如何挑選適合的進銷存系統？中小企業必知6個評估要點
在現代企業運營中，進銷存系統（Inventory Management System）扮演著至關重要的角色。
對於中小企業來說，進銷存系統不僅能夠提升庫存管理的準確性，還能在數據分析、資源分配、成本控制等方面發揮關鍵作用。
選擇最適合的進銷存系統是企業升級數位化管理的重要一步，但如何挑選適合自己需求的系統呢？
本文將介紹幾個重要的評估要點，幫助中小企業經營者做出明智的選擇。
進銷存系統的基本功能
- 庫存管理：能實時跟蹤庫存狀況，減少過多庫存或缺貨情況的發生。
- 訂單管理：自動化處理客戶訂單，並能即時更新庫存數據。
- 銷售報表與數據分析：生成各類報表，幫助企業管理者清楚了解銷售狀況，做出更精準的商業決策。
- 供應鏈管理：管理供應商資料及訂貨流程，保證物料的及時供應。
選擇時應該確保所選系統能覆蓋這些基本功能，這樣才能確保日常運營順利進行。
進銷存系統的 6 個挑選要點
1. 確定業務需求與痛點
選擇進銷存系統的第一步，是深入了解企業的具體需求。每家企業的業務模式和運營流程都不同，了解自己所面臨的挑戰，能夠幫助你找到最符合需求的系統。
- 庫存規模與複雜度：如果你的企業庫存品類繁多、庫存周轉率較高，則需要一個能夠支持大規模、高頻率庫存管理的系統；反之，對於庫存數量較少、管理較簡單的企業，則可以選擇功能較簡單、易於操作的系統。
- 多渠道銷售需求：如果你的企業有多個銷售渠道（如線上商店、實體店面及第三方平台），選擇一個可以統一整合所有通路訂單的進銷存系統是非常必要的，避免出現庫存數據不一致的情況。
- 訂單處理與供應鏈協同：進銷存系統不僅要能夠幫助你管理庫存，還應該與供應商、物流及其他相關部門進行整合。需要考慮是否能夠與其他系統（如ERP、CRM）進行整合。
2. 使用界面的友好性與易操作性
對於大部分中小企業來說，進銷存系統的使用者未必都是專業的IT人員，系統的簡單易用性非常重要。選擇操作界面直觀、功能設置清晰、並且支持多種語言的系統，可以顯著降低學習成本，提升工作效率。
- 培訓與支援：選擇系統提供商時，要考慮其是否提供完善的技術支持和培訓服務。這樣在系統導入過程中能夠得到及時的協助，避免因操作不當而影響業務運行。
- 行動裝置與雲端支援：隨著行動商務和遠端工作的需求越來越高，選擇一套支援手機或平板等行動裝置的系統，會是未來的主流趨勢。企業主管就能隨時隨地掌握庫存狀況、訂單進度等重要資訊。
3. 系統的靈活性與擴展性
隨著企業規模的增長和業務需求的變化，進銷存系統應具備一定的靈活性和擴展性。你需要確保所選系統能夠隨著業務的擴展而升級，而不會因為需求增加而變得無法應對。
- 模組化設計：有些系統採用模組化設計，讓企業可以依照實際需求來挑選和購買所需的功能模組。這不只能降低一開始的投入成本，日後如果有新的需求，也能彈性擴充。
- 自訂功能：些進銷存系統支援像是自訂報表、字型設定、簽核流程等功能，讓企業可以依照自己的業務流程來客製化設定。這樣不但更貼近實際使用情境，也讓系統更有彈性、更好上手。
4. 整合性與自動化程度
進銷存系統的整合性是評估其性能的重要指標之一。一個高效的系統應能與企業其他核心系統（如ERP系統、財務系統、CRM系統等）進行無縫整合，實現數據共享和流程自動化，減少人為錯誤和重複工作。
- 資料同步：系統能否即時同步庫存、銷售、供應商等相關資料，對企業的運營效率至關重要。數據不一致會導致庫存錯誤，進而影響訂單處理和客戶滿意度。
- 自動化功能：一個高效的進銷存系統應該能夠自動生成報表、提醒庫存不足、甚至自動生成訂單，減少人工操作，提高運營效率。
5. 權限設定與資訊安全
資訊安全問題不容忽視。隨著企業數位化程度越來越高，企業的數據資產變得愈加寶貴，因此選擇一套具備完善資安防護的系統非常關鍵。像是資料加密、權限控管、備份機制以及災難復原計畫等，都是不能少的安全措施。
- 雲端資料保護：如果系統運行在雲端，應該確保選擇的服務提供商具備良好的安全性，並提供定期的備份和數據恢復計劃。
- 用戶權限管理：系統應該支持詳細的用戶權限設置，確保敏感數據不會被未授權的員工或第三方訪問。
6. 成本效益與售後服務
成本是企業選擇進銷存系統時必須考量的重要因素。然而，選擇過於便宜的系統可能會在未來帶來隱形成本，甚至影響業務運營。相對地，選擇價格合理且功能全面的系統，能夠保證企業在長期運營中受益更多。
- 價格透明性：選擇系統時，要確保供應商提供明確的費用結構，了解所有可能的隱性費用，如維護費、升級費等。
- 售後服務質量：優質的售後服務可以幫助企業更快地解決使用中的問題。選擇一家具有良好口碑和高效反應速度的服務商，能夠讓企業在遇到問題時得到及時幫助。
億看ERP 進銷存系統特色介紹
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億看ERP進銷存系統可整合進貨、銷貨、調撥、生產等各類作業，精準更新庫存資料，庫存報表一目了然。支援多倉庫、多單位轉換，以及商品的序號/批號、效期管理，無論是日常出入庫或商品追溯，都能精準控管，讓中小企業在面對高周轉或多地點營運時，仍能穩健做好庫存管理。
支援多平台訂單整合，統一管理更省時省力
億看ERP提供Excel匯入功能，協助企業將各平台通路的訂單資料匯總至系統後台。系統即時同步更新庫存與出貨狀態，不需切換平台操作，有效避免重複輸入與資料不一致，提升訂單處理效率，是多通路銷售必備的進銷存整合工具。
簡單直覺的操作介面，降低學習成本
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模組化架構，自由擴充系統功能
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智慧自動化功能，提高營運效率
系統內建智慧自動化工具，如安全庫存提醒、自動產出採購建議、進銷報表即時生成等，大幅減少人為錯誤與作業時間。報價單與訂貨單可一鍵拋轉，銷貨單成立後，可批量開立電子發票，簡化流程。有效提升整體作業效率，讓團隊將時間專注在營運與決策上。
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