Apa itu Inventory Control dan Manfaatnya dalam Manajemen Perusahaan Dalam dunia bisnis, pengelolaan persediaan menjadi salah satu aspek krusial untuk menjaga kelangsungan operasional dan efisiensi biaya. Salah satu hal penting yang harus dilakukan untuk menjaga persediaan barang adalah melakukan inventory control. Tanpa adanya sistem kontrol persediaan yang baik, persediaan dapat mengalami masalah seperti kekurangan stok di saat penjualan meningkat, atau sebaliknya kelebihan stok yang menumpuk di gudang selama berbulan-bulan yang pada akhirnya akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu penting untuk mengetahui apa saja tugas dan manfaat dari inventory control dan apa saja yang perlu diperhatikan ketika melakukan pengontrolan persediaan.

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses pengelolaan, pengawasan, dan pengendalian terhadap stok barang atau bahan yang dimiliki oleh perusahaan. Ini mencakup segala aktivitas yang bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan operasional, tidak berlebih, dan tidak kekurangan.

Di sisi lain, Anda mungkin juga pernah mendengar tentang inventory management, lalu apa perbedaan antara inventory control dengan inventory management?

Inventory management adalah proses merencanakan, memesan, dan mengelola stok barang secara keseluruhan untuk memenuhi permintaan pasar dan menjaga kelancaran operasional. Kemudian inventory control adalah proses mengawasi dan mengatur stok barang yang tersedia saat ini, seperti pelacakan, penyimpanan dan distribusi di gudang.

Berdasarkan dari masing-masing artinya, dapat ditarik kesimpulan bahwa Inventory control adalah bagian dari proses inventory management, di mana proses inventory management mengatur keseluruhan proses persediaan mulai dari perencanaan, barang diterima, hingga dijual. Sedangkan inventory control adalah rangkaian sistem yang diterapkan ketika barang diterima dan disimpan.

Tujuan Inventory Control

1. Menjaga Ketersediaan Barang

Tujuan utama inventory control adalah memastikan barang yang diperlukan penjualan maupun produksi selalu tersedia dalam jumlah cukup, tidak kurang, maupun tidak berlebih. Kehabisan stok dapat menyebabkan proses produksi terhenti dan terhambat untuk memenuhi permintaan pelanggan yang berakibat kerugian finansial dan dapat merusak reputasi dan kepercayaan pelanggan.

2. Meminimalkan Risiko Kerugian

Persediaan yang dibiarkan terlalu lama di gudang atau yang tidak dikelola dengan baik dapat berisiko mengalami kerusakan, pembusukan, atau menjadi usang. Pengendalian persediaan juga perlu menjaga agar stok yang disimpan tidak berlebih atau terlalu lama disimpan. Beberapa industri, khususnya industri makanan memiliki produk dengan masa kedaluwarsa dan harus disimpan di tempat penyimpanan tertentu untuk menjaga kualitas produk. Inventory control bertujuan untuk meminimalkan risiko tersebut dengan memantau umur simpan barang, merencanakan perputaran persediaan dengan tepat, memastikan tempat penyimpanan sesuai dengan standar, dll. Oleh karena itu, tidak hanya dari segi kuantitas, inventory control juga bertujuan untuk menjaga kualitas dari persediaan.

3. Mengoptimalkan Ruang Gudang

Kontrol persediaan yang optimal memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan ruang gudang dengan lebih efisien. Dengan menetapkan standar sistem penyimpanan, metode rotasi stok, stok dapat dikelola dengan lebih cermat sehingga meminimalkan penggunaan ruang yang tidak efisien dan perusahaan dapat menghemat biaya untuk kebutuhan gudang yang lebih besar. Selain itu, proses pengemasan dan pengiriman dapat dilakukan dengan lebih cepat karena barang disimpan dalam tempat penyimpanan yang memiliki standar sehingga dapat ditemukan lebih cepat.

4. Analisis dan Perencanaan yang Terarah

Lewat sistem inventory control yang efektif, dapat diperoleh data inventaris mengenai data penjualan barang yang populer, tingkat rotasi barang, pola permintaan, dan sebagainya. Hal ini akan mendukung manajer dan bagian terkait lainnya seperti purchasing, produksi, penjualan, dll. untuk menganalisis dan melakukan perencanaan yang lebih baik dan terarah. Dengan demikian perusahaan dapat lebih cepat beradaptasi dengan trend perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan.

Manfaat dari Inventory Control

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Inventory control atau pengendalian persediaan beperan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Misalnya, untuk perusahaan manufaktur, inventory control dibutuhkan untuk mengetahui berapa banyak bahan baku yang tersedia dan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan barang jadi. Hal ini membantu untuk menghindari overproduction (produksi berlebihan) atau underproduction (produksi kurang dari kebutuhan) yang keduanya dapat berdampak pada perusahaan. Inventory control yang efektif dan tepat akan membantu tim di lapangan untuk bekerja lebih efisien dari segi waktu dan tenaga kerja, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya-biaya ekstra yang tidak terduga.

2. Perbaikan Arus Kas

Salah satu manfaat dari inventory control adalah perbaikan dalam arus kas (cash flow). Dengan inventory control yang efisien, perusahaan tidak perlu menginvestasikan terlalu banyak uang untuk barang yang tidak terjual atau tidak digunakan. Dengan kata lain, inventory control yang baik membantu perusahaan untuk lebih fokus pada barang yang bergerak cepat dan menghindari pembekuan modal dalam barang yang tidak terjual.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketika pelanggan mencari suatu barang, baik secara online atau datang langsung ke toko, pasti menginginkan barang yang mereka cari tersedia dan diproses dengan cepat. Sistem kontrol persediaan yang efisien memungkinkan perusahaan untuk memastikan barang selalu tersedia, sehingga proses pengiriman atau pengemasan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan tentunya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan mencegahnya untuk beralih ke pesaing.

4. Meningkatkan Akurasi Data Keuangan

Ketika berbicara mengenai stok atau persediaan, angka yang terlibat bukan hanya sekedar jumlah kuantitas dari barang, namun juga berkaitan dengan nilainya. Setiap barang memiliki nilai pembelian yang berdampak pada keuangan perusahaan dan harus diputar agar mendapatkan keuntungan yang sesuai. Oleh karena itu persediaan yang dikelola dengan baik membantu dalam pencatatan dan pengelolaan data keuangan perusahaan. Kesalahan dalam pengelolaan persediaan seperti misalnya jumlah stok yang tidak sesuai dengan aktual fisik dan laporan dapat menyebabkan kesalahan juga dalam laporan, seperti overstating atau understating nilai persediaan yang nantinya tentu akan mempengaruhi juga laba rugi dan neraca perusahaan.

Tugas Inventory Control Staff

1. Mencatat Stok dengan Akurat

• Mencatat keluar masuknya barang di gudang secara real time.
• Menginput data stok ke dalam sistem (manual/excel/ERP/WMS).
• Melakukan pencocokan data antara fisik barang (actual) dengan yang tercatat di dokumen/sistem.

2. Melakukan Stock Opname

• Menyusun jadwal untuk melakukan stock opname (penghitungan fisik barang) secara rutin.
• Mengecek penyebab selisih stok fisik aktual dengan yang tercatat di kartu stok dan menindaklanjutinya.
• Menyusun laporan akhir hasil stock opname.

3. Mengawasi dan Mengelola Pergerakan Barang

• Memastikan barang yang masuk dan keluar sesuai dengan prosedur dan dokumen pendukung (DO, invoice, surat jalan, dll).
• Mengelola barang masuk dan keluar sesuai dengan metode (FIFO, FEFO, dll.)
• Memastikan barang disimpan pada tempat penyimpanan yang sesuai untuk mencegah kerusakan dan kesalahan pengiriman karena salah penempatan.

4. Mengidentifikasi Barang yang Rusak atau Kedaluwarsa

• Mengecek kondisi barang apakah ada yang rusak, kedaluwarsa, atau sudah tidak dapat dijual.
• Memisahkan atau menyortir barang yang sudah tidak layak dijual atau digunakan, dan selanjutnya memutuskan apakah barang perlu diperbaiki, dikembalikan, atau dimusnahkan.
• Membuat laporan ke atasan terkait barang-barang yang rusak, hilang, atau expired.

5. Membuat Laporan Persediaan

• Menyusun dan membuat laporan-laporan yang berkaitan persediaan seperti:
  • Saldo stok per barang per hari, mingguan, atau bulanan.
  • Pergerakan barang masuk dan keluar mingguan atau bulanan.
  • Laporan nilai persediaan, dll.
• Berkoordinasi dengan tim finance dan purchasing untuk mencocokkan laporan stok dengan nilai persediaan.

Kendala dan Tantangan yang Sering Dihadapi Ketika Menjalankan Tugas Inventory Control

1. Akurasi Data Persediaan

Salah satu kendala dan tantangan terbesar dalam pengendalian persediaan adalah keakuratan data persediaan, terutama jika perusahaan masih mengandalkan pencatatan manual atau sistem yang tidak terintegrasi. Ketika data stok tidak sesuai antara kartu stok dan kondisi fisik di gudang, akan menimbulkan berbagai masalah seperti stockout, overstock, dan kerugian finansial.

Penyebab Umum:

• Kesalahan input data manual oleh staff gudang.
• Barang masuk/keluar yang lalai tercatat.
• Stock opname tidak dilakukan secara berkala.
• Barang rusak/hilang yang tidak langsung dicatat dan dilaporkan.

Saran Solusi:

• Gunakan software atau aplikasi sistem yang membantu proses pengelolaan inventaris sehingga meminimalkan risiko-risiko human error seperti salah hitung, lupa, dll. Selain itu menggunakan software juga meningkatkan efisiensi pekerjaan.
• Menetapkan SOP (Standard Operational Procedures) yang mengatur tentang standar tugas yang harus dilakukan oleh staff jika terjadi situasi yang tidak normal seperti penemuan barang hilang dan rusak.

2. Keterbatasan Teknologi

Banyak perusahaan, terutama UMKM kesulitan untuk mengadopsi dan mengintegrasikan teknologi yang memadai dan akhirnya masih menggunakan sistem manual untuk melakukan pencatatan stok. Hal ini akan menjadi kendala apabila barang yang dikelola banyak jenisnya dan rawan kesalahan pencatatan serta akan memakan banyak waktu. Selain itu, kemampuan tiap staff untuk beradaptasi dengan teknologi juga merupakan tantangan dalam menerapkan inventory control yang efektif dan efisien.

Penyebab Umum:

• Sistem yang tidak terintegrasi antar departemen. Misalnya data penjualan, pembelian, akuntansi tidak saling terhubung sehingga menghambat visibilitas stok real time.
• Anggaran terbatas untuk berlangganan atau menggunakan sistem Inventory Management atau WMS. Beberapa sistem membutuhkan biaya yang sangat mahal untuk membuat program dan umumnya juga memakan waktu lama.
• Karyawan atau staff gudang kurang terlatih atau belum terbiasa beradaptasi dengan teknologi secara cepat.

Saran Solusi:

• Gunakan software yang otomatis terintegrasi dan mudah digunakan.
• Beri pelatihan khusus kepada karyawan untuk meningkatkan pengetahuan teknologi dan sistem dan juga berkaitan dengan pengetahuan dasar pengelolaan kontrol stok.

3. Metode Pengontrolan Stok yang Kurang Tepat

Tidak memiliki atau tidak menetapkan metode inventory control dapat menghambat proses pengendalian stok. Contoh metode yang dapat diterapkan adalah FIFO (First In First Out), FEFO (First Expired First Out) dll. Jika staff tidak memiliki standar metode untuk mengelola stok, maka dapat terjadi risiko-risiko seperti banyak stok yang rusak karena expired, barang diretur akibat kualitasnya tidak bagus dll.

Penyebab Umum:

• Jenis barang yang dijual beragam sehingga metode inventory control berbeda-beda sesuai jenisnya.
• Tim tidak memiliki pengetahuan mengenai metode inventory control dan manfaatnya.

Saran Solusi:

Pertimbangkan metode-metode pengelolaan stok yang sesuai dengan bisnis perusahaan. Mulai dengan menganalisis tipe barang yang dijual seperti jenis bahannya, masa kedaluwarsa, dll. Setelah mengetahui poin kekurangan dan kelebihan produk, diskusikan dengan tim mengenai metode pengelolaan stok yang tepat. Jika dibutuhkan, Anda dapat mengecek metode-metode pengelolaan stok lebih lanjut di sini.

4. Fluktuasi Permintaan yang Tidak Terduga

Selain dari internal, tantangan mengelola inventory control juga dapat berasal dari eksternal seperti perubahan trend yang menyebabkan permintaan berubah secara mendadak sehingga membuat perencanaan stok menjadi sulit.

Penyebab Umum:

• Musiman dan promosi lonjakan permintaan selama liburan, tanggal kembar e-commerce (misalnya 11.11, 12.12) atau event-event lainnya yang tidak terantisipasi dengan baik.
• Perubahan trend pasar, Pergeseran preferensi konsumen atau munculnya produk pesaing yang membuat stok lama cepat usang atau tidak laku.
• Kondisi ekonomi global seperti krisis, inflasi, atau gangguan rantai pasok global (seperti pandemi) yang memengaruhi daya beli dan ketersediaan barang.

Saran Solusi:

• Persiapkan tim, barang, dan Langkah-langkah antisipasi lainnya dengan matang sebelum tanggal event berlangsung.
• Ikut beradaptasi dengan trend pasar, ikuti referensi konsumen atau menciptakan ide baru yang mengubah pasar.
• Meningkatkan promosi untuk barang yang tidak terlalu laku. Misalnya memberikan diskon, membuat promo bundling, dll.

5. Biaya Penyimpanan dan Pemeliharaan yang Tinggi

Menyimpan inventaris juga melibatkan banyak biaya yang cukup signifikan, seperti biaya kepemilikan (carrying cost) yang mencakup biaya gudang, baik sewa ataupun depresiasi, biaya asuransi, pajak, dan barang rusak dan sebagainya. Ada juga biaya yang terkait pemeliharaan kualitas untuk barang tertentu seperti makanan, obat-obatan, bahan sensitif yang membutuhkan penyimpanan khusus atau keamanan ekstra. Jika perusahaan tidak menghitung perencanaan biaya dengan pasti akan berakibat fatal dan menyebabkan kerugian.

Penyebab Umum:

• Penempatan stok barang di gudang yang kurang optimal atau terjadinya penumpukan stok karena stok berlebih akibat dari analisanya yang kurang tepat sehingga butuh untuk membangun atau menyewa gudang tambahan yang artinya biaya yang dikeluarkan akan bertambah.
• Kurangnya analisis dan pengetahuan mengenai barang yang dibeli. Contohnya, perusahaan memutuskan menjual barang dengan jenis makanan, namun ternyata jenis makanan ini membutuhkan tempat penyimpanan khusus agar tidak cepat basi dan rusak, dan tim gudang tidak mengetahui hal tersebut sehingga barang rusak dan pada akhirnya menjadi kerugian finansial.

Saran Solusi:

• Mengoptimalkan lokasi penyimpanan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu menyewa bermacam-macam gudang. Misalnya rak barang yang kosong dapat digeser untuk diisi dengan barang yang baru datang.
• Analisa pasar dan kebutuhan konsumen agar tidak terjadi pembelian berlebih yang mengakibatkan penumpukan stok.
• Melakukan perhitungan yang tepat untuk semua biaya-biaya yang terkait barang sehingga dapat menentukan harga jual barang yang tepat untuk menutupi biaya-biaya yang dikeluarkan.

Sistem ECOUNT ERP untuk Membantu Inventory Control

Inventory control dapat dijalankan dengan efektif dan efisien dengan bantuan sistem pendukung seperti ECOUNT ERP. ECOUNT ERP adalah sistem Enterprise Resource Planning berbasis cloud (web) yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, penjualan, pembelian, produksi, dll. dengan fokus utama pada Inventory Control.

ECOUNT ERP menawarkan sistem siap pakai (ready to use) berbagai fitur dalam satu harga terjangkau tanpa batasan pengguna sehingga cocok digunakan untuk perusahaan Usaha Kecil Menengah (UKM). Berikut adalah fitur-fitur di ECOUNT ERP yang dapat membantu dalam Inventory Control:

• Integrasi data waktu nyata (Real-Time) yang memungkinkan Anda untuk memantau laporan kapan saja dan di mana saja sehingga Anda tidak perlu lagi lembur untuk rekap data stok karena ECOUNT langsung mengolah data saat itu juga.
• Sebagai sistem ERP yang terintegrasi, Pencatatan data dari tiap divisi akan secara otomatis memperbarui saldo stok, dan juga terhubung dengan akuntansi:
  • Pembelian: Anda dapat memproses PO dan menerima stok yang otomatis menambah kuantitas stok.
  • Penjualan: Data penjualan yang diinput otomatis mengurangi persediaan dan fitur stok aman yang memberikan notifikasi apabila pesanan tidak mencukupi.
  • Produksi: Mengelola BOM, dan menambah persediaan barang jadi sekaligus mengurangi persediaan bahan baku.
  • Akuntansi: Otomatis mencatat utang pembelian barang, mencatat piutang penjualan, dan menghitung nilai HPP dan persediaan.
• Manajemen multi lokasi untuk mempermudah Anda mengelola stok di berbagai gudang. Anda dapat mendaftarkan semua gudang atau cabang toko Anda dan mengecek data stok di berbagai lokasi lewat ECOUNT tanpa harus sering-sering berkunjung ke lokasi.
• ECOUNT juga dilengkapi fitur barcode sehingga Anda dapat dengan mudah dan cepat memproses barang di gudang.
• Anda dapat menggunakan fitur Nomor Seri atau Nomor Lot (batch) untuk membantu kontrol dan pelacakan stok yang keluar dan masuk dengan lebih detail.
• Riwayat penginputan juga dapat ditelusuri seperti siapa pengguna yang menginput data, tanggal dan waktunya sehingga mendukung transparasi dan kredibilitas data yang dapat digunakan ketika proses audit dijalankan.
• ECOUNT juga menyediakan layanan pelatihan dan dukungan pelanggan gratis yang dapat membantu tim Anda berkembang dan mempelajari sistem dengan optimal.