Mengenal Apa Itu Cloud ERP Banyak perusahaan sudah mulai beralih menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis perusahaan di zaman yang serba digital saat ini. Sistem ini membantu perusahaan mengelola berbagai fungsi bisnis seperti penjualan, produksi, pembelian, keuangan, dan lainnya melalui satu sistem platform yang saling terintegrasi. Di antara banyaknya sistem ERP yang tersedia, salah satu teknologi yang banyak diadopsi adalah ERP dengan jenis Cloud (Cloud ERP) karena memiliki lebih banyak keuntungan dibandingkan dengan jenis ERP lainnya. Mari lebih mengenal apa itu cloud ERP dan manfaatnya bagi perusahaan!

Software ERP

Sebelum membahas cloud ERP, ada baiknya kita memahami tentang apa itu software ERP karena cloud ERP merupakan salah satu dari beberapa jenis software ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data kegiatan bisnis satu perusahaan yang saling terintegrasi antara satu divisi ke divisi lainnya seperti stok/manajemen barang, akuntansi, penjualan, pembelian, dan lain-lain. Semua data dari departemen-departemen di perusahaan disatukan ke dalam satu platform software ERP, memudahkan tim untuk bekerja lebih efisien dan terkoordinasi.
Sistem ERP memiliki beberapa jenis, di antaranya:

• On-premise ERP: Data disimpan di server internal perusahaan.
• Cloud ERP: Data disimpan di server cloud yang dikelola oleh penyedia layanan.
• Hybrid ERP: Gabungan antara on-premise dan cloud.

Sejarah ERP

Istilah ERP pertama kali muncul pada tahun 1990-an dari Gartner Group dan ERP sendiri memiliki sejarah yang cukup panjang, bahkan sebelum dijuluki nama ERP itu sendiri.

1960: MRP

Awal ERP dikembangkan adalah pada tahun 1960, di mana perusahaan manufaktur memiliki masalah terkait mengelola persediaan bahan baku dan jadwal produksi sehingga dikembangkan sistem yang disebut MRP (Material Requirements Planning) untuk membantu perusahaan manufaktur mengelola penjadwalan produksi dan inventaris. Sistem ini berfokus pada kebutuhan material berdasarkan permintaan produk dan mengoptimalkan persediaan bahan baku.

1980: MRP II

Sistem MRP yang dikembangkan pada tahun 1960 berkembang menjadi MRP II di tahun 1980 yang memperluas fungsinya tidak hanya mencakup inventaris dan produksi, tetapi juga mengintegrasikan aspek manajemen lain seperti keuangan dan sumber daya manusia.

1990: ERP

Perusahaan Gartner Group menciptakan istilah ERP untuk pertama kalinya dengan perkembangan besar mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis perusahaan, tidak hanya manufaktur namun fungsi lainnya seperti keuangan, sumber daya manusia, penjualan, pembelian, dll.

2000: ERP berbasis Cloud

Perkembangan internet juga turut menjangkau ke ranah ERP, sehingga memunculkan ERP berbasis cloud (Software as a Service). Perusahaan yang mengembangkan ERP juga banyak bermunculan, termasuk ECOUNT ERP yang sudah mulai mengembangkan ERP berbasis cloud sejak tahun 1999. Dengan adanya ERP berbasis cloud, memungkinkan perusahaan untuk menggunakan ERP tanpa perlu mengeluarkan biaya yang besar namun dengan skalabilitas yang fleksibel.

Apa Itu Cloud ERP?

Cloud ERP adalah sistem perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengelola berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, persediaan, manufaktur, penjualan, dan banyak lagi, yang dijalankan di cloud computing. Berbeda dengan sistem ERP tradisional yang diinstal dan dijalankan pada server lokal di dalam perusahaan, cloud ERP disimpan dan dijalankan di server cloud yang dikelola oleh penyedia layanan pihak ketiga. Pengguna dapat mengakses aplikasi dan data ERP mereka dari mana saja selama tersambung dengan internet.

Bagaimana Cloud ERP Bekerja?

Cloud ERP bekerja dengan cara menyatukan berbagai fungsi dan departemen dalam satu perusahaan ke dalam suatu platform terpusat yang di-host di cloud. Seluruh data disimpan di server cloud milik penyedia layanan yang juga dilengkapi dengan keamanan berlapis, dan selanjutnya pengguna hanya perlu masuk atau login ke dalam aplikasi sistem melalui browser web dengan menggunakan akun yang terdaftar. Ketika pengguna melakukan input atau pembaruan data, informasi tersebut akan tersimpan dan disinkronisasi secara real-time di dalam cloud. Hal ini tentu mempermudah pembagian kerja antar departemen seperti penjualan, produksi, keuangan, dan gudang.

Cloud ERP vs On-Premise ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) pada dasarnya dibagi menjadi 2 jenis berdasarkan modelnya; On-premise ERP dan Cloud ERP.

On-premise: adalah software ERP yang diinstal di perangkat keras perusahaan dan datanya disimpan di dalam server internal perusahaan lalu dikelola oleh departemen IT perusahaan tersebut. Dalam hal ini perusahaan memiliki kendali penuh atas data yang dimiliki, namun juga harus mengelola sendiri standar keamanan data secara internal dan menangani sendiri pemeliharaan dan juga pembaruan (upgrade) sistem. Karena data disimpan di dalam server internal, akses sistem hanya dapat dilakukan di dalam lingkup kantor dengan menggunakan perangkat yang disetel di perusahaan atau menggunakan VPN perusahaan. Untuk biaya yang dikeluarkan di awal cenderung lebih besar karena harus membangun jaringan internal dan menyediakan perangkat keras yang akan digunakan untuk mengakses sistem ERP. Selain biaya di awal, beberapa tambahan biaya juga dibutuhkan, seperti ketika ingin memperluas akses atau menambah pengguna atau memperbarui sistem.

Cloud ERP: Sebaliknya, cloud ERP adalah software ERP yang dapat digunakan tanpa perlu membangun server internal karena data disimpan dalam server cloud yang disediakan oleh penyedia layanan (vendor). ERP model cloud juga sering disebut SaaS (Software as a Service) yaitu model penyediaan perangkat lunak berbasis cloud di mana pengguna berlangganan aplikasi dan mengaksesnya melalui internet, bukan menginstal di komputer lokal. Karena software ERP model cloud berbasis internet, pengguna dapat mengakses ERP dari mana saja dan perangkat apa saja selama perangkat tersebut terhubung dengan internet. Biaya awal yang dikeluarkan juga tergolong rendah karena tidak membutuhkan dana awal untuk membangun jaringan melainkan hanya mengeluarkan biaya langganan. Pemeliharaan dan pembaruan juga otomatis dilakukan dari pihak penyedia sehingga perusahaan tidak perlu pusing memikirkan biaya tambahan lagi.

Keuntungan Menggunakan Cloud ERP

Menggunakan cloud ERP memberikan manfaat dari berbagai aspek yang tentunya menguntungkan perusahaan dan membantu proses kinerja karyawan perusahaan untuk bekerja lebih cepat dan efisien. 6 keuntungan menggunakan cloud ERP antara lain:

1. Efisiensi Biaya

Keuntungan terbesar dari menggunakan Cloud ERP adalah biaya operasional di awal dan setelahnya lebih rendah dibandingkan on-premise. Dengan menggunakan cloud ERP Anda tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk implementasi program seperti membeli perangkat keras, biaya lisensi, biaya pembangunan jaringan, dan bahkan biaya untuk pemeliharaan, keamanan, staff IT ahli, dan sebagainya. Biaya pemakaian cloud ERP lebih rendah karena umumnya cloud ERP memiliki sistem berbasis langganan dan sudah termasuk biaya pemeliharaan sehingga biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah dan dapat diprediksi.

2. Implementasi yang Singkat

Salah satu tantangan di awal menggunakan software ERP adalah waktu implementasi. ERP on-premise cenderung membutuhkan waktu yang lebih lama, karena harus membangun sistem dari awal, memilih perangkat, merekrut dan melatif staff tenaga IT, dan sebagainya. Semakin kompleks sistem ERP yang ingin Anda kelola, semakin lama waktu implementasinya, dan tentunya dapat mempengaruhi alur proses bisnis Anda. Cloud ERP dapat memangkas waktu implementasi karena tidak perlu membangun dan mengembangkan jaringan internal dapat langsung digunakan. Selain itu, update dan upgrade dilakukan langsung oleh pihak penyedia cloud dan dilakukan dengan cepat dan di luar jam kerja, sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan lagi untuk masalah terkait update sistem lagi.

3. Akses Fleksibel

Dengan menggunakan cloud ERP, Anda dapat mengakses ERP di manapun Anda berada, dan kapan pun Anda butuhkan, mendukung kerja jarak jauh dan di lapangan, maupun Anda yang memiliki jadwal padat di luar kantor. Akses dapat dilakukan lewat handphone, tablet, laptop, selama terhubung dengan internet, semua pihak yang mendapatkan otorisasi masuk ke dalam sistem dapat menggunakan sistem dan update pekerjaan Anda tanpa masalah. Hal ini mempermudah koordinasi antar bagian dan individu dan membantu manajemen untuk mendapatkan informasi terkini tanpa harus menunggu lama karena data langsung terintegrasi.

4. Keamanan Data yang Terjamin

Penyedia layanan cloud umumnya memiliki sistem keamanan yang ketat dan canggih yang menjamin keamanan dan kerahasiaan data, terutama penyedia cloud ERP yang terpercaya dan bereputasi baik akan memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi seperti enkripsi data, backup data otomatis, mengantisipasi ketika terjadi hal yang tidak diinginkan seperti perangkat keras yang rusak tiba-tiba, bencana alam, dan sebagainya.

5. Peningkatan Kinerja

Cloud ERP memiliki fitur-fitur yang saling terintegrasi sehingga memudahkan kerja antar tim. Tiap divisi tidak perlu lama menunggu kabar atau update dari divisi yang lain karena data yang diinput sudah langsung tersimpan dan tersinkronisasi sehingga divisi lainnya dapat langsung menerima notifikasi dan melanjutkan proses pekerjaan.

6. Skalabilitas Optimal

Cloud ERP sangat cocok digunakan untuk bisnis dengan skala Kecil dan Menengah (UKM) yang sedang bertumbuh karena hemat dari segi biaya, namun dapat beradaptasi dengan cepat seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya mahal untuk membeli perangkat atau server tambahan ketika skala perusahaan semakin meluas dan membesar.

Tantangan Menggunakan Cloud ERP

Migrasi Data

Berpindah dari sistem ERP lokal ke cloud ERP sering kali memerlukan migrasi data yang kompleks, mulai dari penarikan data dari ERP lokal, kemudian memasukkannya ke dalam ERP cloud. Proses ini bisa memakan waktu dan membutuhkan perencanaan serta sumber daya yang cukup untuk dapat melakukan proses pemindahan data dengan fokus dan lancar. Namun, Anda dapat mengatasi masalah ini dengan membentuk tim khusus untuk implementasi ERP sehingga pengerjaan migrasi data dapat berjalan dengan cepat dan lancar.

Keterbatasan Koneksi Internet

Cloud ERP bergantung pada koneksi internet yang stabil. Jika perusahaan berada di lokasi dengan akses internet yang terbatas atau tidak stabil, hal ini dapat mengganggu akses ke sistem ERP dan menurunkan produktivitas.

Keterbatasan Kustomisasi

Meskipun banyak penyedia cloud ERP menawarkan opsi kustomisasi, dalam beberapa kasus, platform berbasis cloud mungkin tidak menawarkan tingkat kustomisasi yang sama fleksibilitasnya dengan solusi ERP tradisional yang diinstal secara lokal. Beberapa perusahaan mungkin memerlukan fitur khusus yang tidak disediakan dalam sistem cloud ERP standar.

Adaptasi Tim Internal

Ketika memutuskan beralih ke cloud ERP, karyawan atau tim internal perusahaan membutuhkan pelatihan untuk mempelajari bagaimana mengoperasikan sistem ERP. Penerapan cloud ERP akan membawa beberapa perubahan budaya kerja dan alur pekerjaan sehingga membutuhkan waktu untuk tim internal beradaptasi. Dukungan penuh dari manajemen untuk melatih karyawan dan meninjau ulang alur pekerjaan agar selaras dengan sistem ERP dapat menjadi kunci penyelesaian masalah adaptasi ini.

Fitur-fitur Cloud ERP ECOUNT

Cloud ERP adalah ERP berbasis web yang menyimpan data di server cloud tanpa harus membangun jaringan sendiri di perusahaan. Cloud ERP merupakan solusi bagi para pelaku usaha kecil menengah (UKM) yang ingin memperlancar proses bisnisnya dengan biaya yang terjangkau namun memiliki manfaat yang besar. ECOUNT ERP adalah salah satu cloud ERP yang terkemuka yang sudah digunakan di berbagai negara seperti Korea, Vietnam, Thailand, Taiwan, dan negara cabang lainnya. Bahasa yang tersedia di ECOUNT pun beragam, mulai dari bahasa Indonesia, Inggris, Korea, Thailand, Rusia, dan lain-lain. Karena ECOUNT adalah sistem ERP berbasis web, sangat cocok digunakan oleh perusahaan berkembang karena Anda dapat mendaftarkan pengguna sebanyak apa pun tanpa batasan. Selain itu, Keamanan data ECOUNT juga terjamin karena memiliki sertifikasi ISO 27001 dan penyimpanan data di cloud Amazon. Semua fitur dapat diakses dengan harga terjangkau dan termasuk pelatihan gratis dan customer support gratis seumur hidup. Modul-modul ERP yang tersedia di ECOUNT antara lain:

1. Pengelolaan Stok/Inventaris

Pengelolaan stok dan inventaris merupakan hal yang penting untuk kelangsungan perusahaan, di mana perusahaan harus menjaga ketersediaan barang yang dijual, baik dalam industri manufaktur dan distribusi. ECOUNT ERP menyediakan fitur pengelolaan stok baik untuk perusahaan manufaktur maupun perusahaan distribusi/trading. Fitur-fitur pengelolaan stok ECOUNT antara lain:

• Laporan stok dari berbagai lokasi gudang secara real-time, dan dengan format laporan yang dapat dikustomisasi.
• Fitur pengelolaan barang untuk mengelola database barang Anda sesuai dengan kebutuhan.
• Otomatis hitung konsumsi bahan baku lewat fitur BOM (Bill of Material).
• Cek status perkembangan produksi Anda berdasarkan SPK yang dibuat.
• Fitur Barcode ECOUNT untuk membantu tim gudang Anda memproses barang yang masuk dan keluar.

2. Keuangan Akuntansi

Bagian akuntansi adalah jantung dari perusahaan untuk dapat terus berjalan. Bagian akuntansi harus mencatat semua transaksi- baik pengeluaran maupun pemasukan dengan terperinci. Semakin banyak transaksi yang perlu dicatat, maka proses rekapitulasi untuk menghitung nilai transaksi juga akan semakin banyak dan tentunya menimbulkan risiko human error. Fitur akuntansi yang disediakan ECOUNT hadir untuk mempermudah Anda dalam membuat laporan keuangan yang transparan dan akurat. Kelebihan modul akuntansi ECOUNT antara lain:

• Modul akuntansi yang terintegrasi dengan stok, memudahkan pengelolaan data utang dan piutang.
• Fitur departemen dan proyek untuk pengelolaan laporan Keuangan terpisah antar departemen dan proyek.
• Kelola daftar barang aset di perusahaan Anda dan penyusutannya di menu Aset ECOUNT.
• Kelola anggaran dan biaya pengeluaran Anda lewat fitur Anggaran dan Biaya ECOUNT.

3. Penjualan

Data penjualan adalah hal penting untuk mengetahui pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, semakin tinggi penjualan, semakin bagus bagi perusahaan, namun di sisi lain semakin kompleks juga hal yang perlu dikelola, dan risiko-risiko seperti salah penginputan, salah perhitungan stok, tidak ada waktu membuat laporan juga dapat terjadi. Oleh karena itu ECOUNT menyediakan fitur penjualan yang membantu Anda mengatasi masalah-masalah tersebut:

• Penginputan dan laporan penjualan yang dapat disesuaikan dan terhubung dengan persediaan (mengurangi stok).
• Invoice otomatis yang dapat dikustomisasi, menghemat waktu tim Anda tanpa perlu manual membuat invoice di excel.
• Kelola piutang dengan lebih akurat berdasarkan rincian penjualan yang langsung tercermin ke dalam piutang penjualan.
• Proses alur penjualan mulai dari Penawaran dan Pesanan Penjualan (Sales Order) untuk memantau pesanan yang belum dikirim (outstanding).
• Fitur Pemesanan Online C-Portal yang disediakan gratis oleh ECOUNT di mana pelanggan Anda dapat langsung melakukan pemesanan ke perusahaan Anda.

4. Pembelian

Bagian Pembelian atau pengadaan sering kali memiliki prosedur yang ketat dan membutuhkan analisa juga pengecekan data yang akurat karena berkaitan dengan persediaan untuk menjaga cash flow perusahaan. Oleh karena itu bagian pembelian membutuhkan laporan persediaan yang dapat dicek dengan cepat dan akurat agar tidak salah mengambil keputusan. Fitur pembelian ECOUNT membantu tim pengadaan untuk dapat melihat data stok persediaan dengan lebih cepat dan real-time:

• Menu-menu sesuai alur pembelian seperti Permintaan Pembelian (Purchase Request), Rencana Pembelian (Purchase Plan), dan Pesanan Pembelian (Purchase Order).
• Input pembelian dengan berbagai cara, mulai dari tarik PO, pindai barcode, maupun excel.
• Pembelian yang diinput dapat tercermin otomatis ke dalam akun utang, memudahkan pengelolaan utang dengan lebih akurat.

5. Pengelolaan SDM & Penggajian

Perusahaan dengan karyawan yang banyak memiliki kendala untuk update data karyawan, menghitung gaji, dan membuat slip gaji karyawan. Bisa saja dilakukan manual, namun membutuhkan waktu dan ketelitian karena pembuatan slip gaji adalah informasi sensitif yang jangan sampai ada data yang salah diinput. ECOUNT memiliki fitur-fitur pengelolaan SDM dan penggajian yang dapat membantu Anda meringankan pekerjaan tersebut:

• Fitur Userpay untuk karyawan Anda langsung memeriksa gaji dan mengunduh mandiri slip gaji masing-masing.
• Fitur perhitungan gaji sesuai dengan komponen gaii di perusahaan Anda.
• Kelola data karyawan perusahaan Anda dengan praktis lewat menu Personalia ECOUNT.
• Pembatasan akses otorisasi menu penggajian.

6. Groupware

ECOUNT juga memiliki modul khusus yang menjadikan ECOUNT berbeda dari sistem cloud ERP lainnya yaitu modul Groupware. Modul Groupware dirancang untuk membantu karyawan perusahaan berbagi pekerjaan dan proses pengambilan keputusan:

• Sistem persetujuan elektronik (e-Approval) untuk pengajuan approval atasan.
• Fitur Bagikan Pekerjaan, di mana Anda dapat membuat berbagai papan (board) untuk berbagi informasi dan pekerjaan satu sama lain.
• Input jadwal rapat dan kunjungan tim Anda lewat fitur Jadwal dan atur notifikasinya.
• Simpan data yang diperlukan di dalam penyimpanan cloud EC Drive ECOUNT.

Kesimpulan

Cloud ERP adalah salah satu jenis software ERP yang memiliki banyak keuntungan khususnya untuk perusahaan dengan skala kecil dan menengah. Dengan kemudahan akses, biaya pemasangan dan pemeliharaan yang rendah, integrasi proses bisnis, menjadikan cloud ERP sebagai pilihan yang tepat untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Sejak dikembangkannnya cloud ERP di awal tahun 2000, banyak penyedia layanan cloud ERP yang mengembangkan produknya masing-masing, salah satunya adalah software ERP ECOUNT. Dengan berbagai kelebihan, seperti pengguna tak terbatas, keamanan data, modul terintegrasi, kustomisasi laporan dan customer service yang mudah diakses menjadikan ECOUNT ERP sebagai pilihan tepat untuk Anda yang ingin beralih menggunakan software ERP berbasis cloud.