โปรแกรมบัญชีคืออะไร? เลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจคุณ โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) เป็นโปรแกรมประยุกต์ ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลและประมวลผลทางบัญชี โดยประกอบไปด้วยฟังก์ชัน ระบบลูกหนี้
ระบบเจ้าหนี้ บัญชีแยกประเภท ระบบขาย ระบบซื้อ และรายงานต่างๆ

โปรแกรมบัญชีคืออะไร?

ซอฟต์แวร์บัญชี หรือ โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) เป็นแอพพลิเคชั่นพื้นฐานที่ช่วยให้นักบัญชีสามารถทำบัญชี
สำหรับการตรวจสอบภายในและภายนอกได้ง่ายมากขึ้น เนื่องจากการตรวจสอบ เป็นเครื่องมือหลักในการประเมินสถานะ
ทางการเงินของธุรกิจ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายผ่านเครื่องมือทางการเงิน เช่น บัญชีแยกประเภท
บัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้ การซื้อขายหุ้น สินค้าคงคลังและการเรียกเก็บเงินต่าง ๆ

โปรแกรมบัญชีคือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการและบริหารประวัติการทำธุรกรรม ลูกหนี้/เจ้าหนี้ สถานะเงินทุน และอื่น ๆ
ช่วยจัดการบันทึกงานบัญชีต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระเบียบ

จุดประสงค์หลักของการใช้โปรแกรมบัญชีคือ นำเอกสารบัญชีที่ทำด้วยมือมาจัดการประมวลผลบนคอมพิวเตอร์
เพื่อความสะดวกและจัดการงานที่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถรวบร่วมข้อมูลบัญชีจำนวนมากมาไว้ในที่เดียวและสามารถลดความซับซ้อนของ
กระบวนการทางบัญชีได้ เช่น การจัดการบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้การจัดการงบประมาณ การวิเคราะห์กระแสเงินสด เป็นต้น

ข้อดีของโปรแกรมบัญชี

เมื่อใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถประหยัดเวลาได้โดยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเพราะการแชร์งานหรือ
การสร้างเอกสารที่ง่ายขึ้น และยังสามารถจัดทำข้อมูลของบัญชีที่แม่นยำหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

รายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีที่จัดทำขึ้นด้วยโปรแกรมบัญชีนั้นทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ที่มีประโยชน์สำหรับ
ผู้รับผิดชอบหรือหน่วยงานบริหารของบริษัทในการติดตามวิเคราะห์และปรับปรุงผลการดำเนินงานและสถานะ
ทางการเงินของบริษัท

1. สร้างรายงานขึ้นเอง

เมื่อมีการบันทึกรายละเอียดธุรกรรม เช่น การซื้อ/ขาย การรับ/ชำระเงิน ข้อมูลเหล่านี้จะถูกป้อนเข้าสู่โปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ
และจะแสดงผลทันทีในรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานลูกหนี้/เจ้าหนี้ สถานะเงินทุน ต้นทุน และกำไรขาดทุนระบบจะช่วยสร้างรายงาน
ทางบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดเวลาในการจัดทำและแก้ไขรายงานในแต่ละครั้ง พร้อมทั้งช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดทำรายงานทางการเงิน
ที่ครบถ้วน อ่านและเข้าใจข้อมูลได้ง่าย ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและตัดสินใจทางการเงินได้อย่างเหมาะสมและแม่นยำ

2. ลดข้อผิดพลาด

การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดหรือข้อมูลตกหล่น ทำให้ได้รายงานที่ถูกต้องแม่นยำ ซึ่งเป็นประโยชน์
ต่อการวิเคราะห์สถานะทางการเงินของบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามยอดขายและตรวจสอบสินค้าคงคลัง
ได้อย่างเป็นระบบ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสต๊อก และวางแผนการขายได้อย่างเหมาะสม

3. ง่ายต่อการตัดสินใจ

หากธุรกิจไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างทันท่วงที หรือมีข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือ ย่อมส่งผลให้การตัดสินใจล่าช้า
และขาดความแม่นยำ แต่เมื่อใช้โปรแกรมบัญชี ผู้บริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลและเรียกดูรายงานที่ถูกต้องได้ทันที
ทำให้สามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจยิ่งขึ้น

4. ตวามปลอดภัย

การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญจะสูญหายหรือถูกเปิดเผยเมื่อเทียบกับการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ
ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ นอกจากนี้ หากธุรกิจมีนักบัญชีหลายคน โปรแกรมบัญชีออนไลน์
ยังช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจ

เพื่อให้ใช้โปรแกรมบัญชีได้อย่างเต็มที่ได้นั้น จำเป็นต้องตรวจสอบว่าโปรแกรมนั้นเหมาะสมกับทิศทางธุรกิจของบริษัทหรือไม่

1. ราคาที่เหมาะสม

โปรแกรมที่ราคาแพงไม่ใช่ว่าจะเป็นโปรแกรมที่ดีที่สุด แต่การหาโปรแกรมที่เหมาะสมกับ
บริษัทนั้นสำคัญที่สุดควรเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ราคาเหมาะสมกับสภาพการเงินของบริษัท
แต่ยังมีฟังก์ชันทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานของบริษัท

2. ใช้ง่าย

แม้โปรแกรมบัญชีจะมีฟังก์ชันหลากหลายหรือดีแค่ไหน ก็ไร้ประโยชน์หากผู้ใช้ใช้งานไม่ถูกวิธี
เพื่อให้ใช้โปรแกรมบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น ควรจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกคนสามารถใช้งานได้

3. การจัดการแบบผสมผสาน

การจัดการงานต่าง ๆ ของแต่ละแผนกด้วยโปรแกรมที่แตกต่างกันอาจต้องทำงานซ้ำซ้อนและสูญเปล่า
ดังนั้นควรจัดการและแบ่งปันงานทั้งหมดภายในบริษัทได้อย่างสะดวกเช่น สินค้าคงคลัง, บัญชี,
การจัดทรัพยากรบุคคลด้วยโปรแกรมเดียว

4. ความสามารถในการปรับขนาดและปรับแต่งได้

เลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมมาก
มองหาฟีเจอร์ที่ปรับแต่งได้ซึ่งสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการและเวิร์กโฟลว์ของธุรกิจเฉพาะของคุณได้
เช่นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้

5. บริการอบรมและให้คำปรึกษา

แม้ว่าจะใช้โปรแกรมที่ดีแค่ไหน หากไม่ได้รับคำปรึกษาหรือเรียนรู้การใช้งานมาอย่างเพียงพอ อาจจะเป็นเรื่องยาก
ที่จะสามารถใช้โปรแกรมได้อย่างต่อเนื่องและเต็มที่ ดังนั้นควรได้รับการฝึกอบรมอย่างเป็นระบบและได้รับคำปรึกษาที่ดี

6. ความปลอดภัย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีระบบป้องกันความปลอดภัยเพื่อเก็บข้อมูลของคุณไว้อย่างปลอดภัย
บนคลาวด์ การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และกิจกรรมที่เปิดตลอดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความปลอดภัย

โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร?

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือ โปรแกรมบัญชี On Cloud (Cloud Accounting Software)  คือ โปรแกรมบัญชีที่สามารถทำงานบนอินเตอร์เน็ต
เป็น Web Application เราสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา ตลอด 24 ชั่วโมง ข้อมูลจากทุกที่เชื่อมโยงเข้ามาหากันได้หมด ทำให้เราได้ข้อมูล
ที่ Update ตลอดเวลา ทำให้การทำงานง่าย สะดวก รอดเร็ว เข้าใช้งานได้จากทุกที่ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน และมีระบบความปลอดภัยและ
ปกป้องข้อมูลด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการเข้าใช้งาน และกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ดีกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไปอย่างไร

ความยืดหนุ่นและความสะดวก

โปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเตอร์เน็ตจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ซึ่งหมายความว่า ธุรกิจสามารถเข้าถึง
ข้อมูลบัญชีได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการนอกจากนี้ยังสามารถใช้งานร่วมกับอุปกรณ์พกพาต่างๆ เช่น สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต
ซึ่งทำให้พนักงานสามารถบันทึกข้อมูลบัญชีได้จากทุกที่

ความคุ้มค่า

โปรแกรมบัญชีออนไลน์โดยทั่วไปมีราคาไม่แพงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไป เนื่องจากไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ หรือติดตั้งฮาร์ดแวร์
ธุรกิจจึงสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นและดำเนินการได้

ความปลอดภัย

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลบัญชีของธุรกิจ จากแฮกเกอร์และภัยคุกคามอื่นๆ

การอัปเดตอัตโนมัติ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์มักมีการอัปเดตอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงฟีเจอร์และฟังก์ชั่นล่าสุดได้เสมอ

โปรแกรมบัญชี ECOUNT

โปรแกรมบัญชี ECOUNT มีฟังก์ชั่นพื้นฐานที่หลากหลายเพื่อให้องค์กรต่าง ๆ สามารถใช้งานได้โดย
ไม่คำนึงถึงประเภทของอุตสาหกรรม/ธุรกิจ

ECOUNT จะสร้างสมุดบัญชีให้โดยอัตโนมัติเพียงแค่ป้อนจำนวนเงินและลูกค้า/ผู้ขาย ก็สามารถสร้าง
เอกสารได้ถึงแม้จะไม่มีความรู้ทางด้านบัญชี นอกจากนี้รายงานด้านบัญชี เช่น งบดุล, งบกำไรขาดทุน
รายเดือนจะถูกสร้างขึ้นเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานแยก

ฟีเจอร์การใช้งานโปรแกรมบัญชี ECOUNT

1. ป้อนข้อมูลได้ง่าย

เพียงแค่ป้อนข้อมูลธุรกรรมต่างๆ เช่น ใบซื้อ/ขาย รับ/ชำระเงิน สมุดรายวันจะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ
แม้ผู้เริ่มต้นที่ไม่เคยมีประสบการณ์ด้านบัญชีก็สามารถใช้ ECOUNT จัดการงานด้านบัญชีได้

2. เชื่อมโยงกับข้อมูลภายนอก (รายงานความเคลื่อนไหวธนาคาร)

สามารถเชื่อมโยงข้อมูลภายนอกเช่น รายงานความเคลื่อนไหว เงินเข้าออกของบัญชีธนาคาร
และบันทึกเป็นเอกสารได้ ลดเวลาในการป้อนและจัดการบัญชีธนาคารโดยไม่มีข้อมูลที่ผิดพลาด

3. Groupware

ECOUNT สามารถเชื่อมต่อกับ Groupware ได้ ทำให้ง่ายต่อการแชร์งานกันระหว่างแผนก
สามารถดึงเอกสารด้านบัญชีเข้าสู่การอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที

4. สร้างรายงานขึ้นเอง

เมื่อป้อนรายละเอียดธุรกรรมลงใน ECOUNT จะแสดงลูกหนี้/เจ้าหนี้ ของลูกค้า/ผู้ขาย
ทันทีและรายการบัญชีจะถูกสร้างขึ้นมาอัตโนมัติ สามารถวิเคราห์สถานะต่าง ๆ ได้ผ่าน
รายงาน เช่น สมุดลูกค้า/ผู้ขาย สรุปรายการซื้อ/ขายรายเดือน

5. รายงานบัญชีต่าง ๆ

สามารถตรวจสอบรายงานทางบัญชีต่างๆได้แบบเรียลไทม์ เช่น กำไรขาดทุนรายเดือน
งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกองทุน เมื่อตรวจสอบข้อมูลในรายงานที่จำเป็นได้อย่างทันที
จะช่วยให้ตัดสินใจอย่างสมเหตุสมผลและรวดเร็ว

6. จัดการสต็อกและบัญชีง่ายในที่เดียว

สามารถเชื่อมต่อข้อมูลจากร้านค้าออนไลน์ลงบัญชีได้ แบบอัตโนมัติ ทั้งสต็อกและบัญชี
ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ สินค้าอัปเดตทันทีเมื่อมีการขาย พร้อมบันทึกยอดขายเข้าบัญชี ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา ทำงานไวขึ้น!

7. ความปลอดภัยของข้อมูล

ECOUT ใช้ระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง (AWS Cloud, ISO 2700) ป้องกันการเข้าถึงข้อมูล
โดยไม่ได้รับอนุญาตมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากข้อมูลสูญหาย

8. บริการอบรมและให้คำปรึกษา

ECOUNT มีทีมงานคอยให้คำปรึกษาการใช้งาน และแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นกับลูกค้า
ตลอดการใช้งาน อีกทั้งมีทีมงานเทรนนื่งอบรมสำหรับการเริ่มต้นการใช้งานเบื้องต้น

สรุปท้ายบท

ในยุคที่เทคโนโลยีพัฒนาอย่างรวดเร็ว โปรแกรมบัญชีออนไลน์จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรควรให้ความสำคัญ
ช่วยให้การทำงานในองค์กรสะดวกรวดเร็วและลดข้อผิดพลาด สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ เพิ่มประสิทธิภาพในการ
บริหารจัดการธุรกิจเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา เหมาะกับทั้งองค์กรและผู้ประกอบการรายย่อยช่วยให้การจัดการบัญชีง่ายขึ้น
และตัดสินใจได้อย่างแม่นยำส่งเสริมให้องค์กรเติบโตตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่น