Tính cần thiết của phân hệ Công ty (Groupware)

Phân hệ Công ty (Groupware) là gì?

Phân hệ Công ty là hệ thống quản lý tổng hợp các tính năng hỗ trợ cho việc điều hành và chia sẻ nội dung công việc giữa các nhân viên như Phê duyệt điện tử, Bảng thông tin nội bộ, Lịch công tác, v.v..

Lí do doanh nghiệp cần đến phân hệ Công ty

Chia sẻ dữ liệu và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là hai yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ. Giải pháp thường thấy hiện tại là gửi, nhận và chia sẻ các dữ liệu thông qua email, USB hoặc qua các ứng dụng tin nhắn khác. Tuy nhiên, đây không phải là một giải pháp tối ưu. Bởi vì nó gây cho người dùng nhiều phiền toái khi thao tác, thông tin dữ liệu truyền đi gặp hạn chế về tính chính xác, an toàn và cũng khó khăn trong việc tìm kiếm, thống kê.
Do đó, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm một phương án tối ưu khác để thay thế.
Phân hệ Công ty là một hệ thống lưu trữ các dữ liệu quan trọng của công ty. Với thao tác truy cập, bạn luôn có thể tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi với nhau thật dễ dàng.
Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng áp dụng tính năng này để nâng cao hiệu suất làm việc.

ECOUNT chính là giải pháp tối ưu cho bạn

Phê duyệt điện tử

Áp dụng cấp bậc phê duyệt hiện tại đang sử dụng lên hệ thống.
Áp dụng mẫu biểu trình ký nội bộ lên hệ thống.
Xây dựng hệ thống cấp bậc phê duyệt theo phòng ban để quản lý chi tiết.
Linh hoạt đính kèm các file dữ liệu, hình ảnh, văn bản hoặc các báo cáo và chứng từ trên hệ thống vào tờ trình

Liên kết với ERP

Phân hệ Công ty được liên kết trực tiếp vào ERP.
Không cần phải tạo riêng các chi tiết giao dịch để chia sẻ cho nhau.
Ví dụ: Gắn kèm các chứng từ có ở hệ thống ERP như đơn bán hàng, phiếu bán hàng, phiếu chi/thu. Tránh việc phải tạo nhiều phiếu khi gửi phê duyệt
Sau khi được phê duyệt, chứng từ được phê duyệt sẽ được phản ánh lên trên hệ thống ngay lập tức.
Gia tăng hiệu quả trao đổi và năng suất công việc giữa các phòng ban bằng cách chia sẻ thông tin giao dịch cho nhau khi gắn thêm người nhận vào Cc.

Kết nối theo thời gian thực

Đặc điểm nổi bật của phân hệ Công ty là chia sẻ dữ liệu công việc một cách nhanh chóng.
Truy cập vào ECOUNT bằng máy tính hoặc qua App trên điện thoại.
Ngay cả khi đang ở ngoài văn phòng vẫn có thể đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc bằng cách tiến hành phê duyệt điện tử trên app điện thoại.

Bảng thông tin nội bộ

Thiết kế và tùy chỉnh bảng thông tin nội bộ theo ý thích.
Cho phép tạo bảng thông tin theo phòng ban, dự án, và người đảm nhận.
Thiết lập thêm các hạng mục nhập liệu phù hợp theo nhu cầu.
Đính kèm các file dữ liệu như văn bản, hình ảnh, và chứng từ ERP mỗi khi tạo bài viết mới.
Bởi vì tất cả dữ liệu được lưu trữ ở trong đây nên nhịp quản lý công việc luôn được diễn ra suôn sẻ, dù có sự thay đổi nhân sự.

Nhắn tin nội bộ

Tính năng được cung cấp miễn phí
Tất cả nhân viên đều có thể sử dụng do ECOUNT không giới hạn số lượng người dùng.
Liên kết với các chứng từ trong hệ thống ERP nên trao đổi công việc thuận tiện hơn.

Lưu trữ đám mây

Thuận tiện lưu trữ và chia sẻ thông tin mới nhất theo thời gian thực với tính năng lưu trữ đám mây của ECOUNT (Ổ đĩa EC).

Chương trình điều khiển từ xa

Cung cấp tính năng kết nối và điều khiển máy tính từ xa.
Chia sẻ màn hình theo thời gian thực mà không lo bị giới hạn về thời gian hoặc địa điểm. Hỗ trợ giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng.

Quản lý khách hàng (CRM)

Quản lý thông tin lược sử tư vấn, hỗ trợ khách hàng hoặc các hoạt động kinh doanh khác, v.v..
Phân chia thành từng tiến trình quản lý.
Gói gọn các tính năng của ERP và CRM vào chung hệ thống. Cho phép đính kèm chứng từ trong ERP như đơn báo giá, đơn bán hàng, v.v.. để quản lý chi tiết hơn.

Lịch công tác

Đăng ký lịch trình cá nhân hoặc chung lên hệ thống và hiển thị theo ngày/tuần/tháng.
Gửi thông báo qua tin nhắn hoặc email đến người phụ trách khi đăng ký lịch trình mới hoặc khi có sự thay đổi, điều chỉnh. Ngăn chặn tình trạng lỡ mất lịch trình.

Quản lý làm việc bên ngoài

Ghi chép lịch trình làm việc của nhân viên khi di chuyển bên ngoài.
Ghi nhận các thông tin như người phụ trách, phương tiện đi lại, điểm xuất phát/điểm đến, cự ly di chuyển và ngoài ra đính kèm hình ảnh chụp đồng hồ công tơ mét
Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm dựa trên thông tin nhân viên/bộ phận/loại phương tiện.
Bên cạnh đó, bạn còn có thể kết hợp với các chức năng khác như Bảng khảo sát, quản lý trang thiết bị văn phòng, lưu trữ đám mây và quản lý khách hàng khi sử dụng phân hệ Công ty.