Phần mềm kế toán là gì? Định nghĩa, lợi ích và giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp Phần mềm kế toán là giải pháp quản lý tài chính không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp, giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán và theo dõi
báo cáo chi tiết.
Cùng tìm hiểu định nghĩa, lợi ích và giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong bài viết này!

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một hệ thống giúp doanh nghiệp ghi nhận và quản lý chi tiết các nghiệp vụ tài chính theo chuẩn mực kế toán.

Hệ thống này tự động hóa các quy trình như quản lý tài sản, công nợ, doanh thu, và giao dịch phát sinh, từ đó giảm thiểu công việc thủ công cho kế toán viên. Người dùng có thể nhập liệu các chứng từ và giao dịch dễ dàng. Đồng thời, hệ thống tự động xử lý và lập báo cáo tài chính một cách chính xác và nhanh chóng.

Các loại phần mềm kế toán phổ biến hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu kinh doanh khác nhau:

Phân loại theo loại hình cung cấp

• Phần mềm kế toán đóng gói: Hệ thống có sẵn với các tính năng tiêu chuẩn, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Phần mềm kế toán viết riêng: Phát triển theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, phù hợp với các đơn vị có nhu cầu đặc thù và nguồn ngân sách lớn.

Phân loại theo cách thức triển khai

• Phần mềm kế toán offline: Có thể là phần mềm viết riêng hoặc đóng gói, được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp và có thể sử dụng mà không cần Internet.
• Phần mềm kế toán online: Giải pháp hiện đại, cho phép truy cập từ xa qua Internet mà không cần lắp đặt máy chủ. Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống đám mây, phù hợp cho doanh nghiệp cần theo dõi tài chính theo thời gian thực và yêu cầu tính linh hoạt cao

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu:

• 1. Tự động tạo báo cáo tài chính
  Khi sử dụng phần mềm không cần lọc dữ liệu và tạo báo cáo thủ công. Các báo cáo như công nợ, sổ cái, báo cáo tài chính được cập nhật tự động,
  giúp tiết kiệm thời gian. 
• 2. Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu
  Phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp tổng hợp và quản lý dữ liệu tài chính trong một hệ thống duy nhất.
  Dễ dàng kiểm soát và cập nhật báo cáo theo thời gian thực.
• 3. Tối ưu hóa quy trình kế toán
  Giảm thiểu sai sót và tạo dữ liệu kế toán chính xác hơn. Giúp kế toán viên thao tác nghiệp vụ như lập hóa đơn, thanh toán, và đối chiếu sổ sách nhanh chóng.
• 4. Bảo mật thông tin và dữ liệu tốt hơn
  Hạn chế mất hay rò rỉ dữ liệu khi sử dụng phần mềm kế toán. Nâng cao mức độ an toàn đối với các dữ liệu quan trọng của công ty thông qua hệ thống bảo mật thông tin mà phần mềm cung cấp.
• 5. Tiết kiệm chi phí
  Doanh nghiệp giảm chi phí nhân lực và tối ưu hóa tài nguyên, từ đó nâng cao hiệu suất và lợi nhuận.
• 6. Hỗ trợ ra quyết định
  Dữ liệu tài chính được xử lý và phân tích từ phần mềm kế toán mang lại cái nhìn chính xác về hiệu suất kinh doanh, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Để triển khai phần mềm kế toán hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc những yếu tố sau:

• 1) Giá cả hợp lý
  Một phần mềm đắt tiền không có nghĩa là tốt nhất, nên quan trọng là tìm được phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý.Chọn phần mềm kế toán có giá cả hợp lý, phù hợp với ngân sách và cung cấp mọi tính năng cần thiết cho công việc của kế toán
• 2) Giao diện thân thiện
  Phần mềm có nhiều tính năng nhưng người dùng khó thao tác sử dụng được thì phần mềm đó cũng trở nên vô nghĩa. Lựa chọn phần mềm dễ sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian học tập cho nhân viên.
• 3) Phần mềm quản lý tổng hợp
  Việc mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm khác nhau sẽ gây ra khó khăn khi sao chép dữ liệu và đối chiếu thông tin. Chính vì vậy, hãy cân nhắc lựa chọn phần mềm có tích hợp các chức năng quản lý liên quan với kế toán như bán hàng, tồn kho, nhân sự, v.v. 
• 4) Hỗ trợ đào tạo và tư vấn:
  Thiếu sự đào tạo hay hỗ trợ từ nhà cung cấp là một nguyên nhân khiến doanh nghiệp khó sử dụng phần mềm lâu dài. Trong thời gian sử dụng sẽ không tránh khỏi vấn đề kỹ thuật vì vậy đảm bảo sự hỗ trợ từ nhà cung cấp khi gặp sự cố.

Phần mềm kế toán ECOUNT - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm kế toán ECOUNT là hệ thống kế toán online hoạt động trên nền tảng web. Đảm bảo cung cấp đầy đủ tính năng chuẩn hóa cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong mọi ngành. Với chi phí triển khai hợp lý, doanh nghiệp có thể quản lý tổng thể từ tài chính kế toán, nhân lực đến kinh doanh trên cùng một nền tảng.

Ưu điểm phần mềm kế toán ECOUNT

Để triển khai phần mềm kế toán hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc những yếu tố sau:

• 1) Phương thức nhập dễ dàng
  Phần mềm sẽ định khoản tự động, dễ sử dụng ngay cả với người không chuyên. Ngoài ra phần mềm vẫn có chế độ định khoản theo nghiệp vụ dành cho kế toán nhiều kinh nghiệm.
• 2) Liên kết với dữ liệu sao kê ngân hàng
  Tự động liên kết dữ liệu từ sao kê ngân hàng để để tạo chứng từ nhanh chóng. Rút ngắn thời gian kiểm tra, nhập từng dữ liệu và không bị bỏ sót bất cứ thông tin nào giúp quản lý quỹ hiệu quả.
• 3) Phát hành hóa đơn điện tử
  Phát hành hóa đơn điện tử VAT trực tiếp trên phần mềm kế toán ECOUNT. Không cần tốn nhiều thời gian thu thập và nhập lại chứng từ hóa đơn bán hàng đã tạo vào hệ thống khác.
• 4) Phê duyệt chứng từ nhanh chóng
  Tải và phê duyệt điện tử các lệnh chi tiền, thu tiền, đề nghị thanh toán v.v ngay trên hệ thống. Đặc biệt, các phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ công việc với nhau thông qua phân hệ Groupware (công ty).
• 5) Tạo sổ sách tự động
  Phần mềm kế toán online ECOUNT tự động ghi nhật công nợ và sổ sách kế toán theo dữ liệu nhập vào. cho phép doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính chính xác. Các báo cáo công nợ và mua bán hàng tháng cũng được cập nhật tự động, hỗ trợ quản lý chi tiết, hiệu quả.
• 6) Báo cáo kế toán đa dạng
  ECOUNT cung cấp nhiều loại báo cáo kế toán khác nhau như Báo cáo doanh thu, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực. Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng, chính xác.