Phần mềm Quản lý kho ERP - Tối ưu hóa vận hành kho bãi Phần mềm quản lý kho ERP ( Phân hệ quản lý kho trên ERP) giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện hoạt động kho bãi, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Vậy phần mềm quản lý kho ERP là gì mà có thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện? Hãy cùng khám phá ngay!
Phần mềm quản lý kho ERP là gì?
Phần mềm quản lý kho ERP là một phân hệ hoạt động trong hệ thống ERP, có thể giúp doanh nghiệp quản lý kho tự động, tinh giảm nghiệp vụ thủ công từ hoạt động liên quan đến xuất nhật kho và kiểm kê hàng tồn, báo cáo. Phân hệ quản lý kho được tích hợp và đồng bộ dữ liệu với các nhóm phân hệ khác như bán hàng, mua hàng và sản xuất, kế toán trong giải pháp ERP nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ nguồn lực hiệu quả.
Phân hệ quản lý kho trên ERP sẽ bao gồm các tính năng cần nổi bật dưới đây:
- Quản lý nhập xuất kho chính xác và thời gian thực.
- Theo dõi tồn kho chi tiết theo lô/ date, seri và mã sản phẩm hoặc vị trí lưu trữ.
- Dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên dữ liệu lịch sử và tồn kho
- Tích hợp với các bộ phận khác như mua hàng, bán hàng và sản xuất.
Ưu điểm của phần mềm quản lý kho ERP
Phần mềm quản lý kho ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ giúp quản lý kho hàng hiệu quả mà còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội nhờ khả năng tích hợp và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của phân hệ này:
Tích hợp đa tính năng tiện lợi: Khác với các phần mềm quản lý kho độc lập, phần mềm ERP tích hợp dữ liệu giữa kho hàng, kế toán, bán hàng, và sản xuất. Điều này giúp đồng bộ hóa quy trình hoạt động, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý trong toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Quản lý dữ liệu tập trung: Phần mềm kho ERP cho phép lưu trữ tất cả tất cả thông tin tồn kho, nhập xuất, và kiểm kê được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp hạn chế sai sót do sao chép dữ liệu thủ công, tăng tính minh bạch và nâng cao tinh thần làm việc theo quy trình của các bộ phận.
Tối ưu chi phí quản lý: Sử dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư vào nhiều công cụ quản lý khác nhau. Giải pháp quản lý kho ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình kho và chuỗi cung ứng trong một nền tảng duy nhất, từ đó tối ưu chi phí vận hành.
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Hệ thống ERP quản lý kho cho phép người dùng tùy chỉnh và thiết lập một cách linh hoạt về các thông báo hay giao diện báo cáo để phù hợp với nhu cầu của công ty.
4 lợi ích khi ứng dụng phần mềm kho ERP
Phần mềm quản lý kho ERP có nhiều ưu điểm nổi bật và đem đến nhiều tiện lợi cho doanh nghiệp khi ứng dụng vào quản lý tối ưu kho bãi. Dưới đây là 4 lợi ích khi ứng dụng quản lý kho ERP
Cải tiến quy trình giúp quản lý kho thông minh
Doanh nghiệp có thể giảm thời gian xử lý đơn hàng nhờ khả năng tự động hóa tiếp nhận đơn hàng và tạo phiếu nhập xuất. Đồng thời, phần mềm kho ERP giảm tình trạng thất lạc hàng hóa và đối chiếu linh hoạt nhờ sự tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác. Hạn chế cái sai sót phát sinh do quản lý bằng giấy tờ thủ công hay quy trình không rõ ràng khi nhập xuất và kiểm kê hàng hóa.
Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Phần mềm quản lý kho ERP giúp quy trình bán hàng và xuất kho được quản lý đồng bộ. Số dư tồn kho cũng được cập nhật liên tục giúp bộ phận bán hàng dễ dàng tư vấn và xác nhận thời gian giao phù hợp. Tự động hóa giúp bộ phận kho có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn và giao hàng, giảm thời gian chờ đợi của khách và tăng mức độ hài lòng của họ.
Dễ dàng truy cập báo cáo theo thời gian thực
Hệ thống ERP cung cấp đầy đủ các báo cáo liên quan đến hàng tồn kho một cách chi tiết, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất kho, dự báo xu hướng và đưa ra quyết định hiệu quả hơn
Thông qua các báo cáo, thống kê chi tiết về tình trạng hàng tồn kho kết hợp với các báo cáo tình hình mua bán hàng có thể giúp các nhà quản trị đưa ra dự đoán nhu cầu hàng tồn kho chính xác.
Hạn chế tình trạng thiếu hụt tồn kho
Phần mềm quản lý kho ERP giúp tăng độ chính xác trong công tác kiểm kê hàng tồn kho và cho phép thiết lập cảnh báo khi tồn kho dưới mức an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn chặn tình trạng xuất kho sai thực tế làm ảnh hưởng đến báo cáo. Ngoài ra, với khả năng tích hợp đa tính năng và đồng bộ dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp sẽ kịp thời lên kế hoạch mua hàng, tránh tình trạng thiếu hụt đột ngột và đảm bảo vận hành trơn tru.
Hướng dẫn tối ưu quy trình vận hành kho trong ERP
Quy trình quản lý kho là tập hợp các bước và hoạt động nhằm kiểm soát, sắp xếp, lưu trữ và theo dõi hàng hóa trong kho. Vậy nên việc tối ưu quy trình quản lý kho là cách giúp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Dưới đây là các bước tối ưu quy trình quản lý kho cơ bản trên hệ thống ERP:
Bước 1: Nhập kho
Nhận hàng: Doanh nghiệp nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất.
Kiểm tra hàng: Việc kiểm tra chất lượng, số lượng và thông tin sản phẩm là điều quan trọng cần lưu ý, đảm bảo để không ảnh hưởng quy trình sau. Sử dụng tính năng kiểm tra chất lượng trên ERP để hỗ trợ kiểm soát chi tiết hàng lỗi và hàng đạt chuẩn.
Cập nhật hệ thống: Nhập dữ liệu vào hệ thống ERP bằng cách quét mã vạch sản phẩm và sắp xếp vị trí lưu trữ.
Bước 2: Lưu kho
Sắp xếp và bảo quản hàng hóa: Bộ phận kho đưa hàng về các vị trí đã khai báo trên phần mềm. Sau đó sắp xếp một cách khoa học và đảm bảo các điều kiện khác về không gian lưu trữ.
Kiểm tra báo cáo: Dùng phần mềm để kiểm tra được số lượng, mã SKU tình trạng và vị trí lưu kho của từng mặt hàng trên báo cáo cụ thể.
Bước 3: Kiểm kho
Kiểm kê định kỳ: Tiến hành kiểm kho thường xuyên mỗi tháng hoặc quý để ngăn chặn thất thoát hàng hóa, đảm bảo sự đồng bộ giữa số liệu trên ERP và thực tế.
Cập nhật và phân tích tồn kho: Sử dụng các báo cáo trên ERP để dự báo nhu cầu tương lai. Ngoài ra, nếu phát sinh chênh lệch có thể rà soát lại lược sử xuất nhập hoặc thực điều chỉnh lại số lượng thông qua tính năng cập nhật lại tồn kho.
Bước 4: Chọn hàng và xuất kho
Yêu cầu xuất kho: Tiếp nhận đơn yêu cầu từ bộ phận bán hàng hoặc sản xuất khi có thông báo trên hệ thống kho ERP.
Chọn hàng: Người phụ trách thực hiện thu thập sản phẩm theo đơn đặt. Đây là bước quan trọng, đòi hỏi sự chính xác để hạn chế tình trạng giao sai, giảm chi phí vận hành liên quan. Một số phần mềm kho ERP có tính năng giúp rà soát lại mã hàng chuẩn bị đóng gói với mã được yêu cầu.
Xuất kho: Sau khi hoàn tất đóng gói, thực hiện giao hàng và cập nhật tình hình đơn được giao lên phần mềm để bộ phận kế toán thực hiện bước theo dõi công nợ.
Bước 5: Cập nhật và kiểm tra báo cáo kho
Sau khi hoàn tất quá trình xuất kho, người quản lý cần nhanh chóng kiểm tra báo cáo tồn kho để đảm bảo dữ liệu đã khớp với thực tế. Việc này giúp xác thực độ chính xác của thông tin và phát hiện sai sót nếu có.
Các báo cáo chi tiết trong phần mềm quản lý kho giúp người quản lý đưa ra quyết định mua hàng hoặc điều chỉnh tồn kho một cách kịp thời. Một số loại báo cáo phổ biến trong phần mềm quản lý kho ERP bao gồm Sổ Kho, báo cáo xuất nhập Kho, báo cáo tình hình tồn kho
Cách lựa chọn phần mềm quản lý kho ERP phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho ERP phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tiết kiệm được nhiều chi phí. Dưới đây là những yếu tố nên cân nhắc trước khi lựa chọn triển khai phần mềm
Xác định quy mô và quy trình của doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cần phần mềm quản lý kho đơn giản với chi phí hợp lý và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp lớn có quy trình phức tạp cần giải pháp quản lý kho ERP tích hợp đa tính năng, hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng và chi nhánh một cách đồng bộ.
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt
Đối với doanh nghiệp có đặc thù phức tạp thì lựa chọn tốt nhất là các loại phần mềm kho ERP cho phép tùy chỉnh và thiết lập linh hoạt. Điều này giúp đảm bảo phần mềm hỗ trợ tối đa các quy trình nội bộ và có thể mở rộng khi cần. Đối với doanh nghiệp quy trình đơn giản và chỉ có một nhu cầu là quản lý kho thì phần mềm đọc lập sẽ phù hợp hơn
Đầy đủ chức năng chính
Nếu doanh nghiệp có quy trình kho cần phối hợp và liên kết chặt chẽ với dữ liệu của các bộ phận khác thì nên cân nhắc triển khai phần mềm quản lý kho ERP.
Còn doanh nghiệp có quy trình kho đơn giản và chỉ cần quản lý số lượng tồn, thông tin của hàng hóa thì phần mềm quản lý kho độc lập sẽ tối ưu hơn.
Cân nhắc chi phí đầu tư
Thông thường phần mềm ERP quản lý kho sẽ có chi phí cao hơn so với phần mềm độc lập vì có đa tính năng, dung lượng lưu trữ và khả năng mở rộng tùy chỉnh linh hoạt. Trước khi đầu tư doanh nghiệp nên xác định rõ các loại chi phí liên quan đến triển khai phần mềm như giá mua, bảo trì, nâng cấp và đào tạo. Từ đó, đánh giá ROI để đảm bảo chi phí bỏ ra mang lại giá trị dài hạn.
Nhà cung cấp giải pháp quản lý kho ERP uy tín - ECOUNT
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm ERP, ECOUNT đã hỗ trợ thành công hơn 80.000 doanh nghiệp trên toàn cầu trong việc tối ưu hóa từ quy trình quản lý kho đến tổng thể hoạt động kinh doanh.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm
ECOUNT ERP có đội ngũ chuyên gia luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn tư vấn giải pháp đến triển khai và hỗ trợ sau bán hàng. Với kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng ở đa ngành nghề, chúng tôi đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản lý kho đặc thù của từng doanh nghiệp
Công nghệ tiên tiến và giải pháp toàn diện
Phần mềm ECOUNT ERP là nền tảng cho phép doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu thời gian thực, giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.Giải pháp quản lý kho ERP của chúng tôi tích hợp nhiều chức năng quan trọng như quản lý tồn kho, đơn hàng, sản xuất và kế toán, giúp tối ưu hiệu suất vận hành.
Tối ưu quy trình bằng tự động hóa
Phần mềm Kho ECOUNT ERP thiết kế giúp tự động hóa quy trình xuất nhập kho, giảm thiểu lỗi thủ công và nâng cao năng suất. Đây là công cụ hữu ích để doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và tiết kiệm thời gian.
ECOUNT đang không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu đem đến giải pháp phù hợp, linh hoạt với mọi mô hình doanh nghiệp.
Lời kết
Phần mềm quản lý kho ERP đang dần trở thành xu hướng lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả mà còn liên kết đồng bộ các phòng ban với nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho ERP toàn diện, hãy liên hệ với ECOUNT. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và cung cấp bản demo chi tiết theo yêu cầu của bạn