventory management (manajemen inventaris) adalah suatu proses pengelolaan untuk menjaga stok barang atau bahan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan memiliki jumlah yang cukup, tidak kekurangan maupun tidak berlebih untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini mencakup mulai dari pemesanan, penerimaan, penyimpanan, penggunaan, hingga pengawasan terhadap ketersediaan barang.
Inventory management sangat penting dalam menjaga efisiensi operasional dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan bisa meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan menjaga arus kas tetap sehat.

Jenis Inventory

Inventory, atau biasa disebut stok atau inventaris dalam Bahasa Indonesia, adalah persediaan barang atau bahan yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan atau toko untuk tujuan penjualan atau produksi. Inventory/Stok dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis berdasarkan fungsinya dalam rantai pasok:

1. Raw Materials (Bahan Baku)

Bahan mentah yang digunakan dalam proses produksi.

2. Work-In-Progress (Barang Dalam Proses/Barang Setengah Jadi)

Barang yang sedang dalam tahap produksi, belum selesai menjadi barang jadi.

3. Finished Goods (Produk Akhir/Barang Jadi)

Produk akhir yang sudah selesai melewati semua tahap produksi dan siap untuk dijual.

4. Merchandise (Barang Dagangan)

Jenis barang yang umumnya dijalankan oleh perusahaan perdagangan atau distribusi, di mana barang dibeli untuk dijual kembali tanpa perlu terlibat proses produksi
untuk menghasilkan jenis barang baru.

Proses Inventory Management

Proses inventory management melibatkan beberapa tahapan utama yang dapat berbeda tergantung pada jenis perusahaan:

1. Perusahaan Manufaktur

• Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
  

  Menentukan bahan yang diperlukan berdasarkan jadwal produksi atau pesanan pelanggan. Beberapa perusahaan yang menggunakan sistem khusus menerapkan perhitungan BOM (Bill Of Material) atau menggunakan fitur MRP (Material Requirement Planning) untuk mengetahui perkiraan bahan baku yang diperlukan agar terhindar dari kurangnya pasokan bahan saat produksi dilakukan.

• Pengadaan
  

  Pembelian atau penerimaan bahan baku dari pemasok. Di proses ini, pengawasan dan kontrol yang tertata diperlukan mulai dari memastikan barang yang datang sesuai dengan jadwal kedatangan, jumlah yang dipesan, dan tidak ada kerusakan atas barang yang dipesan.

• Penyimpanan
  

  Menyimpan bahan baku di gudang. Dibutuhkan perhatian ekstra untuk penyimpanan bahan-bahan yang tidak tahan lama, seperti bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluwarsa. Dalam hal ini pengelolaan stok menggunakan no. seri/lot dapat dilakukan.

• Distribusi Bahan Baku untuk Produksi
  

  Beberapa perusahaan manufaktur membutuhkan prosedur tambahan untuk pengambilan bahan baku dari gudang sebelum memulai proses produksi untuk memudahkan kontrol di lapangan maupun pencatatan laporan.

• Produksi
  

  Menggunakan bahan baku untuk menghasilkan produk jadi. Dalam proses ini, bahan baku yang digunakan untuk proses produksi akan berkurang atau habis,
  dan stok barang setengah jadi dan barang jadi akan bertambah.

• Penjualan Produk Jadi
  

  Mengirimkan barang ke distributor atau pelanggan.

2. Perusahaan Distribusi

• Pemeriksaan Pesanan/Stok
  

  Memeriksa stok yang tersedia dan mencocokannya dengan pesanan yang datang. Beberapa analisis mungkin dibutuhkan untuk memutuskan apakah akan memesan barang sesuai jumlah pesanan atau memperkirakan kelebihan untuk antisipasi pesanan yang akan datang.

• Penerimaan Barang
  

  Menerima produk dari supplier dan memastikan apakah jumlah pesanan sudah sesuai, tidak ada barang yang rusak dan sesuai jadwal.

• Penyimpanan
  

  Menyimpan barang dengan sistem pengelolaan yang baik, misalnya menggunakan sistem rak dalam WMS (Warehouse Management System) atau pengelolaan dengan menggunakan sistem No Seri atau no Lot.

• Distribusi/Penjualan
  

  Mengirim barang ke pelanggan akhir atau toko retail.

Metode Inventory Management

Ketika melakukan kegiatan inventory management, metode pengelolaan yang tepat perlu ditetapkan untuk menjaga efisiensi dan mengurangi resiko kerugian. Tiap perusahaan memiliki metode inventory management masing-masing yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Secara umum, metode untuk mengelola inventaris antara lain:

• Just in Time (JIT)
  

  Metode ini dapat digunakan untuk meminimalkan biaya penyimpanan karena stok bahan baku untuk produksi atau barang dagangan hanya dipesan saat dibutuhkan, sehingga barang tidak perlu lama-lama disimpan, dan perputaran stok barang dilakukan dengan cepat. Namun, metode ini juga dapat berisiko apabila barang yang dipesan terlambat datang karena akan mempengaruhi waktu produksi dan penjualan. Atau jika sewaktu-waktu demand akan barang meningkat.

• First In First Out (FIFO)
  

  Sesuai namanya, barang yang pertama masuk adalah yang pertama keluar, sehingga mengurangi risiko kerusakan barang dan menjaga nilai persediaan yang lebih relevan karena stok yang ada di gudang adalah stok dengan nilai terbaru. Di sisi lain, metode ini memiliki kekurangan ketika terjadi inflasi pada harga barang, yang menyebabkan harga penjualan naik namun harga pokok yang diambil adalah harga lama yang lebih murah sehingga laba akan melonjak dan pajak lebih besar. Metode ini kerap digunakan untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa seperti makanan atau obat-obatan.

• Average (Rata-rata)
  

  Metode ini adalah mencari nilai harga pokok penjualan dan nilai persediaan dengan cara menggabungkan nilai persediaan yang ada dengan harga pembelian terbaru dan kemudian dibagi dengan total kuantitas barang. Nilai tersebut adalah yang nantinya digunakan untuk mencatat nilai akhir persediaan dan HPP. Metode ini mudah dan praktis digunakan, juga diakui oleh IFRS, namun di sisi lain kurang akurat dalam mencerminkan nilai aktual terutama dalam kondisi deflasi/inflasi tinggi.

• Economic Order Quantity (EOQ)
  

  Metode ini menggunakan rumus khusus untuk menghitung jumlah pesanan optimal dengan mempertimbangkan dua komponen biaya utama; biaya pemesanan dan biaya penyimpanan untuk meminimalkan total biaya persediaan. Metode ini cocok untuk perusahaan yang memiliki permintaan produk yang stabil, namun sebaliknya kurang cocok untuk tipe produk musiman atau cepat kedaluwarsa.

• ABC Analysis
  

  Mengklasifikasikan barang berdasarkan nilai dan frekuensi penggunaan (A: paling penting, C: paling sedikit digunakan).

  Kategori	Persentase Nilai	Persentase Jumlah Barang	Karakteristik
  A	~70 - 80%	~10 - 20%	Barang paling bernilai tinggi. Butuh pengawasan ketat dan sering.
  B	~15 - 25%	~30%	Barang bernilai sedang. Perlu pemantauan berkala.
  C	~5%	~50%	Barang bernilai rendah. Pengelolaan lebih fleksibel.

  Metode ini membantu dalam pengambilan keputusan harga dan persediaan berdasarkan prioritas kategori barang sehingga mengurangi pemborosan dan menghemat biaya, namun juga diperlukan analisis data yang akurat untuk menghindari kesalahan perhitungan.

Manfaat Inventory Management System

Menggunakan sistem manajemen inventaris memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan, di antaranya:

1. Efisiensi Operasional

Dengan adanya sistem dalam pengelolan barang, membantu untuk meningkatkan efisiensi karena pencatatan dilakukan sistematis dan menghemat waktu untuk pengelolaan laporan sehingga staff dapat dengan cepat memastikan stok tersedia saat dibutuhkan tanpa berlebihan.

2. Penghematan Biaya

Mengurangi biaya penyimpanan, kerusakan, dan pemborosan, karena lewat sistem pengelolaan stok, data dan perhitungan dapat diperoleh lebih cepat dan akurat.

3. Kontrol dan Visibilitas

Pemantauan dan kontrol dapat dilakukan lebih mudah karena pergerakan data stok dapat dicek secara real time dan jelas.

4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Data yang akurat mendukung strategi bisnis yang lebih efektif sehingga mempermudah untuk melakukan analisis dan mengambil keputusan yang lebih efektif.

Risiko jika Inventory Management Tidak Optimal

Manajemen inventaris yang buruk dapat membawa sejumlah risiko serius bagi bisnis:

1. Overstocking

Stok berlebih dapat terjadi ketika pengelolaan stok yang dijalankan tidak optimal sehingga menyebabkan pemborosan biaya penyimpanan dan risiko kedaluwarsa. Selain itu, neraca keuangan perusahaan akan terganggu karena persediaan yang begitu besar nilainya dan terjadi kemungkinan stok rusak akibat terlalu lama disimpan.

2. Stockout

Sebaliknya, kehabisan stok juga akan menyebabkan kerugian pada perusahaan. Kehabisan stok akibat pengelolaan stok yang salah, akan mengganggu operasional produksi dan penjualan dan berdampak menurunkan kepuasan pelanggan.

3. Pemborosan Waktu dan Sumber Daya

Ketika pengelolaan inventori berjalan, namun dilakukan tidak teratur, waktu terbuang karena pencatatan arus pergerakan stok dilakukan secara manual atau tidak teratur dan terjadi human error.

4. Kehilangan Penjualan

Ketika terjadi kehabisan stok dikarenakan inventory management salah, peluang pendapatan hilang karena barang tidak tersedia saat dibutuhkan.

Bagaimana Mengoptimalkan Proses Inventory Management?

1. Menggunakan Software Sistem Inventory Management yang Tepat

Gunakan software yang mendukung inventory management untuk membantu mengurangi beban kerja tim. Pilihlah software yang menyediakan fitur-fitur yang Anda butuhkan, misalnya jika perusahaan Anda di bidang manufaktur, Anda dapat memilih sistem yang menyediakan fitur perhitungan BOM, MRP, dan produksi. Atau jika Anda adalah distributor yang memiliki banyak cabang, pilihlah sistem yang mengakomodir kebutuhan pemantauan stok di banyak lokasi.

2. Audit dan Analisa Data Secara Rutin

Lakukan proses audit sederhana secara rutin dengan mengecek data pergerakan stok, dan melakukan pengecekan langsung terkait jumlah dan kondisi barang di gudang. Berdasarkan dari data audit yang Anda kumpulkan, Anda dapat menganalisa dan menyelesaikan masalah yang timbul dengan cepat sehingga terhindar dari masalah yang lebih besar.

3. Latih Tim Gudang

Berikan pelatihan yang bermanfaat tentang inventory management system kepada tim gudang. Memiliki tim yang solid dan menguasai inventory management system akan menambah efisiensi dan meningkatkan optimalisasi penggunaan sistem pengelolaan stok.

4. Terapkan Metode yang Tepat

Pilih metode manajemen inventaris yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, apakah itu FIFO, Average, JIT, atau yang lainnya. Anda dapat berdiskusi dengan tim Anda untuk memilih metode yang sesuai dengan alur di perusahaan. Dengan menentukan metode yang tepat, hal ini juga akan mempengaruhi keuangan perusahaan Anda karena lewat penentuan metode ini, dapat menekan biaya yang tidak diperlukan.

Sistem ECOUNT ERP untuk Inventory Management System yang Optimal

Salah satu faktor yang berperan besar dalam mengoptimalkan inventory management system adalah penggunaan software inventaris yang tepat dan efisien untuk membantu pekerjaan pengelolaan stok. ECOUNT ERP menyediakan fitur-fitur pengelolaan stok yang lengkap, baik untuk industri manufaktur, distribusi, perdagangan, maupun jasa. Beberapa fitur unggulan yang disediakan oleh ECOUNT antara lain:

Laporan Stok Real Time

Karena ECOUNT adalah ERP cloud berbasis web, semua data akan tercatat secara real time. Input data penjualan, pembelian, produksi, dan ECOUNT akan langsung mengolah data secara otomatis dan dapat langsung dilihat hasilnya saat itu juga di mana pun Anda berada.

Fitur Produksi

ECOUNT menyediakan fitur-fitur produksi yang banyak dibutuhkan, seperti BOM (Bill Of Material), SPK atau Work Order, Production Schedule, hingga ke perhitungan biaya dengan menggunakan metode FIFO, LIFO atau Average.

Fitur Multi Gudang

Untuk industri distribusi atau perdagangan yang memiliki banyak gudang atau toko, ECOUNT juga menyediakan fitur multi lokasi, di mana Anda dapat mendaftarkan gudang maupun cabang toko Anda dan memantau pergerakan stok di tiap lokasi dengan menggunakan fitur Buku Stok.

Terhubung Excel

Anda tidak perlu khawatir apabila Anda memiliki banyak data dalam excel dan ingin sekaligus memasukkan ke dalam sistem. Di ECOUNT, tersedia fitur unggah data excel yang memungkinkan Anda untuk input massal data dalam format excel, dan mempermudah pekerjaan tim Anda. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir untuk masalah keamanan data karena ECOUNT sudah tersertifikasi dengan ISO 27001 dan menyimpan data di Amazon Web Server yang memiliki tingkat keamanan tertinggi di dunia.

Pelatihan dan Dukungan Pelanggan

ECOUNT menyediakan training pelatihan sistem gratis untuk membantu meningkatkan pemahaman tentang penggunaan sistem. Selain training, tersedia juga dukungan pelanggan atau customer service gratis untuk menjawab pertanyaan pelanggan apabila terdapat kendala atau ingin bertanya singkat tentang sistem. Panduan online dan video tutorial juga dapat diakses untuk memperkaya pengetahuan Anda mengenai sistem ECOUNT.

Silakan hubungi kami di sini untuk bertanya lebih lanjut!