Mengapa Aplikasi Procurement? Apa Fungsinya untuk Perusahaan Anda Di era bisnis saat ini, proses pengadaan atau procurement bukan sekadar kegiatan memperoleh barang dan jasa, melainkan merupakan strategi krusial untuk memelihara efektifitas operasional serta mengendalikan pengeluaran perusahaan. Dimulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan penyedia, penyusunan purchase order, hingga persetujuan pembayaran, setiap tahap memerlukan sistem yang terorganisir dan transparan. Jika masih dilakukan secara manual, risiko kesalahan input data, keterlambatan, serta peningkatan biaya sangatlah tinggi. Inilah yang menjadi latar belakang mengapa banyak perusahaan kini beralih ke penggunaan aplikasi procurement.

Aplikasi ini tidak hanya mempercepat alur proses pengadaan, tetapi juga membantu perusahaan memantau anggaran, memastikan kepatuhan, dan menyediakan laporan waktu nyata yang akurat.

Apa Itu Aplikasi Procurement

Aplikasi Procurement adalah system yang digunakan untuk mengatur proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Sistem ini mempermudah pengajuan, persetujuan, hingga pemantauan transaksi dengan cara yang efisien dan transparan.

Aplikasi ini berfungsi untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi seluruh tahapan pengadaan, dari permintaan pembelian hingga pemilihan vendor. Untuk mengoptimalkan pengelolaan, Aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan solusi pengelolaan persediaan barang, sehingga pergerakan stok tercatat secara otomatis dan lebih mudah untuk diawasi.

Aplikasi pengadaan ini memungkinkan perusahaan untuk menggabungkan dan memantau setiap tahap proses procurement, mulai dari permintaan pembelian, pemilihan dan evaluasi vendor, manajemen kontrak, hingga pembuatan pesanan pembelian, dan proses penagihan.

Tujuan Aplikasi Procurement

Tujuan Aplikasi Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan serta pembelian barang kepada vendor. Umumnya, pembelian barang ini dilakukan melalui proses tender. Manfaat penggunaan aplikasi akan terlihat selama tahapan dalam pengadaan. Untuk mempermudah, berikut adalah langkah-langkah dalam aplikasi procurement dan tujuannya masing-masing:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pengguna bertugas untuk menginput data tersebut ke dalam aplikasi procurement ke dalam satu basis data, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian akan menyetorkan daftar itu. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang barang atau jasa yang akan di stock, serta memudahkan penentuan anggaran.

2. Persetujuan Supplier dan Buyer

Setelah kebutuhan barang atau jasa diketahui, langkah berikutnya adalah memilih supplier atau penjual. Aplikasi procurement memfasilitasi pengiriman dokumen permintaan langsung kepada pihak yang ditunjuk untuk mendapatkan persetujuan. Supplier yang sudah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuannya adalah untuk memperpendek waktu perusahaan dalam menghubungi supplier yang diinginkan, tanpa perlu menggunakan telepon atau email yang memakan waktu.

3. Pemesanan Barang atau Jasa

Aplikasi procurement dapat secara otomatis memesan barang sesuai dengan permintaan dari divisi pembelian. Tujuannya adalah untuk menghemat waktu dalam menghitung stok secara manual dan mempercepat proses penyusunan pemesanan yang biasanya dilakukan secara manual.

4. Pembayaran Lebih Mudah dan Proses Cepat

Tahap ini merupakan langkah terakhir dari proses pengadaan. Biasanya, sistem pembayaran tercantum dalam aplikasi procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau kredit. Keuntungan dari aplikasi procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika pembayaran dilakukan, laporan keuangan akan diperbarui secara otomatis. Tujuan dari tahap ini adalah untuk meningkatkan kredibilitas laporan keuangan dan mewujudkan akuntabilitas.

5.Evaluasi yang Lebih Efisien dan Mudah

Jangan lupa untuk melakukan evaluasi setelah transaksi selesai. Evaluasi bertujuan untuk mengidentifikasi apa yang kurang dan perlu diperbaiki dari transaksi sebelumnya. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses berikutnya, serta mendengarkan keluhan dari berbagai pihak, sehingga nantinya aplikasi procurement bisa memberikan manfaat bagi semua pihak. Dengan menerapkan aplikasi procurement, analisis data bisa dilakukan lebih cepat dan mudah.

Bagaimana Cara Kerjanya

Cara kerja aplikasi procurement memiliki beberapa tahapan yang perlu diperhatikan oleh penggunaan, berikut tahapan tersebut:

1. Penentuan Kebutuhan

Salah satu metode aplikasi procurement adalah melaksanakan penentuan kebutuhan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasi item-item apa saja yang diperlukan oleh sebuah perusahaan. Penentuan kebutuhan ini dapat dilakukan dalam database aplikasi procurement, sehingga pelaku bisnis dapat memperoleh gambaran terkait pengadaan barang dan penetapan anggarannya secara lebih jelas.

2. Proses Persetujuan

Metode aplikasi procurement selanjutnya adalah tahapan persetujuan atau verifikasi terhadap penyedia yang dijadikan tempat pengadaan barang. Langkah ini akan lebih mudah jika dilakukan dalam format digital, karena aplikasi procurement dapat mengalihkan proses verifikasi langsung kepada otoritas yang berwenang. Dengan demikian, proses persetujuan pun dapat berlangsung dengan lebih efisien.

3. Proses Pemesanan

Metode aplikasi procurement berikutnya adalah melakukan pengadaan barang yang dapat dilakukan secara otomatis. Meskipun demikian, pelaku bisnis perlu memeriksa barang yang akan dibeli terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.

4. Proses Pembayaran

Tahapan aplikasi procurement berikutnya adalah melaksanakan pembayaran. Tahapan ini juga dapat dilakukan secara digital, aplikasi procurement telah dilengkapi dengan sistem akuntansi. Dengan demikian, pihak pembeli dapat segera menerima faktur dari penyedia lebih cepat dan sistem juga akan menyimpannya secara otomatis.

5. Penyusunan Laporan

Terakhir, fungsi aplikasi procurement terkait dengan penyusunan laporan. Secara umum, aplikasi procurement memudahkan pelaku bisnis dalam menyusun laporan, karena setiap transaksi telah tercatat oleh sistem. Dengan demikian, pihak akuntan perusahaan dapat melakukan analisis transaksi dengan lebih mudah melalui basis data yang disediakan oleh aplikasi procurement

Kelebihan Aplikasi Procurement

1. Efisiensi Waktu dan Biaya

Aplikasi procurement mengurangi kebutuhan untuk penginputan manual dalam proses pengadaan, seperti pengisian formulir fisik, pengiriman dokumen, dan komunikasi melalui surat. Dengan aplikasi ini, proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan cepat dan efisien, menghemat waktu dan biaya operasional.

2. Aksesibilitas dan Transparansi

Aplikasi procurement memungkinkan pihak-pihak berkepentingan, seperti penyedia dan pihak berwenang, untuk mengakses informasi pengadaan secara real-time. Ini meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan, mengurangi risiko kecurangan, dan memungkinkan semua pihak untuk memantau status pengadaan dengan mudah.

3. Peningkatan Efisiensi Operasional

Aplikasi procurement memungkinkan otomatisasi beberapa tahap pengadaan, seperti pengajuan penawaran, evaluasi penyedia, dan manajemen kontrak. Dengan mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas administratif, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya untuk aktivitas yang lebih strategis.

4. Pengendalian Risiko

Dengan aplikasi procurement, perusahaan dapat menerapkan kontrol yang lebih ketat dalam proses pengadaan. Mereka dapat menetapkan aturan dan batasan tertentu dalam aplikasi, termasuk anggaran, persyaratan kepatuhan, dan persetujuan multilevel. Ini membantu mengurangi risiko penyalahgunaan dan memastikan standar perusahaan terjaga.

5. Penyederhanaan Audit

Dalam proses pengadaan tradisional, mengumpulkan dokumen terkait dan menyusun laporan audit bisa menjadi tugas yang rumit. Dengan aplikasi procurement, semua informasi yang relevan disimpan secara digital dan dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan, mempermudah proses audit dan pemantauan. Hampir semua sektor industri, mulai dari konstruksi, keuangan, hingga manufaktur, memerlukan aplikasi procurement karena aplikasi ini mampu membuat proses lebih cepat, mudah, dan hemat biaya.

Optimalisasi Procurement dengan ECOUNT ERP

Aplikasi Procurement akan sangat membantu pencatatan kegiatan transaksi di perusahaan, Dengan ECOUNT ERP, proses-proses procurement bisa dijalankan dengan satu aplikasi, berikut opsi yang kami berikan untuk membantu kegiatan procurement:

1. Fitur C Portal (Customer Portal) ECOUNT ERP

Fitur Customer Portal dalam Sistem ECOUNT ERP adalah platform berbasis web yang memungkinkan Client atau Customer sebuah perushaan untuk mengakses informasi bisnis secara langsung dan memberikan akses instan kepada Client / Customer. Dengan fitur ini, mengestimasi pembelian-pembelian akan lebih mudah dan akurat, stock akan terjaga dengan rapih dan mengurangi kemungkinan kekurangan / kelebihan inventory

2. Otomatis Menghitung Kebutuhan Pesanan

Apabila Anda melakukan pembelian yang tidak diperlukan, persediaan akan menumpuk di gudang, dan jika Anda tidak melakukan pengorderan tepat waktu, akan terjadi kekurangan persediaan, yang dapat mengganggu penjualan dan produksi. ECOUNT membantu memastikan persediaan yang tepat karena secara otomatis menghitung jumlah pesanan yang sesuai dengan keadaan berdasarkan persediaan yang akan diterima, stok aman, dan stok saat ini.

3. Memeriksa Detail Pesanan dengan Mudah

Semua pesanan dan rincian pembelian langsung tercatat dalam laporan. Detail yang terdokumentasi dapat diperiksa berdasarkan produk/tanggal pengiriman melalui berbagai laporan, dan rincian pesanan serta pembelian yang dilakukan dalam rentang waktu tertentu juga dapat dengan mudah dikenali.

4. Terkoneksi dengan Berbagai Tugas

Karyawan dapat langsung memasukkan permintaan pembelian barang yang diinginkan. Penanggung jawab pembelian memeriksa pesanan yang diajukan dan meminta penawaran dari pemasok. Ketika pemasok mencantumkan harga langsung dari email yang diterima, Anda dapat langsung memeriksanya via ECOUNT dan memilih harga terbaik. Terapkan harga satuan yang dipilih ke rincian pesanan, dan lanjutkan pembelian dengan mencari dari data pesanan. Proses di ECOUNT dapat terhubung satu sama lain seperti ini, mempermudah proses pembelian Anda.