ระบบ HR ตัวช่วยสำคัญในการพัฒนาบุคลากรและองค์กร ระบบ HR (Human Resource Management System) กุญแจสำคัญที่ช่วยพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ
ช่วยให้การจัดการงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินการได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ระบบ HR คืออะไร ?

ระบบ HR หรือระบบการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management System) คือ ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กรโดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยในการพัฒนาศักยภาพงานบริหารด้านบุคลากรภายในองค์กร โดยครอบคลุมตั้งแต่การจัดสรรและจัดจ้างพนักงาน การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การจัดการเงินเดือน การจัดการประวัติพนักงาน การบันทึกวันลาและการประมินผลงาน เป็นต้น ซึ่งการใช้งานระบบ HR จะช่วยให้การทำงานของฝ่ายบุคคลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

บทบาทและความสำคัญของระบบ HR

1. การจัดการและการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน

ระบบ HR เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการและจัดเก็บข้อมูลพนักงานได้อย่างเป็นระบบ ครอบคลุมตั้งแต่ประวัติส่วนตัว
ประวัติการศึกษา, ประวัติการทำงาน, เรซูเม่, และเอกสารสำคัญอื่นๆ โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว
ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพสูงสุด

2. การจัดทำเงินเดือนและสวัสดิการพนักงาน

ระบบ HR สมัยใหม่ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ สามารถคำนวณได้อย่างครบถ้วนทั้งเงินเดือน
ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายการหักเงินตามกฎหมาย เช่น ประกันสังคม, ภาษี, และกองทุนต่างๆ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาด
ที่อาจเกิดขึ้นจากการคำนวณด้วยตนเองได้อย่างมาก

3. การจัดการเวลาเข้าออกและวันหยุดพนักงาน

ระบบ HR ช่วยให้การจัดการวันหยุดและวันลาของพนักงานเป็นเรื่องง่ายและเป็นระบบ ครอบคลุมวันลาทุกประเภท
ทั้งวันลากิจ, วันลาป่วย, วันหยุดพักร้อน ไปจนถึงวันหยุดพิเศษที่องค์กรกำหนดขึ้นเองได้อย่างอิสระ ทำให้การบริหารจัดการ
วันหยุดของบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

4. การจัดการตารางเวลาและประกาศภายใน

ระบบ HR เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรที่ครบครัน ช่วยให้สามารถสร้างบอร์ดประกาศหรือกระทู้สำคัญเพื่อให้พนักงาน
ทุกคนรับทราบข้อมูลได้อย่างทั่วถึง นอกจากนี้ยังสามารถใช้สำหรับวางแผนและติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ต่าง ๆ
เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามเป้าหมาย

5. การจัดการสัญญาจ้างงานและเอกสารสำคัญ

ระบบ HR ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการจัดการเอกสารของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้อย่างครบวงจร ครอบคลุมตั้งแต่การ
จัดทำสลิปเงินเดือน หนังสือรับรองต่าง ๆ (ใบรับรองการทำงาน, ใบรับรองเงินเดือน), เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ไปจนถึง
หนังสือภายในอย่างใบเตือนและหนังสือการจ้างงาน ทำให้การดำเนินการด้านเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง

ประโยชน์ขององค์กรที่จะได้รับจากระบบ HR

1. ลดข้อผิดพลาดในงานเอกสาร

การใช้ระบบ HR จะช่วยแปลงขั้นตอนการทำงานแบบเดิมที่เป็นเอกสารกระดาษให้เป็นระบบดิจิทัล ทำให้ข้อมูลถูกจัดเก็บและ
ประมวลผลได้อย่างเป็นระเบียบ ลดความผิดพลาดที่เกิดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน หรือการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระบบ
นอกจากนี้ยังทำให้ฝ่ายบุคคลสามารถเรียกดูและจัดทำเอกสารสำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เช่น การออกใบรับรองเงินเดือน
ใบเตือน หรือสัญญาจ้างงาน ซึ่งทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดและ
ประหยัดเวลาอย่างมาก

2. เพิ่มความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือน

ระบบ HR มีฟังก์ชันการคำนวณเงินเดือนที่แม่นยำและเป็นไปตามกฎหมาย ช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถคำนวณรายการต่าง ๆ
ได้อย่างถูกต้อง ทั้งเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส รวมถึงรายการหักตามกฎหมาย เช่น ประกันสังคมและภาษี โดยไม่ต้อง
คำนวณด้วยตนเอง ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อทั้งพนักงานและองค์กร ทำให้การจ่ายเงินเดือน
เป็นไปอย่างราบรื่นและเชื่อถือได้

3. ลดขั้นตอนในการทำงาน

ระบบ HR ได้รวมเอาขั้นตอนต่าง ๆ ในการบริหารจัดการพนักงานเข้าไว้ในที่เดียว ทำให้ฝ่ายบุคคลไม่ต้องสลับไปมาระหว่าง
โปรแกรมหรือเอกสารหลายฉบับ ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล การรับสมัคร การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการจัดตารางวันหยุด
ทุกอย่างจะถูกจัดการผ่านแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทำให้ฝ่ายบุคคลมีเวลาไป
ให้ความสำคัญกับงานเชิงกลยุทธ์อื่น ๆ เช่น การพัฒนาบุคลากรหรือการวางแผนองค์กร

4. ป้องกันการสูญหายของข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูลพนักงานในรูปแบบดิจิทัลมีความปลอดภัยสูงกว่าการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ช่วยป้องกันความเสี่ยงจาก
การสูญหายหรือเสียหายของเอกสารสำคัญ จากเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือภัยธรรมชาติ นอกจากนี้
ระบบยังมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของพนักงานทุกคนจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและ
สามารถกู้คืนได้เสมอ

5. ติดตามสถานะความคืบหน้าของการทำงาน

ระบบ HR ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับฝ่ายบุคคล แต่ยังเป็นเครื่องมือในการบริหารงานร่วมกัน ช่วยให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม
สามารถติดตามความคืบหน้าของงานหรือโปรเจกต์ต่าง ๆ ที่มอบหมายให้พนักงานได้อย่างเป็นระบบ

ระบบ HR ของโปรแกรม ECOUNT ERP

ECOUNT ERP เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อรองรับการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในทุกระดับ ด้วยฟังก์ชันและฟีเจอร์ที่ทันสมัย สามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับความต้องการและลักษณะธุรกิจที่หลากหลาย ตั้งแต่งานด้านพื้นฐานไปจนถึงงานเชิงกลยุทธ์ระดับสูง โดยครอบคลุมการทำงานดังนี้

1. การจัดการประวัติและข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในองค์กร

ระบบ HR ของ ECOUNT ERP รองรับการจัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงานในที่เดียว ช่วยให้ค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวก
รวมถึงสามารถนำข้อมูลไปสร้างบัตรพนักงานต่อได้ทันที

2. การบันทึกและจัดทำรายงานประวัติการเข้า-ออกงาน และวันลาหยุดของพนักงาน

รองรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน รวมถึงข้อมูลการลาหยุดของพนักงาน และสามารถจัดทำเป็นรายงานได้อย่างครบถ้วน
อีกทั้งยังเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนนิ้วหรือเครื่องตอกบัตรเพื่ออัปโหลดข้อมูลเข้า-ออกงานโดยอัตโนมัติ

3. การจัดการคำนวณค่าจ้างอัตโนมัติด้วยข้อมูลที่อัปเดตตามกฎหมาย

ระบบช่วยคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติที่อ้างอิงจากข้อมูลการเข้างาน รายได้และรายการหักที่ลงทะเบียนไว้บน พร้อมสร้างสลิป
เงินเดือนแบบดิจิทัลได้ทันทีในขั้นตอนเดียว

4. การจัดทำเอกสารและสัญญาจ้างงานแบบอิเล็กทรอนิกส์

รองรับงานเอกสารของฝ่ายบุคคลอย่างครบวงจร เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารหัก ณ ที่จ่าย หนังสือภายใน รวมถึง
สัญญาจ้างงานอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถส่งตรงไปยังอีเมลพนักงานได้ทันที

5. บอร์ดแจ้งเตือนภายในและผังองค์กรที่ทันสมัย

สามารถสร้างประกาศหรือกระทู้ภายในองค์กรพร้อมฟังก์ชันการแจ้งเตือน กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและยังมีผังองค์กรที่ช่วยให้
เห็นโครงสร้างองค์กรได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

6. ระบบการจัดการตารางงานและติดตามสถานะความคืบหน้าอย่างใกล้ชิด

รองรับการสร้างบอร์ดงานหรือโปรเจกต์เฉพาะ พร้อมติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังสามารถสร้างตารางเวลาหรือ
งานประจำวันเพื่อช่วยให้การจัดการกิจกรรมของพนักงานมีประสิทธิภาพ

7. การออกเอกสารสำหรับฝ่ายบุคคล

รองรับการสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนกบุคคล เช่น บัตรพนักงาน ใบรับรองการทำงาน หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารหัก ณ ที่จ่าย สลิปเงินเดือน รวมถึงการทำ
บันทึกเอกสารภายใน

8. การอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์

พนักงานสามารถส่งคำขออนุมัติเอกสาร เช่น การลาหยุดหรือขอหนังสือรับรอง ได้โดยตรงผ่านระบบ HR และตรวจสอบ
สถานะการอนุมัติได้ทันทีผ่านการแจ้งเตือน

9. รองรับการทำงานผ่านมือถือและห้องแชทสนทนา

ระบบ HR ของ ECOUNT ERP สามารถใช้งานได้ทั้งบนเว็บไซต์และแอปพลิเคชันมือถือ (Android และ iOS) พร้อมฟังก์ชันห้องสนทนาในองค์กร ลดความจำเป็นในการใช้แอปพลิเคชันภายนอกในการสื่อสาร อีกทั้งระบบ HR ของ ECOUNT ERP เป็นเพียงหนึ่งในหลายฟังก์ชันที่โปรแกรมรองรับ โดยโปรแกรมยังสามารถเชื่อมโยงการทำงาน กับโมดูลอื่น ๆ ขององค์กรได้อย่างครบถ้วน ทำให้การบริหารจัดการทุกภาคส่วนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง

สรุป

ระบบ HR (Human Resource Management System) หรือระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการบุคลากร
ภายในองค์กร โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดและความซ้ำซ้อนที่มักเกิดจากการทำงานของฝ่ายบุคคล ทำให้
กระบวนการทำงานภายในองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่นและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

วัตถุประสงค์หลักของการใช้ระบบ HR คือเพื่อให้ฝ่ายบุคคลมีเวลาเพียงพอในการพัฒนาศักยภาพของทั้งบุคลากรและองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการ
ใช้งานผ่านโปรแกรม ECOUNT ERP ที่รองรับการทำงานด้าน HR แบบครบวงจร ครอบคลุมทุกมิติของงานบุคคล พร้อมช่วยขับเคลื่อน
ประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรไปสู่ระดับสูงสุดได้อย่างเต็มรูปแบบ