什麼是記帳軟體？中小企業必知的功能、好處與選擇指南 對於剛起步的小型企業、微型商家或創業團隊來說，「記帳」往往不是第一優先的工作，
但它卻是影響資金運用、稅務申報及財務決策的重要基礎。過去許多小公司仰賴人工登帳或 Excel 表格，
但隨著業務擴展、交易量增加，這種方式容易出錯、耗時，甚至導致帳務混亂。
這時，記帳軟體 就成為提升效率與降低風險的必備工具。那麼，記帳軟體到底是什麼？
小公司真的需要嗎？如何挑選適合自己的系統？本文將深入解析，並分享一套專為中小企業打造的記帳解決方案。

什麼是記帳軟體？

記帳軟體（Bookkeeping Software）是一種協助企業記錄、整理與分析財務資訊的工具，它取代了傳統紙本帳簿與繁瑣的 Excel 表格，能夠自動化處理日常帳務。常見的核心功能包括：

• 交易紀錄與分類：快速輸入每一筆收支，並依照科目或項目分類，便於日後查找。
• 發票與收據管理：支援上傳、掃描或自動對帳，降低遺失或重複開立的風險。
• 應收應付追蹤：隨時掌握客戶是否付款、供應商款項是否結清，避免漏收或遲付。
• 報表生成：一鍵匯出損益表、收支出明細、現金流量表，簡化財務報告。
• 雲端同步與多人協作：老闆、會計師或合夥人可同時查看最新帳務資料，無須管理多個版本的檔案。

不同於功能龐大的會計軟體，記帳軟體更強調「簡單、快速、好上手」，適合沒有財務背景的小公司老闆，或是剛創業、沒有專職會計的團隊。

記帳軟體 vs 傳統手動記帳

傳統手動記帳方式，大多依靠 Excel、手寫帳本，雖然成本低，但問題也不少：

• 1.容易輸入錯誤，數字一錯就要重算
• 2.數據分散，想做報表要花大把時間
• 3.隨著交易增加，資料量越來越難整理

相較之下，記帳軟體能自動化處理大部分重複性的工作，快速整理帳務數據，甚至能即時生成收支報表，讓你隨時掌握公司財務狀況。

記帳軟體 vs 會計軟體

許多人常把記帳軟體和會計軟體混為一談。簡單來說：

• 記帳軟體：專注在「記錄收支」，讓數據清楚易懂，適合中小企業。
• 會計軟體：除了記帳，還會涵蓋資產負債、稅務處理、財務報表生成，更適合有會計部門的中大型企業。

如果你的公司規模不大、沒有專職會計，其實先用記帳軟體就已經很足夠。

記帳軟體能幫中小企業解決什麼問題？

1.減少人工錯誤與重複作業

手動記帳最怕「人為疏失」。輸入錯誤、漏記交易，後續要追查都很麻煩。記帳軟體能自動帶入金額、分類收支，減少因手動輸入造成的錯誤。例如，連結企業銀行帳戶，一鍵就可以匯入帳戶明細，大幅減少人工輸入與對帳時間。

2.即時掌握收支與現金流

現金流是企業經營的關鍵。記帳軟體能即時更新收入與支出，隨時可以查看：公司目前有多少現金、本月的收支狀況、哪些費用即將到期。透過即時報表，老闆可快速判斷資金是否充足、哪個月支出異常。

3.輕鬆整理發票與報表，節省會計成本

對許多創業者來說，整理發票是一件痛苦的事。多數記帳軟體已支援電子發票整合，可將發票分類歸檔，同時快速產生財務報表，減少外包會計整理資料的費用與時間。

中小企業挑選記帳軟體時要注意什麼？

基本功能：收支管理、發票整理、報表生成

一套好用的記帳軟體，至少要具備以下功能：

• 1.收支分類與紀錄
• 2.發票與收據管理
• 3.應收應付帳款追蹤
• 4.損益表與現金流報表生成

這些都是公司日常最需要的基礎功能。

使用簡單、不需會計背景

記帳軟體的重點不是功能多，而是要「好上手」。介面直覺、操作簡單的系統，即便沒有會計專業的創業老闆或助理，也能快速上手。

雲端 vs. 本地端：哪種更適合你的規模？

• 雲端系統：資料即時同步、多裝置可用，可隨時登入，不受地點限制，適合遠端辦公或有多據點的成長型企業。
• 本地端系統：需自行維護伺服器與備份，安全性較高，也限制了使用的便利性。一次性買斷，對中小企業負擔較大。

如何開始使用記帳軟體？新手快速入門3步驟

1.建立公司基本資料：

輸入公司名稱、統一編號（統編）、聯絡方式等基本資訊，有些記帳軟體提供公司 Logo 上傳功能，讓生成的報表符合公司需求的格式。

2.設定交易帳戶：

新增現金帳戶、銀行帳戶、信用卡等帳戶，用於儲存並管理交易資料；可以根據公司實際需求設置多個帳戶以便分類。

3.設定開帳時間與輸入期初餘額：

為了讓帳務能正確銜接，必須先設定一個「開帳日」，通常會選在月初或財務年度的起始時間。接著輸入各個帳戶在「開帳日」的期初餘額，包含現金、銀行存款或尚未結清的信用卡、貸款金額，這些數據將作為起始資料。

完成這三個步驟後，就能開始正式記帳了！接下來只要養成習慣，每天輸入交易或串接銀行、發票系統，建立規律流程後，記帳將不再是負擔，而是日常管理的一部分。

為什麼中小企業應該現在就導入記帳軟體？

對正在成長的公司來說，時間和資金都是最寶貴的資源。如果你現在記帳時遇到了以下問題：

• 人力不足，身兼多職且缺乏專職會計人員。
• 資料散亂，收據、發票無統一管理。
• 手動記帳，但常出現漏帳或錯帳。
• 現金流混亂，難以掌握即時財務狀況。

不妨現在就試試看記帳軟體。只要花一點點時間設定，就能大幅提升帳務透明度，越早導入，你就能越早受惠，讓你更專注在公司成長上。

中小企業記帳軟體推薦：億看 ERP

若你正在尋找簡單好用的記帳工具，億看 ERP是值得您考慮的選擇。億看不僅可以完成簡易的日常記帳任務，更是一套專為中小企業打造的 雲端 ERP 系統，同時整合進銷存、會計、人事薪資等功能。其記帳功能亮點包括：

• 簡單易用的操作介面：直覺式設計，即使沒有財務背景的使用者也能輕鬆上手，快速管理公司的帳務與財務資料。
• 便捷的銀行帳戶串接功能：支援與銀行帳戶串接，所有交易資料自動匯入，減少手動輸入錯誤並提高對帳效率。
• 電子發票開立與管理整合：系統能夠開立電子發票，輕鬆處理發票與收據，確保帳務資料準確且完整。
• 即時生成財務報表：一鍵匯出各類財務報表，包括損益表、現金流量表等，幫助經營者隨時掌握財務狀況。
• 雲端資料同步，即時管理帳務：全雲端系統，支援跨裝置登入，所有財務資料即時同步，無論何時何地都能查看與管理帳務。
• 專業的教育訓練與客服支援：導入時有顧問培訓課程，技術客服透過文字、電話與電腦遠端協助，當天即可回覆系統問題。

記帳不是負擔，而是財務管理的起點。選對工具，不僅能節省時間與人力，更能幫助你隨時掌握財務狀況。
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