Manajemen Stok Barang: Cara, Manfaat dan Tips Optimalisasi Manajemen stok barang adalah kunci penting untuk menjaga kelancaran bisnis perusahaan. Khususnya untuk usaha seperti retail dan manufaktur, persediaan stok barang harus dijaga agar tidak mempengaruhi alur proses produksi dan penjualan. Mengapa kita harus menjaga persediaan stok barang? apa akibat dari stok barang yang berlebih? Artikel ini akan menjawab pertanyaan tersebut dan membahas lengkap permasalahan seputar manajemen stok barang mulai dari pengertian, cara, manfaat, contoh kasus hingga tips bagaimana melakukan manajemen stok barang yang efektif.

Apa itu Manajemen Stok Barang?

Manajemen stok barang adalah proses mengatur, mengawasi dan mengendalikan stok barang untuk menjaga stok barang perusahaan selalu tepat dan tersedia.
Tujuannya adalah untuk memastikan produk selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan pelanggan tanpa menyebabkan kelebihan stok yang membebani biaya operasional.
Manajemen stok barang yang baik dan optimal dapat mendukung kelancaran produksi, mengurangi risiko kerugian dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Jenis-jenis Manajemen Stok Barang

1. Manajemen Bahan Baku

Manajemen bahan baku berfokus pada pengelolaan bahan baku/bahan mentah yang akan diolah dan digunakan dalam proses produksi. Pengelolaan bahan baku diperlukan untuk menjaga persediaan bahan baku cukup tersedia saat dibutuhkan, namun juga tidak terlalu berlebih agar tidak menyebabkan pengeluaran yang tidak diperlukan seperti biaya operasional dan biaya handling penyimpanan. Beberapa cara dapat dilakukan untuk menjaga persediaan bahan baku seperti menetapkan rencana produksi, MRP (Material Required Planning), menetapkan jadwal pengiriman, dan lainnya.

2. Manajemen Stok Barang Setengah Jadi

Barang setengah jadi adalah produk yang masih dalam tahap proses produksi dan belum siap dijual. Manajemen stok barang untuk kategori ini juga diperlukan untuk memantau kelancaran alur produksi di setiap tahapan proses produksi. Manajemen stok barang setengah jadi yang optimal membantu untuk mencegah penumpukan stok barang WIP (Work in Progress) dan memastikan proses produksi berjalan cepat, efisien hingga menjadi produk jadi.

3. Manajemen Barang Jadi

Barang jadi atau produk akhir adalah produk yang sudah selesai diproduksi dan siap untuk dijual. Produk ini akan menjadi stok barang jadi yang perlu dikelola agar ketersediannya sesuai dengan permintaan pelanggan tanpa kelebihan stok.

4. Manajemen Barang Dagangan

Manajemen barang dagangan biasanya digunakan untuk perusahaan distribusi atau perdagangan. Berbeda dengan industri manufaktur, pengelolaan barang dagangan hanya berfokus ke satu jenis barang saja karena tidak membutuhkan proses produksi. Manajemen stok barang untuk barang dagangan adalah mengontrol bagaimana agar stok barang yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan pembeli dan pengadaan barang yang sesuai dan tepat waktu.

Langkah-langkah Manajemen Stok Barang

Dalam melakukan manajemen stok barang, terdapat 3 langkah utama yang perlu diperhatikan:

Perencanaan dan Analisa Kebutuhan: Sebelum memesan barang untuk mengisi stok, diperlukan perencanaan yang matang seperti informasi jumlah barang yang tersedia di gudang saat ini, barang apa saja yang perlu dipesan dan lainnya. Ada baiknya juga melakukan analisa seperti jumlah barang yang terlaris, barang yang kurang diminati, yang cepat habis, dan lain-lain. Analisa sederhana dibutuhkan agar perencanaan tepat sasaran dan manajemen stok dilakukan dengan efektif.
Pengelolaan Stok Barang: Kelola stok barang mulai dari barang masuk, disimpan, hingga dikeluarkan (dijual). Pastikan pesanan barang sesuai dengan jumlah yang dikirimkan/diterima gudang, simpan barang sesuai dengan rak-rak yang sudah ditentukan, dan perhatikan apakah tempat penyimpanan sesuai dengan standar. Selanjutnya, keluarkan stok untuk penjualan sesuai dengan metode pengelolaan yang ditentukan.
Pengawasan dan Evaluasi: Awasi prosedur manajemen stok barang secara berkala dan lakukan evaluasi kinerja rutin untuk mencari solusi masalah-masalah yang kerap terjadi di lapangan sehingga kinerja tim dan perusahaan semakin meningkat.

Langkah-langkah manajemen stok barang antara lain; perencanaan dan analisa kebutuhan, pengelolaan stok barang, pengawasan dan evaluasi.

Manfaat Penerapan Manajemen Stok Barang

Penerapan manajemen stok barang yang efektif memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan:

Meningkatkan Akurasi Pencatatan Stok
Manajemen stok barang mencakup berbagai proses mulai dari merencanakan, mengelola dan mengendalikan stok sehingga ketika perusahaan menetapkan manajemen stok barang yang optimal, akurasi pencatatan stok yang detail dan rapi akan meningkat dan memudahkan semua bagian untuk memantau ketersediaan stok.
Memastikan Ketersediaan Barang
Salah satu manfaat utama dari manajemen stok barang adalah menjaga ketersediaan stok barang agar dapat dikirim tepat waktu ke pelanggan. Ketika tim bagian gudang melakukan prosedur manajemen stok barang, seperti memantau laporan stok berkala, menetapkan jadwal pembelian rutin, dan memonitor penyimpanan stok dengan baik, maka otomatis kasus kekurangan stok akan dapat dihindari. Dan otomatis stok barang yang dijual akan selalu tersedia sehingga pesanan dari pelanggan dapat langsung dikirim dan tentunya akan meningkatkan rasa puas dan kepercayaan pelanggan sehingga berdampak baik pada penjualan dan nama baik perusahaan.
Mengurangi Kelebihan Stok dan Biaya
Selain memastikan agar stok tidak kurang atau habis, manajemen stok barang juga digunakan untuk mengontrol agar stok tidak kelebihan dan menumpuk. Mungkin sebagian berpikir bahwa semakin banyak stok semakin baik, namun jika tidak seimbang dengan permintaan pelanggan dan penjualan, stok yang berlebih dapat menimbulkan risiko dan kerugian bagi perusahaan. Ketika gudang menyimpan stok barang terlalu lama, risiko barang rusak dapat terjadi dan pada akhirnya stok yang rusak harus dibuang dan menimbulkan kerugian. Atau, perusahaan juga dapat melakukan pencegahan stok dengan melakukan pemeliharaan namun ini juga membutuhkan biaya tambahan sehingga keduanya sama-sama menimbulkan biaya. Di sisi akuntansi juga, barang-barang stok yang dibeli akan menimbulkan pengeluaran dari sisi kas sehingga barang harus cepat dijual untuk menjaga keseimbangan arus kas. Stok yang menumpuk dapat menimbulkan mandek pada arus kas dan menghambat pertumbuhan perusahaan.
Mengoptimalkan Arus Kas
Manajemen stok barang yang optimal berdampak pada kegiatan penerimaan dan pengiriman barang yang aktif. Artinya, penjualan juga meningkat karena permintaan dan kepuasan pelanggan dan tentunya menimbulkan keuntungan bagi perusahaan. Di sisi akuntansi, kas akan bertambah dari hasil penjualan dan sebagian diputar untuk kembali membeli barang baru sehingga arus kas akan bergerak dan membuat perusahaan semakin berkembang.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Ketika manajemen stok barang berjalan lancar dan efektif, proses pengemasan barang dan pengiriman dapat dijalankan dengan cepat. Hal ini juga tentunya meningkatkan kepuasan pelanggan karena permintaan ditangani dengan cepat dan baik, meninggalkan kesan professional dan dapat diandalkan. Terlebih jika tidak hanya kecepatan, namun juga menjaga kualitas barang dan menangani keluhan pelanggan dengan baik, akan berdampak positif bagi perusahaan juga.

Contoh Kasus Manajemen Stok Barang

Mengelola stok barang memiliki banyak tantangan karena harus menyeimbangkan persediaan dengan permintaan pasar namun sekaligus menjaga agar stok di gudang tidak menumpuk dan menyebabkan biaya yang besar. Berikut beberapa contoh kasus mengenai situasi kendala yang kerap terjadi di perusahaan, baik UMKM retail, maupun manufaktur.

1. Data Stok Tidak Sesuai dengan Barang Fisik

Kasus:
Di catatan laporan hari ini tercatat masih ada stok sebanyak 50 unit, tapi setelah dicek di gudang hanya terdapat 45 unit.

Penyebab:

Kesalahan pencatatan.
Stok masuk dan keluar tidak langsung dicatat.
Barang hilang atau rusak tidak dicatat.

Solusi:

Buat jadwal rutin pencatatan stok yang harus dipatuhi staff gudang.
Gunakan sistem ERP yang memudahkan pencatatan stok.

2. Stok Menumpuk Tapi Barang Tertentu Justru Habis

Kasus:
Sebuah toko sembako memiliki banyak persediaan mie instan dengan rasa tertentu, tapi ternyata yang sering dicari dan dibeli pelanggan justru rasa lain, sehingga akibatnya barang yang tidak laku menumpuk di gudang dan barang yang dicari pelanggan sering habis.

Penyebab:

Tidak menganalisis data penjualan dan permintaan pasar.
Tidak melakukan pemantauan atau evaluasi secara rutin, sehingga tidak sadar bahwa terdapat barang yang menumpuk dan berisiko kedaluwarsa.

Solusi:

Catat penjualan harian per barang dan lakukan analisa sederhana mengenai barang yang sering dijual dan yang tidak. Dalam hal ini Anda dapat mempertimbangkan menggunakan sistem ERP yang membantu mengolah data laporan manajemen stok barang sesuai kebutuhan dengan cepat dan instan.
Fokus untuk menambah stok barang yang paling laris dan mengurangi pembelian barang yang jarang terjual.

3. Barang Rusak Atau Kedaluwarsa

Kasus:
Toko retail makanan menyimpan banyak variasi makanan dan minuman tetapi tidak menerapkan sistem urutan. Ketika mengambil stok untuk dijual, tim gudang hanya mengambil barang yang paling mudah dijangkau, akibatnya stok lama tidak tersentuh dan banyak barang rusak karena kedaluwarsa.

Penyebab:

Tidak menerapkan sistem FIFO (First In First Out).
Tidak mengatur posisi barang dengan efektif seperti stok baru ditempatkan di belakang untuk mempermudah staff gudang mengambil barang.

Solusi:

Terapkan metode FIFO di mana barang yang masuk lebih dulu harus dijual terlebih dahulu.
Cek tanggal kedaluwarsa secara rutin.
Atur posisi barang sesuai urutan tanggal stok masuk yang paling mudah dijangkau.

4. Produksi Terhenti Karena Kehabisan Bahan Baku

Kasus:
Pabrik furniture tidak dapat melakukan produksi karena stok bahan utama habis akibat keterlambatan pengiriman dari supplier. Hal ini dapat menjadi efek domino di mana pesanan pelanggan juga dapat mengalami keterlambatan apabila tidak segera ditangani.

Penyebab:

Bagian gudang atau perencanaan produksi tidak menetapkan batas stok aman (safety stock) bahan baku.
Tidak memperkirakan waktu lead time pengiriman bahan baku.

Solusi:

Tetapkan batas stok aman (safety stock) bahan baku.
Menghitung jarak lead time pengiriman sesuai dengan stok aman agar tidak terjadi kekurangan bahan baku ketika barang dikirim.
Menjalin kerjasama dengan lebih dari satu supplier.

5. Stok Barang Setengah Jadi (WIP) Terlalu Banyak

Kasus:
Sebuah pabrik elektronik telah merakit banyak komponen barang setengah jadi, namun proses lanjutan terhambat sehingga barang setengah jadi (wip) menumpuk. Kasus ini dapat mengakibatkan risiko kerusakan barang yang cukup tinggi, terutama jika barang WIP tidak boleh dibiarkan terlalu lama. Selain itu, dapat mempengaruhi alur produksi dan penjualan ketika pesanan dari pelanggan harus dikirim.

Penyebab:

Perencanaan produksi yang buruk.
Ketidakseimbangan kinerja antar proses.

Solusi:

Mengatur jadwal produksi dengan lebih baik.
Menyeimbangkan kinerja tiap divisi proses produksi.

Manajemen Stok Barang yang Efektif

Cara untuk mengelola stok barang tiap perusahaan beragam dan menyesuaikan dengan kebutuhan dan faktor-faktor lapangan. Untuk beberapa perusahaan yang masih mencari cara bagaimana menerapkan managemen stok barang yang efektif, Anda dapat melakukan beberapa hal berikut:

1. Catat Stok Barang dengan Akurat

Buat daftar kode stok barang beserta informasinya dengan lengkap. Kemudian mulai dengan mengecek dan mencatat jumlah stok yang tersedia di gudang dan lanjutkan dengan mencatat setiap stok yang masuk dan keluar dengan rutin. Supervisor di bagian gudang perusahaan harus menetapkan aturan pencatatan yang lengkap dan akurat sehingga pergerakan stok barang yang keluar dan masuk dapat terpantau dan kasus-kasus abnormal seperti barang hilang, barang rusak dapat segera diketahui dan dianalisis penyebabnya. Gunakan sistem atau program yang terpusat untuk mencatat stok agar pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan rapi karena yang dibutuhkan tidak hanya data stok masuk dan keluar namun juga data hasil persediaan dari penjumlahan dan pengurangan stok yang keluar masuk. Oleh karena itu akan lebih baik jika menggunakan sistem manajemen stok barang seperti ECOUNT ERP untuk memudahkan pekerjaan tim.

2. Menentukan Level Minimal dan Maksimal Persediaan

Tentukan kuantitas minimal stok (stok aman) yang tersedia di perusahaan untuk mulai memesan barang. Pertimbangkan jarak waktu pemesanan dan pengiriman barang agar kuantitas persediaan barang tetap terjaga hingga barang diterima. Dalam proses produksi sendiri pun, bagian produksi harus mempertimbangkan jumlah stok minimal barang setengah jadi dan barang jadi yang relatif aman setelah memperkirakan lead time. Hal ini harus diperhitungkan dengan baik karena jika terjadi delay atau stok habis akan mempengaruhi kinerja dan penjualan. Selain jumlah stok minimal, ada baiknya juga menentukan level maksimal persediaan stok barang untuk menghindari pembelian berlebih dan penumpukan stok.

3. Menerapkan Metode Pengelolaan Stok

Ketika melakukan manajemen stok barang, metode manajemen stok yang tepat perlu diterapkan untuk menjaga efisiensi dan mengurangi risiko kerugian. Setiap perusahaan memiliki memiliki metode pengelolaan stok masing-masing sesuai dengan alur perusahaan, dan beberapa yang umum digunakan adalah metode FIFO (First In First Out), FEFO (First Expired First Out). Metode pengelolaan stok juga dikenal sebagai metode perhitungan stok karena berdasarkan dari metode yang dipilih nantinya akan berpengaruh ke perhitungan nilai persediaan secara akuntansinya. Misalnya, jika menggunakan metode FIFO, tim gudang akan memprioritaskan pengiriman barang yang lama terlebih dulu. Secara nilai, harga pokok penjualan yang tercatat juga berdasarkan harga beli barang stok awal tersebut. Selain metode FIFO, Anda juga dapat melihat metode perhitungan lainnya di artikel Inventory Management ini.

4. Menyimpan Barang dengan Baik

Tidak hanya pencatatan, prosedur penyimpanan barang juga harus diperhatikan dan ditangani dengan teliti dan seksama. Perhatikan apakah terdapat barang-barang tertentu yang membutuhkan tempat penyimpanan khusus seperti di tempat kering, tidak boleh kena sinar matahari, atau membutuhkan suhu khusus. Hal ini penting dilakukan untuk mencegah barang cepat rusak dan menghindari bahaya untuk kasus bahan-bahan aktif. Mungkin cost tambahan diperlukan untuk penyimpanan extra, namun tidak sebesar kerugian yang ditanggung apabila banyak barang yang rusak karena penyimpanan. Terlebih, Anda dapat memasukkan biaya penyimpanan untuk ditambahkan ke harga pokok dan sedikit menaikkan penjualan untuk menutupi biaya. Dan jika stok barang perusahaan Anda tidak memerlukan penyimpanan khusus, Anda tetap harus mengelola tempat penyimpanan barang dengan efektif agar tidak terlalu memakan tempat dan mudah ditemukan sehingga meningkatkan kecepatan pengiriman barang.

5. Melakukan Stock Opname Secara Rutin

Stock opname adalah proses menghitung dan mencocokkan jumlah persediaan barang secara fisik dengan data yang tercatat di pembukuan atau sistem. Kegiatan ini penting dilakukan dalam manajemen stok barang dan harus dilakukan secara rutin atau terjadwal untuk mendeteksi selisih stok sehingga dapat langsung ditangani oleh tim. Selain bertujuan untuk pengecekan, lewat proses stock opname, manager dan tim dapat memonitor langsung keadaan di lapangan dan melakukan evaluasi yang dibutuhkan. Stock opname yang dilakukan dengan rutin juga dapat mencegah kecurangan dan mempermudah penyajian laporan pada saat audit.

6. Analisa Demand dan Trend

Selain mengolah data yang ada dan permintaan yang sudah berjalan, ada baiknya untuk menganalisis data tersebut dan mengamati trend pasar terbaru untuk memprediksi permintaan pelanggan sehingga dapat mempersiapkan kebutuhan stok dengan lebih tepat. Analisis juga dapat dilakukan untuk memantau produk mana yang cepat laku dan slow-moving untuk memperkirakan prioritas stok produk tertentu yang ingin ditingkatkan dan dihentikan dulu produksinya dan pengadaannya.

Cara untuk manajemen stok barang tiap perusahaan berbeda sesuai dengan kebutuhan dan faktor di lapangan masing-masing. Namun Anda dapat mencoba melakukan pencatatan stok akurat, menentukan level minimal dan maksimal stok, menerapkan metode pengelolaan, simpan barang dengan baik, stok opname rutin, juga analisa demand dan trend untuk mengoptimalkan manajemen stok barang perusahaan Anda.

Mengoptimalkan Manajemen Stok Barang dengan ECOUNT ERP

Salah satu kunci manajemen stok barang yang optimal adalah dengan menggunakan sistem pencatatan stok yang membantu untuk merekap data dan menghitung otomatis persediaan stok dari segi kuantitas dan nilainya. Dengan menggunakan sistem perhitungan stok, akan memudahkan tim untuk memantau pergerakan stok masuk dan keluar dengan lebih cepat juga rapi. Hasil laporannya dapat dilihat langsung kapan saja secara otomatis tanpa harus menunggu tim merekap ulang datanya. ECOUNT ERP adalah sistem ERP berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola stok barang secara otomatis, akurat, dan real time. Dengan fitur lengkap untuk bisnis manufaktur, distribusi, maupun retail, ECOUNT ERP menjadi solusi ideal untuk manajemen stok barang. Fitur-fitur unggulan ECOUNT antara lain:

Laporan stok instant dan real-time yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja, memudahkan supervisor dan tim untuk mengecek pergerakan stok tanpa harus menunggu lama.
Kustomisasi layar input dan laporan sesuai kebutuhan, membantu pengelolaan stok yang lebih detail dan terperinci.
Laporan stok multi lokasi, untuk membantu pengelolaan stok perusahaan yang memiliki lebih dari satu lokasi. Cukup input stok masuk dan keluar dari tiap gudang, Anda akan dapat melihat sisa stok per gudang dan total stok seluruh perusahaan.
Fitur stok aman (safety stock) yang memberikan peringatan apabila jumlah stok Anda kurang dari jumlah aman yang ditentukan.
Fitur no. seri/Lot untuk membantu pengelolaan stok Anda dengan lebih detail. Anda dapat memilih nomor seri atau nomor lot dari stok yang dikeluarkan sehingga manajemen stok barang dengan lebih akurat.
Dilengkapi fitur barcode, Anda dapat melakukan manajemen stok barang hanya dengan memindai kode batang dari produk Anda.
Kelola informasi produk-produk di perusahaan Anda dengan lengkap dan terperinci lewat menu pengelolaan barang ECOUNT yang memungkinkan Anda untuk menambah kolom sesuai kebutuhan Anda.
ECOUNT juga menyediakan fitur produksi untuk membantu Anda memantau tiap proses produksi dan mengecek persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Selain laporan kuantitas stok, Anda juga dapat mengecek nilai persediaan dengan menggunakan metode FIFO atau average, membantu tim akuntansi Anda untuk mengetahui nilai persediaan dengan cepat dan memeriksa keuntungan yang didapatkan berdasarkan data penjualan.
Tersedia fitur WMS untuk memudahkan tim gudang dalam memetakan lokasi penempatan stok.
ECOUNT juga menyediakan fitur khusus untuk pemesanan online sehingga pelanggan Anda dapat memesan langsung ke perusahaan Anda menggunakan fitur tersebut dan langsung memprosesnya lewat sistem.
Anda dapat mendaftarkan semua tim Anda sebagai pengguna ECOUNT tanpa khawatir biaya tambahan karena ECOUNT tidak memiliki batasan jumlah pengguna sehingga Anda dapat memberikan masing-masing karyawan Anda ID pengguna dan mengecek aktivitas tiap individu seperti tanggal dan jam pembuatan slip transaksi, riwayat penghapusan, edit, dan lain-lain.
Free training dan layanan konsultasi gratis.

Semua fitur tersebut sudah didapatkan lengkap dalam satu sistem dengan satu harga terjangkau tanpa tambahan biaya apa pun. Konsultasi dengan tim kami langsung di sini.

Salah satu kunci manajemen stok barang yang optimal adalah dengan menggunakan sistem pencatatan stok seperti ECOUNT ERP yang membantu pencatatan dan perhitungan stok secara otomatis dan cepat.

Kesimpulan

Manajemen stok barang adalah proses untuk mengelola dan menjaga agar stok barang perusahaan selalu tersedia namun tidak berlebih. Stok barang yang kurang dapat mempengaruhi alur produksi dan penjualan, begitu pula stok yang berlebih dapat berpotensi kerugian barang rusak dan kas tidak bergerak. Oleh karena itu manajemen stok barang yang optimal dibutuhkan untuk menjaga kelancaran bisnis perusahaan. Salah satu cara untuk mengoptimalkan manajemen stok barang adalah dengan menggunakan sistem pencatatan stok seperti ECOUNT ERP. ECOUNT adalah ERP berbasis cloud yang memiliki fitur lengkap tidak hanya manajemen stok barang namun juga akuntansi, penggajian dan lainnya. Dengan berbagai fitur dan pengguna tidak terbatas, semua tersedia dalam satu harga terjangkau, cocok untuk usaha kecil dan menengah yang sedang mengembangkan bisnisnya.