Would you like to visit another country's site?

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dùng ERP?

THÚC ĐẨY THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP

EXCEL

Nhiều công ty vừa và nhỏ sử dụng Excel để quản lý, tuy nhiên phương thức này lại mang đến nhiều bất cập cho doanh nghiệp.
Ngoài việc dễ bị thiếu sót thông tin, nhập liệu sai, khó khăn trong việc quản lý nhân sự nghỉ phép, v.v.. thì bảng biểu Excel ngày trở nên phức tạp và thách thức doanh nghiệp khi quy mô công ty ngày càng mở rộng.

Bất cập khi sử dụng phần mềm độc lập cho các phòng ban

Bất cập khi các phòng ban kế toán, thu mua và bán hàng phải nhập liệu nhiều lần lên các phần mềm quản lý riêng lẻ hoặc qua Excel. Gây lãng phí vô số thời gian và giảm hiệu suất làm việc nghiêm trọng. Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ tiềm ẩn khi số liệu ở các phòng ban không khớp, ảnh hưởng đến số liệu của toàn hệ thống.

Phần mềm ERP

Tuy đã đầu tư nhiều chi phí để áp dụng và triển khai phần mềm ERP, nhưng hệ thống vẫn không giải quyết được vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp.
Do đó, hầu hết các doanh nghiệp sẽ quay trở lại với phương thức truyền thống sau khoảng 5 năm sử dụng.
Lí do cho quyết định này là vì phần mềm sử dụng chưa đáp ứng được các nhu cầu của công ty, cứng nhắc trong việc điều chỉnh hoặc thay đổi theo nhu cầu công việc, công ty cung cấp phần mềm giải thể, lỗi cơ sở dữ liệu, chi phí bảo trì đắt đỏ, v.v..

Đó là lí do mà doanh nghiệp cần phải chọn lựa phần mềm ERP đáp ứng 3 tiêu chí: Hiệu quả - Đáng tin cậy - Chi phí hợp lý

Phần mềm ERP

HIỆU QUẢ KHI SỬ DỤNG MỘT HỆ THỐNG ERP PHÙ HỢP

Thao tác đơn giản, dễ dàng

  • Mọi chi tiết nhập liệu lên phần mềm ERP được phản ánh lên báo cáo tự động theo thời gian thực.
    Ví dụ: Khi nhập phiếu bán hàng, thông tin này sẽ được cập nhật ngay lên báo cáo của hệ thống theo thời gian thực giúp dễ dàng nắm bắt tình hình doanh thu hiện tại. Ngoài ra, công nợ của khách cũng được cập nhật theo mà không cần tái nhập liệu lên hệ thống.
  • Dễ dàng kiểm tra báo cáo và dữ liệu bằng cách truy cập vào phần mềm ERP.
    Thay vì mở các file Excel để tìm thông tin mong muốn, có thể dễ dàng tìm kiếm mọi dữ liệu trong hệ thống ERP. Giảm thiểu thời gian chờ đợi và gửi email qua lại giữa các phòng ban để tìm kiếm thông tin cần thiết.
  • Hệ thống ERP online cho phép truy cập ở bất cứ đâu. Do đó có thể truy cập qua điện thoại hoặc máy tính bảng một cách nhanh chóng khi cần giải quyết công việc gấp.

Linh hoạt tùy chỉnh theo đặc thù từng công ty

  • Thiết lập và cài đặt theo phạm vi công việc cho từng bộ phận, chức vụ. Phân quyền chi tiết theo từng người dùng, phòng ban (quyền truy cập menu, xóa hoặc sửa dữ liệu, v.v..) để bảo mật thông tin nội bộ.
  • Ứng dụng khi quy trình quản lý có sự thay đổi. Một phần mềm ERP hiệu quả phải cung cấp đầy đủ tính năng và cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu mong muốn. Tại ECOUNT, có thể mở rộng thêm các menu như Kế toán, Nhân sự v,v khi phát sinh thêm nhu cầu sử dụng ngoài module Kiểm kê hiện tại.

Giao thoa giữa công việc và hệ thống ERP

  • ERP chứa đựng tất cả các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
    Do đó, phần mềm ERP rất hữu ích khi quy mô công ty phát triển thêm và cần có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau.
    Chỉ với một hệ thống ERP, tất cả mọi dữ liệu được kết nối và xử lí hiệu quả.
    Giảm thiểu tình trạng nhập sai hoặc thiếu sót trong quy trình làm việc.
  • Khi nhập đơn đặt hàng vào menu Bán hàng, có thể tiến hành luôn việc mua hàng hay sản xuất bằng cách dẫn nhập chi tiết đó vào menu Mua hàng/Sản xuất.
    Nhân viên bán hàng đang tư vấn với khách hàng có thể chốt thời gian giao hàng nhanh chóng nhờ kiểm tra được tình hình thành phẩm sản xuất bằng ứng dụng ERP trên điện thoại.
    Chi tiết nhân viên bán hàng đã nhập sẽ được phản ánh tự động vào sổ sách kế toán để phát hành hóa đơn thuế.
    Chi tiết giao nhận hàng và hóa đơn cũng được ghi lại theo từng khách hàng, dễ dàng theo dõi, quản lý công nợ theo thời gian thực.
  • Không còn lo ngại khi nhân viên nghỉ việc đột xuất.
    Dữ liệu đã nhập vào ERP luôn được duy trì nguyên trạng nên chỉ cần tìm kiếm trực tiếp và xem dữ liệu.
    Trường hợp đối với chi tiết giao dịch trước đó ở khách hàng, nếu chỉ cần kiểm tra báo cáo có liên quan là có thể xem dễ dàng.
    Vì như vậy nên cho dù nhân viên có mới vào hay nghỉ thì công việc vẫn có thể tiến hành không trở ngại.
    Tất cả có thể thực hiện nhanh chóng với phần mềm quản lý doanh nghiệp.
  • ERP có mọi tính năng quản trị mà doanh nghiệp cần. Do đó, phần mềm ERP trở nên hữu ích hơn khi quy mô công ty được mở rộng và cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Chỉ với một hệ thống ERP, mọi khâu quản lý được giám sát kĩ càng, tránh tình trạng trùng và thiếu sót dữ liệu.
  • Hệ thống dữ liệu đồng nhất. Có thể kế thừa dữ liệu bán hàng qua menu mua hàng và sản xuất nhanh chóng. Nhân viên bán hàng dễ dàng đưa ra quyết định chốt đơn kịp thời sau khi kiểm tra tình hình sản xuất qua ứng dụng ERP trên điện thoại. Đơn hàng sau khi được chốt sẽ được cập nhật lên hệ thống và bộ phận kế toán có thể tạo hóa đơn bán hàng ngay lập tức. Việc quản lý công nợ của khách hàng trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn khi mọi thông tin dữ liệu được cập nhật và chia sẻ liên tục.
  • Ngay cả khi nhân viên đột xuất xin nghỉ việc mà không bàn giao? Doanh nghiệp không cần phải lo lắng vì mọi thông tin được nhập lên hệ thống ERP đều được bảo lưu và có thể tìm kiếm nhanh chóng. Do đó, vẫn có thể kiểm tra báo cáo và các chi tiết giao dịch trước đây dù có thay đổi nhân sự đột ngột. Các phòng ban vẫn có thể tiếp tục công việc của mình mà không lo bị ảnh hưởng.