5 Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên sử dụng
phần mềm ERP

Quản trị một doanh nghiệp đang phát triển luôn đòi hỏi sự đồng bộ giữa nhiều bộ phận và quy trình. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp đang đối mặt với thực trạng: bộ phận kế toán mất nhiều thời gian đối chiếu dữ liệu cuối tháng, đội ngũ bán hàng thiếu thông tin tồn kho chính xác, các quy trình phê duyệt diễn ra chậm chạp.
Các vấn đề đau đầu này cũng đang diễn ra tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Đây chính là những tín hiệu quan trọng cho thấy doanh nghiệp cần có một hệ thống quản trị tổng thể . Cùng ECOUNT tìm hiểu chi tiết về các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning)

5 Dấu hiệu "đỏ" trong quản lý doanh nghiệp & cách ERP giải quyết

Dấu hiệu 1. Dữ liệu bị phân mảnh, quản lý phức tạp

Doanh nghiệp của bạn có đang rơi vào tình huống này: phòng kế toán dùng một phần mềm riêng, kho hàng quản lý trên hệ thống khác, bán hàng và nhân sự lại có công cụ riêng? Ban đầu, mỗi phần mềm có thể giải quyết tốt một mảng công việc. Nhưng khi muốn kiểm soát tổng thể và động bộ hơn thì khá khó để tổ chức quy trình quản lý thông tin, dữ liệu vì:

• Nhân viên phải nhập liệu nhiều lần trên các nền tảng khác nhau
• Số liệu không đồng bộ, báo cáo dễ sai sót
• Chi phí bảo trì, tích hợp hệ thống ngày càng cao
• Lãnh đạo khó ra quyết định vì không có một báo cáo bao quát

Để giải quyết vấn đề trên, phần mềm ERP giúp tích hợp toàn bộ quy trình từ mua hàng, bán hàng, quản lý tồn kho, kế toán, sản xuất đến nhân sự trên một nền tảng thống nhất. Mọi bộ phận làm việc với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, cho phép lãnh đạo doanh nghiệp tiếp cận báo cáo tổng thể chỉ với một lần đăng nhập.

Dấu hiệu 2. Quản lý tồn kho thiếu chính xác

Doanh nghiệp của bạn có gặp tình huống này? Nhân viên kinh doanh đang gặp khách, khách muốn đặt thêm hàng nhưng phải nhắn Zalo hoặc gọi điện về kho để hỏi số lượng. Vừa mất thời gian, vừa thiếu chuyên nghiệp.
Hoặc có khi khách liên hệ báo giá, kie tra file quản lý tồn kho thì vẫn đủ hàng, nhưng kiểm tra thực tế lại thiếu. Ngược lại, hàng vừa nhập về đầy kho nhưng dữ liệu vẫn hiển thị “hết hàng”, khiến đơn hàng gấp bị bỏ lỡ.
Nguyên nhân thường đến từ việc quản lý thủ công hoặc phần mềm cục bộ, không cập nhật tức thời, dẫn đến:

• Thông tin tồn kho không được cập nhật đồng bộ
• Cam kết giao hàng thiếu chính xác
• Tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt bất ngờ
• Uy tín doanh nghiệp bị ảnh hưởng

Với ERP, mọi giao dịch nhập, xuất, chuyển kho đều được tự động cập nhật theo thời gian thực. Các module mua hàng, bán hàng, kế toán sẽ được kết nối chặt chẽ, giúp mọi bộ phận trong doanh nghiệp dễ dàng tra cứu tồn kho tức thời, phân loại theo mã hàng, vị trí hoặc số lô. Người quản lý cũng có thể tra cứu lịch sử xuất nhập tồn kho trong quá khứ, hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng hợp lý, từ đó tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.

Dấu hiệu 3. Quy trình phê duyệt thường chậm trễ

Nhân viên gửi đề xuất mua sắm thiết bị, vật tư qua email, trưởng phòng phải in tài liệu để ký duyệt rồi chuyển lên cấp cao hơn, đến giám đốc cần ký tay để hoàn tất... Quy trình bị kéo dài không cần thiết, có khi chậm trễ vì sếp đi công tác. Quá trình phê duyệt dài ngày có thể làm doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội thu mua với các mức giá ưu đãi.
Áp dụng giải pháp ERP Cloud có thể giúp các nhà quản lý tiếp nhận và xử lý tờ trình từ nhân viên một cách nhanh chóng , mọi lúc mọi nơi và ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại. Hệ thống cho phép đính kèm tài liệu, ghi chú, và tự động gửi thông báo khi có yêu cầu mới hoặc khi yêu cầu được duyệt. Nhờ đó, quy trình phê duyệt trở nên minh bạch, nhanh chóng và giảm thiểu thời gian chờ đợi, giúp các phòng ban vận hành trôi chảy.

Dấu hiệu 4. Kế toán tốn nhiều thời gian nhập liệu

Đội ngũ kế toán phải thực hiện nhập liệu thủ công từ hóa đơn, đơn hàng vào nhiều sổ sách và phần mềm khác nhau. Việc này không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn mất nhiều thời gian. Cuối tháng, công việc đối chiếu công nợ và lập báo cáo tài chính đòi hỏi độ chính xác cao, khiến việc kiểm tra thủ công trở nên khó khăn và tốn kém. Cách quản lý này kéo theo nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp như:

• Nhân viên kế toán quá tải với công việc lặp đi lặp lại
• Rủi ro sai sót cao do nhập liệu thủ công
• Báo cáo tài chính chậm trễ, ảnh hưởng đến việc ra quyết định
• Thiếu thời gian cho công việc phân tích và tư vấn tài chính

Khi ứng dụng hệ thống ERP, toàn bộ dữ liệu về kế toán tài chính của doanh nghiệp được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung. Các giao dịch bán hàng đều tự động tạo hóa đơn, cập nhật công nợ và liên kết trực tiếp với hệ thống báo cáo kế toán. Một số phần mềm còn hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử, giảm lỗi nhập liệu và tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng. Điều này cho phép bộ phận kế toán tập trung vào phân tích và tư vấn tài chính, thay vì mất thời gian vào công việc lặp lại.

Dấu hiệu 5: Thiếu kế hoạch vận hành

Nhiều doanh nghiệp sản xuất vẫn vận hành theo vòng lặp quen thuộc: nhận yêu cầu – mua nguyên liệu – sản xuất – lưu kho – xử lý phế phẩm. Thiếu bước lập kế hoạch có thể khiến chi phí đội lên do không ướt tính đượcnguồn cần thiết cho sản xuất, nhập kho dư thừa nhưng hiệu quả lại không đạt kỳ vọng.
Thực tế, việc lập kế hoạch nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm hay dự báo sản lượng là khâu then chốt trong sản xuất. Nhưng nhiều công ty vẫn đang quản lý bằng giấy tờ hoặc Excel, dẫn đến sự khó đồng bộ dữ liệu và ước lượng kế hoạch chính xác. Do đó, khi quy mô mở rộng, những hạn chế này càng trở thành rào cản lớn trong phối hợp nội bộ.
Giải pháp ERP Manufacturing là hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo định mức nguyên vật liệu (BOM) chính xác, lập lệnh sản xuất chi tiết, theo dõi từng công đoạn sản xuất theo thời gian thực. Phần mềm hỗ trợ kiểm soát chi phí sản xuất, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và tối ưu hóa hiệu suất của toàn bộ dây chuyền.

Ưu điểm của ERP so với phần mềm đơn lẻ

1. Kết nối dữ liệu tập trung, tránh rời rạc

Ở các phần mềm đơn lẻ, mỗi phòng ban thường lưu trữ và quản lý dữ liệu riêng (kế toán, nhân sự, kho, bán hàng…), khiến thông tin bị phân mảnh và khó đối chiếu. ERP khắc phục nhược điểm này bằng một cơ sở dữ liệu tập trung, giúp toàn bộ phòng ban làm việc trên cùng một nguồn thông tin. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế sai lệch dữ liệu, tiết kiệm thời gian đối chiếu và nâng cao tính minh bạch trong quản lý.

2. Tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn

Nhiều doanh nghiệp cho rằng dùng phần mềm đơn lẻ sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng (thêm nhân sự, chi nhánh hay phòng ban), chi phí lại tăng lên do phải mua thêm tính năng, trả phí bảo trì và tốn kém cho việc tích hợp các hệ thống rời rạc. ERP giải quyết triệt để vấn đề này bằng một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành dài hạn và mở rộng linh hoạt mà không lo “vá víu” phần mềm.

3. Tự động hóa quy trình liên phòng ban

Ví dụ, khi bộ phận bán hàng tạo đơn hàng, dữ liệu sẽ tự động chuyển sang kho để chuẩn bị xuất hàng, đồng thời cập nhật cho kế toán ghi nhận công nợ. Nếu dùng phần mềm đơn lẻ, nhân viên phải nhập lại thông tin trên hai phần mềm, vừa tốn thời gian vừa dễ sai sót. ERP giúp loại bỏ thao tác thủ công lặp lại, tự động hóa toàn bộ quy trình từ bán hàng, kho cho đến kế toán, đảm bảo công việc trôi chảy và chính xác hơn.

4. Báo cáo tổng hợp theo thời gian thực

Phần mềm đơn lẻ chỉ cho phép xem báo cáo riêng lẻ của từng bộ phận. Ngược lại, ERP có thể tạo báo cáo tổng hợp, kết nối số liệu từ nhiều phòng ban như doanh thu bán hàng, tình hình tồn kho, báo cáo nhân sự, báo cáo kế toán… trên cùng một giao diện. Nhờ vậy mà ban lãnh đạo sẽ dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh , hoạt động của từng bộ phận theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

Phần mềm ECOUNT ERP - Hơn 25 năm đồng hành cùng doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với hơn 25 năm kinh nghiệm, ECOUNT ERP đã trở thành một trong những công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại nhiều quốc gia. Giải pháp ERP của ECOUNT được thiết kế để phù hợp với mọi ngành nghề, từ thương mại, dịch vụ đến sản xuất, giúp các doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa quy trình và tối ưu hiệu suất.

Một số ưu điểm nổi bật của giải pháp ERP ECOUNT:

• Chi phí hợp lý: Phù hợp với ngân sách của SME, minh bạch và không phát sinh thêm phí ẩn.
• Tùy chỉnh theo nhu cầu: Cho phép người dùng tự điều chỉnh biểu mẫu, thêm bớt menu và phân quyền sử dụng theo đặc thù quy trình của từng doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi ở cả thị trường nội địa và quốc tế.
• Bảo mật và an toàn dữ liệu: Hệ thống lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây, bảo mật nhiều lớp, sao lưu định kỳ để giảm rủi ro mất dữ liệu.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, triển khai phần mềm ERP kịp thời chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất và đảm bảo thông tin minh bạch. Với kinh nghiệm hơn 25 năm, ECOUNT ERP đã đồng hành cùng hàng chục nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn cầu, mang đến giải pháp quản trị toàn diện, linh hoạt và chi phí hợp lý.
Doanh nghiệp bạn đang gặp những dấu hiệu nêu trên? Liên hệ với ECOUNT để được tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn.