ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ตัวช่วยสำคัญในการบริหารยุคดิจิทัล จัดการเอกสารอย่างมืออาชีพ ด้วยระบบอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ครบวงจร
ครบ จบ คลิกเดียว ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เพื่อองค์กรยุคใหม่

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไร ?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Online Document Approval System) หรือที่เรียกว่า Electronic Approval (e-Approval) คือระบบ
ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารในองค์กรสามารถดำเนินการได้ผ่านช่องทางดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นใบขอซื้อ, ใบเบิกจ่าย, เอกสารภายใน
รวมถึงเอกสารสำคัญต่าง ๆ ทางธุรกิจโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมาให้เซ็นจริง ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ผู้ใช้งานสามารถส่ง
ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ตโฟน

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ : ซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนกระบวนการจัดการและการอนุมัติเอกสารแบบกระดาษให้เป็นดิจิทัลทั้งหมด โดยใช้ E-Form และ Workflow อัตโนมัติในการกำหนดสายงานและลำดับการอนุมัติ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้าง ยื่นคำร้อง และเซ็นอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งส่งผลให้การทำงานรวดเร็วขึ้นอย่างมาก ลดปัญหาเอกสารตกหล่นหรือล่าช้า ลดต้นทุนการใช้กระดาษ และเพิ่มความโปร่งใสในการติดตามสถานะของเอกสาร

หน้าที่หลักของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

1) การสร้างและการจัดการเอกสาร

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและกำหนดแบบฟอร์มดิจิทัลสำหรับการยื่นอนุมัติ
เอกสารได้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบขาย ใบแจ้งหนี้ ใบเบิกจ่าย
และเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ผู้ใช้งานสามารถแนบไฟล์ประกอบหรือกรอกข้อมูลได้โดยตรงผ่านแบบฟอร์ม
ออนไลน์ ช่วยให้กระบวนการจัดทำเอกสารเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน

2) การกำหนดลำดับการอนุมัติ

ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าหรือกำหนดลำดับการอนุมัติตามตำแหน่ง แผนกของผู้อนุมัติได้อย่างยืดหยุ่นผ่าน
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เพื่อให้เอกสารถูกส่งไปยังบุคคลที่ดูแลหรือรับผิดชอบได้อย่างถูกต้องโดย
อัตโนมัติ เช่น เจ้าหน้าที่แผนกการขาย → ผู้จัดการฝ่ายขาย → หัวหน้าแผนก → คณะผู้บริหาร
โดยเนื้อหาที่ถูกระบุในแบบฟอร์ม หากไม่ใช่ผู้เขียนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ ก็จะไม่สามารถ
เข้าถึงหรือตรวจสอบเอกสารที่ส่งยื่นอนุมัติออนไลน์ได้

3) การส่งต่อและการอนุมัติ

หลังจากที่สร้างเอกสารสำหรับยื่นอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์เรียบร้อยแล้ว ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะทำการ
ส่งต่อเอกสารในระบบไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ และผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถตรวจสอบและลงนาม
อนุมัติได้ผ่านระบบออนไลน์ โดยหากเอกสารดังกล่าวมีการกำหนดลำดับของผู้อนุมัติ เช่น ผู้จัดการฝ่าย
ขาย → หัวหน้าแผนก → คณะผู้บริหาร หัวหน้าแผนกและคณะผู้บริหารก็จะต้องรอผู้จัดการฝ่ายอนุมัติ
เอกสารในลำดับแรกก่อน ถึงจะสามารถอนุมัติเอกสารในลำดับหรือรอบของตนเองได้

4) การติดตามสถานะความคืบหน้า

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะความคืบหน้าของเอกสารที่ส่งยื่นอนุมัติ
อิเล็กทรอนิกส์ได้แบบเรียลไทม์ โดยผู้มีสิทธิ์อนุมัติและผู้ยื่นอนุมัติสามารถตรวจสอบลำดับและประวัติก่อน
ทำการอนุมัติได้ เช่น เอกสารนี้ผ่านการอนุมัติจากแผนกใดหรือผู้มีอำนาจท่านใดแล้วบ้าง รวมถึงการ
แนบไฟล์อื่น ๆ มาด้วยหรือไม่ เพื่อให้การอนุมัติถูกต้อง เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

5) การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องเมื่อเอกสารถูกส่งต่อ โดยสามารถส่ง
แจ้งเตือนได้หลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นอีเมล, การแจ้งเตือนผ่านสมาร์ตโฟน หรือแม้แต่การแจ้งเตือน
ผ่านในระบบเอง นอกจากนี้หากมีการแก้ไขเนื้อหาหรือข้อมูลบางอย่างในเอกสารที่ยื่นอนุมัติก็สามารถส่ง
แจ้งเตือนให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับรู้ได้เช่นกัน

หน้าที่หลักของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คือการจัดการกระบวนการอนุมัติให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มดิจิทัลสำหรับสร้าง จัดเก็บ และอนุมัติเอกสารผ่านระบบ Workflow อัตโนมัติ ระบบนี้ช่วยลดการใช้กระดาษ เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงและอนุมัติได้จากทุกที่ทุกเวลา และติดตามสถานะของเอกสารได้เรียลไทม์

วิธีเลือกระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ให้เหมาะสมกับองค์กร

1) พิจารณาจากความต้องการขององค์กร

การเลือกระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสม ควรเริ่มจากการประเมินความต้องการขององค์กร
อย่างรอบด้าน ว่าจะนำระบบดังกล่าวมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด เช่น ต้องการลดค่าใช้จ่ายจากการดูแล
หรือบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ ลดการใช้กระดาษภายในองค์กร หรือปรับภาพลักษณ์องค์กรให้เป็นระบบ
Paperless ที่ทันสมัยและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

2) พิจารณาจากฟังก์ชันของระบบที่รองรับต่อการทำงานขององค์กร

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ควรมีฟังก์ชันพื้นฐานที่ครบถ้วน เช่น การสร้างแบบฟอร์มเอกสารดิจิทัล
สำหรับยื่นอนุมัติ การกำหนดลำดับขั้นตอนการอนุมัติที่ชัดเจน การติดตามสถานะและความคืบหน้าของ
เอกสาร ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีการยื่นอนุมัติหรือมีเอกสารรอการอนุมัติ ฟังก์ชันเหล่านี้ควรสามารถ
ปรับให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กร เพื่อให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
และลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

3) พิจารณาจากความยืดหยุ่นและการรองรับการเติบโตขององค์กร

ระบบอนุมัติเอกสารที่ดีควรมีความยืดหยุ่นสูงและสามารถปรับตัวตามการเติบโตขององค์กรได้
เช่น รองรับจำนวนผู้ใช้งานที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่จำกัด รองรับการสร้างฟอร์มเอกสารที่หลากหลาย
สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานหรือการเข้าถึงข้อมูลตามแผนกหรือระดับผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสม ความสามารถใน
การขยายระบบตามการเติบโตขององค์กรจะช่วยให้การลงทุนในระบบครั้งนี้คุ้มค่า

4) พิจารณางบประมาณขององค์กร

การเลือกใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ถือเป็นการลงทุนด้านเทคโนโลยีอีกประเภทหนึ่ง ดังนั้นองค์กรควรพิจารณาให้
รอบคอบในเรื่องของงบประมาณ ทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ค่าบำรุงรักษา รวมถึงค่าอบรมพนักงาน เพื่อให้มั่นใจว่าการลงทุนใน
ระบบดังกล่าวมีความคุ้มค่าและสร้างผลลัพธ์ที่เหมาะสมกับงบประมาณที่องค์กรกำหนดไว้

5) พิจารณาจากการทดลองใช้งาน

ก่อนตัดสินใจเลือกซื้อระบบ ควรเลือกระบบที่เปิดให้ ทดลองใช้งาน (Trial) หรือมีบริการ สาธิตการทำงาน (Demo)
เพื่อให้เห็นภาพการทำงานจริงของระบบว่าตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานขององค์กรหรือไม่ การทดลองใช้งานช่วยให้
องค์กรสามารถประเมินประสิทธิภาพ ความง่ายในการใช้งาน และความคุ้มค่าได้อย่างรอบด้านก่อนตัดสินใจลงทุน

6) พิจารณาจากบริการหลังการขาย

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่ดีควรมาพร้อมบริการหลังการขายที่มีคุณภาพเพื่อช่วยสนับสนุนการใช้งานของลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง เช่น การให้
คำปรึกษาและแก้ไขปัญหาผ่านทีม Customer Support การจัดอบรมหรือให้บริการ Training สำหรับผู้ใช้งาน คู่มือการใช้งาน วิดีโอสนับสนุนการใช้
งาน หรือช่องทางช่วยเหลืออื่น ๆ ที่เข้าถึงได้ง่าย บริการหลังการขายที่ดีจะช่วยให้การใช้งานระบบเป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่องในระยะยาว

การเลือกระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ให้เหมาะสมกับองค์กรต้องเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการและเป้าหมายขององค์กรให้ชัดเจนก่อน จากนั้นพิจารณาขนาดและโครงสร้างองค์กร รวมถึงงบประมาณที่มี แล้วจึงเลือกระบบที่มีฟีเจอร์ตรงตามความต้องการ สามารถปรับแต่งได้ มีความปลอดภัยสูง และมีบริการหลังการขายที่ดี ควรทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ECOUNT

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ของ ECOUNT เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP (Enterprise Resource
Planning) และ Groupware ของบริษัท ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการ
อนุมัติเอกสารได้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างครบวงจร ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดการใช้กระดาษ
และงบประมาณในการจัดซื้อ พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานให้มีความสะดวก รวดเร็ว
และมีความโปร่งใสมากยิ่งขึ้น

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ของ ECOUNT ยังสามารถกำหนดวิธีการและลำดับขั้นตอนการอนุมัติสำหรับ
เอกสารแต่ละประเภทได้อย่างยืดหยุ่น อีกทั้งยังรองรับการสร้างและปรับแต่งรูปแบบเอกสารเพื่อใช้ในการยื่น
อนุมัติได้อย่างอิสระ ตามความต้องการและลักษณะการทำงานเฉพาะของแต่ละองค์กรได้อย่างลงตัว

ฟังก์ชันหลักของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ECOUNT

1) การอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์

ECOUNT ERP ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานของธุรกิจดิจิทัล ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่ตอบโจทย์การทำงานของ
องค์กรได้อย่างลงตัว ผู้ใช้งานสามารถยื่นขออนุมัติเอกสารได้โดยตรง ขณะที่ผู้มีอำนาจสามารถตรวจสอบ อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอได้
ทันทีผ่านกระบวนการทำงานที่กระชับ รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

2) การสร้างและปรับแต่งแบบฟอร์มสำหรับการยื่นอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ของ ECOUNT เปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานและองค์กรสามารถสร้าง ออกแบบ
และปรับแต่งแบบฟอร์มเอกสารสำหรับการยื่นอนุมัติได้อย่างอิสระ ไม่ว่าจะเป็น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ
ใบสั่งงาน ใบเบิกจ่าย หรือเอกสารภายในอื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังสามารถกำหนด “แบบฟอร์ม
มาตรฐาน” หรือ “แบบฟอร์มที่ใช้งานบ่อย” ให้พร้อมใช้งานได้ทันที ช่วยให้กระบวนการอนุมัติเป็นไป
อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

3) การติดตามสถานะคำขออนุมัติแบบเรียลไทม์

ECOUNT มาพร้อมระบบติดตามสถานะการอนุมัติแบบเรียลไทม์ ผู้ยื่นคำขอและผู้อนุมัติสามารถ
ตรวจสอบความคืบหน้าของเอกสารได้ในทุกขั้นตอนแบบออนไลน์ โดยสามารถดูสถานะปัจจุบันของ
เอกสาร ตรวจสอบประวัติการดำเนินงานย้อนหลัง รวมถึงเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ช่วยเพิ่มความ
โปร่งใสและลดความล่าช้าในการดำเนินงาน

4) การกำหนดรูปแบบและลำดับขั้นตอนการอนุมัติ

ระบบอนุมัติเอกสาร ECOUNT รองรับการกำหนดรูปแบบและลำดับการอนุมัติได้อย่างยืดหยุ่น ผู้ใช้งาน
สามารถออกแบบขั้นตอนการอนุมัติให้เหมาะสมกับโครงสร้างและลำดับชั้นขององค์กร เช่น กำหนดให้
“รองผู้จัดการ” เป็นผู้อนุมัติเบื้องต้น ก่อนส่งต่อให้ “หัวหน้าแผนก” อนุมัติขั้นสุดท้าย อีกทั้งยังสามารถ
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารหรือการมองเห็นคำขออนุมัติได้ตามบทบาทของผู้ใช้งาน เพื่อให้การ ควบคุมข้อมูลเป็นไปอย่างปลอดภัยและเป็นระบบ

5) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจรของ ECOUNT ผู้ใช้งานสามารถสร้างและบันทึกลายเซ็น
อิเล็กทรอนิกส์ส่วนตัวไว้ใช้ในการอนุมัติเอกสารได้อย่างสะดวก ปลอดภัย และถูกต้องตามมาตรฐาน
ช่วยลดเวลาในการจัดการเอกสาร และเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการอนุมัติ เพียงแค่คลิกเดียว
ก็สามารถอนุมัติเอกสารได้ทันที

6) ระบบแจ้งเตือนอัจฉริยะ

ECOUNT มีระบบแจ้งเตือนที่สามารถตั้งค่ารูปแบบการแจ้งเตือนได้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่ขั้นตอนการ
สร้างเอกสาร การส่งยื่นอนุมัติ การแก้ไข การปฏิเสธ หรือการลบเอกสาร ระบบสามารถแจ้งเตือนไปยังผู้ที่
เกี่ยวข้องโดยตรงผ่านระบบ ERP หรืออีเมล เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกฝ่ายสามารถรับรู้สถานะการดำเนินงานได้
แบบเรียลไทม์

7) ฟังก์ชันบนระบบ Groupware

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เป็นเพียงหนึ่งในหลายฟังก์ชันของ ECOUNT ERP ซึ่งยังมาพร้อมกับ
ความสามารถของ Groupware ที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพในการสื่อสารและการบริหารงานภายในองค์กร
เช่น การสร้างกระดานข่าวประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร การจัดทำแบบสอบถามหรือแบบสำรวจ
การจัดตารางงานประจำวัน (Daily Schedule) และการจัดการกิจกรรมร่วมกัน ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้
การทำงานภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ โปร่งใส และสนับสนุนการทำงานแบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์

8) ระบบการทำงานแบบอิสระ

เนื่องจากระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ของโปรแกรม ECOUNT ERP เป็นการทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ทำให้ไม่มีข้อ
ผูกมัดหรือข้อจำกัดในการเข้าถึง เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่เข้าถึงได้ ก็สามารถจัดการงานหรืออนุมัติเอกสาร
ได้ทุกที่ทุกเวลา

สรุป

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ถือเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญที่นำพาธุรกิจสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัล โดยมีบทบาทหลักในการช่วยให้องค์กรบริหาร
จัดการงานได้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นผ่านกระบวนการยื่นอนุมัติและจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยลดการใช้
กระดาษและค่าใช้จ่ายภายในองค์กรได้อย่างมหาศาล

นอกจากนี้ ยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรให้มีความทันสมัย สอดคล้องกับสังคมยุคใหม่ที่กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะระบบ
อนุมัติเอกสารออนไลน์ของ ECOUNT ที่มาพร้อมฟังก์ชันครบครัน ตั้งแต่การสร้างแบบฟอร์มอนุมัติ ไปจนถึงการกำหนดรูปแบบขั้นตอนการ
อนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้องค์กรยุคใหม่สามารถบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเพียงปลายนิ้วคลิก