Phần mềm HRM: 5 lợi ích giúp HR giảm 50% nghiệp vụ thủ công

Các phòng nhân sự thường bị quá tải với hàng loạt nhiệm vụ hành chính lặp đi lặp lại như quản lý hồ sơ, tuyển dụng hay xử lý lương thưởng.
Theo báo cáo của Deloitte, có đến 57% thời gian của HR bị tiêu tốn cho các công việc có thể tự động hóa. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp số hóa quy trình, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và giữ chân nhân viên hiệu quả hơn.
Trong bài viết này, hãy cùng ECOUNT khám phá những khó khăn thường gặp trong công tác quản lý nhân sự và 5 lợi ích nổi bật khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự hiện đại.

Những bất cập trong quản lý nhân sự tại công ty vừa và nhỏ

Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), công tác quản lý nhân sự vẫn còn được thực hiện thủ công thông qua Google sheet, Excel hoặc phần mềm quản lý miễn phí. Dù có thể tiết kiệm chi phí ban đầu, phương pháp này lại tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót và tốn thời gian xử lý. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn tác động tiêu cực đến trải nghiệm của người lao động.
Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà bộ phận nhân sự tại SMEs thường gặp phải:

1. Quản lý thông tin nhân sự rời rạc

Nhiều doanh nghiệp SMEs hiện vẫn quản lý hồ sơ nhân sự bằng công cụ Excel, tuy là giải dễ sử dụng và quen thuộc nhưng lại bất cập khi cần tìm kiếm, cập nhật thay đổi hàng loạt và tổng hợp thông tin nhân viên. Đặc biệt là các doanh nghiệp phải quản lý nhiều loại hình nhân sự như part-time, full-time hay theo dự án. Bộ phận HR thường phải “gồng mình” phân tách và quản lý từng nhóm bằng nhiều tệp khác nhau. Do đó, việc kiểm soát dữ liệu cũng kém hiệu quả và làm cho công tác xử lý thủ tục hành chính của HR bị chậm trễ.
Ví dụ: Khi cần rà soát lịch sử công tác hay thông tin bảo hiểm xã hội của một nhân viên, người quản lý phải mở nhiều tệp khác nhau, gây chậm trễ trong xử lý và đưa ra quyết định.

2. Quy trình quản lý nhân sự không rõ ràng

Trong nhiều doanh nghiệp SMEs, quy trình quản lý nhân sự vẫn còn mang tính "đối phó tạm thời" và chưa khoa học. Các nghiệp vụ như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất hay xử lý kỷ luật thường được thực hiện không theo mẫu biểu rõ ràng hoặc quản lý dựa trên chủ quan cá nhân. Điều này dễ dẫn đến hiểu lầm và mâu thuẫn giữa người lao động và người quản lý.
Đặc biệt, tại các công ty chưa có bộ phận HR chuyên trách, công việc nhân sự thường do kế toán viên hoặc quản lý vận hành kiêm nhiệm. Khi phải quản lý đồng thời cả công việc tài chính và nhân sự, nguy cơ bỏ sót thủ tục pháp lý, xử lý sai quy trình là điều khó tránh khỏi. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sự hiệu quả trong quản trị nguồn lực, mà còn làm giảm mức độ hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp.

3. Khó theo dõi chấm công và tính lương

Quản lý công lương là hoạt động quan trọng hầu hết các nghiệp vụ nhân sự. Với quy mô nhân sự ngày càng tăng việc theo dõi chấm công, ngày nghỉ và tính lương trên Excel tiềm ẩn nhiều sai sót. Do phụ thuộc vào bảng tính thụ động, nhập liệu và thao tác thủ công. Điều này dễ gây tranh cãi về lương thưởng, ảnh hưởng đến tinh thần và sự hài lòng của nhân viên.

4. Chậm trễ trong việc chuẩn bị báo cáo

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện vẫn quản lý nhân sự theo cảm tính, thiếu hệ thống báo cáo rõ ràng. Do đó, việc tổng hợp và phân tích thông tin để lập báo cáo nhân sự trở nên phức tạp, tốn thời gian nhưng không đảm bảo sự chính xác. Điều này cản trở ban lãnh đạo trong việc hoạch định và tối ưu chính sách đãi ngộ hay khó đưa ra quyết định đúng thời điểm.

5. Nhân sự “chìm” trong áp lực và dễ mắc sai sót

Mỗi ngày HR phải xử lý hàng chục đầu việc mỗi ngày – từ nhập liệu hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, đến việc cập nhật chính sách nội bộ. Những thao tác này thường được thực hiện thủ công, lặp đi lặp lại, không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót.
Một lỗi nhỏ trong việc điền thông tin hoặc cập nhật dữ liệu có thể khiến cả quy trình phải rà soát lại, in ấn lại, gây tốn kém chi phí và trì hoãn tiến độ công việc. Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều nhưng không có công cụ hỗ trợ, áp lực tích tụ khiến bộ phận HR dễ rơi vào tình trạng quá tải. Từ đó thiếu đi năng lượng và mất dần sự nhiệt huyết trong sứ mệnh phát triển con người cho tổ chức.

Trước áp lực ngày càng lớn từ việc quản lý nhân sự thủ công, doanh nghiệp không thể tiếp tục phụ thuộc vào quy trình rời rạc và tốn kém thời gian như trước. Đã đến lúc cần một giải pháp tự động hóa nghiệp vụ HR để tinh gọn bộ máy hành chính, giảm tải công việc lặp lại và tránh sai sót không đáng có.

Tự động hóa nghiệp vụ HR là gì? Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự (HRM) chuyên nghiệp

Tự động hóa HR là việc ứng dụng công nghệ và phần mềm để xử lý các tác vụ hành chính lặp lại như nhập liệu, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, hay cập nhật thông tin nhân sự. Đây là xu hướng quản trị hiện đại giúp giảm áp lực công việc cho bộ phận nhân sự, đồng thời tăng tính chính xác và hiệu suất công việc. Theo khảo sát của Deloitte, 56% doanh nghiệp đã áp dụng tự động hóa vào quy trình HR và ghi nhận tăng 30% năng suất. Đây chính là bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và phát triển bền vững.
Thay vì mất hàng giờ cho các bảng tính thủ công, đội ngũ nhân sự có thể chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến. Một trong nhưng phần mềm phổ biến trên thị trường đó là ECOUNT ERP – giải pháp ERP tích hợp quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp sản xuất và thương mại lựa chọn. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ quy trình như quản lý hợp đồng, tính lương hay thiết lập thông báo, nhắc nhở tự động. Đồng thời, bộ phận HR dễ dàng làm việc với các phòng ban khác, ban giám đốc và người lao động trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian gửi mail hay phải trao đổi trực tiếp.

5 Lợi ích của phần HRM mang lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong bối cảnh doanh nghiệp không ngừng mở rộng và chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả, tính chính xác và sự minh bạch trong toàn bộ quá trình quản lý nhân sự

1. Báo cáo cập nhật tự động và đảm bảo chính xác

Báo cáo nhân sự là cơ sở quan trọng để Ban giám đốc ra quyết định và hoạch định nguồn lực hiệu quả. Vậy nên các dữ liệu về tình hình nhân viên, lương thưởng hay ngày nghỉ phép đều được hệ thống HRM tự động tổng hợp thành các báo cáo chuyên môn rõ ràng và chính xác. Đặc biệt, các báo cáo được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo nhanh chóng đưa ra quyết định chiến lược đúng lúc.Nhờ đó, HR không cần xử lý hàng trăm bảng tính thủ công mỗi tháng, giúp giảm tải áp lực và nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Tối ưu quy trình hành chính nhân sự

Tối ưu quy trình hành chính nhân sự không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên. Theo báo cáo của SHRM, 68% nhân viên có trải nghiệm tích cực tại nơi làm việc ít có khả năng rời bỏ công ty hơn so với những người không hài lòng.
Với phần mềm HRM, các quy trình như xin nghỉ phép, đăng ký tăng ca hay quản lý tính lương thưởng được số hóa và tự động hóa. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu trực tuyến và nhận phản hồi nhanh chóng. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tăng tốc độ xử lý công việc, góp phần tạo nên môi trường làm việc hiệu quả và minh bạch.

3. Quản lý tập trung cơ sở dữ liệu

Một trong những thách thức lớn của HR là lưu trữ thông tin rải rác và thiếu bảo mật. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp ERP giúp tập trung toàn bộ dữ liệu theo cơ chế vận hành All-in-one. Ngoài ra, hệ thống này có có bảo mật tốt, phân quyền theo trách nhiệm giúp giảm thiểu nguy cơ thất lạc hay truy cập trái phép. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể quản lý các thông tin nhạy cảm như hồ sơ nhân sự, bảng lương hay hợp đồng một cách chặt chẽ và tuân thủ quy định bảo mật thông tin giữa 2 bên. Điều này mang lại cảm giác an tâm cho cả doanh nghiệp và người lao động.

4. Quản lý hồ sơ nhân sự linh hoạt

Việc lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân sự thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn hay xảy ra sai sót. Với phần mềm quản lý nhân sự online, doanh nghiệp có thể theo dõi, điều chỉnh thông tin cá nhân, hợp đồng hay chế độ đãi ngộ của nhân viên một cách linh hoạt, chỉ bằng vài thao tác đơn giản.
Tính năng cập nhật hàng loạt còn giúp tiết kiệm đáng kể công sức, nhất là khi có thay đổi chính sách hoặc sắp xếp lại phòng ban. Nhờ vậy, bộ phận HR không chỉ giảm áp lực mà còn tập trung hơn vào công việc mang tính chiến lược.

5. Tiết kiệm chi phí vận hành một cách hiệu quả

Sử dụng phần mềm hiện đại trong quản lý nhân sự là một lựa chọn đầu tư chiến lược, giúp bộ phận HR giảm tải công việc và tối ưu hóa đội ngũ phụ trách nhân sự nhờ khả năng tự động hóa linh hoạt. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí vận hành mà còn gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số và xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Phần mềm quản lý nhân sự và tính lương ERP mang đến khả năng quản trị tập trung, theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi và nâng cao năng lực quản trị lâu dài cho doanh nghiệp.

Kết luận

Trong thời kỳ chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý nhân sự thủ công không còn phù hợp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp hiện đại. Mặc dù không sai, nhưng cách làm truyền thống này sẽ tạo ra các rào cản như quy trình xử lý chậm, sai sót đến mất dữ liệu và hiệu suất làm việc thấp. Đây là lúc các doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm quản lý nhân sự tối ưu như ECOUNT ERP. Với khả năng tự động hóa, nền tảng quản lý nhân sự trực tuyến này không chỉ giúp giảm áp lực công việc cho HR mà còn góp phần xây dựng một văn hóa làm việc hiện đại – hiệu quả – tối ưu chi phí. Từ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương cho đến báo cáo – tất cả được xử lý nhanh chóng và minh bạch trong một hệ thống duy nhất. Trải nghiệm ngay bản demo báo cáo nhân sự chuyên nghiệp với ECOUNT! Giải pháp HRM thông minh giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao sự chuyên nghiệp trong quản lý doanh nghiệp.