5 giải pháp quản lý kho hàng theo xu hướng chuyển đổi số Quản lý kho là hoạt động cần thiết để doanh nghiệp sớm nhận biết và giải quyết kịp thời các tình huống như hụt hàng, hàng hóa sắp quá hạn sử dụng v,v. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những thách thức và các giải pháp quản lý kho theo xu hướng mới !

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là các hoạt động theo dõi và giám sát hàng tồn kho nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng và sắp xếp vị trí phù hợp. Quy trình quản lý kho là các nguyên tắc, tiến trình được hoạch định để xử lý công việc từ bước nhập kho, bảo quản đến xuất kho một cách hiệu quả. Tùy vào tính chất và mô hình của mỗi doanh nghiệp mà thiết lập các bước quy trình khác nhau.

Nhiệm vụ chính của người quản lý kho, bao gồm:

• Sắp xếp và phân loại hàng hóa: Tối ưu không gian lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và xuất hàng.
• Theo dõi lượng hàng hóa: Quản lý số lượng hàng tồn kho, hàng nhập và xuất để hạn chế thất thoát và chênh lệch sổ sách.
• Báo cáo và hoạch định: Thống kê và tạo báo cáo số lượng hàng tồn trong kho, lập kế hoạch nhập hàng định kỳ.

Những thách thức lớn trong quản lý kho hàng hiện nay

1. Quản lý đa kho, đa chi nhánh

Quản lý tồn kho một cách chính xác là thách thức đối với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và phân bổ ở nhiều khu vực. Làm sao để biết được vị trí, kiểm soát số lượng hàng tồn và tình trạng xuất nhập ở các kho cùng một thời điểm? Quản lý nhiều kho đòi hỏi phải phân bổ lượng lớn nhân sự để giám sát và lập báo cáo tình hình hoạt động của từng kho, đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả.
Nếu sử dụng các công cụ thủ công, dữ liệu thường không được cập nhật kịp thời, dễ dẫn đến sai lệch số lượng tồn kho và từ đó việc lập báo cáo và dự báo nhập hàng cũng không chính xác.

2. Yêu cầu giao hàng nhanh

Trong thương mại điện tử, việc phối hợp chặt chẽ giữa quản lý kho và vận chuyển là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao hàng nhanh chóng. Với không gian kho hạn chế và cách sắp xếp hàng hóa chưa hợp lý, là nguyên nhân ảnh hưởng đến thời gian tìm kiếm và giao hàng. Điều này trực tiếp làm giảm trải nghiệm khách hàng, vậy nên cần có giải pháp tối ưu được không gian và kiểm soát hàng ra vào.

3. Quản lý hạn sử dụng của sản phẩm

Quản lý kho trong ngành đặc thù như thực phẩm và mỹ phẩm không chỉ quan tâm về số lượng mà phải luôn đảm bảo kiểm soát tôt hạn sử dụng của hàng hóa. Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt giúp doanh nghiệp tránh ảnh hưởng đến lợi nhuận, có kế hoạch xuất nhập hàng phù hợp và giảm rủi ro thâm hụt vốn.
Tuy nhiên, nếu chỉ áp dụng phương pháp quản lý thủ công, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để xác định hàng hóa cận date. Điều này dễ dẫn đến chậm trễ trong việc đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời.

4. Tối ưu chi phí vận hành

Làm sao để tối ưu chi phí vận hành vẫn luôn là bài toán "khó" mà các doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để giải quyết. Bởi chi phí nhân công, không gian kho bãi và các khoản chi phí liên quan thường chiếm một phần lớn trong ngân sách doanh nghiệp. Quản lý kho không hiệu quả để hàng tồn quá nhiều làm phát sinh nhiều chí phí hơn và ảnh hưởng đến doan thu.

5. Ngân sách hạn chế

Quản lý kho bằng Excel là phương pháp đơn giản, tiết kiệm và quen thuộc, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, lượng hàng hóa ngày càng gia tăng sẽ gây ra nhiều thách thức. Việc kiểm soát số lượng hàng xuất nhập và trích xuất thông tin sản phẩm thường xuyên trở nên phức tạp, mất thời gian, và dễ xảy ra sai sót. Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại với nhiều tính năng tối ưu là cách giúp các doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn. Tuy nhiên, chi phí triển khai phần mềm vẫn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

6. Nhân viên ngại ứng dụng công nghệ

Một trong những thách thức lớn trong quản lý kho là việc nhân viên ngần ngại ứng dụng công nghệ mới vào công việc. Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm kho, nhiều nhân viên lo sợ sẽ gặp khó khăn với công nghệ mới, dẫn đến việc né tránh hoặc không sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Điều này không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn gây ra tình trạng dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến việc quản lý kho trở nên không nhất quán và thiếu chính xác.

5 giải pháp công nghệ giúp quản lý tồn kho thông minh

Khi thị trường ngày càng phức tạp và doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng kinh doanh thì cần phải có giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Dưới đây là 5 giải pháp công nghệ theo xu hướng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu hơn:

1. Giải pháp IoT (Internet of Things) và robot

Tự động hóa đang trở thành xu hướng không thể thiếu trong quản lý tồn kho hiện đại. Các doanh nghiệp có quy mô kho hàng lớn nên ứng dụng công nghệ IoT (Internet of Things) và robot để quản lý và theo dõi hàng hóa chính xác hơn. Sử dụng robot để lấy và chuyển hàng có thể giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân sự, tiết kiệm thời gian và giúp giao hàng nhanh chóng.
Tuy nhiên giải pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư khá nhiều về cơ sở vật chất, chi phí và có không gian kho đủ rộng để ứng dụng hiệu quả.

2. Quản lý kho thông minh bằng Barcode và RFID

Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng Barcode và RFID để quản lý hàng hóa. Đối với phương pháp barcode sử dụng khá đơn giản, chỉ cần tạo mã vạch riêng biệt cho từng sản phẩm và dùng máy quét mã để ghi nhận thông tin mặt hàng, giúp quá trình xuất nhập kho diễn ra nhanh gọn.
Đặc biệt, RFID (Radio Frequency Identification) là một công nghệ nhận diện đối tượng bằng sóng vô tuyến. Nó cho phép đọc và ghi thông tin từ xa mà không cần tiếp xúc trực tiếp, phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ quy mô lớn.

3. Ứng dụng AI vào phân tích dữ liệu, báo cáo

AI được xem là một trong những giải pháp công nghệ hiện đại nhất hiện nay, nhờ khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu. Khi doanh nghiệp ứng dụng AI, có thể dự đoán được nhu cầu thị trường và tối ưu hóa quản lý tồn kho dựa trên hành vi khách hàng. Dựa vào kết quả dựa đoán và phân tích, người quản lý sẽ hiểu rõ tình hình thực tế và đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp giúp giảm thiểu rủi ro tồn động hoặc thiếu hụt hàng trong mùa cao điểm.

4. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Quản lý tồn kho bằng giấy bút, hay excel đã không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay. Khi công nghệ phát triển, có nhiều phần mềm chuyên dụng để quản lý tồn kho ra đời giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý kho dễ dàng hơn. Phần mềm giúp quản lý chi tiết hàng hóa theo số seri, hạn sử dụng và cập nhật báo cáo tự động. Với phương thức nhập liệu đơn giản giúp hạn chế sai sót, nâng cao năng suất công việc của nhân sự và chi phí hợp lý.
Một số phần mềm kho có chi phí triển khai và sử dụng từ 200.000 đến 1.000.000 đồng/ tháng tùy theo các tính năng, số người sử dụng và không gian lưu trữ.

5. Giải pháp ERP nền tảng đám mây (Cloud-Based Solutions)

Giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) tích hợp quản lý kho đang trở thành lựa chọn phổ biến hiện nay. Phần mềm ERP thay thế các công cụ quản lý kho truyền thống nhờ tính linh hoạt và đa tính năng như quản lý tồn kho, mua bán hàng, sản xuất và kế toán.

Hiện nay, ECOUNT ERP là một trong những đơn vị triển khai hệ thống ERP Cloud-based được hơn 80.000 doanh nghiệp tin dùng. ECOUNT đem đến giải pháp quản lý kho thông minh, hiệu quả cho doanh nghiệp với các tính năng nổi bật như:

• Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban trên một hệ thống
• Quản lý kho bằng mã vạch
• Quản lý kho theo vị trí (WMS)
• Quản lý số seri/số lô - hạn sử dụng
• Quản lý cửa hàng/chi nhánh
• Báo cáo tồn kho chi tiết
• Hỗ trợ quản lý trên điện thoại

Không chỉ cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, ECOUNT ERP có hơn 10 năm đồng hành cùng khách hàng để triển khai phần mềm thành công bằng các dịch vụ hỗ trợ như chăm sóc khách hàng, đào tạo sử dụng hệ thống.

Quản lý kho là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì vậy doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả để tối ưu vòng quay hàng tồn kho, tăng lợi nhuận và phát triển bền vững.