Definisi, Manfaat, dan Fitur Warehouse Management System (WMS) untuk Perusahaan Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan operasi pergudangan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan akurasi dalam pengelolaan persediaan.

Pengertian Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System (WMS) adalah aplikasi perangkat lunak (software) yang digunakan untuk mengelola dan mengontrol operasi pergudangan secara efisien. Sistem ini berfungsi untuk memonitor dan mengatur berbagai proses seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan barang, hingga pengiriman produk ke pelanggan. Dengan menggunakan WMS, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengelolaan gudang mulai dari penerimaan barang sampai pengiriman produk dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, meningkatkan kecepatan pengiriman, serta meningkatkan akurasi data terkait inventaris.

WMS bekerja dengan cara mengintegrasikan berbagai fungsi di dalam gudang, mulai dari pengelolaan stok hingga pemrosesan transaksi secara real time. Sistem ini memungkinkan para manajer gudang untuk memantau pergerakan barang, mengelola ruang penyimpanan, serta melakukan pemantauan terhadap tingkat inventaris secara lebih efektif.

Fungsi Utama WMS

Proses pengelolaan gudang adalah salah satu hal yang penting dalam perusahaan. Tanpa adanya sistem khusus dalam pengelolaan stok gudang, masalah-masalah seperti kehilangan barang, kelebihan stok, proses pengemasan lama, stok yang selisih dan masalah lainnya dapat sering terjadi dan jika dibiarkan tentunya akan menghambat pertumbuhan bisnis perusahaan. Oleh karena itu WMS memiliki beberapa fungsi utama yang membantu perusahaan. Di antaranya adalah:

1. Memudahkan Pengecekan Saat Menerima Barang

WMS membantu dalam proses penerimaan barang, mulai dari pencatatan barang yang masuk hingga pengecekan kelengkapan dan kualitas produk. Sistem ini memudahkan perusahaan untuk melakukan pengecekan barang secara lebih terstruktur dan otomatis.

2. Efisiensi Penyimpanan Barang

Atur lokasi penyimpanan barang setelah diterima dengan menggunakan fitur WMS. Anda dapat mendaftarkan dan mengatur lokasi gudang dan rak sehingga nantinya dapat dicari dengan mudah lewat WMS.

3. Memudahkan Proses Pengambilan dan Pengiriman Barang

WMS mendukung proses picking atau pengambilan barang berdasarkan pesanan pelanggan. Sistem ini mengatur urutan pengambilan barang untuk meminimalkan waktu dan tenaga yang dibutuhkan.

4. Pemantauan Inventaris Real Time

WMS memungkinkan pemantauan tingkat persediaan secara real-time, membantu manajer gudang untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia, barang yang perlu dipesan, dan yang perlu dikirimkan.

5. Pengiriman dan Distribusi Tepat Waktu

Sistem ini membantu dalam mengatur pengiriman barang ke pelanggan dengan memastikan barang yang dikirim tepat waktu dan sesuai dengan pesanan.

Kapan Perusahaan Anda Butuh Menggunakan WMS?

Perusahaan Anda mungkin perlu menggunakan Warehouse Management System (WMS) jika menghadapi masalah-masalah seperti berikut:

• Perusahaan yang memiliki jumlah transaksi gudang yang tinggi, seperti banyaknya pengiriman barang atau pelanggan yang menuntut pengiriman pesanan yang cepat dan akurat dan harus diproses setiap harinya.
• Sering menghadapi masalah terkait kesalahan pencatatan stok, misalnya salah mencatat penempatan stok gudang, salah menghitung stok karena pencatatan manual sehingga menyebabkan stok kurang dan berlebih.
• Kesulitan mengelola bermacam-macam barang dan ruang penyimpanan di gudang secara efisien yang menyebabkan proses pengambilan dan pengiriman barang memakan waktu yang lama.
• Merasa sistem pengelolaan barang yang dijalankan saat ini kurang efektif dan menginginkan peningkatan yang signifikan.

Manfaat dan Keuntungan WMS untuk Perusahaan

Warehouse Management System (WMS) menawarkan berbagai manfaat yang dapat mendukung kinerja perusahaan dalam mengelola operasi pergudangan dan menyelesaikan kendala yang disebutkan sebelumnya. Beberapa keuntungan menggunakan WMS untuk perusahaan sebagai berikut:

1. Peningkatan Kecepatan dan Efisiensi

WMS membantu mengotomatisasi banyak proses di gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman. Dengan proses yang lebih terstruktur dan cepat, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi sehingga proses keluar masuk barang menjadi lebih efisien.

2. Mengurangi Kesalahan Pencatatan

Dengan menggunakan WMS, alokasi penyimpanan barang dan pencatatan persediaan dapat dilakukan sistematis dan data langsung diolah oleh sistem sehingga mengurangi kesalahan penghitungan stok. Dan juga, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok. Pemantauan inventaris secara real time memungkinkan perusahaan untuk selalu mengetahui jumlah stok yang tersedia.

3. Pengurangan Biaya

Dengan pengelolaan ruang penyimpanan yang lebih efisien, WMS membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan. Selain itu, pengelolaan inventaris yang lebih baik juga dapat mengurangi biaya terkait stok berlebih atau kekurangan stok.

4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

WMS mempercepat proses pemenuhan pesanan dan pengiriman produk, sehingga pelanggan menerima barang dengan lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dan loyalitas mereka terhadap perusahaan.

5. Laporan dan Analisis yang Lebih Baik

WMS menyediakan laporan seperti laporan saldo stok, rencana pembelian, dan rencana pengiriman yang memudahkan manajer gudang untuk melakukan analisa dan membuat keputusan yang lebih baik.

Fitur WMS ECOUNT ERP

ECOUNT ERP adalah solusi perangkat lunak yang mengintegrasikan sistem manajemen gudang (WMS) dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Berikut adalah beberapa fitur utama dari WMS ECOUNT ERP yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola operasi pergudangan:

1. Fitur WMS

ECOUNT menyediakan fitur khusus WMS yang memungkinkan Anda mendaftarkan gudang dan area-area di dalam gudang sehingga Anda dapat dengan mudah menentukan lokasi barang yang diterima maupun yang akan dikirim dengan detail.

2. Kelola Persediaan Otomatis dan Real Time

Anda dapat langsung mengecek laporan stok terkini dari beberapa gudang sekaligus secara real time dan otomatis setiap saat, kapan pun, di mana pun Anda berada.

3. Barcode

Anda dapat menginput stok Anda dengan menggunakan barcode untuk mempercepat proses pergerakan stok. Anda dapat membuat nomor Barcode dan mencetaknya lewat ECOUNT dan selanjutnya Anda hanya perlu memindai barcode stok barang di gudang untuk memproses barang yang masuk dan keluar.

4. No. Serial atau No. Lot

ECOUNT juga menyediakan fitur no. seri atau no. lot Untuk mempermudah pengelolaan barang yang memiliki no. batch produksi atau tanggal kedaluwarsa.

5. Terhubung dengan Fitur Lainnya

Salah satu kelebihan ECOUNT adalah, menyediakan semua fitur – stok, akuntansi, penggajian dalam satu harga terjangkau. Data transaksi gudang Anda dapat terhubung dengan fitur akuntansi juga sehingga mempermudah alur proses keseluruhan perusahaan.

6. Pengaturan Stok Aman

Notif pemberitahuan akan muncul jika jumlah stok kurang dari jumlah stok aman (safety stock). Anda dapat mengatur batasan jumlah stok aman sesuai dengan kebutuhan Anda dan menerima laporan jika terdapat stok yang mendekati jumlah aman.