Top 5 lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng ERP

Ngày nay, các giải pháp công nghệ đã dần trở thành các trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hiệu suất nguồn lực và quản lý bán hàng hiệu quả. Trong bài viết này, ECOUNT chia sẻ 5 lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng ERP đem đến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khi Excel trở thành "nút thắt cổ chai" trong quản lý bán hàng

Excel từng là công cụ hữu ích nhờ  thao tác nhập liệu dễ dàng, quen thuộc và chi phí thấp. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, chính sự quen thuộc ấy lại trở thành rào cản. Nhân viên phải loay hoay nhập từng dòng dữ liệu, tạo đơn hàng thủ công, rồi mất hàng giờ để tổng hợp và đối chiếu với tồn kho thực tế. Những việc lẽ ra có thể tự động nay lại mất nhiều thời gian, dễ sai sót và thiếu minh bạch.
Dưới đây là những “nút thắt” điển hình mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khi tiếp tục quản lý bán hàng bằng Excel:

Khó kiểm soát chặt chẽ hàng hóa tồn kho

Một trong những nút thắt lớn là việc kiểm soát tồn kho thiếu chính xác và kém hiệu quả. Việc ghi chép và lưu trữ thông tin rời rạc là nguyên nhân khiến nhân viên mất nhiều thời gian để tra cứu dữ liệu như giá bán, số lượng tồn kho và dễ dẫn đến sai lệch số liệu. Hệ quả là tồn kho ảo thường xuyên xảy ra, bộ phận kho lầm tưởng còn hàng trong khi thực tế đã hết. Điều này gây ra tình trạng nhập hàng chậm trễ hoặc thiếu hàng trong các mùa cao điểm, dẫn đến lỡ mất cơ hội bán hàng và giảm doanh thu.

Thiếu đồng bộ thông tin khách hàng

Không chỉ vậy, việc quản lý thông tin khách hàng bằng cách ghi tay hoặc nhập liệu thủ công trên file Excel tiềm ẩn rủi ro thất lạc dữ liệu hoặc trùng lặp. Nếu thông tin liên hệ không được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những khách hàng tiềm năng, hoặc tạo ấn tượng không chuyên nghiệp.

Khó quản lý dòng tiền và công nợ

Một vấn đề khác là quản lý công nợ và dòng tiền thiếu minh bạch. Khi các khoản giao dịch được ghi chép thủ công vì thu chi bằng tiền mặt thường khó kiểm tra lược sử, dễ dẫn đến chênh lệch số liệu giữa các bộ phận. Báo cáo tài chính cũng từ đó trở nên thiếu chính xác, ảnh hưởng tới khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo.

Quy trình xuất hóa đơn phức tạp

Việc xuất hóa đơn và nhập liệu thủ công giữa nhiều hệ thống gây tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi như sai số lượng, nhầm giá hoặc thông tin khách hàng. Những sai sót này trực tiếp tác động đến trải nghiệm của khách hàng và làm giảm uy tín doanh nghiệp.
Vậy nên, để phát triển bền vững trong thời đại số, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) cần nhanh chóng thoát khỏi sự phụ thuộc vào quy trình quản lý bán hàng thủ công. Việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng ERP chính là chìa khóa giúp đồng bộ dữ liệu hiệu quả, tối ưu quy trình vận hành và mở rộng cơ hội tăng trưởng lâu dài.

5 Lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng ERP

Với bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) Việt Nam đang kinh doanh theo mô hình B2B (Business to Business) cần giải pháp linh hoạt để tối ưu quy trình bán hàng. Một phần mềm quản lý bán hàng ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp SMEs tăng sự chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả vận hành.

1. Nâng cao năng suất, tăng tốc xử lý đơn hàng

Một trong những lợi ích đáng chú ý của phần mềm bán hàng ERP là khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn: từ bước xác nhận, lập phiếu bán cho đến giao hàng và xuất hóa đơn.
Nhờ loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công, phần mềm giúp doanh nghiệp rút ngắn đến 50% thời gian xử lý đơn hàng. Giải pháp này đặc biệt phù hợp với mô hình B2B – nơi các giao dịch thường đi kèm nhiều điều kiện và hợp đồng chi tiết.
Việc xử lý nhanh chóng không chỉ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đáp ứng đơn hàng đúng hạn, mà còn duy trì uy tín, tăng độ tin cậy và cải thiện trải nghiệm của khách hàng doanh nghiệp.

2. Theo dõi hoạt động kinh doanh và ra quyết định kịp thời

Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ đơn hàng, phân tích mặt hàng bán chạy, và đánh giá hiệu suất hoạt động của từng chi nhánh hoặc nhân viên. Với các SMEs vận hành theo mô hình B2B, việc nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh giúp xây dựng chiến lược phù hợp và củng cố quan hệ lâu dài với khách hàng.

3. Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác

Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu khách hàng, đơn hàng và tồn kho trên cùng một nền tảng, phần mềm giúp hạn chế tối đa các lỗi thường gặp như nhầm giá, nhầm số lượng, hay sai địa chỉ giao hàng. Việc chuẩn hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng cao độ tin cậy trong mắt khách hàng, đặc biệt là những đối tác luôn yêu cầu độ chính xác và chuyên nghiệp cao.

4. Tiết kiệm chi phí vận hành

Phần mềm quản lý bán hàng ERP chuyên nghiệp mang lại lợi ích rõ rệt trong việc cắt giảm chi phí vận hành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Nhờ số hóa dữ liệu và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như đẩy đơn hàng, theo dõi công nợ hay lập báo cáo doanh thu, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ và tối ưu nguồn lực nhân sự.
Việc tinh gọn quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu suất vận hành toàn diện.

5. Quản lý quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Phần mềm ERP bán hàng được xây dựng dựa trên các quy trình nghiệp vụ thực tế, giúp doanh nghiệp B2B quản lý hoạt động bán hàng một cách toàn diện và hiệu quả.
Từ khâu tạo báo giá, chuyển thông tin đến bộ phận kho, phát hành hóa đơn cho đến theo dõi công nợ, tất cả đều được xử lý đồng bộ và nhanh chóng trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình làm việc thống nhất, minh bạch và chính xác giữa các phòng ban.
Sự chuyên nghiệp trong quản lý không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm và chất lượng phục vụ khách hàng doanh nghiệp, mà còn củng cố uy tín và tạo nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài.

Cách ERP ECOUNT giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả

ECOUNT ERP là phần mềm quản lý bán hàng ERP nền tảng web, hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa vận hành hiệu quả trong môi trường B2B. Với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi mà không cần cài đặt, phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và thúc đẩy tăng trưởng ổn định. Đặc biệt, khả năng đồng bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho, và công nợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hiện nay, ECOUNT đã hỗ trợ hơn 80,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới triển khai thành công giải pháp quản lý tổng thể, là minh chứng rõ ràng cho tính ứng dụng và độ tin cậy của phần mềm trong mọi ngành nghề và quy mô.

1. Tối ưu không gian quản lý sản phẩm và khách hàng

Quản lý danh mục sản phẩm trở nên dễ dàng và không bị giới hạn dung lượng lưu trữ với phần mềm quản lý bán hàng ECOUNT ERP. Người dùng có thể tạo, phân loại và quản lý sản phẩm theo thương hiệu, quản lý nhiều đơn vị tính hoặc bất kỳ thuộc tính nào phù hợp với đặc thù kinh doanh. Điều này giúp việc tìm kiếm, điều chỉnh nhanh chóng và sử dụng thông tin chính xác hơn so với phương pháp thủ công.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin khách hàng từ quá khứ đến hiện tại. Doanh nghiệp có thể cập nhật các dữ liệu về thông tin liên hệ, ưu đãi chiết khấu, đến phân nhóm khách hàng. Với nguồn data có sẵn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo mà còn hỗ trợ nhân viên có thể cá nhân hóa chiến lược bán hàng phù hợp, tối đa doanh thu từ tệp khách hàng cũ.

2. Cải tiến quy trình vận hành, tăng hiệu suất làm việc

Đối với các doanh nghiệp có nhiều bên cùng tham gia vào hoạt động bán hàng thì việc xảy ra tranh cãi, sai sót và đùn đẩy trách nhiệm không còn quá xa lạ. Nhưng làm thế nào để kết thúc điều này?
Với phần mềm quản lý bán hàng ERP ECOUNT, doanh nghiệp có thể thiết lập các bước thực thiện công việc theo đơn hàng như tạo đơn đặt hàng, gửi yêu cầu sản xuất, xuất kho, đóng gói đến xuất hóa đơn VAT. Nhờ vậy, khi mỗi công đoạn hoàn thành hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phụ trách của công đoạn tiếp theo. Điều này giúp hạn chế sự sai sót, cải thiện vấn đề hợp tác giữa các phòng ban, tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc.
ECOUNT còn tích hợp với các kênh bán hàng trực tuyến như Lazada, và kết nối API với website doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tất cả đơn hàng từ nhiều kênh trong cùng một hệ thống, giảm thiểu tình trạng bỏ sót đơn hàng.

3. Tích hợp quản lý đơn hàng với tồn kho

Việc kiểm soát và theo dõi đơn hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn với ECOUNT. Toàn bộ thông tin đơn hàng đều được cập nhật theo trạng thái xử lý và hệ thống sẽ gửi thông báo đến các nhân sự liên quan. Ngoài ra, phần mềm bán hàng ECOUNT còn cho phép người dùng tạo đa dạng mẫu phiếu in hóa đơn để gửi cho khách hàng mà không cần nhập liệu thủ công nhiều bước. Điều này xử lý đơn hàng nhanh chóng và rút ngắn thời gian cho khâu vận chuyển.

Đối với quản lý kho, ECOUNT ERP sẽ tự động cập nhật tồn kho ngay khi có giao dịch nhập – xuất hàng hóa. cũng tự động cập nhật số liệu tồn kho ngay khi có giao dịch nhập – xuất hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng đột xuất, dễ dàng lập kế hoạch nhập hàng hợp lý, duy trì lượng tồn kho tối ưu.

4. Theo dõi báo cáo doanh số theo thời gian thực

Phần mềm ECOUNT ERP cho phép doanh nghiệp thiết lập KPI doanh thu cho từng nhân viên và kế hoạch bán hàng theo nhóm sản phẩm cụ thể. Hệ thống tự động theo dõi, cập nhật hiệu suất của nhân viên và so sánh giữa kế hoạch với kết quả bán hàng thực tế.

Báo cáo doanh số luôn được tự động cập nhật theo thời gian thực, do đó người quản lý có thể theo dõi tình hình bán hàng mỗi ngày. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể biết được đâu là sản phẩm nào bán chạy, chi nhanh kinh doanh hiệu quả và nhóm khách hàng mang lại doanh thu cao nhất. Dữ liệu này là cơ sở để ban lãnh đạo ra quyết định và kế hoạch tối ưu phù hợp để  thúc đẩy doanh thu.

5. Hỗ trợ quản lý toàn diện quy trình bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng của ECOUNT ERP được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đặc thù của các doanh nghiệp B2B, với quy trình chuẩn và đồng bộ. Từ việc tạo báo giá, lập hợp đồng, quản lý danh sách đơn hàng, cho đến xuất hóa đơn chuyên nghiệp, phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ trình bán hàng đến khi kết thúc giao dịch. ECOUNT cũng hỗ trợ quản lý công nợ chi tiết theo nhóm khách hàng, giúp theo dõi tình trạng thanh toán rõ ràng và chính xác.

Giải pháp ERP quản lý bán hàng cho ngành Dược: Case Study thực tế

Hồ sơ doanh nghiệp

Lĩnh vực: Dược phẩm và thiết bị y tế
Kinh nghiệm: Với hơn 20 năm hoạt động trong ngành sản xuất và phân phối dược phẩm,..
Hoạt động kinh doanh: Sản xuất và phân phối thuốc, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thiết bị y tế
Quy mô:

• 11 văn phòng đại diện và 1 chi nhánh tại Hà Nội
• Mạng lưới đối tác với hơn 500 nhà thuốc tại Phú Thọ và các tỉnh lân cận

Thách thức của doanh nghiệp trước khi triển khai ECOUNT ERP

Trước khi áp dụng ECOUNT, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành:

• Phần mềm cũ có giao diện rườm rà, thiếu linh hoạt, gây khó khăn cho người dùng trong thao tác hằng ngày.
• Dữ liệu giữa các bộ phận như bán hàng, kho và kế toán không được đồng bộ, dẫn đến tốn nhiều thời gian đối soát.
• Website thường xuyên quá tải khi xử lý đơn hàng, khiến tiến độ xử lý bị gián đoạn.
• Doanh nghiệp chưa có giải pháp đặt hàng trực tuyến dành riêng cho các nhà thuốc bán lẻ.
• Việc quản lý công nợ gặp nhiều bất cập do đơn hàng và quy trình thanh toán diễn ra liên tục, khó kiểm soát chính xác.

Từ thực trạng đó, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý linh hoạt, dễ vận hành và có khả năng kết nối toàn diện giữa các phòng ban. Giải pháp này cũng cần phù hợp với đặc thù ngành dược, đảm bảo quản lý hiệu quả bán hàng, kho và công nợ trên một nền tảng thống nhất.

Giải pháp quản lý bán hàng tổng thể do ECOUNT ERP triển khai

ECOUNT ERP mang đến giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp Dược phẩm tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả ấn tượng. Dưới đây là các bước triển khai cụ thể:

1. Thiết lập hệ thống ban đầu nhanh gọn, chính xác

• Cấu hình tài khoản người dùng theo phòng ban và chi nhánh.
• Nhập liệu danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và tài khoản ngân hàng.
• Tạo chính sách giá bán, khuyến mãi và chiết khấu theo nhóm khách hàng.

2. Chuẩn hóa quy trình bán hàng

• Thiết lập giao diện phiếu nhập cho toàn bộ quy trình từ báo giá → đơn hàng → xuất kho → xuất hóa đơn được số hóa hoàn toàn.
• Cài đặt cấu trúc mã để quản lý hàng hóa theo lô/số seri, đáp ứng quy định ngành dược.
• Triển khai C-Portal giúp đại lý đặt hàng trực tuyến, theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.

3. Quản lý bán hàng kết hợp tồn kho và công nợ

• Thiết lập tồn kho cập nhật tự động sau mỗi giao dịch, giảm nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho dư thừa.
• Hướng dẫn quản lý chính xác lô hạn sử dụng, hỗ trợ cảnh báo sản phẩm sắp hết hạn.
• Theo dõi công nợ chi tiết: nợ đầu kỳ, thanh toán, trả hàng...thể hiện chi tiết trên báo cáo.

4. Hướng dẫn phân quyền hạn trên phần mềm ERP bán hàng

• Thiết lập phân quyền cho phép nhân viên truy cập dữ liệu theo chức vụ và vai trò
• Kiểm soát công việc theo người phụ trách một cách hiệu quả, rõ ràng và minh bạch

Kết quả đạt được

• Giảm thời gian xử lý đơn hàng.
• Tăng doanh thu nhờ tối ưu quản lý kênh phân phối.
• Giao diện dễ dùng giúp đội ngũ vận hành nhanh, rút ngắn thời gian đào tạo.
• Đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát trong hoạt động tài chính và hậu cần.
• Phần mềm không giới hạn nhân sự sử dụng phần mềm, số hóa cho toàn doanh nghiệp.

Kết luận

Ngày nay, việc quản lý bán hàng thủ công bằng Excel dần trở thành  “gờ giảm tốc”  trên hành trình phát triển của nhiều doanh nghiệp. Chính vì vậy, ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và thích ứng linh hoạt với thị trường. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ mang đến cho doanh nghiệp góc nhìn thực tế hơn, từ đó chủ động chuyển đổi phương thức quản lý để bắt kịp tốc độ phát triển.

Với kinh nghiệm hơn 20 năm triển khai phần mềm, ECOUNT ERP là giải pháp quản lý bán hàng toàn diện cho SMEs, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp B2B. Phần mềm giúp tự động hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu, quản lý tồn kho và tích hợp thương mại điện tử – từ đó chuẩn hóa quy trình và tối ưu hiệu quả vận hành.
Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng chuyên nghiệp, linh hoạt và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!