7 Rekomendasi Memilih Aplikasi Keuangan Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat dan merambah ke berbagai aspek kehidupan, termasuk salah satunya ke pengelolaan keuangan di mana pencatatan keuangan tidak lagi dilakukan secara manual menggunakan buku catatan, tetapi beralih menggunakan aplikasi keuangan. Banyak orang dengan berbagai latar belakang mulai dari individu mahasiswa, karyawan, ibu rumah tangga, hingga ke pelaku usaha, perusahaan, maupun organisasi beralih menggunakan aplikasi keuangan untuk mencatat, mengelola, dan memantau kondisi keuangan dengan lebih rapi dan terencana.

Aplikasi keuangan hadir sebagai solusi atas berbagai permasalahan pencatatan keuangan, seperti pengeluaran yang sulit terkontrol, mengetahui kondisi keuangan secara real time, dan kesalahan perhitungan yang berdampak pada pengambilan keputusan. Namun, perlu diketahui beberapa hal yang harus diperhatikan ketika memilih aplikasi keuangan, dari segi kebutuhan, fungsi, hingga keamanan. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas dengan lengkap mengenai aplikasi keuangan mulai dari pengertian, jenis, manfaat hingga bagaimana memilih aplikasi keuangan yang tepat sesuai kebutuhan.

Apa Itu Aplikasi Pencatat Keuangan?

Aplikasi keuangan adalah sistem perangkat lunak (software) yang digunakan untuk membantu mencatat, mengolah, dan memantau kondisi keuangan secara praktis dan terstruktur. Aplikasi ini biasanya tersedia dalam bentuk aplikasi mobile (Android/IOS), desktop, atau platform berbasis web.

Berbeda dengan pencatatan manual, aplikasi keuangan bekerja secara terstruktur dan konsisten sehingga data keuangan dapat secara otomatis dicatat, dihitung, dan dianalisis sehingga memudahkan pengguna untuk memahami dan mengetahui kondisi keuangannya secara menyeluruh dan mengambil keputusan dengan mudah.

Manfaat Aplikasi Keuangan

1. Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran

Fungsi utama dari aplikasi keuangan adalah tentunya untuk mempermudah pencatatan pemasukan dan pengeluaran. Penginputan transaksi lewat aplikasi dapat diatur untuk memilih opsi secara otomatis dan menghitung total inputan secara otomatis. Setiap detail transaksi uang masuk dan keluar, seperti gaji, pembayaran listrik, biaya-biaya, penjualan dari pelanggan dan sebagainya, wajib diinput ke dalam aplikasi. Aplikasi akan secara otomatis mengolah data yang dimasukkan sehingga kita tidak perlu bekerja dua kali untuk menginput dan mengolah data.

2. Membantu Pemantauan Arus Kas

Aplikasi keuangan mempermudah pengolahan data secara cepat dan otomatis. Data-data transaksi yang diinput langsung dikelola dan diolah oleh sistem dan menghasilkan ringkasan laporan yang dapat langsung dilihat hasilnya. Hal ini akan mempermudah pengguna untuk memantau pergerakan arus kas dan dengan cepat menyadari jika terdapat pengeluaran berlebih sebelum terlambat.

3. Mempermudah Perencanaan Anggaran

Untuk menghindari pengeluaran berlebih, aplikasi keuangan biasanya memiliki fitur perencanaan anggaran untuk mencegah pengeluaran berlebih dan mengontrol pengeluaran. pengguna dapat dengan mudah mendapatkan laporan persentase anggaran yang digunakan dan melakukan evaluasi rutin anggaran tiap bulannya.

4. Mengidentifikasi Pola Keuangan

Aplikasi keuangan akan mengolah data dan menyajikan data laporan yang dapat digunakan untuk analisis pola keuangan. Dari hasil laporan, kita dapat dengan mudah mengidentifikasi pola arus keuangan, misalnya mengetahui di mana sektor pengeluaran terbesar, target penjualan yang tercapai, dan lain-lainnya sehingga dapat lebih cepat mengambil keputusan dan menyusun strategi keuangan yang efektif.

5. Meningkatkan Transparansi dan Kredibilitas Laporan

Aplikasi keuangan juga dapat membantu ketika Anda melakukan audit laporan keuangan, khusunya untuk aplikasi keuangan bisnis. Anda dapat langsung melacak sumber data dan dokumen dengan cepat lewat bantuan aplikasi pencatatan keuangan. Berbeda dengan halnya ketika Anda masih menggunakan sistem manual, pencarian dokumen akan membutuhkan waktu yang lama dan bisa saja lupa. Namun dengan menggunakan aplikasi keuangan, Anda bahkan dapat melihat kapan data diinput, siapa yang menginput, dan mengunduh soft copy bukti dokumen yang tersimpan di aplikasi sehingga proses pengecekan dapat berjalan lancar dan dipertanggungjawabkan.

Jenis-jenis Aplikasi Keuangan Berdasarkan Fungsinya

Aplikasi keuangan dapat dikelompokkan dengan sederhana sesuai dengan kebutuhan fungsinya masing-masing. Melalui pengelompokkan ini, pengguna dapat lebih mudah memahami kebutuhan untuk memilih aplikasi keuangan yang tepat dan aman.

1. Aplikasi Keuangan Pribadi

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola keuangan perorangan/individu secara sederhana seperti mencatat pemasukan dan pengeluaran, mengatur anggaran, dan melihat laporan pencatatan keuangan dalam format sederhana. Aplikasi ini biasa digunakan oleh karyawan, freelancer, mahasiswa atau individu lain yang membutuhkan media untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan sehari-hari dan melihat ringkasan laporannya dengan instant dan cepat.

2. Aplikasi Keuangan Bisnis Perusahaan

Aplikasi keuangan yang digunakan untuk mengelola keuangan bisnis perusahaan. Aplikasi ini berfokus untuk membantu pencatatan keuangan perusahaan yang sesuai dengan sistem akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan seperti neraca dan laba rugi perusahaan. Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan baik skala kecil (UMKM) maupun perusahaan besar.

3. Aplikasi Transaksi dan Pembayaran

Aplikasi ini berfokus pada proses transaksi keuangan digital seperti transfer dana, pembayaran tagihan, pembayaran non-tunai (QR dan e-Wallet). Pada umumnya hampir semua orang menggunakan aplikasi ini karena aplikasi ini sangat membantu aktivitas sehari-hari terlebih dalam hal pembayaran non-tunai.

4. Aplikasi Sistem Keuangan Terintegrasi (ERP)

Serupa seperti aplikasi keuangan perusahaan, namun aplikasi ini tidak hanya mengelola keuangan, namun juga terintegrasi dengan fungsi lainnya. Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem terpadu yang menghubungkan berbagai fungsi dalam satu sistem aplikasi. Contohnya, fungsi penjualan yang datanya langsung terhubung ke dalam akuntansi sehingga keuntungan penjualan dapat langsung tercatat dalam laporan keuangan tanpa harus merekap data secara terpisah. Aplikasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil, menengah maupun besar.

Perbedaan Aplikasi Keuangan Pribadi dan Bisnis

Umumnya, jenis aplikasi keuangan pribadi dan bisnis adalah yang paling sering dicari. Namun, meskipun keduanya sama-sama berfungsi mengelola keuangan, terdapat perbedaan yang mendasar antara jenis aplikasi keuangan pribadi dan bisnis.

Aplikasi keuangan pribadi hanya berfokus pada pencatatan pengelolaan pemasukan dan pengeluaran individu, tanpa kebutuhan untuk laporan formal. Beberapa aplikasi juga menyediakan fitur anggaran untuk membantu pengguna melacak pengeluaran di sektor tertentu. Laporan yang ditampilkan pun juga sederhana hanya menunjukkan angka total dari masing-masing sektor dan menunjukkan presentasenya. Sementara itu, aplikasi keuangan bisnis digunakan untuk kebutuhan yang lebih formal, yaitu mencatat transaksi perusahaan, melakukan pembukuan sesuai aturan, memantau arus kas, dan menyusun laporan keuangan yang digunakan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan.

Bagi pelaku usaha, penggunaan aplikasi keuangan pribadi tidaklah memadai karena tidak dirancang untuk kebutuhan formal perusahaan. Namun, untuk individu seperti karyawan, mahasiswa, dan lainnya yang hanya memiliki kebutuhan untuk mencatat pengeluaran, aplikasi keuangan pribadi merupakan pilihan yang tepat.

Kapan Anda Membutuhkan Aplikasi Keuangan?

Beberapa kondisi yang menjadi tanda untuk Anda atau perusahaan Anda butuh untuk menggunakan aplikasi keuangan:

• Sulit memantau dan mengontrol pengeluaran dan pemasukan.
• Tidak ada laporan keuangan yang jelas.
• Keuangan sering tercampur antara kebutuhan pribadi dan usaha.
• Sulit mengetahui kondisi keuangan yang sebenarnya.
• Mengambil keputusan berdasarkan perkiraan keuangan, bukan hasil nyata.

Jika Anda merasa relevan dengan situasi tersebut, ada baiknya untuk segera mencari aplikasi keuangan yang cocok untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Ketika memilih aplikasi keuangan, pastikan beberapa hal seperti fitur dan tentunya keamanan data, terutama jika yang Anda cari adalah aplikasi keuangan untuk bisnis.

7 Rekomendasi Memilih Aplikasi Keuangan yang Tepat

Jika Anda sudah memutuskan untuk menggunakan aplikasi keuangan, akan tetapi masih bingung untuk memilih aplikasi keuangan seperti apa yang baiknya digunakan? Berikut langkah-langkah rekomendasi untuk memilih aplikasi keuangan yang tepat.

1. Menentukan Kebutuhan

Pertama, tentukan kebutuhan penggunaan aplikasi keuangan ini untuk apa atau untuk siapa? Apakah pribadi diri sendiri atau untuk perusahaan?
Setelahnya, pertimbangkan hal apa yang paling dibutuhkan sebagai hasil dari menggunakan aplikasi keuangan tersebut. Misalnya, untuk kasus pengguna pribadi, butuh untuk mengetahui besar pengeluaran per bulan atau anggaran keuangan. Dan untuk aplikasi keuangan perusahaan, tentukan tujuan yang ingin dicapai oleh tim ketika menggunakan aplikasi keuangan, misalnya ingin mencatat transaksi sehari-hari, pengelolaan hutang dan piutang, laporan keuangan dan pajak akurat, atau yang lainnya. Jika Anda merasa tidak yakin dengan apa yang benar-benar Anda butuhkan, Anda dapat memulai dengan mencari tahu kira-kira apa saja hal-hal yang memperlambat kinerja tim keuangan Anda. Atau, Anda juga dapat berdiskusi langsung dengan tim Anda dan mempelajari masalah-masalah yang menghambat kelancaran dalam mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan.

2. Mengecek Fitur Utama Aplikasi

Setelah mengetahui kebutuhan utama yang Anda inginkan, selanjutnya Anda dapat dengan mudah menyeleksi dari opsi-opsi aplikasi keuangan yang tersedia, apakah menyediakan fitur yang Anda butuhkan. Contohnya, mencari aplikasi keuangan yang menyediakan fitur anggaran, fitur pengelolaan utang dan piutang karena kesulitan mengolah data utang dan piutang. Atau jika tim Anda kesulitan mengelola data transaksi yang begitu banyak, Anda harus mencari aplikasi yang mempermudah penginputan dalam jumlah massal. Dan sebagai tambahan, setelah memastikan fitur yang dibutuhkan tersedia, cek juga apakah fitur dasar lainnya seperti pengelolaan laporan keuangan juga tersedia sehingga akan sangat membantu Anda untuk mengelola keuangan dengan baik.

3. Mudah Digunakan

Setelah mengecek ketersediaan fitur, pastikan juga cara penginputan transaksi dapat dilakukan dengan mudah. Carilah aplikasi dengan antarmuka pengguna (user interface) yang user friendly sehingga membantu Anda atau tim menginput data transaksi dengan mudah. Terlebih untuk perusahaan yang memiliki banyak transaksi yang harus dicatat, pastikan sistem aplikasi memiliki solusi alternatif yang membantu pengguna untuk penginputan transaksi dalam jumlah banyak dengan efisien. Beberapa aplikasi menyediakan layanan kustomisasi sehingga Anda dapat merancang layar input dan laporan sesuai kebutuhan Anda.

4. Keamanan Data

Pilih aplikasi yang menjamin keamanan data Anda. Data Anda adalah aset penting dan berharga yang harus dijaga, maka dari itu pastikan aplikasi yang Anda pilih menjamin kerahasiaan dan keamanan data Anda dan terlebih data di perusahaan Anda. Anda dapat mengecek pernyataan mengenai keamanan dan pemakaian data lewat website resmi atau bertanya langsung kepada sales dan layanan bantuan resmi yang tersedia. Terlebih untuk aplikasi keuangan yang terhubung dengan transaksi perbankan, Anda dapat mengecek apakah aplikasi tersebut terdaftar di OJK dan membaca dengan seksama peraturan dan kondisi yang dicantumkan.

5. Platform Aplikasi

Pastikan ketersediaan platform aplikasi keuangan yang Anda pilih, apakah tersedia dalam versi web, android, atau ios, dan apakah bersifat online atau offline. Untuk pengelolaan keuangan perusahaan, akan lebih baik pengoperasian melalui pc, namun akan lebih baik juga jika tersedia juga dalam versi mobile dan mendukung sinkronisasi antar perangkat seperti contohnya aplikasi berbasis web/cloud sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses aplikasi dari mana saja, perangkat apa pun namun dilengkapi juga dengan keamanan yang memadai. Sebaliknya, beberapa aplikasi bersifat offline atau data tersimpan dalam server internal yang membutuhkan instalasi dan hanya dapat digunakan dalam satu perangkat terdaftar. Oleh karena itu penting untuk mengecek ketersediaan platform dari aplikasi yang akan Anda pilih.

6. Kredibilitas Aplikasi

Jika Anda memiliki beberapa pilihan aplikasi namun masih bingung untuk menentukan pilihan, Anda dapat mengecek kredibilitas aplikasi lewat ulasan pengguna lain via review/rating di play store. Dan untuk aplikasi keuangan bisnis, Anda juga dapat mengecek apakah ada perusahaan terkenal yang menggunakan aplikasi tersebut atau perusahaan dengan sektor yang sama dengan perusahaan Anda juga menggunakan aplikasi ini sehingga lebih meyakinkan Anda bahwa sistem ini terpercaya dan kredibel. Selain itu, tanyakan mengenai layanan bantuan yang bisa dihubungi apabila terjadi kendala setelah Anda membeli dan menggunakan aplikasi tersebut. Kemudahan akses customer support merupakan salah satu ciri program yang terpercaya.

7. Harga yang Sesuai Anggaran

Anda juga perlu mempertimbangkan harga dari aplikasi. Beberapa aplikasi keuangan, khususnya pribadi dapat digunakan secara gratis atau menyediakan paket upgrade berbayar. Cek apakah biaya yang ditawarkan sesuai dengan fitur yang ditawarkan dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Beberapa aplikasi keuangan bisnis bahkan menyediakan layanan untuk membuat fitur sesuai permintaan, namun harga yang ditawarkan juga tentunya akan sangat tinggi. Jangan sampai perusahaan Anda menjadi defisit karena membeli sistem aplikasi keuangan yang sangat mahal harganya. Oleh karena itu, pilihlah sistem yang fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan Anda namun harganya juga sesuai dengan budget Anda.

Software/Aplikasi Keuangan ECOUNT

ECOUNT ERP adalah salah satu software aplikasi keuangan ECOUNT menyediakan fitur pencatatan keuangan serta pengolahan data laporan keuangan yang dirancang untuk memudahkan perusahaan khususnya Usaha Kecil Menengah (UKM). Fitur-fitur dan layanan yang disediakan antara lain:

• Pengelolaan Utang/Piutang: ECOUNT menyediakan fitur khusus untuk mempermudah Anda melacak utang dan piutang yang outstanding atau belum dibayarkan. Selain itu, pengelolaan utang dan piutang ECOUNT terintegrasi dengan penjualan dan pembelian, sehingga memperlancar kerja antar divisi tanpa perlu sering-sering rapat untuk mencocokkan data.
• Kustomisasi Layar Input dan Laporan: ECOUNT dirancang untuk memenuhi kebutuhan dasar pencatatan transaksi perusahaan kecil menengah, sehingga Anda dapat dengan mudah menginput data. Anda juga dapat mengkustomisasi atau menambahkan kolom di layar input transaksi dan laporan sesuai kebutuhan Anda.
• Terhubung dengan Excel: Anda tidak perlu khawatir jika memiliki data transaksi dalam jumlah banyak karena ECOUNT menyediakan fitur web uploader untuk mengunggah data dalam format excel, dan sebaliknya mengkonversi laporan dari ECOUNT ke dalam format excel.
• Fitur Pengelolaan Anggaran: ECOUNT juga menyediakan fitur khusus untuk mengelola anggaran. Anda dapat mengatur kriteria penggunaan anggaran dan mendapatkan notifikasi pemberitahuan apabila pengeluaran yang Anda input melebihi budget dan memantau progress anggaran setiap saat.
• Keamanan Data: ECOUNT adalah software berbasis cloud dengan server penyimpanan di Amazon Web Service (AWS) yang memiliki tingkat aman yang tinggi dan memiliki sertifikasi ISO 27001 yang menjamin keamanan data pelanggan. Selain itu, meskipun ECOUNT dapat diakses dari berbagai perangkat, Anda dapat mengatur tingkat keamanan login perusahaan Anda untuk menjaga kerahasiaan data.
• Versi Web dan Mobile: Pengoperasian utama ECOUNT dilakukan di website PC, namun ECOUNT juga tersedia dalam versi mobile yang dapat di download di play store dan saling tersingkronisasi sehingga dapat diakses kapan pun di mana pun dan dalam perangkat apa pun.
• Integrasi dengan fitur lainnya: ECOUNT tidak hanya menyediakan fitur yang berkaitan dengan akuntansi dan keuangan, namun juga menyediakan fitur lainnya seperti inventory, penjualan, pembelian, penggajian, dll. dan saling terintegrasi.
• Harga yang Terjangkau: Salah satu keunggulan ECOUNT adalah menyediakan berbagai fitur dalam satu harga terjangkau. Anda tidak perlu khawatir dengan budget berlebih karena harga ECOUNT ramah di kantong.

Kesimpulan

Aplikasi keuangan menjadi salah satu kebutuhan di era digital saat ini untuk membantu pengguna mengelola keuangannya masing-masing, terutama yang memiliki kendala seperti sulit memantau pengeluaran dan pemasukan, atau merasa pengeluaran sangat besar tapi tidak tahu penyebabnya, dan lain-lain. Aplikasi keuangan hadir untuk membantu pencatatan dan pengelolaan keuangan yang otomatis dan ringkas, cocok untuk orang-orang yang memiliki tingkat kesibukan dan mobilitas yang tinggi. Tidak hanya individu, aplikasi keuangan juga digunakan untuk membantu pelaku usaha mengelola keuangan bisnis perusahaannya untuk membantu memantau arus kas dan analisis data yang digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan. Ketika memilih aplikasi keuangan, baiknya mempertimbangkan banyak hal mulai dari menentukan kebutuhan, pengecekan fitur, keamanan, harga, dan lain-lain agar tidak salah pilih terutama jika mencari aplikasi keuangan untuk perusahaan.