Top 4 loại phần mềm quản lý doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay
Trong bối cảnh thị trường nhiều biến động và chính sách tài chính kế toán liên tục thay đổi, các doanh nghiệp buộc phải nỗ lực thay đổi cách quản lý để thích ứng nhanh. Để làm được điều đó, công ty cần có công cụ hiện đại hỗ trợ quản lý và vận hành: từ kiểm soát chi phí, giám sát nhân sự đến theo dõi dòng tiền chính xác.
Trước đây, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý thông tin bằng Excel và quy trình thủ công, vừa tốn thời gian nhập liệu vừa dễ phát sinh sai sót, thiếu minh bạch dữ liệu. Chính vì vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp ngày càng trở thành công cụ thiết yếu, giúp CEO và nhà quản lý theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi với các chức năng hữu ích. Cùng ECOUNT khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
4 Loại phần mềm quản lý doanh nghiệp được ứng dụng rộng rãi
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là các hệ thống, phần mềm công nghệ được phát triển với khả năng tự động hóa và tối ưu các quy trình vận hành trong công ty từ bán hàng, kế toán, nhân sự, đến quản lý công việc.
Thay vì, doanh nghiệp phải xử lý và lưu trữ dữ liệu bằng phương pháp thủ công, phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp số hóa mọi nghiệp vụ, đảm bảo số liệu, báo cáo được cập nhật nhanh chóng và đồng bộ. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp tinh gọn bộ máy, gia tăng hiệu quả và tập trung nguồn lực cho tăng trưởng.
Các loại hệ thống quản lý doanh nghiệp phổ biến
1. Phần mềm ERP - Giải pháp quản lý toàn diện
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp và kết nối nhiều nghiệp vụ quan trọng của công ty trên một nền tảng duy nhất. Thay vì sử dụng các phần mềm rời rạc cho từng bộ phận, ERP chính là “bộ khung xương sống” của doanh nghiệp, giúp đảm bảo mọi hoạt động đều gắn kết và vận hành trơn tru.
Mục tiêu của ERP phản ánh ngay từ tên gọi:
- Enterprise chính là dành cho doanh nghiệp và tổ chức;
- Resource là tập trung vào quản lý nguồn lực như nhân sự, tài chính, máy móc, vật tư;
- Planning là giúp tổ chức hoạt động từ lập kế hoạch, phân bổ và giám sát việc sử dụng nguồn lực hiệu quả.
Các chức năng chính của ERP thường bao gồm:
- Quản lý tài chính – kế toán
- Quản lý bán hàng và mua hàng
- Quản lý kho và sản xuất
- Quản lý nhân sự
- Quản lý công việc và báo cáo
Hiện nay, ERP có hai hình thức triển khai phổ biến là on-premise (cài đặt tại máy chủ của doanh nghiệp) và cloud-based (sử dụng trực tuyến, vận hành linh hoạt và chi phí hợp lý).
2. Hệ thống CRM - Công cụ quản lý quan hệ khách hàng
Một loại hệ thống phổ biến khác là hỗ trợ trong quá trình vận hành quản trị doanh nghiệp đó là CRM (Customer Relationship Management). Đây là phần mềm chuyên dụng để quản lý và chăm sóc khách hàng. Khác với ERP là một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, CRM tập trung vào việc tối ưu mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng trong suốt vòng đời mua hàng.
Trên thị trường phần mềm hiện nay, hệ thống CRM thường được triển khai như một module trong ERP, hoặc sử dụng độc lập để phục vụ các bộ phận kinh doanh và marketing.
Các chức năng chính của một phần mềm CRM
- Quản lý thông tin khách hàng
- Theo dõi cơ hội bán hàng (leads) - Hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Phân tích dữ liệu khách hàng chính xác hơn.
3. Hệ thống HRM - Quản lý nhân lực
HRM (Human Resource Management) là hệ thống quản lý nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và tổ chức nguồn nhân lực một cách khoa học. Khác với hệ thống ERP tập trung vào hoạch định tổng thể, HRM tập trung vào yếu tố con người và các quy trình nhân sự. Các quy trình bao gồm hỗ trợ xử lý từ quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi chấm công, ngày phép, tính lương và phúc lợi đến đánh giá & phát triển nhân sự. Hiện nay, Phần mềm quản lý nhân sự có thể vận hành độc lập hoặc tích hợp trong ERP để liên kết dữ liệu nhân sự với tài chính, kế toán và các phòng ban khác.
4. Phần mềm quản lý kế toán
Phần mềm kế toán được xem là một hệ thống quản lý doanh nghiệp được ứng dụng khá phổ biến hiện nay. Phần mềm này hỗ trợ kế toán viên và nhà quản lý xử lý các nghiệp vụ tài chính nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Phần mềm cung cấp các chức năng như theo dõi và quản lý dòng tiền, thu chi, ngân sách, kiểm soát công nợ và lập báo cáo tài chính, tự động hóa ghi chép sổ sách,..
Tùy theo nhu cầu, phần mềm kế toán có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp trong hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu với các bộ phận khác như tiền lương, bán hàng và mua hàng.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp công ty bạn như thế nào?
Quản lý dữ liệu tập trung
Thay vì phân tán dữ liệu ở nhiều file Excel hay phần mềm rời rạc, phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP cho phép lưu trữ và quản lý thông tin tại một nền tảng duy nhất. Tất cả dữ liệu quan trọng như khách hàng, tồn kho, hợp đồng, sổ sách kế toán đều được đồng bộ và bảo mật. Đây sẽ là yếu tố giúp Ban giám đốc có thể đánh giá nhanh ra quyết định dựa vào số liệu minh bạch, cập nhật liên tục để điều hành.
Cải thiện giao tiếp và hợp tác nội bộ
Hệ thống quản lý doanh nghiệp đóng vai trò như một “trung tâm điều phối” giúp nhân viên ở các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn. Mọi người đều có quyền truy cập vào nguồn dữ liệu thống nhất, hạn chế tình trạng thông tin sai lệch và chậm trễ.
Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp các công cụ hỗ trợ như quản lý công việc, phê duyệt điện tử, nhắn tin và chia sẻ tài liệu, đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự làm việc từ xa. Nhờ vậy, sự gắn kết và đồng bộ chiến lược trong toàn bộ tổ chức được nâng cao rõ rệt.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Một lợi ích khác không thể bỏ qua là khả năng tối ưu chi phí. Thông qua việc tự động hóa quy trình và số hóa chứng từ, doanh nghiệp có thể giảm nhân sự nhập liệu, hạn chế chi phí in ấn và lưu kho giấy tờ. Việc lưu trữ dữ liệu trên nền tảng số cũng giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát lịch sử thao tác, giảm thiểu thất thoát.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai ERP đã cắt giảm đáng kể chi phí vận hành và dành nguồn lực cho hoạt động tăng trưởng.
Tăng độ chính xác dữ liệu
Những sai sót trong nhập liệu thủ công có thể ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo và các quyết định tài chính. Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa khâu ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, giúp giảm thiểu đáng kể lỗi nhập liệu. Số liệu được đảm bảo nhất quán giữa các phòng ban, đồng thời rút ngắn thời gian kiểm tra, đối soát.
Ví dụ, thay vì nhập hóa đơn thủ công, hệ thống ERP có thể tự động ghi nhận dựa trên dữ liệu bán hàng và tạo báo cáo chính xác chỉ trong vài giây.
Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Nếu các phần mềm đơn lẻ chỉ xử lý quy trình của một phòng ban, thì hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại được thiết kế để phát triển cùng doanh nghiệp. Bạn có thể bắt đầu với các module cơ bản như kế toán hoặc bán hàng, và không phải thay đổi toàn bộ phần mềm khi phát triển mà chỉ cần bổ sung thêm các nhóm chức năng khác.
Hệ thống cũng cho phép thiết lập quyền truy cập, quy trình và trường dữ liệu theo nhu cầu riêng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và duy trì sự ổn định.
Cần lưu ý gì khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp?
1. Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu quản lý
Một công ty 20 nhân sự sẽ có yêu cầu khác hẳn với doanh nghiệp 200 người, và nếu không đánh giá đúng, rất dễ chọn phải phần mềm quá phức tạp hoặc không đủ tính năng. Việc này giúp nhà quản lý tránh lãng phí và tập trung đầu tư vào giải pháp thực sự giải quyết được vấn đề của mình.
2. Cân nhắc hình thức triển khai
Với những công ty cần mức độ bảo mật cao và khả năng tùy chỉnh sâu, ERP on-premise có thể là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay ưu tiên ERP cloud vì chi phí hợp lý, dễ mở rộng, và đặc biệt có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi - ngay cả khi giám đốc đi công tác.
3. Đặc thù ngành nghề kinh doanh
Ngoài ra, mỗi ngành nghề lại có đặc thù riêng, vì vậy phần mềm nên có giải pháp phù hợp theo lĩnh vực. Doanh nghiệp xây dựng sẽ chú trọng vào quản lý dự án và hợp đồng, trong khi bán lẻ cần kiểm soát tồn kho và chuỗi cửa hàng. Lựa chọn giải pháp sát ngành nghề không chỉ giúp dễ áp dụng mà còn đảm bảo hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu triển khai.
4. Khả năng tích hợp của hệ thống
Phần mềm quản lý doanh nghiệp có khả kết nối được với các hệ thống khác giúp công ty dễ dàng đồng bộ dữ liệu qua lại và hạn chế nhập liệu trùng lặp. Ví dụ, khi ERP tích hợp với CRM, hóa đơn có thể được tự động phát hành ngay khi đơn hàng được xác nhận, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
5. Khả năng và tính mở rộng
Cuối cùng, hãy cân nhắc khả năng mở rộng trong tương lai. Một startup có thể chỉ cần các module kế toán và bán hàng, nhưng khi phát triển sẽ muốn bổ sung CRM hay HRM mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống. Chọn được phần mềm có thể đi cùng sự tăng trưởng lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và duy trì sự ổn định trong quản lý.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp cho mọi lĩnh vực và quy mô – ECOUNT ERP
Thấu hiểu, nỗi lo và vấn đề nan giải của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang loay hoay với hàng chục file Excel, giấy tờ thủ công và quy trình rời rạc. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ECOUNT ERP ra đời để giải quyết chính nỗi đau này, giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh chỉ trên một hệ thống duy nhất.
Với ECOUNT ERP, doanh nghiệp không cần bỏ ra chi phí lớn cho một phần mềm thiết kế riêng.
Chỉ 1.000.000 đồng/tháng, bạn có thể sử dụng trọn bộ tính năng cần thiết cho từng phòng ban, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động như :
- Quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả.
- Tối ưu quy trình và chi phí mua hàng.
- Kiểm soát nguyên vật liệu trong sản xuất, tiến trình sản xuất.
- Ghi nhận kế toán, phát hành hóa đơn điện tử và báo cáo tài chính đầy đủ.
- Quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học, tính lương tự động hàng tháng.
- Quản lý công việc nội bộ, phê duyệt chứng từ và tổ chức công việc hiệu quả.
Bên cạnh đó, phần mềm ERP ECOUNT còn cho phép bạn tinh chỉnh mẫu biểu, giao diện và phân quyền theo cách quản lý của riêng mình. Đồng thời, giải pháp của ECOUNT phù hợp với cả startup nhỏ đang tìm cách tối ưu chi phí, lẫn các doanh nghiệp đã mở rộng quy mô và cần quản lý nhiều chi nhánh.
Kết luận
Phần mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ kiểm soát chi phí, dòng tiền và nguồn lực, mà còn giúp CEO và nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về khái niệm, lợi ích và cách lựa chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của mình.
Bạn muốn thoát khỏi tình trạng rủi ro do quản lý thủ công, giảm chi phí vận hành và kiểm soát doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi?
Hãy trải nghiệm ngay ECOUNT ERP – phần mềm quản lý doanh nghiệp triển khai nhanh, toàn diện và chi phí hợp lý.