บริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างชาญฉลาด
ด้วยโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังยุคใหม่ ยกระดับการจัดการสินค้าคงคลังแบบมืออาชีพ ป้องกันสินค้าขาด/เกิน
ด้วยโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังที่ตอบโจทย์ทุกการทำงาน

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คืออะไร ?

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือ กระบวนการวางแผน การควบคุม และการบริหารจัดการสินค้าและวัสดุต่าง ๆ ให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม
เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปได้อย่างราบรื่น โดยมีเป้าหมายหลักคือเพื่อรักษาสมดุลระหว่างต้นทุนและประสิทธิภาพในการดำเนินงานโดยครอบคลุมตั้งแต่การรับสินค้า
การจัดเก็บ การเบิกใช้ในกระบวนการผลิต ไปจนถึงการส่งมอบให้กับลูกค้า

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือ กระบวนการสำคัญในการ วางแผน ควบคุมและบริหารจัดการสินค้าและวัสดุที่องค์กรครอบครอง เพื่อให้มีปริมาณที่เหมาะสม โดยรักษาสมดุลระหว่างต้นทุนการเก็บรักษาและการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ประเภทของสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง (Inventory) สามารถแบ่งออกได้หลายประเภท ขึ้นอยู่กับบริบทของธุรกิจ โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการผลิตสำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง โดยทั่วไปแล้วจะแบ่งออกเป็น 5 ประเภทหลัก

1. ประเภทวัตถุดิบและส่วนประกอบ (RM : Raw Materials)

วัตถุดิบหรือส่วนประกอบ (Raw Material) คือ ประเภทสินค้าที่ถูกจัดซื้อมาเตรียมไว้เพื่อนำไปใช้ต่อในกระบวนการผลิตหรือแปรรูปให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปหรือสินค้ากึ่งสำเร็จรูปในภายหลัง เช่น เหล็ก เมล็ดกาแฟ ผ้า เป็นต้น

2. ประเภทงานระหว่างทำ (WIP : Work-in-process)

วัตถุดิบหรือสินค้าที่กำลังอยู่ระหว่างกระบวนการผลิต และต้องรอเข้าสู่ขั้นตอนการผลิตในลำดับถัดไปเพื่อแปรรูปเป็นสินกึ่งค้าสำเร็จรูป เช่น โครงสร้าง
รถยนต์หรือจักรยานยนต์ที่อยู่ระหว่างการประกอบ

3. ประเภทสินค้ากึ่งสำเร็จรูป (SFG : Semi Finished Goods)

สินค้าที่ผ่านกระบวนการผลิตไปแล้ว แต่อาจจะยังไม่เสร็จจบในทุกขั้นตอนของการผลิต กล่าวคือ ต้องนำไปผ่านกระบวนการผลิตเพิ่มเติมก่อนถึงจะกลายเป็นสินค้าสำเร็จรูป
ที่พร้อมสำหรับการจัดจำหน่ายในภายหลัง

4. ประเภทสินค้าสำเร็จรูป (FG : Finished Goods)

สินค้าที่ผ่านกระบวนการผลิตและผ่านการตรวจสอบคุณภาพอย่างครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว พร้อมที่จะทำการจัดจำหน่ายหรือส่งมอบให้กับลูกค้าหรือผู้บริโภค เช่น เครื่องใช้ไฟฟ้าบรรจุกล่องพร้อมขาย, รถยนต์ ตุ๊กตาจัดเซ็ต

5. ประเภทอุปกรบำรุงรักษาและปฏิบัติการ (MRO : Maintenance-Repair-Operating Supplies)

เป็นวัสดุและอุปกรณ์ที่ไม่ได้ถูกนำไปใช้ในการผลิตโดยตรง แต่จำเป็นต่อการดำเนินงานและการผลิต เช่น เครื่องมือ ชิ้นส่วนอะไหล่สำหรับเครื่องจักร อุปกรณ์ทำความสะอาด ซึ่งไม่ใช่วัตถุดิบหลักในการผลิตสินค้า

ประเภทสินค้าช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าคงคลัง กระบวนการผลิต และห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและหลีกเลี่ยงต้นทุนที่ไม่จำเป็น

ประโยชน์ของการจัดการสินค้าคงคลัง

1. ป้องกันสินค้าขาดแคลนและไม่เสียโอกาสในการขาย

การจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพช่วยรักษาปริมาณสินค้าและวัตถุดิบให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดภาวะสินค้าขาดแคลน (Stockout)
ซึ่งหมายถึงการมีสินค้าไม่เพียงพอต่อการผลิตขององค์กร รวมถึงช่วยตอบสนองความต้องการของตลาดและลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง

2. ติดตามและแสดงผลสต็อกแบบเรียลไทม์

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังจะทำหน้าที่บันทึกและประมวลผลธุรกรรมการรับเข้าและเบิกจ่ายสินค้าทันที ทำให้สามารถจรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือที่แท้จริงและเป็นปัจจุบัน
ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญที่สุดในการบริหารจัดการและตัดสินใจด้านการขายและการผลิต

3. ควบคุมและลดต้นทุนการดำเนินการงานโดยรวม

การควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมช่วยให้สามารถบริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพก่อนการสั่งซื้อ สามารถตรวจสอบยอดสต็อกจริง เพื่อป้อง
กันการสั่งซื้อเกินความจำเป็นซึ่งช่วยลดต้นทุนในหลายด้าน ทั้งต้นทุนการสั่งซื้อ ต้นทุนการจัดเก็บ (ค่าเช่า/ค่าดูแล) และต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าของวัตถุดิบ

4. ลดความเสี่ยงและความเสียหายของสินค้า

สินค้าคงคลังที่มากเกินไปย่อมนำมาซึ่งความเสี่ยง การจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้สามารถควบคุมและลดความเสี่ยงที่เกิดจากสินค้าเสื่อมสภาพ หมดอายุได้
อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการวางแผนการบริหารจัดการสินค้าเข้า-ออกทำให้สินค้าหมุนเวียนได้ดีขึ้น

5. เพิ่มความแม่นยำในการจัดเก็บและการรายงาน

สามารถกำหนดตำแหน่งจัดเก็บในระบบให้ตรงกับตำแหน่งจริงในคลังสินค้า ช่วยลดความผิดพลาดในการนับ การค้นหา และการสูญหายของสินค้า ทำให้ข้อมูลในระบบ
สอดคล้องกับสินค้าจริงเสมอ นอกจากนี้ โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังยังมีฟังก์ชันในการเรียกดูรายงานสถานะสินค้าและความเคลื่อนไหวเพื่อใช้ในการตรวจสอบและควบคุม

6. เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ

การจัดการสินค้าคงคลังที่เป็นระบบช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นภาพรวมการดำเนินงานในคลังสินค้าได้อย่างชัดเจน เช่น ยอดคงเหลือที่แท้จริง ความเคลื่อนไหวของรายการ
สินค้าและสถานะคุณภาพสินค้า ข้อมูลที่แม่นยำนี้เป็นรากฐานสำคัญในการตัดสินใจเชิงธุรกิจ

7. รับรู้มูลค่าสินค้าคงคลังอย่างชัดเจน

สินค้าและวัตถุดิบทุกรายการในคลังล้วนมีต้นทุน การจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพทำให้คุณสามารถรับรู้และประเมินมูลค่าต้นทุนสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ
ข้อมูลทางการเงินนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรายงานผลประกอบการและเป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนการสั่งซื้อและการตั้งราคาสินค้าเพื่อเพิ่มผลกำไรในอนาคต

การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีย่อมช่วยทำการบริหารงานของธุรกิจหรือองค์กรดำเนินต่อไปได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังนำมาซึ่งผลประโยชน์อีกมากมายที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร?

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบที่ช่วยควบคุม ตรวจสอบและติดตามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและวัตถุดิบในคลัง ตั้งแต่การรับเข้า การจัดเก็บ การเคลื่อนไหว
ไปจนถึงการเบิกจ่ายหรือจำหน่ายออก โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ธุรกิจสามารถรักษาปริมาณสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ลดความผิดพลาดในการจัดการ
เพิ่มความแม่นยำในการวางแผนและช่วยประหยัดต้นทุน

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง คือ ซอฟต์แวร์หรือตัวช่วยที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้สำหรับงานทางด้านการจัดการสินค้าคงคลังโดยเฉพาะ ช่วยให้การติดตามสถานะหรือความเคลื่อนไหวของสินค้าได้อย่างเรียลไทม์และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากทำงานของ human error

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากไม่ได้ใช้งานโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง

1. ปัญหาความคลาดเคลื่อนของข้อมูลและสต็อกไม่ตรง

การขาดระบบจัดการสินค้าคงคลังที่เป็นมาตรฐาน ส่งผลให้การบันทึกข้อมูลการซื้อ-ขาย-ผลิต และการรับเข้า-เบิกจ่ายสินค้ายังคงต้องดำเนินการแยกส่วนและใช้การบันทึก
ด้วยมือ ซึ่งมีแนวโน้มสูงที่จะเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) ทำให้ยอดสต็อกในรายงานไม่ตรงกับสินค้าคงคลังจริง ปัญหานี้ยังรวมถึงการ ขาดกระบวนการ
ทำงานที่ชัดเจน และการจัดพื้นที่คลังสินค้าที่ไม่เป็นระบบอีกด้วย

2. ขาดความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

เมื่อขาดโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังที่ได้มาตรฐาน ข้อมูลการรับจ่ายสินค้าจึงไม่ได้รับการอัปเดตแบบทันที (Real-Time) องค์กรหรือบริษัทจึงไม่สามารถตรวจสอบสถานะ
และจำนวนสินค้าคงคลังที่แท้จริงในปัจจุบันในแต่ละคลังได้อย่างแน่ชัด ซึ่งส่งผลต่อความแม่นยำในการตัดสินใจและการวางแผนเป็นอย่างมาก

3. ต้นทุนจมและสินค้าค้างสต็อก

การสั่งซื้อที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการของตลาดทำให้เกิดสินค้าค้างสต็อกจำนวนมากซึ่งถือเป็นการจมเงินทุน นอกจากนี้ สินค้าที่ค้างสต็อกจะเสื่อมสภาพหรือล้าสมัย
ทำให้ต้องตัดจำหน่ายในที่สุด ซึ่งส่งผลเสียโดยตรงต่อกระแสเงินสดและกำไรของบริษัท โดยหากองค์กรหรือบริษัทมีโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังที่มีมาตรฐานมากพอ จะสามารถช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าวนี้ได้ด้วยการคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมและแม่นยำ

4. การแบ่งปันข้อมูลที่จำกัดและขาดความน่าเชื่อถือ

การใช้เอกสารหรือไฟล์ Excel จำกัดการเข้าถึงข้อมูลสินค้าคงคลังเฉพาะผู้รับผิดชอบ ทำให้พนักงานคนอื่นทำงานยากและข้อมูลที่บันทึกโดยผู้รับผิดชอบแต่ละคนมักไม่
สอดคล้องกัน การขาดศูนย์กลางข้อมูลร่วมกันนี้ทำให้การประสานงานและการตรวจสอบความถูกต้องเป็นไปได้อย่างยากลำบาก

5. เสียโอกาสทางธุรกิจจากสินค้าขาด

การที่บริษัทหรือองค์กรตัดสินใจไม่ใช้งานโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง อาจนำไปสู่ปัญหาด้านบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ผิดพลาดหรือปัญหาสินค้าขาดแคลน แม้จะมีคำสั่ง
ซื้อเข้ามาก็ไม่สามารถจัดส่งสินค้าได้ทันเวลา หรือวัตถุดิบขาดจนสายการผลิตต้อง หยุดชะงักซึ่งหมายถึงการสูญเสียโอกาสในการขายและกระทบต่อความน่าเชื่อถือ และภาพลักษณ์ขององค์กร

6. การจัดการพื้นที่คลังสินค้าที่ไร้ประสิทธิภาพ

การสั่งซื้อสินค้ามากเกินความจำเป็นเมื่อไม่มีโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ทำให้พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ สินค้าอาจถูกนำไปจัดเก็บกระจัดกระจายในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสม
ทำให้การเช็กสต็อก การค้นหาและการแพ็กสินค้าเพื่อจัดส่งเป็นไปอย่างยากลำบากและล่าช้า

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT ERP เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) แบบคลาวด์ (Cloud-based)
ที่ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการธุรกิจแบบครบวงจร โดยเน้นให้ผู้ใช้งานหรือผู้ประกอบการสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างอัตโนมัติ
แม่นยำและเรียลไทม์

ข้อดีของการนำโปรแกรม ECOUNT ERP มาจัดการสินค้าคงคลัง

1. การจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติและเรียลไทม์

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT ERP เป็นโปรแกรมที่เมื่อมีการบันทึกเอกสารการซื้อ การขายหรือการผลิตระบบจะกระทบยอดสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติทันที
ทำให้ไม่ต้องบันทึกแยกต่างหาก อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบยอดคงเหลือและประวัติการรับ/จ่ายสินค้าคงคลังในรายงานต่าง ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยลดปัญหาด้านการทำงาน
ที่ซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือเอง

2. รองรับบาร์โค้ดและหมายเลข Serial/LOT

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT ERP สามารถรับและจ่ายสินค้าผ่านการใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือมือถือได้ ทำให้การจัดการสินค้าหลายประเภทเป็นไปอย่างมี
ประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกและติดตามสินค้าตามหมายเลข Lot (Lot Number) หรือหมายเลขซีเรียล (Serial
Number) เพื่อให้ทราบประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละชิ้นได้อย่างละเอียดมากยิ่งขึ้นได้

3. รายงานสินค้าที่ครอบคลุมและแม่นยำ

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT ERP มีฟังก์ชันที่สามารถเรียกรายงานยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ยอดคงเหลือของสินค้าคงคลัง
ยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังแยกตามสถานที่ รายงานแสดงประวัติความเคลื่อนไหวสินค้าคงคลัง รวมถึงรายงานแสดงมูลค่าคงเหลือของยอดสินค้าคงคลังทั้งหมด
นอกจากนี ผู้ใช้งานหรือผู้ประกอบการยังสามารถทำการปรับแต่งรายงานดังกล่าวได้อย่างอิสระ

4. การจัดสรรพื้นที่ใช้งานในคลังสินค้า

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT ERP รองรับการทำงานฟังก์ชัน WMS (Warehosue Management System) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานหรือผู้ประกอบการสามารถ
จัดสรรพื้นที่ใช้สอยในคลังสินค้าได้อย่างยืดหยุ่น อีกทั้งยังมีรายงานที่สามารถใช้ตรวจสอบสินค้าคงคลังที่แยกกันอยู่ตามแต่ละพื้นที่จัดเก็บได้ ช่วยให้การจัดการสต็อกสินค้า
ตรงกับการมีอยู่ของสินค้าจริงได้และสามารถตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบ

5. ระบบแจ้งเตือนสต็อกต่ำกว่าเกณฑ์

สามารถตั้งค่าสต็อกสินค้าขั้นต่ำ (Safety Stock) และรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสินค้าเหลือน้อยเพื่อป้องกันการทำธุรกรรมกับยอดสินค้าที่มีไม่เพียงพอได้
อีกทั้งยังสามารถคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ควรจะเป็นได้อย่างเหมาะสมผ่านการอ้างอิงจากยอดสินค้าที่มีอยู่ในระบบ จำนวนสต็อกขั้นต่ำได้อีกด้วย

6. รองรับการคำนวณต้นทุนของสินค้าคงคลัง

ในโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังของ ECOUNT ERP มีฟังก์ชันที่สามารถใช้คำนวณต้นทุนสินค้าเพื่อใช้สำหรับในการประเมินค่าใช้จ่ายในการนำเข้าหรือสั่งซื้อสินค้ารอบต่อไปได้
อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ประกอบการได้ตรวจสอบยอดกำไรขาดทุนจากการดำเนินธุรกิจของตัวเองได้ โดยสามารถเลือกตรวจสอบได้ทั้งสถานะต้นทุนรายเดือน หรือยอดกำไรรายวันก็ได้เช่นกัน

7. เชื่อมโยงการทำงานบนแฟลตฟอร์มเดียว

ทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง (คลังสินค้า, ขาย, จัดซื้อ, บัญชี) สามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ สามารถปรับแต่งหน้าจอ
การป้อนข้อมูลและรูปแบบรายงานสินค้าคงคลังได้ตามความต้องการของบริษัท รวมถึงส่งออกรายงานเป็นไฟล์ PDF และ Excel

โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง ECOUNT ERP มีฟังก์ชันที่รองรับต่อการทำงานฝั่งสินค้าคงคลังที่หลากหลายและครอบคลุม อีกทั้งยังสามารถนำไปใช้งานจริงได้กับทุกรูปแบบธุรกิจและทุกขนาดองค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ใหม่ในการทำงานให้กับผู้ใช้งานและผู้ประกอบการ

สรุป

การจัดการสินค้าคงคลังมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด เนื่องจากช่วยอำนวยความสะดวกในด้านการทำงานและช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรก้าวไปสู่
ความสำเร็จได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการเลือกใช้โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและเหมาะสมกับรูปแบบการดำเนินการของธุรกิจตัวเองจึงถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่ง
เนื่องจากโปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังสามารถจัดการงานทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง
และความเคลื่อนไหวของสถานะสินค้าคงคลังได้อย่างเรียลไทม์ ช่วยให้การวางแผนบริหารการจัดการซื้อ การกะงบประมาณในการทำงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเลือกใช้โปรแกรมทีได้คุณภาพอย่าง ECOUNT ERP การจัดการคลังสินค้าที่ยุ่งยากจะไม่เป็นปัญหา
สำหรับธุรกิจของคุณอีกต่อไป