โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร ?

การจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือการรักษาจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตามสถานการณ์
คำว่า “สินค้า” ไม่ได้หมายความเฉพาะผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัตถุดิบ ชิ้นส่วน เครื่องมือ อุปกรณ์
และอื่นๆ ที่มีมูลค่าทางการเงิน การจัดการสินค้าคงคลังมีความสำคัญในการทำธุรกิจและสามารถแบ่งออก
ได้เป็นการจัดการสต๊อกและสินค้าคงคลัง

ประโยชน์ของการจัดการสินค้าคงคลัง

ช่วยตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีการประมาณการไว้ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อนำข้อมูลไปวิเคราะห์
การตลาดและวางแผนกลยุทธ์ โดยธุรกิจต้องทำการเก็บสินค้าคงคลังไว้ในคลังสินค้า จะได้เห็นภาพรวม
คลังสินค้าอย่างถูกต้องแม่นยำ โดยการรักษาในส่วนของการผลิตให้มีอัตราคงที่สม่ำเสมอเพื่อรักษาระดับ
การว่าจ้างแรงงานหรือ การเดินเครื่องจักรอย่างสม่ำเสมอได้ และจะเก็บสินค้าที่ขายไม่หมดในช่วงขายไม่ดี
ไว้ไปขายตอนช่วงขายดี จะทำให้ค่าใช้จ่ายลดลงทำให้กำไรเพิ่มขึ้นธุรกิจมีสภาพคล่องมากขึ้นซึ่งช่วงนั้น
อาจจะผลิตไม่ทันในการขายทำให้ธุรกิจได้ส่วนลดปริมาณจากการจัดซื้อจำนวนมากต่อครั้ง ป้องกันการ
เปลี่ยนแปลงราคาและผลกระทบจากเงินเฟ้อเมื่อสินค้าในท้องตลาดมีราคาสูงขึ้นอีกด้วย

คำจำกัดความของโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการงานต่างๆที่มีผลต่อการรับและจ่ายในสินค้าคงคลัง
เช่น การขาย/การซื้อ/การผลิต

หากต้องบันทึกประวัติการรับ/จ่ายในสินค้าคงคลังผ่าน Excel หรือจดลงสมุด อาจทำให้ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาด
ขึ้นได้เนื่องจากเป็นการทำด้วยมือ แต่ถ้าใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ทำการสร้างเอกสารใบขาย/ใบซื้อ/ผลิต จะกระทบต่อ
การเข้า/ออกของสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องทำเอกสารแยกอีกครั้ง สามารถช่วยลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังยังแสดงประวัติการเข้า/ออกของสินค้าคงคลังและจำนวนของสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบความเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง และแบ่งปันข้อมูลให้กับแผนกอื่นๆได้อีกด้วย

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากไม่ได้ใช้งานโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นประเภทและจำนวนของสินค้าที่ต้องจัดการก็จะเพิ่มขึ้นด้วยรวมถึงงานในคลังสินค้าที่ต้อง
ทำก็เพิ่มขึ้นเช่น วางแผนการสั่งซื้อ ตรวจสอบสถานะสินค้าคงคลัง

หากระบบการจัดการสินค้าคงคลังไม่พร้อมอาจจะทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ขึ้นได้

• 1) จำนวนสินค้าในสต๊อกไม่ถูกต้อง
  หากมีการบันทึกประวัติการซื้อ/ขายกับสินค้าเข้า/ออก แยกกัน อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของจำนวน
  จากข้อมูลที่ผิดพลาด หากใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ประวัติการซื้อ การขายและผลิตจะกระทบกับสินค้า
  คงคลังโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและช่วยจัดการสินค้าคงคลังอย่างแม่นยำ
• 2) ยากต่อการวิเคราะห์จำนวนสินค้าคงคลัง
  หากจำนวนการรับ/จ่ายสินค้าจากคลังสินค้า โรงงานและอื่น ๆ ไม่ได้ถูกบันทึกในรายงานสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
  เป็นการยากที่จะทราบแน่ชัดว่าปัจจุบันมีสินค้าอยู่ในสต็อกไหนและจำนวนเท่าไร สำหรับโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง
  รายละเอียดที่บันทึกโดยผู้รับผิดชอบแต่ละคนจะแสดงให้เห็นในรายงานสินค้าคงคลัง จึงทำให้สามารถตรวจสอบรายงาน
  สินค้าคงคลังที่ถูกต้องด้วยข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
  
• 3) สินค้าค้างสต๊อก
  การสั่งซื้อที่ไม่รอบคอบซึ่งไม่ได้พิจารณาจากสถานะสินค้าคงคลังในปัจจุบันอาจทำให้สินค้าค้างสต๊อกได้สินค้าคงคลัง
  ก็คือ เงิน การหมุนเวียนของสินค้าคงคลังที่ลดลงเนื่องจากมีสินค้าค้างสต๊อกเป็นจำนวนมากส่งผลเสียต่อกระแสเงินสด
  และสินค้าที่ขายไม่ทันเวลาจะเสื่อมสภาพหรือล้าสมัยจึงทำให้ไม่มีราคาและส่งผลให้บริษัทขาดทุน สามารถป้องกันสินค้า
  ค้างสต๊อกได้โดยใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังที่ช่วยคำนวณจำนวนที่ต้องสั่งซื้อได้
  
• 4) การแบ่งปันข้อมูลสินค้าคงคลังอย่างจำกัด
  รายงานสินค้าคงคลังที่ทำจากกระดาษหรือ Excel นอกจากผู้รับผิดชอบแล้วถูกจำกัดไม่ให้พนักงานคนอื่นเข้าถึงได้
  และรายงานแต่ละเวอร์ชันของผู้รับผิดชอบแต่ละรายมีนั้น มักมีข้อมูลสินค้าคงคลังที่แตกต่างกันออกไป
  ผู้รับผิดชอบทุกคนจำเป็นต้องมีโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง เพื่อดูแลแบ่งปันข้อมูลสินค้าคงคลังได้อย่างอิสระ
  
• 5) สินค้าขาด
  หากไม่สามารถรักษาจำนวนสินค้าคงคลังจากการสั่งซื้อที่ผิดพลาด แม้จะมีออร์เดอร์เข้ามาก็ส่งสินค้าไม่ทันเวลาหรือขาด
  วัตถุดิบจนทำให้ตารางการผลิตต้องหยุดชะงัก หากใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังสามารถตรวจสอบสินค้าที่ขาดและ
  ดำเนินการเติมสินค้าได้อย่างรวดเร็ว

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT

เมื่อใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT สร้างเอกสารการซื้อ/ขาย/ผลิต จะกระทบกับสินค้าคงคลัง
โดยอัตโนมัติและยังสามารถตรวจสอบรายงานต่างๆได้แบบเรียลไทม์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT

• 1) เพียงแค่บันทึกเอกสารการซื้อ/ขาย/ผลิต จะกระทบสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ
  เพียงแค่บันทึกเอกสารการซื้อ/ขาย/ผลิต จะกระทบสินค้าคงคลังโดยทันทีทำให้ไม่จำเป็น
  ต้องจัดการสินค้าคงคลังแยกและยังได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง
• 2) สามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ได้
  เมื่อจำเป็น สามารถตรวจสอบรายงานสินค้าคงคลังต่างๆผ่าน คอมพิวเตอร์ มือถือ เช่น
  สถานะสินค้าคงคลังตามสถานที่ สมุดคลังสินค้า ประวัติการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลัง เป็นต้น
• 3) สามารถรับ/จ่ายสินค้าคงคลังด้วยบาร์โค้ดได้
  สามารถระบุสินค้าที่จ่าย/รับเข้ามาผ่านมือถือหรือเครื่องสแกนบาร์โค้ดได้ จึงทำให้สามารถจัดการ
  สินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้จะมีสินค้าหลายประเภทเพิ่มเข้ามาก็ตาม
• 4) สามารถป้องกันสินค้าขาดสต๊อก
  เมื่อใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT สามารถรับการแจ้งเตือนได้เมื่อสินค้าเหลือน้อย
  และยังสามารถหลีกเลี่ยงสินค้าขาดสต๊อกได้ด้วยการคำนวณปริมาณการสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเพื่อรักษา
  จำนวนสินค้าคงคลังอย่างเหมาะสม
• 5) ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าโดยตรงได้ผ่านการสั่งซื้อออนไลน์
  โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT นั้น สามารถใช้การสั่งซื้อออนไลน์ จึงทำให้ลูกค้าสามารถ
  สั่งซื้อสินค้าโดยตรงได้และยังช่วยลดโอกาสผิดพลาดจากการสั่งซื้อได้

บทสรุป

การจัดการสินค้าคงคลัง มีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาดระบบสามารถจัดการสินค้าในคลังได้ง่ายและ
สะดวกรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานระบบเข้ามาช่วยตั้งแต่การเข้ารับสินค้า การจัดเก็บสินค้าและ
การส่งออกหรือการกระจายสินค้า เรียกได้ว่าเป็นระบบที่มีความสำคัญอย่างมาก จะช่วยให้การบริหารจัดการ
สินค้าคงคลังเป็นระบบมากขึ้นสามารถเช็คสต๊อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์นำข้อมูลไปวิเคราะห์ทางการตลาด
และวางแผนกลยุทธ์เพื่อให้เห็นภาพรวมของคลังสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มผล
กำไรทำให้ธุรกิจมีสภาพคล่องให้ธุรกิจของคุณเติบโตพัฒนาอย่างรวดเร็วและมั่นคง