การจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร
สำคัญอย่างไรกับธุรกิจยุคใหม่

การจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร สำคัญอย่างไรกับธุรกิจยุคใหม่

โปรแกรมที่ใช้จัดการสินค้าคงคลังแบบสมัยใหม่ โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ ให้เข้ากับการจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เป็นการบันทึกรายการที่เก็บวัสดุหรือสินค้าที่อยู่ในกระบวนการผลิต ทั้งก่อนการผลิตและระหว่างการผลิต จนไปถึงการผลิตโดยเสร็จสมบูรณ์แล้ว
เพื่อไม่ให้การดำเนินธุรกิจขาดตอน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีระบบจัดการสินค้าคงคลังที่ดี ซึ่งเป็นตัวกำหนดความเป็นไปของกิจการ
ไม่ว่าจะมีผลกำไรหรือขาดทุนมากน้อยเพียงใด จะเป็นการลดต้นทุนและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้ ทั้งนี้สามารถย้อนดูประวัติย้อนหลังปัจจุบัน
และอนาคตได้ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจได้มองเห็นและวางแผนต่อการเติบโตของธุรกิจได้

การจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร?

การจัดการสินค้าคงคลัง คือกระบวนการที่ใช้ในการวางแผน กำกับดูแล และควบคุมทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของสินค้า
ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ การจัดเก็บ การผลิต ไปจนถึงการกระจายสินค้าไปยังลูกค้า โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อ
รักษาระดับการจัดการสินค้าคงคลังให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม
1. ลดต้นทุนในการจัดเก็บ การขนส่ง และการเสียหายของสินค้า
2. รองรับความต้องการของลูกค้าได้อย่างต่อเนื่องและรวดเร็ว
3. เพิ่มประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)

ทำไมการจัดการสินค้าคงคลังจึงสำคัญกับธุรกิจยุคใหม่?

ในปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว ธุรกิจที่ไม่มีระบบจัดการสินค้าคงคลังที่ดี อาจเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ เช่น สต๊อกขาด สต๊อกเกิน สินค้าเสียหาย หรือการจัดส่งล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อทั้งต้นทุน ความพึงพอใจของลูกค้า และภาพลักษณ์ของบริษัทได้ ดังนั้น จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมจึงการจัดการสินค้าคงคลังต่อธุรกิจจึงสำคัญ เช่น

1. การลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

เช่น ค่าเช่าพื้นที่จัดเก็บ ค่าขนส่งซ้ำ หรือค่าเสียหายที่เกิดจากสินค้าหมดอายุ

2. ลดความเสี่ยงจากการสูญเสียสินค้า

ไม่ว่าจะเป็นการโจรกรรมทำให้สินค้าเสียหาย หรือสูญหายจากการจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3. เพิ่มความสามารถในการวางแผนและตัดสินใจ

การมีข้อมูลสต๊อกที่แม่นยำทำให้ผู้บริหารสามารถคาดการณ์ยอดขายและวางแผนการผลิตหรือจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. สนับสนุนความยั่งยืน (Sustainability)

การควบคุมสต๊อกจัดการสินค้าคงคลังที่เหมาะสมจะช่วยลดของเสีย ลดขยะ และลดการใช้ทรัพยากรที่เกินจำเป็นได้

5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีต้องสินค้าไม่ขาด ไม่ล้น ลูกค้าได้รับของตรงเวลา และได้รับประสบการณ์ที่ดี

วิธีการจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ

1. จัดหมวดหมู่สินค้าอย่างชัดเจน

แยกสินค้าตามประเภท หมวดหมู่ รุ่น ขนาด หรือวันหมดอายุ เพื่อให้การจัดการสินค้าคงคลังเป็นระบบ ช่วยให้ง่าย
ต่อการตรวจสอบและหยิบใช้งาน

2. ใช้ระบบ First In First Out (FIFO) หรือ First Expired First Out (FEFO)

สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุหรือเสื่อมสภาพเร็ว ควรใช้ First In First Out (FIFO) หรือ First Expired First Out (FEFO)
เพื่อให้เกิดการหมุนเวียนสินค้าได้อย่างเหมาะสม

3. กำหนดจุดสั่งซื้อขั้นต่ำ (Reorder Point)

เมื่อกำหนดปริมาณขั้นต่ำของสินค้าไว้ ระบบจัดการสินค้าคงคลังจะส่งการแจ้งเตือนหรือดำเนินการสั่งซื้ออัตโนมัติ
หากปริมาณคงเหลือต่ำกว่าระดับที่มีการตั้งไว้

4. ตรวจนับสต๊อกเป็นประจำ (Stock Taking)

ควรมีการตรวจนับสินค้าจริงเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบจัดการสินค้าคงคลังเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส
เพื่อระบุและแก้ไขความคลาดเคลื่อนของจำนวนสินค้า

5. ใช้ซอฟต์แวร์จัดการสต๊อก (Inventory System)

ช่วยลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลต่างๆด้วยมือ และสามารถดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ช่วยในการตัดสินใจได้เร็วขึ้น

6. วิเคราะห์สินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ

ระบบจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้สามารถวิเคราะห์สินค้าที่ขายดี ขายช้า หรือคงค้างนานได้อย่างแม่นยำ ควรมีการจัดกลุ่มสินค้า
ด้วยวิธี ABC Analysis เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารสต๊อก ลดของตาย และส่งเสริมการหมุนเวียนสินค้า

7. การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับระบบคลังสินค้า

เพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน มีมาตรฐาน และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการปฏิบัติงานของบุคลากรภายในได้ดี

ประโยชน์ทางธุรกิจจากการจัดการสินค้าคงคลังด้วย ECOUNT

1. เพิ่มความแม่นยำในการจัดการสต๊อก

การจัดการสต๊อกด้วยระบบจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้สามารถตรวจสอบปริมาณสินค้าเข้า–ออกได้แบบเรียลไทม์
ลดปัญหาสินค้าขาดหรือค้างสต๊อก พร้อมทั้งป้องกันการสูญหายและสินค้าหมดอายุได้โดยไม่รู้ตัว

2. ลดต้นทุนการดำเนินงาน

การจัดการสินค้าคงคลังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดเก็บสินค้ามากเกินความจำเป็น ปรับปริมาณการสั่งซื้อ
ให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยจนเกินไป และลดการใช้แรงงานรวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการตรวจสอบสต๊อก

3. เชื่อมต่อกับฝ่ายอื่นในองค์กร

ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี และฝ่ายขายสามารถเข้าถึงข้อมูลสินค้าคงคลังชุดเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดความซ้ำซ้อน
และข้อผิดพลาดในการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ

4. รายงานวิเคราะห์และช่วยในการตัดสินใจ

สามารถสร้างรายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า กำไร–ขาดทุน และระดับสต๊อกได้แบบเรียลไทม์ จะช่วยให้ผู้บริหาร
สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวางแผนการจัดซื้อและกำหนดกลยุทธ์การขายได้อย่างแม่นยำ

5. สนับสนุนการขยายธุรกิจ

ระบบจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT รองรับการจัดการหลายคลังและหลายสาขา พร้อมระบบคลาวด์ที่สามารถใช้งานได้
ทุกที่ทุกเวลา เหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือมีหลายหน่วยงานในการบริหารจัดการ

6. ปรับแต่งได้ตามธุรกิจ

ECOUNT สามารถปรับแต่งได้ตามลักษณะธุรกิจ โดยสามารถตั้งค่าหน่วยสินค้า หมวดหมู่ รหัสสินค้า รวมถึงรูปแบบรายงานได้
ตามความต้องการของแต่ละองค์กร เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด ทั้งขนาดเล็ก กลาง และใหญ่

บทสรุป

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) ไม่ใช่แค่การนับจำนวนของในสต๊อก แต่เป็นกระบวนการวางแผน ควบคุม
และตรวจสอบการเคลื่อนไหวของสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ธุรกิจมีของเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า
โดยไม่ต้องแบกรับต้นทุนเกินจำเป็น ในยุคที่การแข่งขันสูง ความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนเร็ว และเทคโนโลยีเข้ามา
มีบทบาทมากขึ้น การบริหารสินค้าคงคลังด้วยการจัดการสินค้าคงคลังที่แม่นยำและยืดหยุ่นจึงเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจยุคใหม่