ERP là gì? Tìm hiểu phần mềm ERP từ A đến Z Phần mềm ERP không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn về quản lý tập trung và tối ưu nguồn lực, mà còn giúp nhân viên cải thiện hiệu suất công việc.
Cùng ECOUNT khám phá "tất tần tật" thông tin liên quan đến giải pháp ERP!

ERP là gì? Khái quát về phần mềm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) tạm dịch là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động kinh doanh và kiểm soát nguồn lực chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Phần mềm ERP là hệ thống gồm nhiều phân hệ tích hợp, đáp ứng nhu cầu quản lý của các phòng ban cốt lõi trong doanh nghiệp như: mua hàng, sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… Nhờ khả năng tự động hóa quy trình và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất làm việc và ra quyết định nhanh chóng.

Nguồn gốc và lịch sử phát triển của ERP

Lịch sử hình thành hệ thống ERP từ MRP

Hệ thống ERP được bắt nguồn từ phần mềm MRP (Material Requirements Planning) vào những năm 1960. Ban đầu, MRP được thiết kế để giúp các doanh nghiệp sản xuất quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Đến giai đoạn 1970 - 1980, MRP đã được nâng cấp thành phiên bản tối ưu hơn là Material Requirements Planning II. Khi này phần mềm đã có thêm các chức năng như tài chính, nhân sự và quản lý chuỗi cung ứng. Cũng từ đó là khởi đầu cho sự chuyển hóa từ MRP sang ERP, đánh dấu bước ngoặt lớn trong cách vận hành và quản lý tài nguyên doanh nghiệp. 

Sự phát triển của ERP System qua các giai đoạn

Từ thập niên 1990, ERP system được cải tiến nhiều hơn bằng cách tích hợp tất cả các phân hệ chức năng trong một hệ thống duy nhất. Lúc này, hệ thống ERP thường được triển khai theo hình thức tại chỗ (On-Premise). Nghĩa là các chương trình phần mềm sẽ hoạt động trên hệ thống máy chủ (server) vật lý tại doanh nghiệp nên chi phí đầu tư khá cao.

Sang thế kỷ 21, sự phát triển của công nghệ đám mây đã đưa ERP lên một tầm cao mới. Phần mềm ERP điện toán đám mây (Cloud-based ERP) ra đời đã giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể ứng dụng hệ thống quản lý hiện đại. Nhờ vào ưu điểm tiết kiệm chi phí, không cần cài máy chủ, mà người dùng có thể truy cập bằng bất kỳ thiết bị nào khi có internet.

Ngày nay, thị trường phần mêm quản lý doanh nghiệp đang ngày càng phát triển mạnh mẽ với sự tham gia của nhà cung cấp giải pháp ERP trong và ngoài nước. Điều này là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đều có thể tìm được hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách của mình.

Các phân hệ "huyết mạch" của phần mềm ERP

Phần mềm ERP được cấu thành từ nhiều phân hệ (module) quan trọng giúp kết nối và vận hành hiệu quả toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là các phân hệ cốt lõi của ERP:

1. Quản lý Tài chính - Kế toán

Phân hệ này bao gồm các tính năng như quản lý thu/chi, quản lý công nợ, tài sản cố định, lập sổ cái và báo cáo quản trị. Một số phần mềm hiện đại còn hỗ trợ quản lý lợi nhuận, thiết lập ngân sách và kiểm soát dòng vốn,v.v.

2. Quản lý Bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh, từ báo giá, lập đơn hàng đến theo dõi xuất kho. Ngoài ra, phần mềm ERP còn giúp đồng bộ dữ liệu bán hàng với tồn kho, kế toán và quản lý khách hàng (CRM).

3. Quản lý Mua hàng

Chức năng mua hàng tích hợp các tính năng hữu ích cho phép quản lý quy trình từ gửi yêu cầu, lập kế hoạch mua, đến phê duyệt và quản lý nhà cung cấp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí mua hàng hiệu quả và kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho.

4. Quản lý Sản xuất - Chế tạo

Module này hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý sản xuất một cách hiệu quả. Từ quá trình tạo định mức nguyên vật liệu (BOM), kế hoạch nguyên vật liệu (MRP) đến theo dõi tiến độ sản xuất. Một số hệ thống còn cho phép tính giá thành, lợi nhuận hay quản lý hàng gia công,v.v.

5. Quản lý Hàng tồn kho

Phân hệ tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hệ thống ERP, hỗ trợ quản lý đồng bộ số lượng xuất nhập hàng hóa từ các bên bán hàng, mua hàng và sản xuất. Dựa vào đó doanh nghiệp có thể nắm được số lượng hàng hóa theo mặt hàng, tình hình biến động tồn kho, quản lý hàng theo số seri.

6. Quản lý Nhân sự - Tính Lương

Phân hệ Nhân sự bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công, ngày phép và tính toán lương và phúc lợi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cập nhật khoản thanh toán lương thường vào sổ sách kế toán.

7. Quản lý Công việc

Nhiều phần mềm ERP tổng thể còn có chức năng quản lý công việc nội bộ công ty và các phòng ban. Ví dụ như phân hệ Groupware của ECOUNT bao gồm bảng thông báo chung, lịch làm việc, nhật ký công việc từng bộ phận v.v.. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn mà không cần đến phần mềm bổ sung.
Bên cạnh các phân hệ cốt lõi, hệ thống ERP hiện đại còn có khả năng kết nối linh hoạt với các thiết bị hỗ trợ như ứng dụng di động, máy quét mã vạch, máy chấm công,… nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu trải nghiệm người dùng.

Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích, không chỉ tối ưu hóa quản lý mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu. 5 lợi ích nổ bật mà doanh nghiệp nhận được khi quản lý bằng phần mềm ERP: 

1. ERP giúp quản lý dữ liệu tập trung, minh bạch

Trong quá trình lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp thường phải tổng hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau như kế toán, bán hàng, kho vận, sản xuất... Việc dữ liệu bị phân tán, lưu trữ rời rạc ở từng bộ phận không chỉ gây mất thời gian mà còn dễ dẫn đến chênh lệch số liệu, khó kiểm soát thông tin tài chính.
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) chính là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu và quy trình vận hành trên một hệ thống duy nhất. Nhờ khả năng liên thông dữ liệu giữa các phòng ban, mọi giao dịch liên quan đến mua hàng, bán hàng, tồn kho,... đều được cập nhật đồng bộ. Khi một số liệu được điều chỉnh, toàn bộ dữ liệu liên quan sẽ tự động được tính toán lại, đảm bảo tính nhất quán và chính xác cao.

2. ERP giúp nâng cao hiệu suất xử lý công việc

Khi doanh nghiệp phát triển, quy mô lớn hơn thì quy trình làm việc cũng phức tạp theo. Các bước phê duyệt thủ công, luân chuyển giấy tờ giữa các phòng ban không chỉ mất thời gian mà còn gây trì trệ trong vận hành.
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình làm việc, đặc biệt là quy trình phê duyệt. Nhân viên có thể gửi và nhận yêu cầu trực tuyến, chứng từ điện tử được chuyển đến đúng người có thẩm quyền chỉ trong vài giây. Nhờ đó, rút ngắn khoảng cách xử lý công việc giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện cho doanh nghiệp. Ví dụ: bộ phận kho có thể nhanh chóng gửi yêu cầu xuất hàng đến bộ phận sản xuất hoặc kế toán thông qua ERP, thay vì chuyển giấy tờ truyền thống.

3. ERP giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu

Một trong những vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là các sai sót dữ liệu phát sinh nhiều từ việc nhập và viết tay về thông tin khách hàng, hóa đơn mua bán. Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến các báo cáo, độ tin cậy và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp nếu hồ sơ sai đã gửi đến đối tác, khách hàng.
Hệ thống ERP giúp khắc phục tình trạng này nhờ tính năng kế thừa dữ liệu và nhập liệu duy nhất một lần. Tức là thông tin chỉ cần nhập một lần nhưng có thể được sử dụng lại ở nhiều bộ phận khác nhau, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể. Bên cạnh đó, quy trình làm việc được chuẩn hóa theo từng phòng ban, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin. Điều này giúp ERP trở thành công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả, giảm lỗi nhập liệu và gia tăng năng suất nhân sự.

4. ERP hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, mỗi quyết định của ban lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo quyết định mang tính chính xác và kịp thời, đòi hỏi phải có đầy đủ dữ liệu và phân tích chuyên sâu. Phần mềm ERP là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình này. Hệ thống cung cấp các báo cáo quản trị toàn diện, từ sản xuất, mua bán, tồn kho cho đến tài chính kế toán. Tất cả số liệu đều được cập nhật theo thời gian thực khi có phát sinh giao dịch, giúp ban lãnh đạo không phải mất thời gian chờ đợi nhân viên tổng hợp dữ liệu thủ công.

5. ERP giúp đảm bảo an toàn và minh bạch dữ liệu

Quản lý dữ liệu là yếu tố sống còn trong vận hành doanh nghiệp hiện đại. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn lơ là trong việc bảo mật, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin nội bộ hoặc bị đánh cắp dữ liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và lợi thế cạnh tranh.
Phần mềm ERP được thiết kế với hệ thống bảo mật đa tầng, cho phép kiểm soát truy cập theo vai trò, chức vụ, và phân quyền rõ ràng cho từng bộ phận. Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ tính năng kiểm tra đăng nhập theo IP, mã hóa dữ liệu và ghi nhận nhật ký truy cập để dễ dàng kiểm tra, giám sát. Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu từ tài chính, nhân sự đến khách hàng đều được bảo vệ nghiêm ngặt, giúp doanh nghiệp yên tâm lưu trữ, tra cứu và chia sẻ thông tin.

Xem thêm: Top 10 lợi ích của hệ thống ERP doanh nghiệp nên biết

Các doanh nghiệp nào nên ứng dụng phần mềm ERP?

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ thông tin, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất toàn hệ thống. Vậy nên, hiện nay ERP có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

1. Doanh nghiệp sản xuất

Các công ty sản xuất ứng dụng ERP để lập kế hoạch sản xuất chính xác, quản lý nguyên vật liệu theo thời gian thực và theo dõi tiến độ sản xuất theo công đoạn. Nhằm nâng cao năng suất và đáp ứng đơn hàng đúng tiến độ.
Ví dụ: Công ty sản xuất linh kiện điện tử, bao bì, nhựa, giấy, cơ khí,…

2. Doanh nghiệp thương mại

Với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, hệ thống ERP giúp kiểm soát kho hàng, theo dõi đơn hàng và vận hành quy trình mua bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả.
Ví dụ: Công ty nhập khẩu & phân phối hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc,…

3. Bán lẻ và thương mại điện tử (eCommerce)

Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp bán lẻ tích hợp giữa quản lý gian hàng trực tuyến và tại cửa hàng, đồng bộ dữ liệu hàng tồn kho. Nhờ sự kết nối liền mạch giữa các kênh, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm người mua và đẩy mạnh doanh số.
Ví dụ: Chuỗi siêu thị, cửa hàng thời trang, doanh nghiệp bán hàng qua sàn TMĐT,…

4. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ có thể sử dụng ERP để quản lý dự án, hợp đồng, quản lý nhiệm vụ/ công việc, phân bổ chi phí và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Ví dụ: Công ty tài chính, kế toán, marketing agency, công ty luật, dịch vụ vận tải,…

5. Doanh nghiệp logistics và vận tải

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi lộ trình vận chuyển, quản lý đội xe, điều phối hàng hóa và tối ưu chi phí logistics. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong từng giai đoạn giao nhận.
Ví dụ: Công ty giao nhận, kho vận, logistics liên tỉnh/quốc tế,…

5 điều doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai hệ thống ERP

Việc sử dụng phần mềm ERP là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp tự động hóa hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý ở tất cả các bộ phận. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các yếu tố sau để lựa chọn được phần mềm phù hợp:

1. Chọn phần mềm theo nhu cầu và quy mô

Không phải phần mềm ERP nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Trước khi chọn, hãy đặt ra câu hỏi: “Doanh nghiệp đang gặp bài toán gì trong quản lý?”, “Mục tiêu cải thiện là gì – tốc độ xử lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn, hay phân tích tài chính chính xác hơn?”. Việc xác định rõ nhu cầu giúp tránh chọn phần mềm phức tạp hoặc dư thừa tính năng.

2. Cân nhắc giải pháp ERP có khả năng mở rộng

Thay vì chọn phần mềm chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại, doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp có thể nâng cấp hoặc tích hợp thêm khi mở rộng quy mô kinh doanh từ cửa hàng đến chi nhánh. Một hệ thống ERP linh hoạt sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài, thay vì phải chuyển đổi tốn kém sau vài năm.

3. Đánh giá năng lực của nhà cung cấp phần mềm ERP

Đừng chỉ nhìn vào phần mềm – hãy nhìn vào con người đứng sau. Một nhà cung cấp ERP uy tín sẽ có đội ngũ hỗ trợ vững chuyên môn, khả năng đào tạo, bảo hành và cập nhật thường xuyên. Tìm hiểu các dự án đã triển khai, đánh giá từ khách hàng, và khả năng hỗ trợ kỹ thuật là điều không nên bỏ qua.

4. Chú trọng vào khả năng triển khai nhanh và dễ sử dụng

Một hệ thống ERP tốt không chỉ “mạnh” mà còn cần “dễ dùng”. Nếu người dùng không thể thao tác dễ dàng, phần mềm dù hiện đại cũng sẽ bị lãng phí. Ưu tiên chọn giải pháp có giao diện thân thiện, tài liệu hướng dẫn rõ ràng và quy trình triển khai không quá phức tạp, đặc biệt với SMEs.

 5. Kiểm tra chính sách bảo mật và tuân thủ dữ liệu

Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp. Hãy ưu tiên phần mềm ERP có tiêu chuẩn bảo mật chặt chẽ (SSL, ISO 27001…), khả năng phân quyền theo vai trò, sao lưu dữ liệu tự động và hỗ trợ phục hồi khi có sự cố. Đặc biệt với hệ thống Cloud ERP, yếu tố bảo mật phải được xem xét nghiêm túc ngay từ đầu.
Xem thêm: Hệ thống ERP là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết từ A-Z

Giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Với hơn 25 năm kinh nghiệm là nhà cung cấp phần mềm ERP trên nền tảng web, ECOUNT ERP đã và đang mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hơn 80.000 doanh nghiệp trên toàn cầu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Đây là giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu của tất cả các bộ phận, từ kế toán, bán hàng, sản xuất, kho vận cho đến nhân sự. Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện ECOUNT giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính chặt chẽ, lập kế hoạch sản xuất rõ ràng, và kết nối nhịp nhàng giữa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì sao ECOUNT ERP là lựa chọn thông minh cho SMEs?

• Dễ dàng tùy chỉnh và triển khai theo đặc thù ngành nghề mà không cần đội ngũ IT chuyên sâu
• Chi phí cố định, minh bạch, chỉ 1.000.000 VNĐ/tháng trọn gói cho toàn bộ tính năng – giải pháp tiết kiệm mà hiệu quả
• Hệ thống “mạng xã hội nội bộ” tích hợp giúp tăng cường tương tác, truyền thông nội bộ hiệu quả
• Hỗ trợ quản lý toàn diện khi mở rộng quy mô kinh doanh mà không giới hạn tính năng hay người dùng
• Đội ngũ chuyên viên kỹ thuật luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai và vận hành

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp cho công ty vừa và nhỏ

Tổng kết

Hiện nay, công nghệ số và AI đang thay đổi cuộc chơi trên thương trường, việc áp dụng giải pháp ERP vào vận hành doanh nghiệp là bước chuyển mình tất yếu. Giờ đây, ERP không chỉ là công cụ, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chính xác, ra quyết định nhanh và thích ứng linh hoạt. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm ERP, từ khái niệm, lợi ích đến tiêu chí lựa chọn theo nhu cầu thực tế.
Với hơn 25 năm kinh nghiệm, ECOUNT là nhà cung cấp phần mềm ERP đáng tin cậy, chuyên dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống hỗ trợ kết nối tất cả các phòng ban, kiểm soát thông tin chính xác, dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP linh hoạt, dễ dùng, chi phí hợp lý, hãy liên hệ với ECOUNT ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!