Tips Memilih Aplikasi Pencatat Keuangan yang Tepat

Dalam menjalankan bisnis, laporan keuangan adalah hal yang penting untuk menunjukkan hasil apakah bisnis yang dijalankan berjalan lancar atau tidak. Dari hasil laporan keuangan dapat jelas terlihat biaya-biaya yang dikeluarkan, maupun pencatatan uang masuk dari penjualan sebagai tombak ujung laba perusahaan. Oleh karena itu, pencatatan keuangan perlu dilakukan dengan detail dan lengkap sehingga laporan yang dibuat dapat dipertanggungjawabkan hasilnya dan membantu manajemen untuk menganalisa dan mengambil keputusan penting.

Saat ini banyak perusahaan beralih menggunakan aplikasi keuangan atau software akuntansi untuk mencatat transaksi keuangan sekaligus mempermudah pembuatan laporan keuangan. Terutama di era digital zaman ini, banyak aplikasi pencatat keuangan yang mempermudah pencatatan transaksi pengeluaran dan pemasukan, membantu pengolahan data keuangan, dll. Namun, dari berbagai banyak pilihan, bagaimana cara memilih aplikasi pencatat keuangan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan kita?

Lewat artikel ini kami akan membantu Anda untuk mempertimbangkan poin-poin yang dapat dijadikan acuan untuk memilih aplikasi pencatat keuangan yang Anda butuhkan!

Apa Itu Aplikasi Pencatat Keuangan?

Sebelum mempertimbangkan apa yang Anda butuhkan untuk memilih aplikasi pencatat keuangan, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa itu aplikasi pencatat keuangan?

Aplikasi pencatat keuangan adalah perangkat lunak (software) yang dirancang untuk membantu pengguna mencatat, mengolah, dan memantau kondisi keuangan mereka secara praktis dan terstruktur. Aplikasi ini biasanya tersedia dalam bentuk aplikasi mobile (Android/iOS), desktop, atau platform berbasis web.

Fungsi Aplikasi Pencatat Keuangan

1. Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran

Fungsi utama dari aplikasi pencatat keuangan adalah tentunya untuk mempermudah pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan. Penginputan transaksi lewat aplikasi dapat diatur untuk memilih opsi secara otomatis dan menghitung total inputan secara otomatis. Setiap detail transaksi uang masuk dan keluar, seperti gaji, pembayaran listrik, biaya-biaya, penjualan dari pelanggan dan sebagainya, wajib diinput ke dalam aplikasi secara detail untuk mempermudah pembuatan laporan dan dengan mudah menelusuri data ketika dilakukan audit keuangan.

2. Manajemen Piutang dan Utang

Salah satu tujuan utama menggunakan aplikasi keuangan adalah untuk membantu mengelola piutang dan utang dengan lebih rapi dan baik. Kebanyakan perusahaan yang berkembang mengalami kesulitan untuk mengelola data piutang dan utang karena data antara pembelian dengan tim keuangan tidak cocok, sehingga membingungkan banyak pihak mengenai yang mana data yang benar. Beberapa sistem aplikasi modern, khususnya sistem cloud dapat terintegrasi dengan fitur lain di luar akuntansi, contohnya terhubung dengan fitur penjualan, pembelian, sehingga memudahkan alur pekerjaan antar divisi khususnya bagian keuangan dalam mencocokkan data utang piutang dengan pembelian dan penjualan.

3. Mengurangi Risiko Kesalahan Human Error

Proses pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan secara digital lewat aplikasi pencatat keuangan akan mengurangi kesalahan input yang terjadi seperti salah menghitung total, salah ketik nama pelanggan, atau kesalahan lain yang terjadi dari human error. Pencatatan transaksi dihitung otomatis oleh sistem dan data-data pelanggan dapat ditarik otomatis dari memori sistem sehingga mengurangi risiko salah input informasi.

4. Mengolah Data Menjadi Laporan Keuangan

Tujuan utama dari penggunaan aplikasi pencatatan keuangan adalah untuk mendapatkan hasil akhir laporan keuangan yang cepat, jelas, dan kredibel untuk membantu manajemen melakukan penilaian dan analisis mengenai keuangan perusahaan. Data-data pembukuan dan pencatatan yang diinput ke dalam aplikasi pembukuan keuangan nantinya akan diolah oleh sistem aplikasi untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan seperti buku besar, laporan utang piutang, ringkasan pengeluaran dan pendapatan, laba rugi, neraca keuangan dan sebagainya.

5. Pengelolaan Anggaran

Untuk menghindari pengeluaran berlebih, aplikasi keuangan biasanya memiliki fitur perencanaan anggaran untuk mencegah pengeluaran berlebih dan mengontrol pengeluaran. Lewat aplikasi keuangan, pengelolaan anggaran dapat dilakukan secara cepat, efisien, dan transparan. Tim keuangan juga dapat dengan mudah mendapatkan laporan persentase anggaran yang digunakan dan melakukan evaluasi rutin anggaran tiap bulannya.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Keuangan

1. Membantu Kontrol Keuangan

Aplikasi pencatatan keuangan mempermudah pengolahan data secara cepat dan otomatis. Data-data transaksi yang diinput langsung diolah oleh sistem untuk menghasilkan ringkasan laporan yang dapat langsung dilihat hasilnya. Hal ini akan mempermudah pengguna untuk memantau dan mengontrol pergerakan arus kas dan dengan cepat menyadari jika terdapat pengeluaran berlebih sebelum terlambat.

2. Membantu Pertumbuhan Bisnis

Menggunakan aplikasi keuangan bermaanfaat untuk memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan dan meningkatkan efisiensi perusahaan yang tentunya mendukung untuk pertumbuhan bisnis. Dengan sistem yang efisien, semakin baik adaptasi bisnis dengan perubahan pasar yang membantu bisnis semakin berkembang dan bertumbuh.

3. Mengidentifikasi Pola Keuangan

Aplikasi keuangan akan mengolah data dan menyajikan data laporan yang dapat digunakan untuk analisis pola keuangan. Dari hasil laporan, kita dapat dengan mudah mengidentifikasi pola arus keuangan perusahaan, misalnya mengetahui di mana sektor pengeluaran terbesar, target penjualan yang tercapai, dan lain-lainnya sehingga dapat lebih cepat mengambil keputusan dan menyusun strategi keuangan yang efektif.

4. Meningkatkan Transparansi dan Kredibilitas Laporan

Ketika Anda melakukan audit laporan keuangan, Anda dapat langsung melacak sumber data dan dokumen dengan cepat lewat bantuan aplikasi pencatatan keuangan. Berbeda dengan halnya ketika Anda masih menggunakan sistem manual, pencarian dokumen akan membutuhkan waktu yang lama dan bisa saja lupa. Namun dengan menggunakan aplikasi keuangan, Anda bahkan dapat melihat kapan data diinput, siapa yang menginput, dan mengunduh soft copy bukti dokumen yang tersimpan di aplikasi sehingga proses pengecekan dapat berjalan lancar dan dipertanggungjawabkan.

5. Penyimpanan Data yang Rapi dan Aman

Salah satu manfaat menggunakan aplikasi pencatat keuangan adalah penyimpanan data yang aman dan otomatis tersusun rapi. Jika Anda sebelumnya menggunakan cara manual, Anda akan merasakan perbedaan ketika terdapat data tambahan yang harus diinput setelah laporan selesai dibuat, sehingga harus menghitung ulang kembali. Namun, ketika Anda menggunakan aplikasi keuangan, Anda tidak perlu pusing menghitung ulang, hanya input data dan kemudian sistem yang akan menghitung ulang dan otomatis menempatkan transaksi sesuai tanggalnya. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir mengenai keamanan data, karena aplikasi pengelola keuangan tentunya memiliki standar keamanan yang terpercaya.

Bagaimana Memilih Aplikasi Pencatat Keuangan yang Sesuai Kebutuhan?

Setelah Anda mengetahui berbagai fungsi dan manfaat mengelola keuangan dengan menggunakan aplikasi pencatatan keuangan, langkah selanjutnya adalah memilih aplikasi keuangan yang sesuai kebutuhan Anda. Di era modern ini terdapat berbagai pilihan produk aplikasi pencatat keuangan yang tersedia, dengan masing-masing kelebihan dan kekurangannya. Oleh karena itu penting untuk dari awal mengorganisir faktor-faktor penting yang dipertimbangkan agar tidak salah pilih. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi pencatat keuangan:

1. Menentukan Kebutuhan

Pertama, pertimbangkan kira-kira apa yang paling Anda butuhkan saat ini, apakah hanya ingin mencatat transaksi sehari-hari, pengelolaan utang dan piutang, laporan keuangan dan pajak, atau yang lainnya. Jika Anda merasa tidak yakin dengan apa yang benar-benar Anda butuhkan, Anda dapat memulai dengan mencari tahu kira-kira apa saja hal-hal yang memperlambat kinerja tim keuangan Anda. Atau, Anda juga dapat berdiskusi langsung dengan tim keuangan Anda dan mempelajari masalah-masalah yang menghambat kelancaran tim Anda dalam mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan.

2. Mengecek Fitur Utama Aplikasi

Setelah mengetahui kebutuhan utama yang Anda inginkan, selanjutnya Anda dapat dengan mudah menyeleksi dari opsi-opsi aplikasi keuangan yang tersedia apakah menyediakan fitur yang Anda butuhkan. Misalnya, jika masalah utama Anda adalah data utang dan piutang yang berantakan, Anda dapat mencari aplikasi yang menyediakan fitur pengelolaan utang dan piutang. Atau jika tim Anda kesulitan mengelola data transaksi yang begitu banyak, Anda harus mencari aplikasi yang mempermudah penginputan dalam jumlah massal. Dan sebagai tambahan, setelah Anda memastikan fitur yang Anda butuhkan tersedia, Anda juga harus mengecek apakah fitur dasar lainnya seperti pengelolaan laporan keuangan, ringkasan buku besar, dan sebagainya juga tersedia sehingga akan sangat membantu perusahaan Anda untuk mengelola keuangan dengan baik.

3. Mudah Digunakan

Setelah mengecek ketersediaan fitur, pastikan juga cara penginputan transaksi dapat dilakukan dengan mudah. Carilah aplikasi dengan antarmuka pengguna (user interface) yang user friendly sehingga membantu tim Anda menginput data transaksi dengan mudah. Terlebih jika perusahaan Anda memiliki banyak transaksi yang harus dicatat, pastikan sistem aplikasi memiliki solusi alternatif yang membantu pengguna untuk penginputan transaksi dalam jumlah banyak dengan efisien. Beberapa aplikasi juga menyediakan fitur kustomisasi sehingga Anda dapat merancang layar input dan laporan sesuai kebutuhan Anda.

4. Keamanan Data

Pilih aplikasi yang menjamin keamanan data Anda. Data di perusahaan Anda adalah aset penting dan berharga yang harus dijaga, maka dari itu pastikan aplikasi yang Anda pilih menjamin kerahasiaan dan keamanan data perusahaan Anda. Anda dapat mengecek pernyataan mengenai keamanan dan pemakaian data lewat website resmi atau bertanya langsung kepada sales dan layanan bantuan resmi yang tersedia.

5. Ketersediaan Platform Aplikasi

Pastikan ketersediaan platform aplikasi keuangan yang Anda pilih, apakah tersedia dalam versi web, Android, atau iOS, dan apakah bersifat online atau offline. Untuk pengelolaan keuangan perusahaan, biasanya pengoperasian aplikasi dilakukan melalui pc, namun akan lebih baik jika tersedia juga dalam versi mobile dan mendukung singkronisasi antar perangkat seperti contohnya aplikasi berbasis web/cloud sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses aplikasi dari mana saja, perangkat apa pun namun dilengkapi juga dengan keamanan yang memadai. Sebaliknya, beberapa aplikasi bersifat offline atau data tersimpan dalam server internal yang membutuhkan instalasi dan hanya dapat digunakan dalam satu perangkat terdaftar. Oleh karena itu penting untuk mengecek ketersediaan platform dari aplikasi yang akan Anda pilih.

6. Kredibilitas Aplikasi

Jika Anda memiliki beberapa pilihan aplikasi namun masih bingung untuk menentukan pilihan, Anda dapat mengecek kredibilitas aplikasi lewat ulasan pengguna lain. Anda dapat mengecek apakah ada perusahaan terkenal yang menggunakan aplikasi tersebut atau perusahaan dengan sektor yang sama dengan perusahaan Anda juga menggunakan aplikasi ini sehingga lebih meyakinkan Anda bahwa sistem ini terpercaya dan kredibel. Selain itu, tanyakan mengenai layanan bantuan yang bisa dihubungi apabila terjadi kendala setelah Anda membeli dan menggunakan aplikasi tersebut. Kemudahan akses bantuan pelanggan merupakan salah satu ciri program yang terpercaya.

7. Harga yang Sesuai Anggaran

Anda juga perlu mempertimbangkan harga dari aplikasi. Beberapa aplikasi menyediakan layanan untuk membuat fitur sesuai permintaan, namun harga yang ditawarkan juga tentunya akan sangat tinggi. Jangan sampai perusahaan Anda menjadi defisit karena membeli sistem aplikasi keuangan yang sangat mahal harganya. Pilihlah sistem yang fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan Anda namun harganya juga sesuai dengan budget Anda.

Software/Aplikasi Pencatat Keuangan ECOUNT

Jika Anda mencari aplikasi pencatat keuangan yang sederhana dan mudah digunakan, ECOUNT ERP adalah pilihan yang tepat. ECOUNT menyediakan fitur pencatatan keuangan serta pengolahan data laporan keuangan yang dirancang untuk memudahkan perusahaan khususnya Usaha Kecil Menengah (UKM). Fitur-fitur dan layanan yang disediakan ECOUNT antara lain:

• Pengelolaan Utang/Piutang: ECOUNT menyediakan fitur khusus untuk mempermudah Anda melacak utang dan piutang yang outstanding atau belum dibayarkan. Selain itu, pengelolaan utang dan piutang ECOUNT terintegrasi dengan penjualan dan pembelian, sehingga memperlancar kerja antar divisi tanpa perlu sering-sering rapat untuk mencocokkan data.
• Kustomisasi Layar Input dan Laporan: ECOUNT dirancang untuk memenuhi kebutuhan dasar pencatatan transaksi perusahaan kecil menengah, sehingga Anda dapat dengan mudah menginput data. Anda juga dapat mengkustomisasi atau menambahkan kolom di layar input transaksi dan laporan sesuai kebutuhan Anda.
• Terhubung dengan Excel: Anda tidak perlu khawatir jika memiliki data transaksi dalam jumlah banyak karena ECOUNT menyediakan fitur web uploader untuk mengunggah data dalam format excel, dan sebaliknya mengkonversi laporan dari ECOUNT ke dalam format excel.
• Fitur Pengelolaan Anggaran: ECOUNT juga menyediakan fitur khusus untuk mengelola anggaran. Anda dapat mengatur kriteria penggunaan anggaran dan mendapatkan notifikasi pemberitahuan apabila pengeluaran yang Anda input melebihi budget dan memantau progress anggaran setiap saat.
• Keamanan Data: ECOUNT adalah software berbasis cloud dengan server penyimpanan di Amazon Web Service (AWS) yang memiliki tingkat aman yang tinggi dan memiliki sertifikasi ISO 27001 yang menjamin keamanan data pelanggan. Selain itu, meskipun ECOUNT dapat diakses dari berbagai perangkat, Anda dapat mengatur tingkat keamanan login perusahaan Anda untuk menjaga kerahasiaan data.
• Versi Web dan Mobile: Pengoperasian utama ECOUNT dilakukan di website PC, namun ECOUNT juga tersedia dalam versi mobile yang dapat di download di Google Play Store dan saling tersingkronisasi sehingga dapat diakses kapan pun di mana pun dan dalam perangkat apa pun.
• Digunakan oleh 80.000 perusahaan seluruh dunia: ECOUNT memiliki 9 cabang di seluruh dunia dan digunakan oleh 80.000 perusahaan di seluruh dunia. Di Indonesia sendiri juga banyak digunakan oleh banyak perusahaan dengan berbagai industri. Anda juga dapat mengecek testimoni pengguna ECOUNT di sini.
• Integrasi dengan fitur lainnya: ECOUNT tidak hanya menyediakan fitur yang berkaitan dengan akuntansi dan keuangan, namun juga menyediakan fitur lainnya seperti inventory, penjualan, pembelian, penggajian, dll. dan saling terintegrasi.
• Harga yang Terjangkau: Salah satu keunggulan ECOUNT adalah menyediakan berbagai fitur dalam satu harga terjangkau. Anda tidak perlu khawatir dengan budget berlebih karena harga ECOUNT ramah di kantong.