คู่มือผู้ซื้อ ERP
คุณกำลังมองหาตัวช่วย ERP อยู่ แต่ยังลังเลว่าจะเลือกอันไหนอยู่ใช่หรือไม่
สิ่งสำคัญคือการจดรายการสิ่งที่จำเป็นเพื่อช่วยคุณหาโปรแกรมที่ดีที่สุด
สิ่งสำคัญคือการจดรายการสิ่งที่จำเป็นเพื่อช่วยคุณหาโปรแกรมที่ดีที่สุด
ข้อกำหนด
ครั้งแรกที่มองหา ERP solution คุณควรเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรจากโปรแกรม นี่คือคำถามหลักๆที่คุณควรถามตัวเอง
- บริษัทของคุณจำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์แบบ on-premise หรือแบบ cloud-based
- ฟีเจอร์ชนิดใดที่คุณจำเป็นต้องใช้ คุณต้องใช้ผังบัญชีที่ปรับแต่งได้หรือไม่ คุณต้องใช้รหัสกำกับสินค้าหรือหมายเลขซีเรียลติดตามสินค้าหรือไม่ มีข้อบังคับของรัฐบาลที่โปรแกรมต้องปฏิบัติตามหรือไม่
- โปรแกรมมีความยืดหยุ่นได้แค่ไหน สามารถใช้โปรแกรมกับระบบการทำงานที่มีอยู่ได้หรือไม่
คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเพื่อที่จะใช้โปรแกรมหรือไม่ หากคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงาน คุณเต็มใจจะทำหรือไม่ - คุณต้องการให้ solution นี้อยู่นานแค่ไหน เป็น solution ชั่วคราวหรือต้องการบางอย่างที่รองรับอีกสิบปีข้างหน้า
คุณมองหาความสามารถด้านไหนในอนาคต
เพื่อการตัดสินใจว่าโปรแกรมมีทางออกสำหรับข้อกำหนดของคุณหรือไม่ คุณสามารถ:
- เรียกขอ live demo จากผู้เชี่ยวชาญโปรแกรม ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเต็มใจสาธิตวิธีการทำงานของโปรแกรมและวิธีที่คุณสามารถนำ solution ไปใช้ประโยชน์
- ทดลอง solution ด้วย live demo หรือการทดลองใช้ฟรี
- ติดต่อทีมสนับสนุนหรือฝ่ายขายเพื่อถามคำถาม
ข้อมูลที่สามารถเข้าถึง
ในขณะที่วิเคราะห์ ERP solution ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครื่องมือที่จำเป็นและสามรถปรับแต่งแสดงข้อมูลที่ต้องการในการประกอบการตัดสินใจ เป็นเรื่องสำคัญที่ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสามารถแสดงผลตามที่คุณต้องการชมได้ คำถามที่คุณควรถามตัวเองได้แก่:
- คุณสามารถปรับแต่งรูปแบบรายงานในโปรแกรมได้หรือไม่
- รายงานที่คุณสามารถปรับแต่งได้มีจำนวนจำกัดหรือไม่ ผู้ให้บริการจะเรียกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อคุณต้องการรายงานเพิ่มเติมหรือไม่
- คุณสามารถดึงข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการหรือต้องออกรายงานหลายๆชนิดแทน
- คุณต้องทำการส่งออกรายงานหรือไม่ สามารถพิมพ์ได้ง่ายหรือไม่
ความสะดวกในการใช้
ปัจจัยถัดไปที่ควรพิจารณาคืออินเตอร์เฟซและความสะดวกในการใช้ แม้ว่าโปรแกรมจะมีความทนทาน แต่มันจะไม่เกิดประโยชน์หากโปรแกรมมีความซับซ้อนและต่อการใช้เป็นประจำ
- ค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าเริ่มต้นและค่าดำเนินการมีค่าเท่าไหร่ คุณจำเป็นต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์หรือไม่ คุณต้องจ่ายเพิ่มเติมในการกำหนดค่าโปรแกรมหรือไม่
- ราคาต่อปีมีค่าเท่าไหร่ มีค่าธรรมเนียมต่อผู้ใช้เพิ่มเติมหรือไม่ จำเป็นต้องซื้อลิขสิทธิ์ผู้ใช้จำนวนเท่าไหร่
- ค่าบำรุงรักษาระบบมีค่าเท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับฝ่าย IT หรือไม่ ผู้ให้บริการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเยี่ยมบริษัทหรือไม่
- ค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดระบบมีค่าเท่าไร จำเป็นต้องซื้อการอัพเกรดในอนาคตหรือไม่
- มีค่าใช้จ่ายเท่าไรในการอบรมผู้ใช้
ผู้ให้บริการ
ในการเลือก solution การพิจารณาผู้ให้บริการก็เป็นสิ่งสำคัญ หากโปรแกรมหยุดทำงานบ่อยครั้ง ก็จะก่อให้เกิดบั๊กหรือค่าใช้จ่ายในการอบรมอีกมากมาย ซึ่งนอกจากจะเพิ่มค่าใช้จ่ายแล้ว ยังลดผลลัพธ์อีกด้วย หากคุณกำลังมองหา cloud-based solution นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณา:
- ผู้ให้บริการมีความเสถียรและเชื่อถือได้หรือไม่
- ช่วงเวลาให้บริการของโปรแกรมคือช่วงใด
- มีการปล่อยฟีเจอร์ใหม่ๆออกมาบ่อยแค่ไหน และต้องจ่ายเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์นั้นๆหรือไม่
- หากเกิดปัญหาสามารถแก้ไขได้รวดเร็วแค่ไหน
- มีการอบรมประเภทใดให้บ้าง