人資系統不只算薪水！企業導入人資系統必懂的關鍵5步驟
您還在為每個月繁瑣的薪資計算、請假單的堆積，以及不斷變動的勞動法規而頭痛嗎？
在企業數位轉型的浪潮下，人資系統（Human Resource Information System, HRIS）早已不只是用來算薪水或記錄出勤的工具。
它將人資部門從繁重的行政庶務中解放出來，讓人資主管能更專注於人才發展、策略規劃等更高價值的任務。
這篇文章將帶您解析傳統人資作業的痛點，並提供導入的5個關鍵步驟，讓人資團隊成為企業成長的策略夥伴。
人資系統是什麼？它不再只是薪資計算機！
人資系統（Human Resource Information System, HRIS）早已不只是用來算薪水或記錄出勤的工具。它是一套能夠整合企業內所有人力資源流程、資訊和數據的智慧型平台。透過人資系統，企業不僅能簡化日常行政作業、提升效率與準確性，更能即時掌握關鍵人力指標，如人員流動率、部門成本與出勤狀況，協助管理層從直覺判斷邁向數據化決策。
此外，現代人資系統也支援行動化應用，讓員工能更便捷地完成請假、打卡與查詢薪資等日常操作，進一步提升整體工作體驗與留任意願。而資料集中管理也有助於強化法規遵循與資訊透明，降低面對勞檢或政策變動時的營運風險。
對企業而言，人資系統不只是工具升級，更是推動組織穩定成長、建立制度韌性與強化競爭力的重要關鍵。
傳統作業的限制，正在悄悄拖慢企業腳步
雖然多數企業都明白數位化的重要，但實際導入系統時，仍會猶豫不決。最大的原因往往是：「現在真的有必要嗎？」事實上，傳統人資作業在日常運作中，的確存在不少隱性成本與風險。
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時間耗損：重複性/行政作業佔用過多時間
每個月，人資部門總要花費大量時間在手動計算考勤、核對加班時數、輸入薪資資料等重複性工作上。這些時間本應用於更具策略性的招募、培訓或員工發展。 -
資源耗損：紙本文件管理與儲存成本
從入職合約、請假單、薪資條到績效考核表，紙本文件不僅佔用辦公空間，後續的查找、歸檔和銷毀都耗費人力成本。 -
風險耗損：資料孤島與法規遵循（如：一例一休、勞檢）風險
當考勤、薪資、休假資料分散在不同 Excel 檔案或獨立系統中，很容易形成資料孤島。一旦面臨勞動法規更新或勞檢時，缺乏即時且完整的數據串聯，將使企業承擔巨大的法律與財務風險。
這些挑戰，都是企業在日常營運中容易忽略，卻實際影響整體效率與穩定發展的關鍵。企業若能善用人資系統，不僅能提升內部效率，更能在市場環境中保有彈性與競爭力。
導入人資系統能為企業帶來哪些效益？
導入人資系統的投資效益不僅體現在效率提升上，更深入影響了企業的組織文化與風險管理。
1. 提升人資部門的策略價值
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將人資從「行政」轉向「策略」：專注於招募、培訓與人才發展
當系統接管了 80% 的行政事務，人資團隊就能釋放能量，專注於人才培育規劃、建立核心職能，真正成為企業決策層的策略夥伴。 -
即時且精準的人力資源分析報告
系統彈性且可自定義的報表，可呈現人力成本結構、工時異常分析、流動率等報告，讓決策者隨時掌握企業「人力資本」的健康狀態。
2. 強化企業內控與法規遵循
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自動化薪資計算與準確出勤記錄，降低錯誤率
人資系統能打卡或串接考勤機的資料、計算特休/補休餘額，並依據法規參數自動計算薪資，將人工計算的錯誤率降到最低。 -
系統性文件保存與權限管理，確保資訊安全
所有員工資料、薪資數據都經過加密集中存放，並透過嚴謹的權限設定，確保只有被授權者才能查閱敏感資料，符合個資保護要求。
3. 降低營運成本與優化流程效率
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減少加班費爭議與錯帳風險
透明、準確的工時記錄能有效杜絕加班費的模糊地帶，減少勞資爭議。 -
縮短行政流程時間（例：簽核、審批、發薪）
電子簽核流程能將過去需耗時數天的假單、加班單審批時間，縮短至數小時甚至數分鐘。
導入人資系統前，必須面對的常見挑戰與解決方案
導入人資系統雖然效益巨大，但過程難免會遇到「陣痛期」與各種挑戰。提前了解這些潛在的阻礙並做好準備，是確保系統成功導入與順利運作的關鍵。
挑戰一：員工的「數位適應期」與抗拒心態
面對新系統，員工可能會因為不習慣新介面或流程而產生抗拒。
解決方案： 選擇語言簡單易懂、介面清晰的系統，並強調新系統帶來的便利性，如 App 線上薪資查詢和行動打卡等，讓員工感受到效率提升的好處。
挑戰二：系統客製化與初期設定的複雜性
許多企業擔心標準化的人資系統無法完全符合自身的特殊流程或薪資結構，導致必須支付高額的客製化費用。
解決方案： 優先選擇彈性、靈活度高的雲端系統。這類系統能讓用戶自行調整欄位、報表格式，並提供Excel 批量上傳功能，輕鬆匯入大量既有資料，縮短導入時間。
挑戰三：資訊安全與資料保密性的疑慮
人事薪資資料是企業最敏感的機密，安全問題是導入人資系統最主要的考量之一。
解決方案： 優先考量提供最高等級資訊安全的服務商，確保資料傳輸與儲存都有加密機制，並具備靈活的權限與資安管理功能，讓人資主管能精確控制誰能存取哪些資料。
人資系統導入：從評估到上線的五大關鍵步驟
成功的系統導入並非只是「買一套軟體」這麼簡單，它需要一個周詳的計畫。以下是企業導入人資系統的五個關鍵步驟：
步驟一：需求盤點與目標確立
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找出最急迫的業務痛點
導入前，務必先召集核心部門（人資、財務、IT）盤點現行流程中「最需要被解決」的問題，例如：考勤計算混亂、薪資計算耗時、假單簽核難以管理。 -
界定系統的核心功能與預算範圍
避免一次想導入所有功能，建議優先鎖定出勤管理、薪資管理等核心模組。
步驟二：系統評估與供應商篩選
- 雲端 (SaaS) vs. 地端 (On-Premise) 的選擇考量
- 評估系統的擴充性、使用者介面 (UI/UX)、資安防護
系統介面是否直覺易用，以及未來是否能與企業的 ERP、CRM 等其他系統無縫串接，都是重要指標。
步驟三：資料準備與流程優化
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整理並標準化既有人事資料
將過去分散在各處的員工資料進行格式統一並彙整，確保所有 Excel 表格中的欄位格式一致，這是資料順利匯入新系統的基礎。 -
將舊流程與新系統功能進行磨合調整
企業需評估並規劃原有流程應如何與系統配合調整，以達成最佳效率。
步驟四：系統測試與全員培訓
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進行平行測試（舊制與新制同時運行一段時間）
在新系統正式上線前，讓舊流程與新系統並行運作至少一個月，用以驗證數據的準確性，特別是薪資和考勤數據。 -
針對不同職位設計訓練課程
人資需熟悉所有後台操作；主管只需學會審批與報表查詢；一般員工則聚焦在行動打卡與請假流程。
步驟五：正式上線與滾動式優化
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設定上線後的冷靜期與支援機制
上線初期難免有問題，需成立臨時支援小組，快速解決使用者在基礎操作上的疑問。 -
定期收集使用者回饋，進行功能調整與更新
系統導入後，透過定期問卷、使用數據分析，了解「最常遇到的操作問題」與「希望新增的功能」，持續優化流程與功能，才能讓系統價值最大化。
億看 人資系統：助您輕鬆實現數位化人力資源管理
許多企業在人資系統的挑選上，常因高昂的客製化費用和人數限制而卻步。 億看 ERP 的人事薪資模組，正是專為解決這些痛點而生。
系統不僅具備薪資自動化計算、出勤管理一體化、線上薪資查詢系統 (UserPay) 等完整功能，更能支援非正職薪資管理與證明書開立。
更重要的是，我們提供人數無上限的單一月費方案，讓您的系統成本不再與員工人數綁定。加上最高等級資訊安全、全球化支援以及強大的行動辦公支援，
億看 能夠成為您實現高效、安全、低成本數位化人資管理的最優選擇。
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薪資計算自動化，精準合規無憂
可根據企業自訂的薪資結構、津貼/扣除項目和出勤紀錄自動計算薪資，並隨時更新符合最新的勞健保法規，大幅降低人為錯誤與法律風險。 -
出勤管理一體化與行動辦公支援
整合員工上下班打卡、請假及薪資計算。無論是外出簽核假單、行動打卡或是主管審批，所有行政功能皆可在手機 App 上隨時隨地完成。 -
電子化作業，提升員工與人資效率
透過 線上薪資查詢系統 (UserPay)，員工可隨時隨地查閱、列印薪資單，人資部門不需再逐一處理紙本。同時，系統也能快速開立在職/離職證明書，簡化行政流程。 -
會計自動連動，財務作業更流暢
計算好的薪資能自動拋轉成會計憑證，實現人資與財務數據的無縫接軌，徹底告別重複輸入與資料孤島。 -
靈活設計與高規格資安保障
系統具備高度靈活度，能輕鬆管理正職、時薪、日薪等多種非正職薪資計算。此外，我們提供最高等級的資訊安全與靈活的權限管理，確保您最敏感的人事資料萬無一失。
導入人資系統是企業邁向數位化、現代化管理的關鍵一步。數位轉型絕非難事，關鍵在於選擇一個兼具全面性、高彈性與頂級資安防護的工具。
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