Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần dùng
Phần mềm ERP?
Định nghĩa phần mềm ERP
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là hệ thống quản lý tập trung các nguồn lực doanh nghiệp, từ nhân sự, tài chính - kế toán đến quản lý hàng tồn kho và sản xuất.
Hiện nay, phần lớn các phần mềm ERP hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp chia sẻ thông tin trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Từ đó cung cấp cho các doanh nghiệp cái nhìn tổng thể và chính xác về tình hình hoạt động.
Ưu nhược điểm của các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp
Phần mềm Excel
Excel là công cụ quản lý phổ biến nhờ chi phí thấp và giao diện quen thuộc. Tuy nhiên, Excel có nhược điểm dễ xảy ra thiếu sót dữ liệu, dữ liệu quản lý rời rạc và khó khăn khi doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng kinh doanh. Đặc biệt tạo ra thách thức trong quản lý nhân sự và báo cáo tự động theo dữ liệu thực tế.
Các phần mềm quản lý độc lập
Phần lớn doanh nghiệp SMEs đang dùng phần mềm độc lập cho từng phòng ban vì chi phí thấp và dễ sử dụng. Nhưng điều này khiến một số phòng ban như kế toán, mua hàng, bán hàng phải nhập liệu nhiều lần, gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất. Hơn nữa, dữ liệu không đồng bộ có thể gây sai lệch thông tin, khó đối chiếu và quản lý.
Phần mềm ERP
Phần mềm ERP giúp quản lý tập trung, với các phân hệ liên kết chặt chẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Tuy nhiên, chi phí triển khai hay chi phí bảo trì cao, thao tác phức tạp và các rủi ro như lỗi cơ sở dữ liệu khiến nhiều doanh nghiệp phải quay lại cách quản lý truyền thống sau một thời gian sử dụng.
3 tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng hệ thống ERP
Quản lý hiệu quả và mở rộng
Một hệ thống ERP chất lượng sẽ đem lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp như tối ưu hóa quy trình, hỗ trợ quản lý mở rộng, tiết kiệm thời gian quản lý và thao tác.
Đáng tin cậy
Phần mềm ERP cần có hệ thống bảo mật cao, đảm bảo an toàn dữ liệu cho người dùng, không giới hạn không gian lưu trữ dữ liệu và dễ dàng sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần.
Chi phí hợp lý
Chi phí là tiêu chí nên cân nhắc khi triển khai ERP. Doanh nghiệp xác định rõ các loại chi phí khi triển khai để lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách, tránh lãng phí tài nguyên.
Hiệu quả mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp SMEs
Thao tác đơn giản, quản lý dễ dàng
ERP tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi báo cáo, doanh thu và công nợ mà không cần thao tác nhiều.Thay vì mở các file Excel để tìm thông tin mong muốn, có thể dễ dàng tìm kiếm mọi dữ liệu trong hệ thống.
Ví dụ: Khi nhập phiếu bán hàng trên ECOUNT ERP, thông tin sẽ được cập nhật lên báo cáo của hệ thống theo thời gian thực và công nợ của khách cũng được cập nhật theo không phải nhập lại nhiều lần.
Xóa bỏ rào cản địa lý, truy cập mọi lúc, mọi nơi
Hệ thống ERP online cho phép truy cập từ xa giúp nhân viên xử lý công việc nhanh chóng khi cần. Không còn lo lắng về sự cố kỹ thuật mất điện hay mất kết nối internet khi ERP cho phép sử dụng trên cả điện thoại hoặc máy tính bảng.
Linh hoạt tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp
Một phần mềm ERP phù hợp sẽ hỗ trợ phân quyền truy cập và tùy chỉnh theo nhu cầu từng phòng ban, giúp bảo mật dữ liệu và dễ dàng thay đổi theo yêu cầu của công ty. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể mở rộng quy mô nhân sự, phát triển kinh doanh ra nhiều chi nhánh đều có thể kiểm soát được trên một hệ thống.
Ví dụ: Tại ECOUNT, bạn có thể ẩn hoặc mở rộng thêm các menu công việc. Hay tạo thêm các kho hàng khi phát sinh nhu cầu sử dụng, tùy chỉnh lại các mẫu báo cáo, phiếu nhập theo phòng ban.
Giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc
ERP kết nối dữ liệu từ bán hàng, mua hàng và sản xuất, cho phép kiểm tra tình trạng hàng tồn kho và chốt đơn hàng nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quy trình.
Với ECOUNT, khi nhân viên nhập đơn đặt hàng vào menu Bán hàng, có thể thực hiện đề xuất mua hàng hay sản xuất bằng cách kéo phiếu đơn hàng đến menu liên quan. Ngoài ra, phần mềm ECOUNT giúp nhân viên bán hàng dễ dàng đưa ra quyết định chốt đơn kịp thời sau khi kiểm tra tình hình sản xuất qua ứng dụng ERP trên điện thoại. Đơn hàng sau khi được chốt sẽ được cập nhật lên hệ thống và bộ phận kế toán có thể tạo hóa đơn bán hàng ngay lập tức.
Bảo lưu dữ liệu khi thay đổi nhân sự
Với ERP, dữ liệu luôn được duy trì và bảo lưu, đảm bảo doanh nghiệp không bị gián đoạn khi có thay đổi nhân sự đột ngột. Thông tin quá khứ luôn sẵn có để nhân viên mới tiếp tục công việc dễ dàng. Không còn lo ngại khi nhân viên nghỉ việc đột xuất mà chưa kịp bàn giao. Mọi dữ liệu đã nhập vào ERP luôn được bảo lưu, chỉ cần tìm kiếm lại là có thể xem chi tiết giao dịch trước đây. Vậy nên dù là nhân viên mới vào hay đã nghỉ thì công việc vẫn được tiến hành mà không bị gián đoạn.
