องค์ประกอบสำคัญที่ควรรู้
ก่อนเลือกใช้ระบบ HR การจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นจากการเลือกระบบ HR ที่เหมาะสมกับองค์กร
การทำความเข้าใจฟังก์ชันของระบบ HR รวมถึงปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนเลือกใช้งาน
จะช่วยให้สามารถเลือกระบบที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

ระบบ HR คืออะไร?

ระบบ HR (Human Resource System) หรือที่มักเรียกกันว่า HRIS (Human Resource Information System) คือ ระบบหรือซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กร เช่น การจัดทำประวัติพนักงาน, การบันทึกเวลาเข้าออก ครอบคลุมการบริหารงาน HR ตั้งแต่การจัดการข้อมูลพนักงาน การจัดการเวลาเข้างาน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน

ฟังก์ชันที่สำคัญสำหรับระบบบริหารงาน HR

1. ระบบข้อมูลพนักงาน

หัวใจหลักของระบบ HR คือ “ฐานข้อมูลพนักงาน” ที่จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน วันเริ่มงาน ตำแหน่ง เงินเดือน ไปจนถึงข้อมูลการฝึกอบรม เมื่อข้อมูลเหล่านี้ถูกรวมอยู่ในระบบเดียว การค้นหา แก้ไข และออกรายงานต่าง ๆ ก็ทำได้ง่ายขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดจากการจัดเก็บแบบไฟล์กระดาษหรือ Excel

2. ระบบบันทึกเวลาและการขาดลามาสาย

การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานเป็นพื้นฐานของการบริหารพนักงาน ระบบ HR ที่ดีจะต้องสามารถใช้งานผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือได้ เพื่อบันทึกเวลาอย่างแม่นยำและเรียลไทม์ พนักงานสามารถยื่นใบลาผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที ในขณะที่หัวหน้างานสามารถอนุมัติได้ผ่านมือถือหรือเว็บไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป

3. ระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน

อีกหนึ่งองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบ HR คือ ระบบเงินเดือน (Payroll System) ที่สามารถคำนวณค่าจ้าง ภาษี และประกันสังคมได้อัตโนมัติจากข้อมูลการทำงานของพนักงาน
การใช้ระบบ HR ในส่วนนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการคำนวณผิดพลาด ลดเวลาการปิดงวดเงินเดือน และยังสามารถออกสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างปลอดภัย

4. ระบบสื่อสารภายในและบริการตนเอง

หนึ่งในเทรนด์ที่องค์กรยุคใหม่ให้ความสำคัญคือ “ระบบบริการตนเอง” ที่เปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นการยื่นลาหยุด ดูสลิปเงินเดือน อัปเดตข้อมูลส่วนตัว หรือรับข่าวสารภายในองค์กร ผ่านพอร์ทัลหรือแอป HR บนมือถือ

ความท้าทายที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเผชิญในปัจจุบัน

ในยุคที่เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น และคนรุ่นใหม่มีค่านิยมที่แตกต่างจากอดีต “ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” หรือ HR (Human Resources) ต้องเผชิญกับความท้าทายมากมายที่ไม่เคยมีมาก่อน จากเดิมที่ HR มีหน้าที่จัดการงานบุคคล เช่น การจ้างงาน ค่าจ้าง และสวัสดิการ ปัจจุบัน HR ต้องก้าวไปไกลกว่านั้น คือเป็น “พาร์ทเนอร์ทางกลยุทธ์” ขององค์กร ที่ต้องเข้าใจทั้งคนและธุรกิจไปพร้อมกัน

การปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัล

หลายองค์กรยังใช้ระบบเอกสารหรือ Excel ในการบริหารบุคคล ซึ่งไม่เพียงทำให้เสียเวลา แต่ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดและข้อมูลซ้ำซ้อน ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท การนำระบบ HRM หรือ HR Cloud มาใช้จึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้ฝ่ายบุคคลสามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์

ปัญหาด้านการสื่อสารภายในและการมีส่วนร่วมต่อองค์กรที่ลดลง

การทำงานแบบ Hybrid กลายเป็นเรื่องปกติ แต่สิ่งที่ตามมาคือ “ช่องว่างในการสื่อสาร” และ “การสร้างความผูกพันกับองค์กร” ที่ลดลง หลายองค์กรพบว่าพนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว ไม่เข้าใจเป้าหมายร่วม หรือสื่อสารข้ามทีมได้ยาก ดังนั้นการเลือกระบบ HR ที่มีฟังก์ชันสำหรับการติดต่อสื่อสารภายในได้นั้นจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจยุคดิจิทัล

ความต้องการระบบที่รองรับการทำงานแบบยืดหยุ่น

คนรุ่นใหม่เข้ามาในตลาดแรงงานมากขึ้น พวกเขามีแนวคิดเรื่องงานที่ต่างจากรุ่นก่อน เช่น ต้องการความยืดหยุ่น อยากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และต้องการผู้บริหารที่เข้าใจ อีกทั้งด้วยการปรับตัวของสังคมการทำงานแบบ Hybrid ทำให้บางครั้งการทำงานผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์แต่เพียงอย่างเดียวจึงเป็นสิ่งที่อาจยังไม่ตอบโจทย์สำหรับองค์กรยุคใหม่ ระบบ HR ในยุคใหม่จึงมีฟังก์ชันที่สามารถรองรับและเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ที่หลากหลายเพื่อรองรับการทำงานให้เหมะสมกับทุกรูปแบบได้อย่าง เช่น โทรศัพท์มือถือ, แท็บเล็ต, ไอแพด เป็นต้น

ระบบ HR เพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

ในยุคดิจิทัลที่ทุกองค์กรต้องการความรวดเร็วและความแม่นยำการมีระบบ HR (Human Resource System) ช่วยลดภาระงานเอกสารของฝ่ายบุคคลให้การจัดการข้อมูลพนักงานเป็นระบบ และยังช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีขึ้นจากข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

มาตรฐานของระบบ HR ที่ดี

1) มาตรฐานด้านการบริหารข้อมูลบุคลากร

ระบบ HR ที่ดีควรมีมาตรฐานในการจัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบ มีโครงสร้างข้อมูลที่ชัดเจน สามารถจัดเก็บประวัติพนักงาน ตำแหน่งงาน โครงสร้างองค์กร และเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ครบถ้วน พร้อมรองรับการค้นหา ตรวจสอบ และปรับปรุงข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

2) มาตรฐานด้านความถูกต้องของการประมวลผล

ระบบต้องสามารถคำนวณและประมวลผลข้อมูลด้าน HR ได้อย่างแม่นยำ เช่น เวลาทำงาน การลา ค่าล่วงเวลา เงินเดือน ภาษี และสวัสดิการ โดยมีการกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ย้อนหลังได้

3) มาตรฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูล

ระบบต้องมีมาตรการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทผู้ใช้งาน การบันทึกประวัติการใช้งาน (Log) การสำรองข้อมูล และการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

4) มาตรฐานด้านการควบคุมและอนุมัติงาน

ระบบควรรองรับกระบวนการทำงานตามโครงสร้างองค์กร เช่น การอนุมัติการลา การทำงานล่วงเวลา การปรับข้อมูลพนักงาน หรือการประเมินผล โดยสามารถกำหนดลำดับขั้น ผู้รับผิดชอบ และติดตามสถานะการดำเนินงานได้

5) มาตรฐานด้านการรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล

ระบบควรสามารถจัดทำรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น รายงานกำลังคน ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร สถิติการลา การเข้า-ออกงาน และผลการปฏิบัติงาน เพื่อช่วยสนับสนุนการวางแผนและการตัดสินใจขององค์กร

6) มาตรฐานด้านความยืดหยุ่นและการปรับเปลี่ยน

ระบบควรสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับรูปแบบการดำเนินงานของแต่ละองค์กร เช่น โครงสร้างบริษัท นโยบาย HR รูปแบบการทำงาน กฎการลา และเงื่อนไขการคำนวณต่าง ๆ โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขระบบหลัก

7) มาตรฐานด้านการเชื่อมต่อระบบ

ระบบ HR ควรสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบอื่นภายในองค์กร เช่น ระบบบัญชี ระบบ ERP ระบบเงินเดือน ระบบบันทึกเวลา และระบบจัดการเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลมีความต่อเนื่อง
ลดการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

8) มาตรฐานด้านการดูแลและพัฒนาระบบ

ระบบควรได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่องจากผู้ให้บริการ มีการปรับปรุงฟังก์ชันให้ทันสมัย รองรับการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายแรงงานและข้อกำหนดต่าง ๆ รวมถึงมีบริการสนับสนุน
เมื่อเกิดปัญหาการใช้งาน

ระบบริหารงาน HR ECOUNT ERP

ในยุคที่ธุรกิจต้องการความรวดเร็วและความแม่นยำในการบริหารงาน ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการข้อมูลทั้งองค์กร
หนึ่งในระบบที่โดดเด่นในด้านนี้คือ ECOUNT ERP โดยเฉพาะในส่วนของ ระบบบริหารงาน HR (Human Resources Management System) ที่ช่วยให้การจัดการพนักงานเป็นเรื่องง่าย
ครบทุกขั้นตอนในที่เดียว ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลจนถึงการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

ฟังก์ชันสำหรับระบบบริหารงาน HR ECOUNT ERP

1) ลงทะเบียนข้อมูลพนักงาน

ระบบบริหารงาน HR ของโปรแกรม ECOUNT ERP ช่วยให้สามารถลงทะเบียนและจัดเก็บข้อมูลพนักงานภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน ทั้งประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา และประวัติการทำงาน ข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้สามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก เช่น การคำนวณเงินเดือน การออกใบรับรอง หรือการจัดทำรายงานด้านบุคคลอื่น ๆ ได้โดยอัตโนมัติ

2) บันทึกเวลา-เข้าออก

ระบบ HR ของ ECOUNT ERP สามารถบันทึกเวลาเข้า–ออกงานของพนักงานแบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งกำหนดช่วงเวลาเข้างานและเลิกงานได้อย่างยืดหยุ่น เหมาะกับรูปแบบการทำงานของธุรกิจยุคใหม่ที่มีเวลาทำงานยืดหยุ่น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานสรุปการเข้างาน ขาดงาน ลางาน หรือมาสาย เพื่อช่วยฝ่ายบุคคลติดตามข้อมูลได้อย่างครบถ้วนและแม่นยำ

3) ระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

หนึ่งในฟังก์ชันไฮไลต์ของระบบบริหารงาน HR ECOUNT ERP คือระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ โดยระบบจะอ่านข้อมูลจากรายการรายได้และรายการหักที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า เช่น เงินเดือน เบี้ยเลี้ยง โบนัส ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม เพื่อคำนวณให้อัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ อีกทั้งยังสามารถจัดทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเรียกดูประวัติการจ่ายเงินเดือนได้ทุกช่วงเวลา

4) ระบบการลางาน Paperless

ระบบ HR ของ ECOUNT ERP ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง โดยพนักงานสามารถยื่นขอลาป่วย ลากิจ หรือวันหยุดอื่น ๆ ได้ผ่านระบบออนไลน์
โดยไม่ต้องเขียนเอกสารส่งให้ฝ่ายบุคคลเหมือนเดิม พนักงานยังสามารถตรวจสอบสถานะการอนุมัติและจำนวนวันลาคงเหลือได้ด้วยตนเองแบบเรียลไทม์ ช่วยลดขั้นตอนและเอกสารในองค์กรได้อย่างมาก

5) เอกสารและสัญญาจ้างอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ HR ของ ECOUNT ERP รองรับการสร้างและจัดการเอกสารสำคัญ เช่น ใบรับรองการทำงาน ใบประกาศนียบัตร หรือเอกสารสัญญาจ้างงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ช่วยลดการใช้กระดาษและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร อีกทั้งยังสามารถส่งสัญญาจ้างผ่านอีเมลให้ผู้สมัคร และให้ผู้สมัครเซ็นเอกสารด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) เพื่อส่งกลับมายังบริษัทได้ทันที

6) เชื่อมโยงกับฟังก์ชันอื่นภายในระบบเดียวกัน

ไม่เพียงแต่ทำงานเฉพาะด้าน HR เท่านั้น ระบบ HR ของ ECOUNT ERP ยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับโมดูลอื่น ๆ ได้ เช่น ระบบบัญชี การเงิน หรือการจัดการต้นทุน โดยจะนำข้อมูลค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น เงินเดือน โบนัส หรือสวัสดิการ มาบันทึกเป็นรายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนของบริษัทโดยอัตโนมัติ ลดการกรอกข้อมูลซ้ำและช่วยให้ข้อมูลทุกส่วนสอดคล้องกัน อีกทั้งยังสามารถส่งผ่านการอนุมัติแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย

7) รองรับการทำงานผ่านมือถือ

เพื่อตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ ECOUNT ERP รองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศหรือนอกสถานที่ ทำให้การบริหารงานบุคคลเป็นเรื่องง่ายและต่อเนื่องอยู่เสมอ

สรุป

ปฏิเสธไม่ได้ว่าในยุคที่ทุกธุรกิจกำลังก้าวสู่โลกดิจิทัลอย่างเต็มตัว “เครื่องมือในการบริหารจัดการองค์กร” คือจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้เดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาศักยภาพของบุคลากร การมีระบบบริหารงาน HR ที่ดีจึงไม่ใช่เพียงเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลพนักงานเท่านั้น แต่ยังเป็นกลไกสำคัญในการยกระดับการทำงานของทั้งองค์กร

ECOUNT ERP คือหนึ่งในระบบบริหารงาน HR ที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่อย่างแท้จริง ด้วยการออกแบบให้ทำงานบนระบบ ERP ที่สามารถบริหารจัดการได้อย่างครบวงจร ครอบคลุมทั้งด้านบุคคล บัญชี การผลิต และอื่น ๆ ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยให้ทุกขั้นตอนของการทำงานเชื่อมโยงกันอย่างมีประสิทธิภาพ และลดความซ้ำซ้อนในการจัดการข้อมูล