Would you like to visit another country's site?

Phần mềm quản lý tồn kho là gì?

Phần mềm quản lý tồn kho có nghĩa là phần mềm có thể quản lý tổng hợp các công việc ảnh hưởng đến xuất nhập kho
như bán hàng/mua hàng/sản xuất.

Nếu ghi chép các chi tiết xuất nhập tồn kho bằng Excel hay sổ sách viết tay
thì khả năng cao sẽ mất nhiều thời gian và phát sinh nhiều lỗi hơn do phải làm thủ công từng việc một.
Khi sử dụng phần mềm quản lý tồn kho, thì dữ liệu sẽ được ghi nhận tự động vào xuất nhập tồn kho
cùng lúc với khi tạo phiếu bán hàng/mua hàng/sản xuất
nên không cần tạo riêng phiếu tồn kho và tránh được các sai sót.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tồn kho còn có thể xem được số lượng tồn kho hiện có,
lược sử xuất nhập tồn kho theo thời gian thực.
Bạn có thể dễ dàng nắm rõ toàn bộ dòng chảy tồn kho và chia sẻ dễ dàng giữa các phòng ban.

Các vấn đề phát sinh nếu không dùng phần mềm quản lý tồn kho

Số lượng mặt hàng nhập về sẽ tăng dần theo sự tăng trưởng của công ty, và bắt nguồn từ công việc xuất nhập tồn kho,
các nghiệp vụ phải quản lý như lên kế hoạch mua hàng, kiểm kê tồn kho sẽ ngày càng nhiều.

Khi này, nếu hệ thống không được trang bị đầy đủ thì có thể phát sinh nhiều vấn đề khác nhau.

  • 1) Lệch tồn kho
    Nếu tạo riêng chi tiết bán hàng, mua hàng riêng với việc ghi chép tồn kho,
    thì khả năng cao tồn kho sẽ bị lệch do nhập sai hay bị thiếu sót.
    Nếu sử dụng phần mềm quản lý tồn kho, thì các chi tiết bán hàng, mua hàng, sản xuất sẽ được tự động cập nhật vào tồn kho
    nên có thể tránh được các lỗi nhập liệu và quản lý hàng tồn kho chính xác hơn.
  • 2) Khó nắm được số lượng tồn kho
    Số lượng xuất nhập từ kho, nhà máy, cửa hàng nếu không được áp dụng vào sổ sách tồn kho theo thời gian thực
    thì rất khó biết được một cách chính xác là tồn kho hiện tại còn bao nhiêu và ở đâu.
    Trên phần mềm quản lý tồn kho, các chi tiết mà người phụ trách đã nhập sẽ được ghi nhận tức thì vào sổ sách tồn kho,
    nên có thể xem được sổ sách tồn kho chính xác chứa các thông tin mới nhất.
  • 3) Tồn kho xấu
    Việc đặt hàng không hợp lý, không xem xét tồn kho hiện có, có thể trở thành nguyên nhân của tồn kho xấu.
    Tồn kho chính là tiền bạc. Nếu tỷ lệ xoay vòng của tồn kho thấp do tồn kho xấu,
    thì sẽ ảnh hưởng xấu đến tính lưu động của dòng tiền.
    Hàng tồn kho không thể bán khịp lúc thì sẽ làm mất giá trị của hàng hóa như bị hư hỏng hay lỗi thời
    nên gây ra tổn thất cho doanh nghiệp.
    Nếu sử dụng phần mềm quản lý tồn kho, dễ dàng tính toán được số lượng đặt hàng cần thiết,
    thì có thể tránh trước được tồn kho xấu.
  • 4) Chia sẻ thông tin tồn kho một cách hạn chế
    Các báo cáo tồn kho được tạo ra bằng giấy hay file Excel thì ngoài người phụ trách ra,
    sẽ có hạn chế trong việc tiếp cận của những nhân viên khác.
    Thỉnh thoảng cũng phát sinh trường hợp là dữ liệu tồn kho khác nhau do phiên bản báo cáo mà mỗi người đang có khác nhau.
    Để toàn bộ người phụ trách tự do xem và chia sẻ thông tin tồn kho, thì rất cần đến phần mềm quản lý tồn kho.
  • 5) Thiếu tồn kho
    Nếu không thể duy trì lượng tồn kho hợp lý do đặt hàng thiếu, thì ngay cả khi có đơn đặt hàng,
    cũng không thể cho xuất kho kịp thời hoặc làm gián đoạn lịch trình sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
    Khi sử dụng phần mềm quản lý tồn kho thì có thể kiểm tra dễ dàng và nhanh chóng thay thay thế các mặt hàng còn thiếu.
Vòng tuần hoàn của phần mềm quản lý tồn kho có hệ thống

Phần mềm quản lý tồn kho ECOUNT

Nếu sử dụng phần mềm quản lý tồn kho ECOUNT thì các phiếu bán hàng/mua hàng/sản xuất đã nhập
sẽ được tự động phản ánh vào tồn kho và có thể xem các loại báo cáo tồn kho theo thời gian thực.

Những điều thay đổi khi sử dụng phần mềm quản lý tồn kho ECOUNT

  • 1) Chỉ cần nhập phiếu bán hàng/mua hàng/sản xuất, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật vào tồn kho.
    Phiếu bán hàng/mua hàng/sản xuất được cập nhật tự động vào chi tiết xuất nhập tồn kho.
    Có thể quản lý tồn kho chính xác hơn mà không cần ghi chép tồn kho hai lần.
  • 2) Tra cứu các báo cáo tồn kho theo thời gian thực.
    Có thể xem được ngay các báo cáo tồn kho đa dạng như Số dư hàng tồn kho, Thẻ kho,
    Phiếu biến động tồn kho bằng PC, điện thoại khi cần.
  • 3) Xuất nhập kho đơn giản bằng mã vạch.
    Do có thể quét mã vạch bằng máy scan mã vạch hoặc điện thoại để dễ dàng nhập xuất tồn kho,
    nên quản lý hiệu quả tồn kho ngay cả khi có nhiều loại mặt hàng.
  • 4) Có thể phòng tránh việc thiếu tồn kho.
    Nếu sử dụng phần mềm quản lý tồn kho ECOUNT, thì có thể nhận thông báo khi thiếu tồn kho
    và tự động tính toán số lượng đặt hàng để duy trì được tồn kho hợp lý, tránh trường hợp thiếu hàng.
  • 5) Khách hàng có thể trực tiếp đặt hàng online.
    Phần mềm quản lý tồn kho ECOUNT cung cấp hệ thống đặt hàng online để khách hàng có thể trực tiếp đặt hàng,
    giúp giảm thiểu việc đơn đặt hàng bị sót hay không nhất quán.