Top 5 loại phần mềm quản lý công việc
phổ biến hiện nay Quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng phương pháp thủ công như email hay bảng tính sẽ không dễ để kiểm soát tiến độ. Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi công việc và tối ưu quy trình làm việc hiệu quả. Vậy phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích gì? Cùng tìm hiểu trong bài dưới đây!

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ hỗ trợ lập kế hoạch, sắp xếp danh sách nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Mục tiêu là giúp người dùng phân loại công việc, cập nhật tiến độ và thực hiện nhiệm vụ hiệu quả theo kế hoạch.

Phần mềm này có thể hỗ trợ cho cá nhân, đội nhóm đến phòng ban trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên các công cụ quản lý dành cho doanh nghiệp thường có tính năng phức tạp hơn. Nhằm đáp ứng yêu cầu về quy mô người dùng, phân quyền, và kiểm soát khối lượng công việc lớn. Điều này giúp tổ chức vận hành hiệu quả hơn, tối ưu quy trình và nâng cao năng suất làm việc.

Các loại phần mềm quản lý công việc phổ biến

Phần mềm quản lý công việc giúp cá nhân và tổ chức theo dõi nhiệm vụ, phối hợp nhóm và cải thiện năng suất tổng thể. Dưới đây là 5 loại phần mềm quản lý công việc phổ biến, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng khác nhau.

1. Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

Đây là giải pháp tích hợp quản lý công việc với các bộ phận khác như nhân sự, tài chính, kho hàng, và bán hàng. Các doanh nghiệp vừa và lớn thường lựa chọn phần mềm này để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.
Tính năng nổi bật:

• Quản lý nhiệm vụ liên phòng ban, tự động hóa quy trình làm việc
• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận, giúp ra quyết định nhanh chóng
• Báo cáo phân tích hiệu suất theo thời gian thực

2. App quản lý công việc cá nhân

Loại phần mềm này hướng đến cá nhân và nhóm nhỏ, giúp người dùng lập kế hoạch, nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày.
Tính năng nổi bật:

• Tạo danh sách việc cần làm (to-do list)
• Đặt lịch nhắc nhở và đánh dấu mức độ ưu tiên
• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị

3. Phần mềm quản lý dự án

Phù hợp với các nhóm làm việc theo mô hình dự án, giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên.
Tính năng nổi bật:

• Tạo danh sách công việc, phân chia nhiệm vụ theo từng giai đoạn
• Quản lý công việc bằng phương pháp Kanban, Gantt Chart hoặc danh sách
• Theo dõi tiến độ, cập nhật trạng thái công việc

4. Phần mềm giao tiếp & chia sẻ thông tin

Phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm bằng cách cung cấp nền tảng giao tiếp và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp làm việc từ xa.
Tính năng nổi bật:

• Trò chuyện nhóm, gọi video, chia sẻ tài liệu
• Kết nối với các công cụ quản lý công việc khác
• Tạo không gian làm việc chung để trao đổi nhanh chóng

5. Phần mềm quản lý thời gian và hiệu suất

Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, đánh giá năng suất nhân viên và cải thiện quản lý tài nguyên.
Tính năng nổi bật:

• Ghi nhận thời gian làm việc theo từng nhiệm vụ, tránh lãng phí thời gian
• Tạo báo cáo chi tiết về hiệu suất cá nhân và đội nhóm
• Hỗ trợ chấm công tự động, tính toán lương thưởng dựa trên thời gian làm việc

Lợi ích tuyệt vời của công cụ quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc là trợ thủ không thể thiếu với doanh nghiệp muốn theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc, phân bổ và đánh giá hiệu suất nguồn lực hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà công cụ quản lý công việc mang lại:

1. Giao việc đúng người, đúng thời điểm

Thay vì gửi việc qua email hay tin nhắn, phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp phân công nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi nhân viên sẽ nhận được thông báo chi tiết về công việc cần làm, thời hạn hoàn thành và các yêu cầu cụ thể. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin hoặc thực hiện sai yêu cầu.
Ngoài ra, tính năng bình luận trên từng nhiệm vụ giúp các thành viên dễ trao đổi về công việc, tình hình tiến độ và hỗ trợ lẫn nhau. Ngay cả khi làm việc từ xa, đội nhóm vẫn có thể phối hợp mượt mà, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

2. Xác định mức độ ưu tiên của Task

Một lợi ích quan trọng của công cụ quản lý công việc là sắp xếp công việc một cách khoa học. Ở một số doanh nghiệp, nhân viên có thể cảm thấy quá tải và phải làm nhiều việc cùng lúc nhưng hiệu suất không tăng. Phần mềm quản lý công việc cho phép doanh nghiệp phân loại nhiệm vụ theo độ quan trọng và cấp bách. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao thay vì bị cuốn vào những công việc nhỏ lẻ không quan trọng. Công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều công việc, giảm tình trạng quá tải cho nhân viên và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

3. Hoàn thành từng việc nhỏ để đạt mục tiêu lớn

Trong công việc, nếu một dự án quá lớn và phức tạp, nhân viên dễ bị căng thẳng và mất phương hướng. Phần mềm quản lý công việc giúp chia nhỏ một dự án lớn thành các nhiệm vụ cụ thể với thời gian hoàn thành rõ ràng. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung xử lý từng phần công việc một cách hiệu quả, thay vì cảm thấy choáng ngợp trước khối lượng công việc đồ sộ. Khi từng nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành, toàn bộ dự án sẽ được hoàn tất một cách trơn tru và có tổ chức hơn.

4. Làm việc khoa học, nâng cao hiệu quả

Hệ thống quản lý công việc giúp các nhóm làm việc theo quy trình rõ ràng, giảm sự chồng chéo nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, đánh giá hiệu suất của từng thành viên một cách minh bạch.
Khi mọi người hiểu công việc và trách nhiệm của mình, họ sẽ  làm việc tốt hơn và chủ động hơn. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công việc mà còn xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết..

5. Quản lý dữ liệu an toàn, bảo mật

Thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, nên việc thất lạc hoặc rò rỉ thông tin có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu và thông tin quan trọng. Tất cả được lưu trên một hệ thống an toàn và tập trung. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết mà không sợ bị thất lạc hoặc mất dữ liệu.
Hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ. Đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới xem và chỉnh sửa tài liệu quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm và tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu.

Những tính năng chính của phần mềm quản lý công việc

Mỗi phần mềm quản lý công việc đều có những tính năng đặc trưng riêng. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm đều có các chức năng cốt lõi giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Dưới đây là những chức năng quan trọng mà một phần mềm quản lý công việc cần có:

1. Lập kế hoạch và giao việc

Lập kế hoạch và giao việc là chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý công việc. Tính năng này giúp người dùng kiểm soát công việc một cách khoa học, đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.

• Xây dựng kế hoạch làm việc: Người dùng có thể tạo danh sách công việc cần làm. Họ có thể chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ cụ thể và thiết lập mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ.
• Giao việc cho thành viên: Phần mềm cho phép chỉ định người chịu trách nhiệm. Đồng thời, thiết lập thời hạn hoàn thành và theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ.
• Quản lý tiến độ: Hệ thống là nền tảng hỗ trợ người dùng theo dõi và cập nhật trạng thái công việc, dễ dàng. Từ đó giúp quản lý và thành viên nhóm dễ dàng theo dõi tiến trình dự án.

Ví dụ: nếu bạn là trưởng phòng nhân sự muốn tạo danh sách công việc cần thiết cho quy trình tuyển dụng. Với phân hệ Groupware của ECOUNT cho phép bạn giao việc cho từng nhân viên, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ thực hiện trực tiếp trên phần mềm.

2. Quản lý phê duyệt và thông báo

Trong nhiều trường hợp, một nhiệm vụ cần được phê duyệt trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nếu thực hiện thủ công, quy trình này có thể gây chậm trễ và dễ dẫn đến sai sót. Phần mềm quản lý công việc tích hợp chức năng phê duyệt và thông báo giúp đơn giản hóa quy trình này.

• Phê duyệt công việc: Hỗ trợ người quản lý giám sát và phê duyệt công việc nhanh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
• Thông báo tự động: Khi có thay đổi hoặc cập nhật mới, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay cho các thành viên. Điều này giúp mọi người cập nhật kịp thời và tránh sai sót do bỏ lỡ thông tin.

Ví dụ: ECOUNT cung cấp tính năng tự động gửi thông báo qua tin nhắn nội bộ khi người dùng hoàn thành nhiệm vụ hoặc cần phê duyệt. Nhờ đó, thông tin được truyền tải nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

3. Chế độ hiển thị linh hoạt

Tùy vào tính chất công việc, đặc điểm của từng phòng ban mà người dùng sẽ muốn theo dõi công việc theo từng giao diện khác nhau. Vì vậy, các công cụ quản lý công việc thường có nhiều cách hiển thị. Điều này giúp người dùng theo dõi công việc dễ dàng hơn.

• Lịch (Calendar view): Hiển thị công việc theo ngày, tuần hoặc tháng. Điều này giúp người dùng sắp xếp công việc dễ hơn và không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
• Danh sách (List view): Hiển thị tất cả công việc dưới dạng danh sách. Điều này giúp quản lý dễ dàng theo dõi từng nhiệm vụ và trạng thái hoàn thành.
• Bảng Kanban (Kanban Table): Trực quan hóa quy trình làm việc bằng cách sắp xếp công việc theo từng giai đoạn. Người dùng có thể kéo và thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật tiến độ.

Ví dụ: một nhóm marketing có thể dùng bảng Kanban để quản lý chiến dịch quảng cáo. Trên ứng dụng quản lý công việc trình bày các giai đoạn ở mỗi cột như “Lên ý tưởng”, “Thiết kế nội dung”, “Duyệt bài” và “Đã đăng tải”. Nhờ đó, trưởng nhóm có thể dễ dàng theo dõi công việc và tối ưu quy trình làm việc.

4. Theo dõi thời gian làm việc

Tính năng theo dõi thời gian giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên và tối ưu hóa quy trình vận hành.

• Ghi nhận thời gian làm việc: Hệ thống tự động ghi lại thời gian cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp quản lý đánh giá chính xác năng suất làm việc của đội ngũ.
• Phát hiện điểm tắc nghẽn: Theo dõi thời gian giúp nhận ra các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc cho hợp lý hơn.
• Quản lý chấm công: Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Dựa vào dữ liệu đó để tính lương một cách rõ ràng và chính xác.

Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp

Để lựa chọn phần mềm quản lý giao việc phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng. Trên thị trường hiện nay, có nhiều công cụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp. Tuy nhiên, mức độ phức tạp hay đơn giản của một công cụ, không hoàn toàn quyết định nó có phù hợp hay không. Điều quan trọng nhất là phần mềm có đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hay không.

Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp:

1. Xác định vấn đề và nhu cầu

Một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cần giải quyết ít nhất 50% khối lượng công việc và thách thức của doanh nghiệp. Vì vậy, xác định rõ nhu cầu thực tế sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Hãy tự đặt ra các câu hỏi:

• Bạn cần quản lý công việc cá nhân hay điều phối dự án nhóm?
• Công việc có đơn giản hay phức tạp? Có yêu cầu theo dõi tiến độ chi tiết không?
• Những khó khăn hiện tại trong quy trình làm việc là gì?

2. Quy mô nhân sự và đội nhóm

Đánh giá quy mô nhân sự là bước quan trọng để chọn phần mềm phù hợp. Một số công cụ chỉ thích hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ, trong khi các hệ thống chuyên sâu có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban. Khi quy mô mở rộng, phần mềm cần đảm bảo khả năng tích hợp và mở rộng linh hoạt để tối ưu chi phí.
Hãy xem xét:

• Doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu nhân sự?
• Các phòng ban có bao nhiêu đội nhóm đang làm việc?
• Số lượng thành viên trong mỗi nhóm là bao nhiêu?

3. Khả năng truy cập từ xa

Nếu doanh nghiệp của bạn có mô hình làm việc linh hoạt hoặc làm việc từ xa, việc lựa chọn phần mềm có khả năng truy cập trực tuyến là điều cần thiết. Phần mềm này cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại và tablet, giúp nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không bị gián đoạn.

Ngoài ra, các phần mềm quản lý công việc dựa trên nền tảng Cloud cũng có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không cần cài đặt phức tạp và tự động lưu trữ dữ liệu. Điều này giúp đội nhóm cập nhật tiến độ linh hoạt, đảm bảo công việc luôn được theo dõi sát sao.

4. Khả năng tích hợp với hệ thống khác

Một phần mềm quản lý công việc hiệu quả không chỉ giúp theo dõi nhiệm vụ mà còn cần khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Ví dụ, có thể kết hợp với các hệ thống như CRM, phần mềm kế toán hay ERP. Việc tích hợp này giúp

• Đồng bộ hóa quy trình làm việc, tránh nhập liệu thủ công mất thời gian.
• Cải thiện hiệu suất, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng , hiệu quả
• Nâng cao trải nghiệm người dùng, giảm thiểu việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều công cụ riêng lẻ.

Do đó, trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét liệu phần mềm có thể kết nối và mở rộng theo nhu cầu phát triển hay không.

Phần mềm quản lý công việc là công cụ này giúp giao việc rõ ràng, dễ dàng theo dõi tiến độ và xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, quản lý đội nhóm hiệu quả và nâng cao năng suất.
Hy vọng bài viết này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về lợi ích và cách chọn phần mềm phù hợp. ECOUNT ERP mang đến giải pháp quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp sắp xếp và theo dõi công việc hiệu quả. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!