記帳軟體選擇指南：如何選擇適合的記帳工具？
5個評估關鍵
你是不是也常有這樣的困擾？每天都有堆積如山的收據、發票，手動輸入 Excel 帳務，
一不小心打錯數字，就得花上數小時找錯，最後只能熬夜加班重算。報表永遠慢半拍，想掌握公司現金流，卻像瞎子摸象。
許多企業或行政人員都曾歷經的帳務難題，而這也正是企業成長路上最常見的絆腳石。
一套好的記帳軟體，不只是為了記帳方便，更是為了解放你的時間，讓你專注在更有價值的經營決策上。
這篇文章將帶你從實務角度，解析如何擺脫 Excel 記帳的困境，並提供 5 個評估關鍵，
幫助你精準選出最適合的記帳神隊友，讓財務管理從此變得輕鬆又精準。
為何需要一套「好」的記帳軟體？
Excel是許多人剛開始記帳會選擇的工具，但隨著帳務增加，這種方式的效率瓶頸會越來越明顯：
- 容易出錯：每次手動輸入都可能成為錯誤的開端。一個數字的錯位，可能導致整個報表失真，後續追查費時費力。
- 耗時費力：隨著交易筆數增加，整理發票、輸入數據、手動對帳、製作報表，這些重複性工作將佔據你大量的時間，讓你無法專注於核心業務。
- 資料分散：銀行帳戶、信用卡、現金、電子發票，所有資料散落各處，無法即時統整，財務狀況混亂。
一套好的記帳軟體，不僅能解決上述問題，更能幫助財務管理、提高記帳效率。
告別Excel：從記帳到報表的自動化
好的記帳軟體能將重複性的工作自動化。例如，想像一下你是個小型電商的老闆，過去每天需要從不同的銷售平台下載訂單，再手動輸入 Excel 記錄收支。現在，一套能整合電商平台的記帳軟體能自動匯入訂單，並同步更新會計帳本，讓你有更多時間專注在產品開發與客戶服務上。
不只記帳：會計與業務資料整合的價值
傳統的記帳模式通常與業務流程脫鉤，導致財務數據無法反映真實的營運狀況。而一套能夠整合業務的記帳軟體，能讓你從單一系統中看到完整的營運流程。舉例來說，從採購、入庫到付款，所有環節的數據都能自動流向會計帳本，讓財務報表更能真實反映公司的營運狀況。
挑選記帳軟體前，先問自己 3 個問題
問題一：你的帳務有多複雜？
- 簡易版工具：如果你是一人工作室、微型電商，只需要簡單記錄收支、管理發票，那麼功能精簡、操作直覺的軟體就足夠了。
- 全功能會計系統：如果你有合夥人、需要管理多個部門，或是需要追蹤進銷存、應收應付帳款，那麼你需要一套功能更全面、具備權限分級的系統。
問題二：誰負責記帳？他的會計背景如何？
如果是由老闆或非財務背景的人員負責，那麼介面直覺、容易上手的軟體是首選。如果軟體過於專業，有太多會計專有名詞，使用者可能會覺得難以上手，導致使用頻率降低，最終可能被擱置一旁。
問題三：你希望記帳軟體解決什麼問題？
- 希望省時間？ 尋找可以快速輸入，或是批量匯入明細，或具備銀行帳戶串接和電子發票整合等功能的軟體。
- 希望隨時掌握財務？ 尋找不受登入設備限制，能一鍵生成報表的軟體。
- 希望團隊協作？ 尋找支援雲端同步和多人共用的系統。
挑選記帳軟體的 5 個評估關鍵
當你釐清需求後，就可以開始從以下 5 個關鍵點來評估：
關鍵一：功能模組 — 你需要什麼類型的工具？
在挑選記帳軟體時，第一步是釐清你目前最迫切的帳務需求。 功能不是越多越好，選擇最符合你目前需求的工具，才能有效發揮價值。
- 收支紀錄與分類：能快速輸入並依據科目或項目分類。
- 發票與收據管理：能上傳或整合電子發票，方便歸檔。
- 報表生成：能自動產出損益表、現金流報表等，幫助你掌握財務概況。
關鍵二：使用者體驗 — 直覺好上手，才能發揮實際價值
許多人都是使用手動記帳，沒有操作軟體記帳的經驗，也不是專業的會計背景。因此，軟體介面的直覺性與操作難易度就十分重要。好的記帳軟體應具備以下特點：
- 介面簡潔：不需複雜的會計知識，就能輕鬆上手。
- 新手教學：提供圖文或影片教學，幫助使用者快速熟悉。
- 會計科目模板：內建常用會計科目，免去自行設定的麻煩。
關鍵三：自動化功能 — 提升效率的關鍵
自動化是現代記帳軟體的核心價值。 如果能自動化處理繁瑣事務，將大大提升你的工作效率。
- 快速輸入/批量匯入功能：能快速將大量數據導入系統，無論是手動輸入還是從其他平台批量匯入，都能節省時間，提升效率。
- 銀行帳戶自動串接：自動匯入銀行交易明細，免去你手動輸入的痛苦，並能自動對帳，大幅減少錯誤。
- 電子發票整合與自動歸檔：這功能讓發票管理變得輕而易舉。它能自動開立、歸檔發票，並與帳務資料串接，減少人工整理與分類的麻煩。
關鍵四：資料安全性 — 保障重要財務資訊
財務資料是重要且機密的，不論是外洩或是因沒有備份導致資料遺失，都會造成重大損失與不便。選擇記帳軟體時，務必確認以下幾項安全措施：
- 資料加密：傳輸與儲存是否採用高規格加密技術？
- 權限管理：是否可設定不同帳號的權限，避免資料被不當存取？
- 備份機制：是否提供即時雲端備份，確保資料不因意外而遺失？
關鍵五：售後服務與技術支援 — 買的不是軟體，是安心
再好的軟體，使用上都可能遇到問題。完善的售後服務能讓你無後顧之憂。
- 客服即時性與專業度：服務時段是否可以配合你的時間？客服人員能否即時、專業地解決你的問題？
- 導入培訓與定期更新：軟體公司是否提供初期的導入教學？系統是否會定期更新功能，以符合最新的法規和市場需求？
獨家案例分析：找到你的命定記帳軟體
案例一：一人工作室與微型電商的極簡選擇
- 痛點：交易筆數多、報表需求少，希望快速記錄收支並有效管理電商金流。預算有限，擔心初期投入過高。
- 建議：選擇介面極簡、可記錄日常收支的雲端記帳軟體。這類軟體通常以月費或年費計算，方案價格透明，大大降低了導入成本與風險。導入過程通常只需註冊帳號並簡單設定，能立即上手。
案例二：成長中小型企業的進階需求
- 痛點：有多個部門、多位員工需要協作，需要追蹤應收應付帳款，並定期產出報表供管理階層決策。擔心導入大型系統複雜，會影響日常營運。
- 建議：選擇功能較全面的雲端會計系統或 ERP 系統。這類系統不僅能滿足記帳需求，還能整合進銷存、人事薪資等模組。導入初期，可能需要花費數天的時間來設定會計科目、建立部門權限，並進行人員教育訓練。因此選擇能提供專業顧問式導入的軟體商就非常關鍵，顧問能協助企業梳理流程、排除導入障礙，確保系統平穩上線，避免混亂。
案例三：大型企業的多元化管理需求
- 痛點：子公司多、跨國業務頻繁，需應對多幣別交易、各國稅務法規，並需要嚴謹的權限控管與數據追溯功能。除了高昂的導入費用，也擔心與既有系統難以整合。
- 建議：選擇整合性高且具備高度客製化能力的雲端 ERP 系統。這類系統的導入費用通常較高，需要經過詳細的需求訪談、系統客製、資料轉移與多階段測試。過程中，最大的挑戰往往是如何將新系統與既有的業務流程與系統（如生產管理系統、客戶關係管理系統）無縫整合。因此，供應商的技術與專案管理經驗十分重要。
結論：選對記帳工具，提升財務管理效率
選擇一套合適的記帳軟體，不僅能讓你更輕鬆管理財務，還能為未來的發展打下穩固基礎。希望這份指南能幫助你更清楚地了解需求，做出最適合的選擇，讓財務管理變得更加高效、輕鬆。
常見問題 (FAQ)
Q1：我用 Excel 記帳很久了，換軟體會很麻煩嗎？
轉換系統的確需要一些時間，現在許多記帳軟體都提供了 Excel 批量上傳功能。你可以將過去的資料快速的匯入新系統，雖然初期需要一點時間適應新工具，但相較於用 Excel 記帳時的耗時與潛在錯誤，記帳軟體所帶來的自動化與高準確性能為你省下更多時間。
Q2：導入記帳軟體的成本很高嗎？
市面上有許多提供免費試用或免費版本的記帳軟體，你可以先體驗看看。付費方案通常以月費或年費計算，價格從幾百元到數千元不等，相較於聘請專職會計，成本通常低得多。
Q3：剛創業的小公司，一定要買記帳軟體嗎？
不一定。但如果你希望省時、減少錯誤，並即時掌握公司財務狀況，那麼導入記帳軟體絕對是值得的投資。長遠來看，它能為你省下更多時間與潛在的財務風險。
Q4：記帳軟體可以取代會計師嗎？
不能。記帳軟體能幫助你管理日常帳務，但稅務申報、財務規劃等專業工作仍需專業會計師協助。軟體是你的輔助工具，讓你提供更完整、正確的資料給會計師，而非取代他們。
Q5：如果我需要開發票，軟體能自動處理嗎？
許多記帳軟體都已整合電子發票功能，可以透過系統直接開立發票，並自動將發票資料歸檔到對應的帳目中，大幅簡化發票管理流程。
億看 ERP：輕鬆掌握財務的記帳軟體
億看ERP是一套協助完成日常收支管理的記帳工具，同時具備完整的雲端ERP功能，能隨企業成長彈性擴充，幫助你更有效地管理財務，精準掌握資金流向。
簡單好上手，雲端快速完成記帳
億看記帳軟體的介面直覺、操作容易，即便沒有財務背景，也能立即上手。支援批次輸入與自動分類，日常消費、收入或支出都能快速完成登錄。採全雲端系統，不限制登入裝置，讓記帳變得更省時、更方便。
智慧化會計，精準掌控財務狀況
支援與銀行帳戶串接，所有交易資料自動匯入；系統可開立電子發票，輕鬆處理發票與收據，確保帳務資料準確且完整，並提供各類財務報表，幫助隨時掌握財務狀況。
固定費用與預算管理，財務更有秩序
億看ERP 記帳軟體可設定水電、房租、訂閱等固定支出，並支援每月或每季預算設定，即時監控消費狀況。從固定費用到整體開銷，都能清楚掌握，避免遺漏或超支。
整合全模組，資訊流動順暢
將會計、進銷存、人事薪資、生產管理等模組整合在同一套系統中，各部門資料可順暢流動，減少資料孤島，支援企業不同階段的管理需求。
資料安全與技術支援，使用更安心
採用雲端服務架構，並具備權限管理與定期備份，保障財務資料安全。同時提供專業顧問式導入與在地技術支援，確保你在使用過程中得到協助。
立即預約免費顧問諮詢，讓億看ERP的專業團隊協助你，為你規劃最適合的記帳與財務管理方案。
