Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dùng ERP?

THÚC ĐẨY THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP

EXCEL

Nhiều công ty vừa và nhỏ sử dụng Excel để quản lý, tuy nhiên phương thức này lại mang đến nhiều bất cập cho doanh nghiệp.
Ngoài việc dễ bị thiếu sót thông tin, nhập liệu sai, khó khăn trong việc quản lý nhân sự nghỉ phép, v.v.. thì bảng biểu Excel ngày trở nên phức tạp và thách thức doanh nghiệp khi quy mô công ty ngày càng mở rộng.

Bất cập khi sử dụng phần mềm độc lập cho các phòng ban

Bất cập khi các phòng ban kế toán, thu mua và bán hàng phải nhập liệu nhiều lần lên các phần mềm quản lý riêng lẻ hoặc qua Excel. Gây lãng phí vô số thời gian và giảm hiệu suất làm việc nghiêm trọng. Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ tiềm ẩn khi số liệu ở các phòng ban không khớp, ảnh hưởng đến số liệu của toàn hệ thống.

Phần mềm ERP

Dù đã đầu tư nhiều chi phí để áp dụng và triển khai phần mềm ERP thì hệ thống vẫn không giải quyết được vấn đề cốt lõi ở doanh nghiệp.
Do đó, sau khoảng 5 năm sử dụng thì hầu hết các doanh nghiệp sẽ quay trở lại với phương thức truyền thống.
Lí do cho quyết định này là vì phần mềm sử dụng chưa đáp ứng được các nhu cầu của công ty, cứng nhắc trong việc điều chỉnh hoặc thay đổi theo nhu cầu công việc, công ty cung cấp phần mềm giải thể, lỗi cơ sở dữ liệu, chi phí bảo trì đắt đỏ, v.v..

Đó là lí do mà doanh nghiệp cần phải chọn lựa phần mềm ERP đáp ứng 3 tiêu chí: Hiệu quả - Đáng tin cậy - Chi phí hợp lý

HIỆU QUẢ KHI SỬ DỤNG MỘT HỆ THỐNG ERP PHÙ HỢP

Thao tác đơn giản, dễ dàng

Mọi chi tiết nhập liệu lên phần mềm ERP được phản ánh lên báo cáo tự động theo thời gian thực.
Ví dụ: Khi bạn nhập phiếu bán hàng, thông tin này sẽ được cập nhập lên báo cáo của hệ thống ở thời gian thực giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình doanh thu hiện tại. Ngoài ra, công nợ của khách cũng được cập nhập theo mà không cần tái nhập liệu lên hệ thống.
Dễ dàng kiểm tra báo cáo và dữ liệu bằng cách truy cập vào phần mềm ERP.
Thay vì mở các file Excel để tìm thông tin mong muốn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm mọi dữ liệu trong hệ thống ERP. Giảm thiểu thời gian chờ đợi và gửi email qua lại giữa các phòng ban để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Hệ thống ERP online cho phép truy cập ở bất cứ nơi đâu. Chính vì thế, khi cần giải quyết gấp công việc, bạn có thể truy cập sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng nhanh chóng.

Linh hoạt tùy chỉnh theo đăc thù từng công ty

Thiết lập và cài đặt theo phạm vi công việc cho từng bộ phận, chức vụ. Phân quyền chi tiết theo từng người dùng, phòng ban (quyền truy cập menu, xóa hoặc sửa dữ liệu, v.v..) để bảo mật thông tin nội bộ.
Ứng dụng khi quy trình quản lý có sự thay đổi. Một phần mềm ERP hiệu quả phải cung cấp đầy đủ tính năng và cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu mong muốn. Bạn có nhu cầu sử dụng thêm tính năng quản lí tồn kho ngoài module kế toán đang sử dụng.
Phần mềm Ecount cho phép bạn trực tiếp mở rộng module và sử dụng ngay lập tức.

Giao thoa giữa công việc và hệ thống ERP

ERP chứa đựng tất cả các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Do đó, phần mềm ERP rất hữu ích khi quy mô công ty phát triển thêm và có cần có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau.
Chỉ với một hệ thống ERP, tất cả mọi dữ liệu được kết nối và xử lí hiệu quả.
Giảm thiểu tình trạng nhập sai hoặc thiếu sót trong quy trình làm việc.
Nếu nhập đơn đặt hàng vào bán hàng thì có thể tiến hành luôn việc mua hàng hay sản xuất bằng cách dẫn nhập chi tiết đó vào mua hàng hay sản xuất.
Nhân viên bán hàng đang tiếp chuyện khách hàng thì có thể quyết định thời gian giao hàng nhanh chóng vì kiểm tra được thành phẩm sản xuất bằng ứng dụng điện thoại ERP.
Những ghi chép nhân viên bán hàng đã nhập thì sẽ được phản ánh tự động lên sổ kế toán.
Việc theo dõi công nợ cũng đơn giản và dễ dàng hơn
Trường hợp nhân viên nghỉ việc bất thình lình cũng không có vấn đề.
Dữ liệu đã nhập vào ERP là theo đúng như vậy nên chỉ cần tìm kiếm trực tiếp dữ liệu và xem là được.
Trường hợp đối với chi tiết giao dịch trước đó ở khách hàng, nếu chỉ cần kiểm tra báo cáo có liên quan là có thể xem dễ dàng.
Vì như vậy nên cho dù nhân viên có mới vào hay nghỉ thì công việc vẫn có thể tiến hành không trở ngại.
Tất cả có thể thực hiện nhanh chóng với phần mềm quản lý doanh nghiệp.
ERP chứa đựng mọi tính năng quản trị mà doanh nghiệp cần. Do đó, phần mềm ERP trở nên hữu ích hơn nữa khi quy mô công ty được mở rộng và cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau. Chỉ với một hệ thống ERP, mọi khâu quản lý được giám sát kĩ càng, tránh tình trạng trùng và thiếu sót dữ liệu.
Hệ thống dữ liệu đồng nhất. Kế thừa dữ liệu bán hàng mới qua menu mua hàng và sản xuất nhanh gọn. Nhân viên bán hàng nhanh chóng đưa ra quyết định chốt đơn kịp thời sau khi kiểm tra tình hình sản xuất qua ứng dụng ERP trên điện thoại. Đơn hàng sau khi được chốt sẽ được cập nhập lên hệ thống và bộ phận kế toán có thể xuất hóa đơn bán hàng ngay trực tiếp. Quản lý công nợ của khách trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn khi mọi thông tin dữ liệu được cập nhập và chia sẻ cho nhau.
Ngay cả khi nhân viên đột xuất xin nghỉ việc mà không bàn giao công việc? Doanh nghiệp không cần phải lo lắng vì mọi thông tin được nhập lên hệ thống ERP được bảo lưu và có thể tìm kiếm nhanh chóng. Do đó, vẫn có thể nhanh chóng kiểm tra báo cáo và các chi tiết giao dịch trước đây dù có thay đổi nhân sự đột ngột. Mọi bộ phận vẫn có thể tiếp diễn nghiệp vụ của mình mà không lo sợ bị ảnh hưởng.