Phần mềm quản lý mua hàng là gì? Hiệu quả mang lại Quản lý mua hàng không hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp thất thoát đến 5-15% chi phí vận hành, theo khảo sát của Aberdeen Group. Việc thiếu minh bạch trong quy trình, chọn nhà cung cấp chưa tối ưu hay sai sót nhập liệu là những "nỗi đau" lớn mà doanh nghiệp thường gặp phải.
Vậy phần mềm quản lý mua hàng là gì và tại sao nó trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Hãy cùng khám phá các tính năng và lợi ích của phần mềm mua hàng trong bài dưới đây!

Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch, theo dõi và tự động hóa quy trình mua hàng. Hệ thống giúp kiểm soát tất cả các bước từ đề xuất mua hàng, yêu cầu báo giá, lập đơn đến khi nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể theo dõi và tạo ra một quy trình rõ ràng, minh bạch, và giảm thiểu sai sót.
Cùng với đó, hệ thống quản lý mua hàng còn cung cấp các báo cáo tổng quan theo thời gian thực tế. Do đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt tổng quan các hoạt động mua hàng như tổng số lượng đơn đặt hàng, tình hình nhập kho và thông tin nhà cung cấp. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng đáp ứng và tối ưu chi phí chuỗi cung ứng và có thể được ứng dù ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng không chỉ nâng cao hiệu quả thu mua mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng quan trọng cần có:

Quản lý yêu cầu, phê duyệt đơn mua nhanh chóng

Chức năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, gửi và theo dõi yêu cầu đặt hàng theo quy trình chuẩn. Nhờ đó, các bộ phận liên quan có thể phê duyệt nhanh chóng, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt ngân sách thu mua.

Quản lý và lựa chọn nhà cung cấp

Phần mềm theo dõi mua hàng tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin nhà cung cấp một cách chi tiết. Đồng thời, cho phép gửi yêu cầu báo giá (RFQ) đến nhiều nhà cung cấp, so sánh giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Tính năng này giúp người dùng dễ dàng cân nhắc và lựa chọn đối tác phù hợp nhất, tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn cung ổn định.

Quản lý hợp đồng, hóa đơn mua hàng

Một trong những điểm mạnh của phần mềm thu mua là khả năng theo dõi hợp đồng, quản lý hóa đơn theo từng đơn. Tính năng này đảm bảo minh bạch trong thanh toán, kiểm soát thời gian giao hàng và tránh vi phạm điều khoản.

Quản lý nhập kho

Sau khi hoàn tất mua hàng, phần mềm hỗ trợ ghi nhận hàng hóa nhập kho, kiểm tra số lượng, chất lượng và đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý tồn kho. Điều này giúp hạn chế sai sót và tối ưu nguồn nhân lực.

Báo cáo tổng quan và chi tiết

Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo tự động, chi tiết về hiệu quả quản lý mua hàng. Doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và phân tích dữ liệu để cải thiện chiến lược thu mua và tối ưu nguồn vốn.

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý thu mua

Phần mềm mua hàng là giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu chiến lược thu mua và kiểm soát chi phí hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

1. Tối ưu hóa quy trình thu mua

Phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp tự động hóa và liên kết thông tin giữa các quy trình từ yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi đơn hàng. Điều này không chỉ giúp giảm bớt tác vụ thủ công, góp phần tăng hiệu suất công việc của nhân viên mà còn tăng độ chính xác trong việc xử lý các yêu cầu và xác nhận đơn hàng.

2. Tăng cường tính minh bạch

Tính minh bạch trong quy trình mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh những sai phạm như gian lận tài chính hay lãng phí tài nguyên. Phần mềm được lập trình theo thuật toán logic, phù hợp với thực tế giúp ghi nhận chi tiết từng giao dịch, hỗ trợ kiểm toán và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

3. Quản lý chi phí mua hàng hiệu quả

Phân hệ quản lý mua hàng là công cụ giúp các nhà quản lý kiểm soát tình hình thu chi của từng giai đoạn trong quá trình mua hàng hiệu quả. Với tính năng so sánh báo giá từ các nhà cung cấp, lựa chọn và tính toán nhu cầu chính xác giúp giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giá cả và đưa ra các quyết định tối ưu. Điều này giúp giảm bớt lãng phí mua hàng với mức giá tốt hơn, giúp tăng hiệu suất tài chính.

4. Cải thiện khả năng ra quyết định

Hệ thống giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý thu mua thông qua báo cáo chi tiết về mua hàng  như báo cáo mặt hàng nhập trong tháng, báo cáo đề xuất mua hàng, báo cáo chi phí đến chất lượng hàng v.v. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, phân tích hoạt động mua hàng định kỳ từ đó điều chỉnh kế hoạch và đưa ra các quyết định mua hàng hợp lý.

5. Quản lý nhập kho theo real - time

Với khả năng cập nhật các thông tin chính xác về đơn hàng, nhà cung cấp, mặt hàng theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu từ mua hàng đến tồn kho nhanh chóng. Cho phép phòng ban phụ trách dễ dàng theo dõi tiến độ, trạng thái đơn hàng và chủ động hơn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ mà còn tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

6. Quản lý đầy đủ thông tin của nhà cung cấp

Thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin chi tiết về các nhà cung cấp như giá cả, điều khoản hợp đồng và chất lượng hàng hóa cung ứng. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và đảm bảo chất lượng đầu vào.

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm mua hàng như thế nào?

Dưới đây là những tiêu chí trên giúp việc chọn phần mềm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn với doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý mua hàng và phát triển bền vững.

1. Đầy đủ tính năng và tùy chỉnh linh hoạt

Doanh nghiệp nên cân nhắc các phần mềm đủ tính năng để đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản như quản lý nhà cung cấp, đơn hàng và nhập kho. Đồng thời, xem xét khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp cũng rất quan trọng.

2. Khả năng tích hợp với hệ thống khác

Để đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, doanh nghiệp nên cân nhắc hệ thống có khả năng tích hợp với các phân hệ của phòng ban khác như kế toán, quản lý kho hay sản xuất. 

3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Ngoài ra, yếu tố giao diện phần mềm cũng khá quan trọng vì một giao diện đơn giản, trực quan sẽ giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt cách sử dụng. Điều này không chỉ tăng hiệu suất làm việc mà còn tiết kiệm thời gian đào tạo.

4. Bảo mật dữ liệu cao

Dữ liệu là nguồn thông tin trọng yếu  giúp định hình chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, phần mềm quản lý thu mua phải đảm bảo an toàn dữ liệu với các chức năng như mã hóa thông tin, phân quyền người dùng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp.

5. Chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật tốt

Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí triển khai phần mềm so với ngân sách hiện tại để đảm bảo hiệu quả đầu tư. Việc lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và linh hoạt là một lợi thế lớn trong suốt quá trình sử dụng và triển khai. 

Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý mua hàng uy tín ECOUNT ERP

ECOUNT ERP là một trong những đơn vị cung cấp và triển khai hệ thống ERP bao gồm module mua hàng. Với các tính năng nổi bật như quản lý nhà cung cấp, lên kế hoạch mua hàng, theo dõi đơn hàng, nhập kho, và thanh toán công nợ. Phân hệ mua hàng của ECOUNT sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, giảm thiểu chi phí vận hành và kiểm soát hiệu quả hoạt động thu mua.

Cùng với phần hành quản lý mua hàng, ECOUNT còn tích hợp với các phân hệ khác như kế toán, quản lý tồn kho, sản xuất và bán hàng. Điều này đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ, đó là cách vận hành của một hệ thống quản lý thông minh và thống nhất.

Bên cạnh đó, phần mềm ECOUNT ERP có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp nên mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn đề có thể ứng dụng.

Phần mềm quản lý mua hàng vừa là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa chi phí. Với những lợi ích thiết thực và khả năng ứng dụng linh hoạt, đây sẽ là khoản đầu tư xứng đáng cho mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm và chọn được giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu quả vận hành!