Phần mềm kế toán giá rẻ, dễ dùng cho doanh
nghiệp nhỏ

Ngày nay, phần mềm kế toán đã trở thành giải pháp quản lý dòng tiền không thể thiếu của các doanh nghiệp, kể cả các công ty vừa và nhỏ (SME). Tuy nhiên, khi ngân sách còn hạn chế, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) thường sẽ cân nhắc và lựa chọn phần mềm kế toán giá rẻ để tiết kiệm chi phí.. Nhưng, “giá rẻ” không chỉ nằm ở con số ban đầu mà còn ở giá trị thực sự mà phần mềm mang lại trong quá trình vận hành lâu dài.
Vậy nên ngoài mức giá, các nhà quản lý cần xem xét thêm các yếu tố như tính năng, khả năng mở rộng, dịch vụ hỗ trợ và trải nghiệm sử dụng là điều cần thiết. Trong bài viết này, cùng ECOUNT tìm hiểu chi tiết về giá trị thực của phần mềm kế toán và giải pháp quản lý tài chính - kế toán tối ưu chi phí cho SMEs.

Như thế nào là phần mềm kế toán giá rẻ?

Trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi mạnh mẽ sang mô hình số hóa, việc ứng dụng phần mềm công nghệ trong quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Đặc biệt, phần mềm kế toán giá rẻ đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ tại Việt Nam lựa chọn nhằm quản lý tài chính kế toán một cách hiệu quả, minh bạch và đúng quy định pháp luật.
Tuy nhiên, khái niệm “giá rẻ” không chỉ đơn thuần đề cập đến mức giá của phần mềm. Giá trị của một giải pháp kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngân sách đầu tư, quy mô nhân sự sử dụng, phạm vi tính năng chính, chức năng phụ trợ, cũng như mức độ hỗ trợ kỹ thuật mà doanh nghiệp nhận được.
Do đó, một phần mềm được xem là “giá rẻ” đối với doanh nghiệp này có thể lại vượt ngoài khả năng chi trả của doanh nghiệp khác, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế, đặc điểm vận hành và mức độ tự động hóa mong muốn.
Vì vậy, khi đánh giá một phần mềm kế toán “giá rẻ”, doanh nghiệp cần cân nhắc tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) trong suốt vòng đời sử dụng. Một giải pháp thật sự hiệu quả phải vừa tiết kiệm chi phí dài hạn, vừa hỗ trợ quản lý minh bạch và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, dù mức giá như thế nào thì tất cả các phần mềm kế toán chất lượng đều phải đảm bảo các chức năng quản lý kế toán cơ bản thiết yếu như:

• Hoạch toán và xử lý chứng từ
• Quản lý tài sản và kiểm soát chi phí
• Theo dõi công nợ và dòng tiền
• Báo cáo sổ sách kế toán
• Báo cáo tài chính

Ngoài ra, mức độ hoàn thiện và tính linh hoạt của các tính năng này phụ thuộc trực tiếp vào năng lực nghiên cứu cùng với hệ thống hỗ trợ khách hàng của từng nhà cung cấp.

Các yếu tố cơ bản quyết định giá trị thực của một phần mềm kế toán

Để đánh giá đúng giá trị và hiệu quả lâu dài của một phần mềm kế toán, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào chi phí đầu tư ban đầu, mà cần xem xét những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý và vận hành phần mềm trong thực tế.

1. Nền tảng vận hành phần mềm

Nền tảng vận hành cũng là yếu tố quan trọng quyết định giá trị thực của một phần mềm kế toán. Hiện nay, đa số giải pháp hoạt động trên nền tảng trực tuyến hoặc điện toán đám mây (cloud-based) thay thế cho mô hình on-premise truyền thống, vốn yêu cầu doanh nghiệp tự quản lý hạ tầng máy chủ.
Với mô hình phần mềm Cloud-based, việc đăng ký tài khoản diễn ra nhanh chóng mà không cần cài đặt phức tạp, người dùng có thể truy cập vào hệ thống ở bất cứ đâu, với mọi thiết bị có kết nối internet. Do đó, một phần mềm được vận hành trên nền tảng hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách, đảm bảo tính linh hoạt và tiện lợi trong quá trình sử dụng.

2. Tính đầy đủ và phù hợp của tính năng

Xét về tính năng, những phần mềm kế toán cơ bản thường có chi phí triển khai thấp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản nhỏ ban đầu. Tuy nhiên, về lâu dài, chúng lại tiêu tốn đến 30% thời gian và ngân sách cho việc nhập liệu thủ công hoặc xử lý sự cố. Nguyên nhân là do các giải pháp này chỉ đáp ứng một vài nghiệp vụ đơn lẻ, thiếu sự kết hợp với các chức năng nâng cao như xuất hóa đơn điện tử, phân tích dữ liệu hay tự động đồng bộ liên phòng ban.
Trong khi đó, các hệ thống phần mềm kế toán tích hợp đa chức năng như quản lý bán hàng, kho, hay CRM, không chỉ giúp tối ưu quy trình mà còn giảm đáng kể chi phí vận hành lâu dài. Đây chính là sự khác biệt giữa việc “chi phí chìm và “đầu tư bền vững” trong lựa chọn phần mềm.

3. Khả năng tích hợp và mở rộng

Giá trị thực sự của một phần mềm kế toán không chỉ nằm ở mức phí sử dụng, mà còn ở khả năng tích hợp và mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Trong bối cảnh công nghệ số hóa mạnh mẽ, việc kết nối liền mạch với các hệ thống khác trở thành lợi thế cạnh tranh lớn.
Một phần mềm có thể liên kết với ngân hàng để đối soát giao dịch, hay tích hợp được với các phần mềm khác như bán hàng, kho, nhân sự, tính lương, sản xuất sẽ giúp kế toán giảm đáng kể thời gian nhập liệu và tra soát thông tin. Ngoài ra, nó còn mang lại nhiều giá trị hơn trong việc quản lý tập trung và tránh gián đoạn thông tin trong quản trị kinh doanh. Khả năng mở rộng theo quy mô còn giúp doanh nghiệp không phải đổi phần mềm khi phát triển.

4. Dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng

Ngoài tích hợp, một yếu tố quan trọng khác thể hiện giá trị thực của phần mềm kế toán chính là giao diện và trải nghiệm người dùng. Một giải pháp tốt không chỉ đủ tính năng mà còn cần giai diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụn và ít phải đào tạo phức tạp.
Tốc độ xử lý báo cáo nhanh, giao diện trực quan và khả năng sử dụng trên điện thoại giúp kế toán viên làm việc linh hoạt hơn, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Điều này cũng hỗ trợ cho việc giảm sự kháng cự thay đổi từ phía nhân viên khi áp dụng công nghệ mới.

5. Dịch vụ hỗ trợ, đào tạo và nâng cấp lâu dài

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn khi bắt đầu chuyển đổi số do thiếu nhân sự chuyên môn và hạn chế kiến thức công nghệ. Vì vậy, chính sách hỗ trợ triển khai và đào tạo từ nhà cung cấp phần mềm đóng vai trò quan trọng, giúp giảm rủi ro thất bại và nâng cao hiệu quả áp dụng.
Các nhà cung cấp có hotline phản hồi nhanh hoặc hỗ trợ từ xa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% chi phí so với việc phải chờ kỹ thuật viên trực tiếp xử lý. Đồng thời, một hệ thống được cập nhật tính năng linh hoạt theo quy định kế toán sẽ mang lại nhiều giá trị hơn so với phần mềm chỉ mua một lần.

4 lưu ý cho doanh nghiệp nhỏ khi lựa chọn phần mềm kế toán giá rẻ

Khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp, các nhà quản lý cần hiểu rõ những yếu tố quyết định đến khả năng ứng dụng hiệu quả của hệ thống. Từ kinh nghiệm nhiều năm triển khai giải pháp ERP cho hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ, ECOUNT thấy rằng có một số lưu ý mà doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng để tránh việc thất bại khi triển khai như sau:

1. Đầy đủ các tính năng cần thiết

Khi lựa chọn phần mềm kế toán giá rẻ, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống có đầy đủ những tính năng cơ bản để giải quyết đúng nhu cầu thực tế. Chỉ khi những nghiệp vụ thiết yếu được xử lý gọn gàng, phần mềm mới thực sự mang lại hiệu quả dù chi phí thấp.
Ví dụ: Nếu hiện nay bạn phải nhập hóa đơn hai lần (trên Excel và trên phần mềm hóa đơn), hãy xem xét liệu giải pháp này có hỗ trợ đồng bộ để tiết kiệm thời gian không. Hay phòng kế toán cần quản lý công nợ chi tiết theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp, phần mềm phải có chức năng quản lý công nợ rõ ràng và dễ đối chiếu.

2. Mô hình dễ triển khai và bảo mật

Ngày nay, mô hình cloud-based ngày càng phổ biến nhờ khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi và sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Doanh nghiệp có thể triển khai nhanh chóng mà không cần cài đặt phức tạp, nhân viên cũng dễ dàng làm quen và sử dụng.
Giải pháp này đặc biệt hữu ích với lãnh đạo thường xuyên công tác xa, doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa hoặc đang mở rộng chi nhánh. Bên cạnh đó, hệ thống cloud hiện đại còn tích hợp tính năng phân quyền và bảo mật dữ liệu chặt chẽ, giúp SMEs yên tâm vận hành mà không lo rò rỉ thông tin.

3. Dịch vụ hỗ trợ và cập nhật thường xuyên

Một phần mềm kế toán giá rẻ có quy trình hỗ trợ và đào tạo chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả, tránh lãng phí nguồn lực. Chẳng hạn, ECOUNT ERP không chỉ có chi phí hợp lý mà còn cung cấp chương trình đào tạo trực tiếp và trực tuyến, giúp nhân viên làm quen nhanh chóng và giảm thiểu sai sót trong quá trình sử dụng. Đây là lợi thế lớn mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp.

4. Đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO)

Khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp không chỉ nhìn vào giá mua ban đầu mà cần xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO). TCO bao gồm: phí nâng cấp, phí bảo trì, phí đào tạo và triển khai.
Một phần mềm “giá rẻ” nhưng thiếu dịch vụ hỗ trợ có thể khiến doanh nghiệp tốn gấp đôi chi phí về lâu dài do lỗi phát sinh, gián đoạn vận hành hoặc phải thuê ngoài xử lý.
Do đó, doanh nghiệp cần trao đổi với nhà cung cấp về toàn bộ các loại phí triển khai từ ban đầu, để chủ động hơn trong việc dự trù ngân sách và tránh phát sinh chi phí không mong muốn sau này

ECOUNT ERP – Phần mềm kế toán tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ

Trong số các giải pháp trên thị trường, ECOUNT ERP nổi bật là phần mềm kế toán giá rẻ được phát triển tích hợp trong hệ thống phần mềm ERP, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
ECOUNT ERP đã có hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai tại nhiều quốc gia và hiện được hơn 80.000 doanh nghiệp toàn cầu tin tưởng sử dụng, trong đó có hàng ngàn doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam. Nhờ kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ triển khai đa ngành, phần mềm ECOUNT được thiết kế phù hợp với đặc thù quản lý của nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, sản xuất, hay dịch vụ, v.v.. . Đội ngũ chuyên viên tư vấn và hỗ trợ của ECOUNT ERP cũng đồng hành xuyên suốt, giúp khách hàng triển khai nhanh chóng và khai thác tối đa giá trị từ phần mềm.

Các chức năng nổi bật trong phần mềm kế toán của ECOUNT

• Nhập liệu thu chi: Ghi nhận và quản lý toàn bộ giao dịch thu – chi nhanh chóng, hạn chế sai sót, dễ dàng đối chiếu với sổ quỹ.
• Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tác, thời hạn thanh toán và cảnh báo công nợ quá hạn.
• Quản lý và phân bổ chi phí: Hỗ trợ phân loại, phân bổ chi phí khấu hao tài sản, chi phí trả trước hay trích xuất khoản khấu trừ, tính lương cho nhân sự.
• Hóa đơn điện tử: Tích hợp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của Cơ quan Thuế, thuận tiện cho việc kê khai và nộp thuế.
• Quản lý nhập khẩu: Ghi nhận toàn bộ chi phí nhập khẩu (thuế, phí vận chuyển, hải quan…) để tính giá thành hàng hóa chính xác.
• Báo cáo sổ sách, tài chính: Cung cấp hệ thống báo cáo tự động và realtime, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo nguồn lực, bảng cân đối kế toán và nhiều mẫu sổ sách phục vụ công tác quản trị dòng tiền hiệu quả.

Tại sao phần mềm ECOUNT ERP phù hợp với doanh nghiệp nhỏ?

• Chi phí hợp lý: chỉ từ 1.000.000 VNĐ/tháng, doanh nghiệp đã có thể quản lý đa chi nhánh, thêm nhiều người dùng cùng lúc mà không lo phát sinh chi phí ẩn.
• Tích hợp đa phân hệ: không chỉ kế toán, ECOUNT ERP còn tích hợp quản lý kho, bán hàng, sản xuất, nhân sự. Dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng, tránh tình trạng rời rạc.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm có thể mở rộng số lượng người dùng và phân hệ mà không cần thay đổi hệ thống.
• Hỗ trợ và đào tạo chuyên nghiệp: đội ngũ chuyên viên ECOUNT ERP luôn đồng hành từ khâu triển khai đến đào tạo nhân sự.
• Hệ thống web-based: truy cập dễ dàng ở bất kỳ đâu, trên đa thiết bị, vẫn đảm bảo an toàn và bảo mật cao.

Kết luận

Phần mềm kế toán giá rẻ là giải pháp đáng cân nhắc cho doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý tài chính chuyên nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để tránh rủi ro dài hạn, doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo: tính năng kế toán đầy đủ, hệ thống ổn định, dễ mở rộng và hỗ trợ và đào tạo chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo quản lý toàn diện và lâu dài, hãy để lại thông tin: Tại đây
Đội ngũ chuyên viên của ECOUNT ERP sẽ liên hệ và tư vấn chi tiết giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.