電子簽核是什麼？4大優點與導入流程完整解析
您是否常常因為文件流程繁瑣、簽核程序耗時而影響工作效率？
在數位轉型的浪潮下，「電子簽核」已經成為提升企業效率的關鍵利器。
本文將帶您深度了解電子簽核的核心概念、四大優勢、實用謙和行動場景，以及一套清晰的導入流程，幫助您的企業邁向無紙化管理！
什麼是電子簽核？
電子簽核（Electronic Approval）就是讓公司裡原本用紙張跑流程、蓋章的所有事情，像是請假、報銷、簽合約、申請採購等等，全部搬到電腦或手機系統上完成。
- 告別紙本： 不用再列印文件、不用再拿著文件跑來跑去找人簽名、蓋章。
- 線上搞定： 所有的申請、審批（同意或不同意）、核准、會簽（多部門一起看）都在電腦或App上點擊按鈕完成。
- 自動化流程： 系統會自動知道這份文件要先給誰看、再給誰批，依照設定好的順序跑，減少錯誤和等待時間。
- 可追蹤： 每一份文件的「誰在什麼時候簽了字」都會被完整記錄下來，隨時可以查詢。
它不只是傳送「電子郵件」或「掃描文件」而已，而是一套標準化、會自動跑的數位審批管理系統，讓行政流程更快速、透明、有效率。
舉個例子：
以前：員工寫紙本請假單 → 走到主管辦公室給主管簽名 → 走到人資部門交單。
現在：員工在系統裡填寫請假單 → 按下送出 → 主管手機收到通知，在App裡點擊「核准」 → 系統自動通知人資部並自動存檔。
小知識： 電子簽核與「電子簽章」常被混淆。
- 電子簽章 (E-signature) ：著重於法律效力，證明文件是某人所簽署。
- 電子簽核 (E-approval) ：著重於流程管理，讓文件依循特定的步驟移動。
兩者相輔相成，共同構成了無紙化辦公的核心。
為什麼企業都在用？電子簽核的 4 大優點
1. 大幅提升行政效率與速度
在過去，一份請購單可能需要等待主管出差回來才能簽字。現在，透過電子簽核，主管可以隨時隨地利用電腦或手機完成審核，打破時間和地域限制。
文件不再堆積，簽核流程可以從數天縮短為數小時，甚至數分鐘。
2. 顯著降低營運成本
導入電子簽核後，紙張、墨水、文件櫃的採購成本將直接減少。
更重要的是，它降低了「隱藏的時間成本」——員工不再需要花費時間影印、送件、追蹤文件或整理歸檔，讓他們能將精力專注於更高價值的核心業務上。
3. 流程透明化與風險控管
系統會自動記錄每一次簽核的時間、人員、意見，形成完整的電子軌跡。
- 對管理者： 可以清楚掌握目前有哪些文件卡在哪些環節，便於優化流程。
- 對法務會計： 簽核紀錄完整不可竄改，有助於內部稽核，符合法規要求，有效降低人為錯誤或舞弊的風險。
4. 實現永續環保
減少紙張使用是企業履行社會責任最直接的方式之一。
採用電子簽核不僅讓企業形象更具綠色永續的價值，同時也為辦公室創造一個更簡潔、更現代化的工作環境。
電子簽核能用在哪裡？企業常見的使用場景
電子簽核系統的應用範圍極廣，能夠將企業內部幾乎所有需要審批的行政流程數位化。以下是幾個最常見且最具實用性的場景：
1. 人力資源管理（HR）
- 請假與加班申請：員工透過系統送出申請，主管隨時隨地審核。
- 出差申請與報支：建立標準化的出差流程，從申請、費用預估到事後報銷，全程線上完成。
- 新人報到與離職手續：數位化文件簽署與各部門會簽（如IT設備領用、歸還）。
2. 財務與採購流程
- 請款與費用報銷：員工提交單據的電子影像，主管在線上審核金額與預算，確保透明化。
- 請購單與詢價單：規範採購流程，從需求提出到供應商選擇，全程留下記錄。
- 合約簽核與管理：重要合約文件在正式簽署前，進行多部門（法務、業務、高層）的會簽與意見彙整。
3. 行政與總務
- 公文及各式申請表單：如資產領用、設備維修申請、公務車使用申請等標準化行政申請。
- 內部公告與發文：重要規章或公告文件需經高層審批後才能正式發布。
4. 業務與專案管理
- 專案啟動與結案：新專案的資源申請、預算核准，以及專案完成後的結案審批。
- 報價單與折扣審批：業務員提出報價或特別折扣申請，主管根據權限快速核准。
電子簽核流程與操作步驟
電子簽核流程大致可分為以下 6 個階段，它是一個標準化、自動化且可追溯的循環：
1. 發起 (Initiation)
- 使用者登入系統，選擇欲申請的數位化表單（例如：加班或請假申請、差旅報銷單）。
- 填寫必填資訊，並上傳相關佐證文件（例如：報銷單據照片、發票附件），確保資料完整性。
2. 設定簽核路徑 (Approval Route Setup)
- 根據表單類型、申請金額、部門、職級等預設規則，套用最合適的審核路徑。
- 人工微調： 在特定情況下（如跨部門會簽），發起人可根據實際需求 加簽 指定部門或人員。
範例： 申請金額超過 NT$ 30,000 的採購單，可添加簽核人員：申請人主管 → 採購部門 → 財務長。
3. 簽核傳遞與通知 (Routing & Notification)
- 文件會依設定的順序，即時、自動傳遞給下一位簽核人。
- 系統透過多管道通知審核人（例如：App 推播通知、電子郵件提醒、系統儀表板待辦事項）。
4. 簽核動作 (Approval Actions)
- 簽核人可隨時隨地透過電腦或行動裝置進行審核。
- 審核選項包括：核准 (Approve)、退回修改 (Return)、拒絕 (Reject)、加簽 (Add Approver)、轉簽 (Delegate)。
- 系統會強制要求所有動作都必須留下時間戳 (Timestamp)、審核人 ID、以及加註意見。
5. 簽核完成與自動化 (Completion & Automation)
- 所有層級的審核完成後，文件狀態自動變為「核准」或「完成」。
- 系統可自動觸發後續動作：例如，核准的報銷單會自動對接到 ERP 系統進行付款作業；核准的請假單會自動寫入 HR 系統或行事曆。
6. 歸檔與稽核 (Archiving & Audit Trail)
- 所有完成簽核的文件（包括表單內容、附件、所有審核意見與動作紀錄），都會依企業規範安全加密並永久留存於數位資料庫中。
- 管理者和稽核人員可透過關鍵字、日期、部門等條件快速調閱任何歷史文件，便於追蹤審計。
從「無紙化」到「自動化」：用 億看 ERP 實現一體化電子簽核
「電子簽核」只是數位轉型的第一步，真正的效率提升來自於流程的整合。
傳統單一的電子簽核系統無法將數據拋轉至財務或庫存系統，而 億看 ERP 的行政管理模組則能完美解決這個痛點。
億看的電子簽核功能不僅擁有文章中提到的所有優點，更以其全模組整合(進銷存、生產製造、會計、人事/薪資)的優勢，實現了從簽核到執行的自動化流程。
- 1.高度自訂簽核格式： 可根據企業需求自訂簽核文件格式，或結合 ERP 內的單據（如請購單、費用單據）來發起，確保系統流程完全符合公司作業習慣。
- 2.專業數位簽名/印章應用： 簽核時可應用公司 Logo 或上傳個人簽名/印章，使電子文件具備與紙本文件相同的正式性與專業度。
- 3.單據數據自動拋轉同步： 所有涉及 ERP 單據的簽核（如請款、採購），在完成核准後，相關數據會自動拋轉到會計、進銷存等模組，大幅減少重複輸入。
- 4.行動辦公與即時通知： 新增簽核文件後，系統會立即透過短訊或 App 推播通知相關人員。主管無論身在何處，都能使用手機 App 即時完成簽核。
- 5.強化內部溝通與協作： 內建的企業專屬 Messenger，能夠讓簽核通知與資訊共享更即時、更安全，並可即時確認各階段的簽核情況。
- 6.靈活流程與最高資安管控： 可依據部門、職位或單據類型自訂簽核流程（如多層級、加簽），並搭配最高等級資訊安全與靈活的權限管理，確保重要文件的審批流程嚴謹且安全。
選擇億看，不僅是導入一套電子簽核系統，更是為企業選擇了一個價格合理、人數無上限、具備國際化支援的全方位雲端營運平台。
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