Chi phí triển khai ERP: Doanh nghiệp cần biết gì? Chi phí triển khai ERP không có mức cố định mà sẽ thay đổi tùy theo quy mô doanh nghiệp, mức độ tùy chỉnh và mô hình triển khai. Để tối ưu ngân sách đầu tư, doanh nghiệp cần nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí. Hãy cùng ECOUNT tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

ERP có giá bao nhiêu? Có nên dùng phần mềm ERP miễn phí 

Chi phí triển khai phần mềm ERP thường không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, phạm vi chức năng và mức giá của từng nhà cung cấp,...
Theo Panorama Consulting (2023), một số chi phí ẩn thường gặp trong quá trình áp dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp bao gồm:​

• Quản lý thay đổi tổ chức (OCM): Chi phí liên quan đến đào tạo người dùng, truyền thông nội bộ và quản lý sự kháng cự đối với hệ thống mới.​
• Chi phí phát sinh: Thiết lập quỹ dự phòng để xử lý các chi phí phát sinh ngoài dự kiến, giúp duy trì tiến độ và ngân sách dự án. ​

Cũng theo báo cáo từ kết quả khảo sát của đơn vị này năm 2022, chi phí trung bình cho mỗi người dùng trong một dự án ERP dao động từ 8.500 - 9.000 USD trong 5 năm.
Do đó, tổng chi phí đầu tư hàng năm cho ERP của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (quy mô 10-100 nhân) có thể ước tính khoảng 18.000 đến 200.000 USD.
Còn đối với các tập đoàn lớn có nhiều chi nhánh hay công ty con, chi phí triển khai và ứng dụng ERP có thể lên đến hàng triệu USD/ năm.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đây thực sự là một khoản đầu tư đáng cân nhắc. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp tìm đến các giải pháp ERP miễn phí hoặc mã nguồn mở nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản. Tuy nhiên, các giải pháp ERP miễn phí thường yêu cầu đội ngũ có chuyên môn kỹ thuật để tùy chỉnh và bảo trì hệ thống. Ngoài ra, so với các phần mềm ERP trả phí, các phiên bản miễn phí có thể hạn chế về tính năng nâng cao và khả năng tự động hóa, gây khó khăn trong việc mở rộng và tối ưu vận hành.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai phần mềm ERP

Để lập kế hoạch ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét:

1. Quy mô và đặc thù của doanh nghiệp

Chi phí triển khai phần mềm ERP phụ thuộc đáng kể vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Các tập đoàn lớn, doanh nghiệp đa chi nhánh hoặc hoạt động trên nhiều quốc gia thường yêu cầu một hệ thống ERP toàn diện và tự động hóa. Đồng nghĩa với mức đầu tư cũng sẽ lớn hơn để đảm bảo hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu quản lý.

Ngược lại, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và số lượng nhân sự ít có thể lựa chọn các giải pháp ERP đơn giản, tích hợp sẵn nhiều tính năng cơ bản, giúp tiết kiệm chi phí triển khai.

Ngoài ra, một số ngành như sản xuất, logistics hay bán lẻ có yêu cầu quản lý đặc thù, đòi hỏi hệ thống ERP phải tích hợp các tính năng chuyên biệt. Điều này khiến chi phí triển khai cao hơn so với các ngành dịch vụ hoặc thương mại, nơi nhu cầu quản lý thường ít phức tạp hơn.

2. Mức độ tùy chỉnh yêu cầu

Mức độ tùy chỉnh hệ thống là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Việc tinh chỉnh và thiết lập trước khi áp dụng thực tế giúp doanh nghiệp vận hành phần mềm hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa quy trình hiện có. Dựa trên nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể cân nhắc các lựa chọn sau:

• ERP tiêu chuẩn: Nếu doanh nghiệp có thể sử dụng các chức năng mặc định mà không cần tùy chỉnh, chi phí triển khai sẽ thấp hơn.
• ERP tùy chỉnh: Khi doanh nghiệp cần bổ sung tính năng đặc thù hoặc điều chỉnh quy trình sẵn có, nhà cung cấp sẽ phải phát triển các module riêng, làm tăng đáng kể chi phí.
• Tích hợp quy trình đặc biệt: Với những doanh nghiệp có mô hình vận hành phức tạp, không thể áp dụng quy trình chung, mức đầu tư cho việc tùy chỉnh phần mềm ERP sẽ nhiều hơn.

3. Hình thức triển khai ERP

Phương thức triển khai phần mềm ERP cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách đầu tư cho giải pháp này. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên ngân sách, yêu cầu bảo mật và chiến lược phát triển để lựa chọn mô hình phù hợp.

• On-Premise ERP: Đây là mô hình triển khai tại chỗ, yêu cầu doanh nghiệp đầu tư vào hạ tầng máy chủ, phí phát triển phần mềm và chi phí bảo trì. Vì là hình thức mua trọn gói, chi phí ban đầu thường cao nhưng về lâu dài sẽ không phát sinh phí duy trì hàng tháng. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp cần mức độ tùy chỉnh cao và muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống.
• Cloud/SaaS ERP: Khác với On-Premise, mô hình Cloud ERP không đòi hỏi đầu tư máy chủ vật lý, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí ban đầu. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán theo hình thức thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm, giúp dễ dàng quản lý ngân sách. Ngoài ra, thời gian triển khai ERP đám mây nhanh hơn, giúp doanh nghiệp sớm ứng dụng ERP vào vận hành thực tế.

4. Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có

Việc đảm bảo ERP kết nối và đồng bộ trực tiếp với hệ thống hiện có giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tránh phân tán dữ liệu rời rạc. Vậy nên tích hợp hệ thống ERP với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí triển khai ERP. Tuy nhiên, mức phí cho việc liên kết ERP sẽ biến động tùy theo mức độ phức tạp của quá trình tích hợp.

Những loại chi phí chính trong quá trình triển khai ERP

Phần mềm ERP là giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể nhờ khả năng tích hợp nhiều phân hệ ưu việt, hỗ trợ tối ưu quy trình và cải tiến hiệu suất kinh doanh. Để triển khai giải pháp ERP thành công, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ từng loại chi phí liên quan. Điều này giúp dự trù nguồn ngân sách phù hợp và tránh các khoản phát sinh không mong muốn.

Phí bản quyền phần mềm

Chi phí bản quyền phần mềm là khoản đầu tư cơ bản để doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống ERP. Đây là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí triển khai. Thông thường, mức phí này phụ thuộc vào mô hình triển khai mà doanh nghiệp lựa chọn:

• Triển khai ERP On-Premise (cài đặt tại chỗ): Doanh nghiệp cần mua giấy phép vĩnh viễn và đầu tư vào phần cứng để vận hành hệ thống. Mặc dù chi phí ban đầu cao, nhưng về lâu dài doanh nghiệp sẽ sở hữu hệ thống nên tiết kiệm hơn.
• ERP Cloud (đám mây): Chi phí được tính theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng, giảm áp lực về bảo trì nhưng tổng chi phí có thể tăng theo thời gian.

Ngoài ra, chi phí triển khai hệ thống ERP còn phụ thuộc vào xuất xứ của phần mềm:

• ERP quốc tế: Giá cao hơn nhưng hệ thống quản lý được phát triển với công nghệ tiên tiến, hỗ trợ đa ngôn ngữ của mọi quốc gia và tích hợp nhiều tính năng nâng cao.
• ERP trong nước: Mức giá sử dụng sẽ thấp hơn, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt Nam, dễ triển khai và được hỗ trợ nhanh chóng. Các giải pháp ERP từ đơn vị cung cấp Việt Nam có thể ước chừng

Chi phí tùy chỉnh và mở rộng tính năng

Thông thường mỗi công ty sẽ có hình thức kinh doanh trong lĩnh vực có khác nhau nên phần mềm cần được tối ưu lại theo quy trình thực tế. Tuỳ vào chính sách của mỗi nhà cung cấp mà chi phí tùy chỉnh có thể chiếm tỷ trọng lớn hay nhỏ trong tổng ngân sách. Một số hình thức tùy chỉnh như:

• Tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ theo mô hình kinh doanh.
• Tùy chỉnh giao diện, mẫu biểu và báo cáo theo đặc thù kinh doanh.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển và tăng quy mô nhân sự việc nâng cấp phần mềm lên phiên bản tối ưu hơn hoặc bổ sung thêm các tính năng là điều cần thiết. Hạng mục mở rộng này bao gồm như thêm các phân hệ, tăng lượng người dùng hay thêm các tính năng mới để cải thiện hiệu suất.
Quá trình này sẽ tốn nhiều thời gian và nhân sự phối hợp thực hiện, vậy nên doanh nghiệp nên xem xét mức độ cần thiết và lợi ích của việc nâng cấp để tối ưu chi phí trong dài hạn.

Phí tích hợp với hệ thống hiện có

Nhiều doanh nghiệp có thể đã sử dụng nhiều phần mềm khác nhau trước khi triển khai ERP. Để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn, cần tích hợp ERP với các hệ thống này. Các khoản phí có thể bao gồm:

• Tích hợp với phần mềm kế toán để đồng bộ dữ liệu tài chính.
• Kết nối với CRM để quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả hơn.
• Liên kết với hệ thống sản xuất để kiểm soát tiến độ và nguyên vật liệu.

Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ khi có sự khác biệt về định dạng hoặc cấu trúc dữ liệu.
Nếu hệ thống hiện tại không tương thích với ERP, doanh nghiệp có thể cần phát triển API hoặc dùng song song với phần mềm trung gian, đây cũng là một loại phí làm tăng tổng ngân sách đầu tư cho ERP.

Chi phí đào tạo nhân viên sử dụng ERP

Đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của hệ thống ERP. Hầu hết nhà cung cấp đều hỗ trợ đào tạo miễn phí thông qua tài liệu, video hướng dẫn hoặc các buổi đào tạo trực tuyến.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp yêu cầu chương trình đào tạo chuyên sâu hoặc cá nhân hóa theo từng bộ phận, chi phí triển khai ERP có thể tăng lên. Một chương trình đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm chủ phần mềm ERP, tối ưu quy trình và nâng cao năng suất làm việc.

Chi phí bảo trì và hỗ trợ sau triển khai

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Việc đầu tư vào bảo trì giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống ERP và hạn chế rủi ro trong vận hành.
Với phần mềm ERP On-Premise, phí bảo trì thường chiếm từ 10-20% tổng chi phí phần mềm và được tính sau thời gian bảo hành. Chi phí bảo trì hệ thống ERP thường bao gồm:

• Cập nhật phần mềm: Nhà cung cấp phát hành các phiên bản mới để nâng cao hiệu suất và bảo mật.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Xử lý lỗi phát sinh, đảm bảo hệ thống vận hành liên tục.
• Nâng cấp tính năng: Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoặc điều chỉnh quy trình.

Bên cạnh đó, một số phần mềm ERP Cloud đã bao gồm khoản chi này trong giá dịch vụ sử dụng hàng tháng, năm. Đây cũng là giải pháp giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản chi phí trong quá trình vận hành. Ví dụ, ECOUNT ERP miễn phí hoàn toàn chi phí bảo trì và nâng cấp tính năng cho khách hàng trong suốt thời gian sử dụng. 

Lợi ích dài hạn khi triển khai ERP so với chi phí đầu tư ban đầu

Việc áp dụng ERP vào quản lý khiến doanh nghiệp phải chi một khoản ngân sách lớn, nhưng lợi ích mang lại có thể vượt xa chi phí. Nếu chỉ nhìn vào giá mà bỏ qua hiệu quả, doanh nghiệp có thể đánh mất cơ hội tối ưu quy trình và nâng cao cạnh tranh.

Tăng hiệu quả quản lý và vận hành

Một trong những giá trị lớn nhất của ERP là giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động từ kế toán, nhân sự, kho hàng đến sản xuất trên một hệ thống duy nhất. Nhờ sự tự động hóa và đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu công việc thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý thông tin.
Khi mọi bộ phận được kết nối liền mạch, quy trình vận hành trở nên trơn tru hơn, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và tối ưu năng suất làm việc.

Cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực

Tiết kiệm thời gian và nhân lực tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn khác nhau. Phần mềm ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn dựa trên các số liệu cụ thể, thay vì dựa vào phỏng đoán.
Ví dụ, hệ thống có thể cho thấy lượng hàng tồn thực tế, giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng nhanh chóng, tối ưu chi phí lưu kho.

Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp nào có hệ thống vận hành linh hoạt, quản lý hiệu quả và ra quyết định chính xác sẽ có lợi thế hơn hẳn. Việc tích hợp ERP vào quy trình quản lý giúp các tổ chức kiểm soát chi phí tốt hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Khi quy trình nội bộ được tối ưu, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh với thay đổi của thị trường, điều chỉnh chiến lược kinh doanh và nắm bắt cơ hội phát triển tốt hơn.

ECOUNT – Giải pháp ERP tối ưu chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành với chi phí hợp lý. ECOUNT ERP là đơn vị đem đến giải pháp ERP Cloud tối ưu nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Với chi phí chỉ 1.000.000 VNĐ/tháng, ECOUNT ERP cung cấp hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp đa chức năng, hỗ trợ tự động hóa để giảm thiểu sai sót và tối ưu thời gian vận hành. Giải pháp này giúp doanh nghiệp SMEs quản lý hiệu quả mọi quy trình cốt lõi, từ mua hàng, tồn kho, sản xuất đến tài chính, nhân sự và công việc.
Bên cạnh những tính năng ưu việt, doanh nghiệp lựa chọn triển khai phần mềm ERP ECOUNT còn nhận được nhiều lợi ích vượt trội:

• Rút ngắn thời gian triển khai: Khác với các phần mềm ERP truyền thống thường mất hàng tháng để hoàn thành, ECOUNT ERP có thể được triển khai chỉ trong vài ngày. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành thực tế, tối ưu hiệu suất làm việc.
• Miễn phí bảo trì và nâng cấp: Hệ thống luôn được cập nhật phiên bản mới nhất bởi đội ngũ phát triển của ECOUNT mà không phát sinh chi phí. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, không gián đoạn và luôn sở hữu nền tảng công nghệ tiên tiến nhất.
• Hỗ trợ xuyên suốt: Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, ECOUNT ERP cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến, giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.

Chi phí triển khai ERP là khoản đầu tư quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu và khả năng tài chính để đảm bảo hiệu quả lâu dài. Việc chọn đúng đối tác triển khai uy tín giúp tối ưu chi phí và giảm rủi ro trong quá trình vận hành.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm bản demo phần mềm miễn phí!