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中小企業 為什麼要使用 ERP?


為了讓企業邁向成功

EXCEL

雖然很多中小企業使用Excel或紙本記帳的方式 來進行作業及管理。
但和系統比起來 還是有許多限制。
除了資料遺失、缺漏、輸入錯誤、員工離職等原因之外,若公司成長、規模擴大或是業務流程變複雜的話,就很難再使用Excel進行管理。

單機版管理系統

安裝在電腦上供個人或多人使用,但還是有限制與許多不便。
以及各部門若分別用不同系統管理, 像是會計部使用會計系統、採購部使用Excel 業務部使用進銷存系統等狀況,都時常會造成作業上的重工 或是彼此之間的資料對不上的問題。

ERP

投入高額的費用請系統公司寫出公司由上到下所有人都可以使用的ERP,結果問題還是解決不了。
許多導入ERP的中小企業,通常在5年後回頭看導入效果,大部分的企業又會再次重新使用Excel管理業務。
主因是系統無法隨著業務的變化進行客製化修改、系統商倒閉、數據錯誤、過高的系統維護費等等。
因此即使要導入ERP,也要引進適合的ERP。
好的ERP

使用適合的ERP 可以更有效率地執行業務,並能使企業更快速地成長。

因為操作很簡單。

  • 只需要在ERP上輸入明細資料,即可馬上產生出相關報表。
    例如在ERP輸入銷售明細的話,可以馬上將資料匯入到銷售報表上,並能快速又方便地管理銷售業績,同時會自動產生未收款報表及對帳單,以此針對相同客戶的銷售明細與會計立帳 就無須重複作業。
  • 即使變更業務範圍也能快速適應,因為合適的ERP會提供所有功能,並可以自由地選用需要的功能。
    例如先使用會計模組後,後續可以追加使用進銷存模組。
  • 沒有時間或是場所的限制。
    並非只能透過辦公室內的電腦使用,不受限使用地點。
    用行動裝置或是桌上型電腦都能使用,因此必要時隨時隨地都能處理業務

因為可以符合企業流程。

  • 可以依據職位或是部門設定不同的業務範圍。
    可以依據不同用戶設定不同的權限範圍,因此如果有特定部門才能查詢、修改、刪除的資料的話,透過權限設定可以 防止資料被更動。
  • 即使變更業務範圍也能快速適應。
    因為適合的 ERP提供所有功能,並可以自由地選用需要的功能。
    使用會計模組後,可以即時追加使用進銷存模組。

因為可以串連所有業務。

  • 因為ERP裝載企業業務所需的所有功能,所以即使大規模的公司,各部門之間的業務也能高效串連。
    在同個 ERP 內輸入及操作,無須擔心輸入錯誤或缺漏。
  • 輸入訂單後,在採購或是生產等其他單據 可以直接拋轉訂單資料。
    外勤拜訪客戶的業務透過手機App 直接確認品項生產進度及庫存,就可以掌控交貨的數量。
  • 即使職員突然離職也不會造成影響,因為在ERP會保存輸入過的資料,可以直接在ERP查詢需要的資料。
    即使客戶或供應商詢問過往的交易紀錄,只要查詢相關的報表就能輕鬆快速確認。
    因此有新進或離職員工時,也能快速對業務上手。

結論

  • 導入適合的ERP能使企業管理效能提升,增加企業競爭力。
    現在ERP廠商成熟,企業只需要選擇適合、費用合理、值得信任、重視服務的系統廠商,
    即可提升管理效率、競爭力。