企業人資流程標準化指南：
人資系統如何協助HR降低行政成本？ 您是否曾計算過，貴公司的人力資源部門花費了多少時間在手動計算考勤、核對紙本單據、或回答員工重複性的行政問題上？
在快速變遷的商業環境中，企業的成功越來越仰賴於人力資源（HR）部門的效率與策略性。
然而，許多企業的HR團隊仍深陷於繁瑣且重複的行政成本泥淖中，從紙本假單、手動計算薪資到複雜的考勤核對，
這些非策略性的工作不僅耗費了大量時間，也提高了人為錯誤的風險。
本文將深入解析企業如何標準化人資流程，以及人資系統如何協助企業降低 高達 70% 的行政成本，
讓人資能專注於人才發展、文化經營及組織策略。

為什麼企業需要人資流程標準化？行政流程中的隱性負擔

在日常的人資管理運作中，許多例行任務往往不知不覺佔去了團隊的大部分心力。或許您也曾注意到，人資團隊每個月在行政流程上投入的時間，主要來自於以下這些環節：

• 紙本與表單作業： 員工填寫、主管簽核、人資歸檔、人工輸入系統。
• 重複性數據處理： 從打卡機或Excel匯出數據，人工核對考勤異常、計算加班時數。
• 薪資計算與核發： 複雜的勞健保、特休、補休折算、二代健保、所得稅扣繳的公式計算。
• 法規追蹤與更新： 緊盯不斷變動的勞動法令，手動調整公司制度與計算邏輯。

這些看似例行的行政流程，往往也可能在無形中占去人資相當程度的時間與心力。
根據多數企業的經驗，人資團隊約有60%至80%的時間都投入在這類重複性行政作業上。
這不僅壓縮了 HR 專注於人才發展、組織優化等高價值工作的空間，也導致整體營運成本居高不下。
若要真正解決這個問題，關鍵是：讓流程標準化，並以系統化方式運作。

從「合理化」到「系統化」：人資行政流程標準化的五大步驟

在導入人資系統之前，企業通常需要先進行流程重整。這並不是單純把舊流程原封不動地搬進新系統，而是透過重新檢視現行運作方式，找出更有效率、更契合企業需求的處理模式。核心精神在於建立能被持續執行、容易維護的標準化流程。

1.合理化（Rationalization）

目標： 移除不必要或低效的步驟，讓流程更順暢。
實務： 企業可以逐步檢視各項流程，思考「這個步驟是否仍具必要性？」例如，多層紙本簽核在數位環境中可能已不再適合，也許以電子簽核或更精簡的審核層級來提升效率。

2.標準化（Standardization）

目標： 建立統一且可重複執行的作業方式。
實務： 標準化往往是降低行政負擔的重要基礎。像是統一請假表單格式、明確定義考勤資料的收集方式、或將薪酬計算邏輯（如加班費計算基準）進行一致化。只有在規範清楚的前提下，後續系統自動化才能順利運作。

3.可追蹤性（Traceability）

目標： 讓流程中的每一步都有據可查，確保透明度。
實務： 建立清楚的操作紀錄與權限管理，例如簽核者、修改時間、表單版本等，使每項作業都能追蹤來源，降低風險並提升合規性。

4.系統化（Systemization）

目標： 透過人資系統，讓已標準化與簡化的流程自動化執行。
實務： 當流程已被理順並具備明確規則後，即可導入人資系統讓系統處理大量重複性、規則明確的行政工作。這不僅能降低手動作業的時間成本，也能提升整體準確性與一致性。

5.數據化（Datafication）

目標： 將流程產生的資訊轉化為可量化、可分析的數據，用以支持決策。
實務： 將請假、加班、出勤、招募等資料整理成可追蹤、可分析的形式，讓人資能更有效地洞察數據，支持企業在組織與人才管理上的決策。

人資系統協助降低行政成本的 5 個關鍵

在人資管理數位轉型的過程中，人資系統是企業提升效率、釋放生產力的重要工具。透過系統的導入，行政工作可以大幅簡化與自動化，從而降低時間成本和營運風險。以下說明五個關鍵及其實際效益：

1. 全自動化考勤與假勤管理

考勤與假勤管理是傳統人資最耗時的工作之一，從人工核對打卡紀錄到計算特休、補休，往往需要花費大量時間與精力。人資系統能夠提供多元解決方案：

• 智慧打卡整合：支援 APP、Line、指紋或人臉辨識等方式，打卡數據即時上傳，人資可節省約 30% 的考勤核對時間。
• 自動化假勤結算：系統依據年資、出勤狀況自動計算各類假別，並提供員工自助查詢，減少計算錯誤與因假勤問題的溝通時間。
• 電子簽核流程：申請、審核、歸檔全程線上化，並即時推播通知，簡化審批流程，節省紙本與歸檔成本。

2. 薪資核算與合規

薪資計算是行政成本中最耗時、風險最高的環節之一。透過人資系統，可以將薪資核算從「數天」縮短至「數小時」：

• 法規自動更新：系統邏輯隨時符合最新勞動基準法、勞健保費率與所得稅法，大幅降低違規風險與處理成本。
• 數據自動整合：考勤模組的加班時數、請假天數等數據自動套入薪資結構公式，計算應發薪資、勞健保/勞退提撥金及應扣稅額。
• 電子薪資單：可一鍵發送數位加密薪資單，取代紙本列印與人工發放，節省人力與物料成本。

3. 員工自助服務

• 自主查詢：員工可隨時在 APP 或網頁上查詢特休剩餘天數、薪資單、打卡紀錄及個人資訊。
• 自主異動申請：個人資料更新（如地址、緊急聯絡人）、證書上傳等，員工可自行申請，經主管核准後自動更新至系統，避免人資重複錄入與錯誤。

4. 報表自動生成與即時數據分析

過往，人資需花大量時間整理數據以製作月報或季報。人資系統的導入讓人資將時間更有效地運用於策略決策：

• 即時生成報表：一鍵產出員工名冊、部門出勤分析、薪資成本結構等資料。
• 決策支持：人資不再只是數據整理者，而可轉型為分析者，透過圖表與數據快速辨識考勤異常部門、高離職率趨勢等。

5. 招募與新員工入職

• E-Form取代紙本： 系統透過線上表單，讓員工在家中即可完成資料填寫，資料即時匯入系統的員工檔案，無需人資進行人工登打。
• 自動化流程： 系統能自動發送入職歡迎信、待辦事項清單給員工與相關部門主管，確保入職流程（如電腦申請、工牌製作）都能標準不遺漏。

企業導入人資系統的 5 大效益

導入人資系統不僅是流程數位化，更能全面提升企業運作效率與決策品質。主要可為企業帶來五大效益：

1.大幅減輕人資行政負擔

導入人資系統後，人資可將 30～50% 的行政工作自動化，減少人工核對、手動薪資計算及催促主管簽核的時間，員工與主管也不必再加班處理繁瑣對帳事務。

2.流程透明化，提升組織效率

系統能完整記錄每個流程、控管各項權限，並為每筆資料提供明確依據。這不僅讓作業流程更清楚，也讓組織運作更高效、可追蹤。

3.提升員工體驗

員工可享受快速請假審核、薪資資訊透明、新人入職流程明確等便利，使員工更容易取得公司資訊，感受更順暢、友善的工作環境。

4.法規遵循更完整，降低企業風險

系統會定期更新勞基法及相關規定，自動計算加班、特休等假勤數據，幫助企業避免錯算與違規風險，降低法律及財務風險。

5.提供決策性人資數據，支持企業策略

系統可整理並分析人力資源資料，提供預測人力需求、薪資調整依據、行業薪資比較以及人才發展狀況，協助企業在策略規劃與決策上更精準、有依據。

億看ERP的人資系統：讓人事管理更輕鬆的流程標準化方案

若企業希望真正降低行政負擔、提升流程透明度，導入一套能支援「標準化、系統化、數據化」的人資系統至關重要。
億看ERP 具備完整的人事、出勤與薪資功能，可協助企業以最低成本快速完成流程優化，並讓行政管理真正跳脫紙本與人工的限制。

• 自動化薪資計算與合規管理：依據企業設定的薪資結構、自動帶入出勤紀錄計算薪資，勞健保級距與法規即時更新，降低錯算與違規風險。薪資單可批次寄送，並可一鍵拋轉為會計憑證，實現人事與財務系統無縫整合。
• 智慧出勤整合與電子簽核：支援行動打卡、打卡機資訊匯入，加班與請假流程可電子簽核，核准後自動更新出勤報表，出勤資料可直接帶入薪資，避免重複登打。
• 彈性人事資料管理：可紀錄職級、證照、任用紀錄、組織架構等完整人事資訊，快速產出在職／離職／薪資證明，格式彈性可自訂，提升人資作業效率。
• 跨模組同步，避免資料孤島：人事、出勤、薪資資料即時同步，並可與 ERP 進銷存、會計、行政等模組整合，減少跨部門資訊落差與重複作業。
• 行動辦公與員工自助服務：員工可透過 UserPay 線上查看薪資、特休、加班與請假紀錄，主管可在手機上即時審批，提高整體運作效率。
• 彈性導入與高安全性：支援 Excel 批量匯入人事與出勤資料，快速完成期初建置；提供高規格資安管理與權限控管，確保敏感人事資料安全無虞。
• 高性價比方案：單一方案即可使用所有模組，不以人數或功能加價，並提供專業顧問與客服團隊協助導入與後續支援。

透過億看雲端 ERP，人資流程不僅能標準化，也能達到真正的自動化與數據化管理，
協助企業大幅降低行政成本、提升營運效率，讓人資從繁瑣的手動流程中解放，專注於人才發展與組織成長。
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