什麼是人資系統? 在中小企業經營過程中，「人」是最重要的資產之一，但人事管理卻往往被低估或仰賴人工處理。從出勤統計到薪資計算，若缺乏系統支援，不僅人工效率低落，也容易因為疏漏而產生法規風險與員工不滿。
這正是為什麼越來越多企業開始導入人資系統（HR System）。本篇文章將以淺顯易懂的方式，說明什麼是人資系統、核心功能、導入效益，幫助中小企業理解其價值與導入要點、找到企業高效管理的關鍵工具。

什麼是人資系統？

人資系統（Human Resources Management System, HRMS）是一套整合企業人力資源管理工作的資訊系統，涵蓋員工資料管理、出勤記錄、薪資核算、績效考核、法令遵循等功能。透過人資系統，企業能夠有效整合並自動化繁複的人事流程，還能提供即時的人力資源數據分析，協助管理階層做出更具策略性的人才決策，強化組織競爭力，並優化員工體驗，實現人力資源的數位轉型目標。

人資系統的核心目的有三個：

• 提升人事作業效率：減少重複性行政作業與錯誤。
• 確保遵守法規：自動計算加班、勞健保、所得稅。
• 透過數據安排人力資源：透過數據了解團隊運作情況，做恰當的人力配置。

人資系統的核心功能介紹

1. 員工資料管理

集中管理員工資料（如身分證、聯絡方式、學經歷、勞動合約、緊急聯絡人等），實現電子化建檔與即時查詢。

2. 出勤與請假管理

支援打卡紀錄整合、各類假別申請與核准流程，自動統計出勤與加班時數，減少人事行政的重複作業。

3. 薪資與獎金核算

根據出勤資料與各項津貼設定，系統自動計算薪資、加班費、獎金與勞健保等扣款項目，同時產出薪資單與相關報表。

4. 特休與年資管理

依據員工年資自動計算特休、補休及剩餘假期，避免爭議與錯誤，提升制度公平性與管理效率。

5. 簽核與查詢功能

主管可透過系統做電子簽核即時核准請假、異動或其他申請，員工則能透過平台查看薪資單、假勤狀況，提升組織內部溝通效率。

為什麼企業需要人資系統？

許多中小企業主對人資系統的第一印象是「成本高」、「太複雜」，但實際上，隨著SaaS（軟體即服務）模式普及，現今的人資系統門檻已大幅降低，不僅費用合理，更可依企業規模彈性調整功能與用量。

對於中小企業而言，人資系統的價值體現在以下幾點：

降低人事作業錯誤風險

手動計算薪資與加班容易出錯，導致員工不滿甚至勞資糾紛。人資系統透過公式邏輯自動計算，減少人工錯誤風險。

滿足勞動法規與稅務要求

台灣的勞基法、勞健保、所得稅等法規常有調整。合規的人資系統可自動更新相關計算規則，避免違法風險與罰款。

提升效率與人力利用

減少行政人員投入時間於例行作業，讓更多人力可投入在人力資源策略規劃、員工關係與組織發展等高價值任務。

打造數據化決策基礎

人資系統通常具備報表與分析功能，能幫助企業掌握人力結構、加班趨勢、離職率等關鍵數據，作為人力資源決策依據。

企業在什麼情況下需要使用人資系統？

1.員工人數增加，Excel 無法負荷

當公司從創業初期成長到 15 人以上，人事資料、薪資試算、請假記錄等資訊量開始大增。用 Excel 管理常常出現錯誤、版本混亂、資料遺失等問題。這時候使用人資系統可協助集中資料管理、提升正確性與工作效率。

2.薪資、出勤計算繁瑣又容易出錯

人資每個月要花很多時間手動對照打卡、計算加班費、算薪資稅額，如果資料分散或錯漏，容易導致員工誤會甚至申訴。導入 HR 系統能自動處理加班、假勤與薪資結算，減少人工錯誤風險，並符合勞基法規定。

3.管理多據點或遠距員工變得困難

當公司拓點、異地辦公或有遠距員工時，紙本流程與口頭溝通已無法即時追蹤人力狀況。人資系統提供雲端與行動化功能，讓跨地區的打卡、請假與人員異動都能即時更新，有效統一人事流程。

4.符合法規與稽核要求變得更重要

勞基法、個資法、健保報稅等合規要求愈來愈嚴格，中小企業若無完善記錄，常常在突擊勞檢或稽核時措手不及。HR 系統可自動留存紀錄、限制資料權限存取，幫助企業強化合規能力與風險控管。

5.員工希望有線上服務與自主操作介面

現代員工希望能用手機就完成請假、查薪資、更新個資。透過人資系統，能大幅提升員工滿意度與行政效率，同時降低人資部門的負擔。

6.掌握工時數據，做出人力配置決策

人資系統可自動彙整出勤與加班記錄，讓管理者掌握各部門工時狀況，進而評估是否需要補充人力、重新分配任務，或調整工作流程，提升整體營運效率。

億看ERP 雲端人資系統特色介紹

自動化的薪資計算管理

系統依照設定的底薪、加班費、津貼與扣項，自動計算薪資金額。勞健保依據最新法規自動套用級距，提供薪資單、薪資帳簿、合計表等多樣報表。薪資單可自動產出並以Email批次寄送，並可一鍵拋轉為會計憑證，與帳務管理無縫接軌。

智慧整合的出勤紀錄系統

可透過打卡機、ERP系統或行動裝置來上下班打卡，加班與請假可透過電子簽核管理，核准後自動更新出勤報表。系統可自動帶入出勤資訊計算薪資津貼，並支援多樣報表如上下班、遲到、請假統計等，讓出勤管理省時又準確。

靈活彈性的人事資料管理

可紀錄員工職級、職位、證書、報到狀況等完整資訊作人事管理，支援依據部門、職員條件查詢與列印報表。可快速開立在職、離職、薪資證明等文件，格式自訂彈性高。內建組織圖功能，清楚呈現部門架構與主管階層，強化組織透明度。

跨模組整合與流程最佳化

出勤、薪資與人事資料即時同步，不必重複輸入。支援依部門、專案設定津貼與扣款計算方式，靈活對應各種人資規則。資料可與ERP其他模組如會計、考勤連動，打造一體化管理平台。

支援行動操作與員工自助查詢

提供線上薪資查詢平台（UserPay），員工可即時查看當月薪資、加班與請假記錄，減少紙本作業與人資查詢負擔。支援手機打卡、上傳行駛里程，滿足外勤管理需求，實現行動化辦公。

隨著企業規模擴展與數位轉型的進程加速，擁有一套整合人事、薪資、出勤與報表分析的數位工具，不僅是提升競爭力的必要條件，更是現代企業運營的基本需求。

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