คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ ERP

ระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม ระบบ ERP รวบรวมการเงิน การบัญชี การผลิต การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การขาย และแผนกทรัพยากรมนุษย์ เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างง่ายดายภายในองค์กร ก่อให้เกิดการบริหารจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพกว่าที่เคย

แต่ละบริษัทที่มองหาซอฟต์แวร์ระบบ ERP ล้วนมีเป้าหมายที่ต้องการจากระบบต่างกันไป ทว่า หลายบริษัทประสบปัญหาในการหาระบบที่สามารถ

• เพิ่มประสิทธิภาพ
• เพิ่มความลื่นไหลของข้อมูล
• จัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญให้แก่ผู้ตัดสินใจ
• ลดความผิดพลาด
• ลดความซ้ำซ้อนและการกรอกข้อมูลซ้ำ
• สร้างธรุกิจรูปแบบ Agile มากขึ้น

ประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์ ERP รูปแบบคลาวด์มีหลากหลาย หลักๆคือ

• ไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์
• ไม่มีค่าบำรุงรักษา
• ไม่ต้องอัปเกรดเอง
• ไม่ต้องจ้างแผนก IT
• ระบบได้มาตรฐาน
• ไม่ต้องเสียเวลาวางระบบ

ปล่อยให้ค่าบำรุงรักษา เซิร์ฟเวอร์ อัปเกรดและการวางระบบ เป็นหน้าที่ของเรา

การเลือกซอฟต์แวร์ระบบ ERP เป็นการตัดสินใจที่สำคัญ และควรได้รับการพิจารณาอย่างถี่ถ้วน จะเป็นการดีหากได้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด เพราะซอฟต์แวร์ ERP ไม่ใช่สินค้าหนึ่งขนาดที่เหมาะกับทุกคน ปัจจัยสำคัญหลักๆที่ควรคำนึงถึงได้แก่

ความต้องการขององค์กร
เลือกซอฟต์แวร์ระบบ ERP ที่ตอบโจทย์รูปแบบและขนาดธุรกิจของคุณ ผู้ค้ารายใหญ่ข้ามชาติไม่ควรเลือกระบบ ERP ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดกลางและย่อม

ขนาด
ระบบ ERP ควรจะเติบโตไปพร้อมๆกับธุรกิจของคุณ และปรับตัวตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจได้ หากระบบไม่สามารถอัปเกรดได้ง่าย ในอีกห้าปีข้างหน้า ระบบนั้นก็จะล้าสมัย

สนับสนุน
การวางระบบและการปรับใช้ซอฟต์แวร์ระบบ ERP เป็นสิ่งที่อาศัยเวลาและการสนับสนุนจากผู้ให้บริการ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจขอบเขตการสนับสนุนที่จะได้รับจากผู้ขาย การจ่ายเพื่อรับบริการสนับสนุนก็เกิดขึ้นบ่อยเช่นกัน ทว่าบริการดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายและขอบเขตที่คุณต้องการมากน้อยแค่ไหน นอกจากนี้ ผู้ให้บริการสามารถจัดหาระดับการสนับสนุนที่จำเป็นนั้นได้หรือไม่ เหล่านี้คือสิ่งที่คุณควรตั้งคำถามเมื่อมองหาซอฟต์แวร์ ERP

Cloud vs. On-premise
เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ระบบ ERP คุณต้องตรวจสอบว่า บริษัทต้องการ ERP รูปแบบ on-promise เพียงเพราะการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือด้วยปัจจัยอื่นๆ หากไม่มีข้อบังคับ องค์กรของคุณมีทรัพยากรเพียงพอที่จะสนับสนุน ERP รูปแบบ on-promise หรือไม่ หากไม่ ลองพิจารณา ERP ชนิดอื่นดูคำถามเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จระยะยาวของระบบ ERP ของคุณ

ธุรกิจหลักๆสามประเภทที่ซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานได้แก่ การทำบัญชีภาษี การลงบัญชี/บัญชีจัดการกองทุน และซอฟต์แวร์สนับสนุนองค์กร

ซอฟต์แวร์บัญชีภาษีใช้ในการกำหนดและรายงานจำนวนภาษีต้องจ่ายที่ถูกต้อง รวมถึงหน่วยงานที่เหมาะสมตามธุรกรรมทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ลงบัญชี/จัดการกองทุน ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับผู้ทำบัญชีที่ได้รับอนุญาตจากบริษัทให้ใช้เงินทุนในการบันทึกธุรกรรมทางการเงินเพื่อปรับการใช้เงิน นอกจากนี้ ยังใช้เพื่อบันทึกประวัติการทำธุรกรรมทางธุรกิจกับลูกค้า เพื่อป้องกันข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ส่วนใหญ่แล้ว จะมีการหลีกเลี่ยงบัญชีคู่และทำในระบบบัญชีเดี่ยว

ซอฟต์แวร์สนับสนุนองค์กร จะใช้ในกรณีที่ผู้บริหารของบริษัท ไม่ได้จัดการธุรกรรมทั้งหมดด้วยตนเอง และได้มอบหมายให้แผนกแบ่งหน้าที่เหล่านี้ เพื่อให้พนักงานแต่ละคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การแบ่งปันข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็น นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องบันทึกงานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จ เพราะซอฟต์แวร์บัญชีจะจัดการโดยตรง

ปัจจัยอีกประการหนึ่งคือการวิเคราะห์ว่าโปรแกรมควรสื่อสารอย่างไร ต้องการติดตั้งโปรแกรมบนเครือข่ายหรือต้องการซอฟต์แวร์บัญชีรูปแบบคลาวด์ บางองค์กรจำเป็นต้องใช้โปรแกรมบนเครือข่ายเนื่องจากเหตุผลด้านความสอดคล้องและความปลอดภัย ทว่า บริษัทขนาดย่อมหลายรายอาจได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์รูปแบบคลาวด์มากกว่า

ประเภทของซอฟต์แวร์ที่เลือกขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจว่าสามารถขยายได้มากน้อยเพียงใด รวมถึงงบประมาณของบริษัท เป็นเรื่องสำคัญมากที่จะประเมินธุรกิจอย่างเต็มรูปแบบและตรวจสอบความต้องการของอุตสาหกรรมในปัจจุบัน นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือซอฟต์แวร์ที่ใช้ต้องสามารถอัปเกรดได้ง่ายเพื่อรองรับข้อกำหนดใหม่ๆและเติบโตไปพร้อมๆกับธุรกิจของคุณ หากโปรแกรมไม่สามารถพัฒนาได้ ก็ไม่คู่ควรแก่การลงทุนเช่นกัน

การใช้ ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ จะทำให้ใช้ได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่ต้องบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์และซอฟต์แวร์ พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่ายด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ The system can be มีการอัปเกรด ระบบอย่างสม่ำเสมอเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจ