Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán có nghĩa là phần mềm ghi chép và quản lý một cách hệ thống các nghiệp vụ kế toán đa dạng
như tình hình quỹ tiền, công nợ, chi tiết giao dịch phát sinh khi vận hành công ty.

Mục đích chủ yếu khi sử dụng phần mềm kế toán là để số hóa các sổ sách kế toán từng làm thủ công từng việc một
để quản lý một cách đơn giản hơn và xử lý hiệu quả các công việc kế toán phức tạp.

Nếu sử dụng phần mềm kế toán, thì bạn có thể tổng hợp dữ liệu kế toán khổng lồ vào một hệ thống,
và đơn giản hóa nhiều quy trình công việc kế toán như quản lý công nợ, lên ngân sách, kiểm soát dòng tiền v.v..

Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm kế toán

Để áp dụng phần mềm kế toán thành công, thì bạn phải kiểm tra toàn diện,
xem phần mềm đó có phù hợp với tình trạng công việc kế toán của công ty không.

• 1) Giá cả hợp lý: Một phần mềm đắt tiền không có nghĩa là tốt nhất,
  nên quan trọng là tìm được phần mềm kế toán phù hợp với công ty.
  Phải áp dụng phần mềm kế toán có giá cả hợp lý phù hợp với tình hình tài chính của công ty,
  nhưng cung cấp mọi tính năng cần thiết cho quy trình công việc.
• 2) Cách sử dụng dễ dàng: Cho dù là một phần mềm tốt, có nhiều tính năng
  nhưng người dùng không thể sử dụng được thì phần mềm đó cũng trở nên vô nghĩa.
  Để áp dụng phần mềm nhằm giúp cho công việc trở nên thuận tiện hơn,
  thì phần mềm đó phải cung cấp môi trường thao tác mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng dễ dàng.
• 3) Quản lý tổng hợp: Nếu quản lý nhiều công việc cho từng phòng ban bằng từng phần mềm khác nhau,
  thì sẽ không hiệu quả do các công việc bị lặp đi lặp lại.
  Chính vì vậy, phải có thể quản lý và chia sẻ dễ dàng tất cả các công việc trong công ty
  như quản lý tồn kho, kế toán, nhân sự v.v.. chỉ bằng một phần mềm.
• 4) Hỗ trợ đào tạo và tư vấn: Cho dù bạn sử dụng một phần mềm kế toán tốt,
  nhưng thiếu đào tạo hay hỗ trợ tư vấn để quen với cách sử dụng thì sẽ rất khó sử dụng lâu dài.
  Để duy trì và sử dụng hiệu quả sau khi đăng ký phần mềm,
  thì phải có hỗ trợ đào tạo và tư vấn khách hàng một cách hệ thống.

4 ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán

Nếu sử dụng phần mềm kế toán thì việc tạo phiếu và chia sẻ công việc sẽ trở nên dễ dàng,
nên có thể đơn giản hóa quy trình công việc phức tạp để tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, tránh được các lỗi có thể xảy ra khi nhập sổ sách bằng tay và tạo dữ liệu kế toán chính xác hơn.

Các loại báo cáo liên quan đến kế toán mà phần mềm kế toán cung cấp đóng vai trò là một chỉ số hữu ích cho các nhân viên
và người phụ trách kinh doanh giám sát, phân tích và cải thiện kết quả kinh doanh với tình hình tài chính.

• 1. Báo cáo được tạo tự động.
  Khi nhập các chi tiết giao dịch như mua hàng/bán hàng, thu/chi v.v..
  thì nó sẽ được cập nhật ngay vào các loại báo cáo như công nợ, tình hình quỹ tiền, giá vốn, lợi nhuận v.v..
  Do các báo cáo kế toán được tạo ra tự động nên tiết kiệm được thời gian tạo và chỉnh sửa báo cáo bằng thủ công.
• 2. Có thể giảm thiểu nhập sai và thiếu sót.
  Nếu sử dụng phần mềm kế toán thì có thể tránh được các lỗi như dữ liệu bị chênh lệch hoặc thiếu sót.
  Có thể sử dụng hiệu quả các dữ liệu và báo cáo không có sai sót
  để phân tích chính xác đối với tình hình tài chính của công ty.
• 3. Đưa ra quyết định nhanh và chính xác.
  Nếu không thể kiểm tra nhanh dữ liệu cần thiết hoặc độ tin cậy đối với dữ liệu thấp
  thì rất khó đưa ra quyết định nhanh chóng.
  Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ cho các quyết định đúng lúc của doanh nghiệp
  vì có thể kiểm tra tức thì các báo cáo chính xác mỗi khi bạn cần.
• 4. Quản lý dữ liệu một cách an toàn.
  Nếu sử dụng phần mềm kế toán thì sẽ giảm nguy cơ mất dữ liệu hay rò rỉ dữ liệu một cách mất kiểm soát hơn
  so với khi bảo quản bằng tài liệu giấy.
  Có thể nâng cao mức độ an toàn đối với các dữ liệu quan trọng của công ty
  thông qua hệ thống bảo mật thông tin mà phần mềm cung cấp.

Phần mềm kế toán ECOUNT

Phần mềm kế toán ECOUNT được chuẩn hóa các tính năng để nhiều doanh nghiệp khác nhau,
không phân biệt ngành nghề có thể sử dụng.

Chỉ cần nhập khách hàng/nhà cung cấp và số tiền thì ECOUNT sẽ tự động định khoản, nên có thể tạo phiếu dễ dàng dù không có nhiều kiến thức về kế toán.
Ngoài ra, các sổ sách kế toán như bảng cân đối kế toán, lợi nhuận hàng tháng v.v.. sẽ được tạo tự động mà không cần tạo riêng các báo cáo nên có thể nắm rõ tình hình theo thời gian thực.

Ưu điểm phần mềm kế toán ECOUNT

• 1) Phương thức nhập dễ dàng
  Nếu nhập các chi tiết giao dịch như mua hàng/bán hàng, thu/chi, thì nó sẽ được tự động định khoản
  nên ngay cả người mới không có kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán vẫn có thể quản lý kế toán dễ dàng bằng ECOUNT.
• 2) Liên kết với các dữ liệu bên ngoài
  Có thể liên kết với dữ liệu bên ngoài như sao kê tài khoản ngân hàng để tạo chứng từ.
  Rút ngắn thời gian kiểm tra, nhập từng dữ liệu một và quản lý quỹ tiền mà bị không bỏ sót bất cứ dữ liệu nào.
• 3) Phát hành hóa đơn điện tử
  Có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm kế toán mà không cần sử dụng thêm phần mềm khác.
  Do có thể phát hành hóa đơn điện tử dựa trên chứng từ hóa đơn bán hàng đã tạo,
  nên không cần thao tác hai lần cho cùng một việc và tránh được việc nhập sai.
• 4) Liên kết với phân hệ Groupware
  Trên ECOUNT, có thể liên kết với phân hệ Groupware(Công ty) để dễ dàng chia sẻ công việc giữa các phòng ban
  và tải ngay các phiếu đã nhập trong phần mềm kế toán vào Phê duyệt điện tử.
• 5) Tạo sổ sách tự động
  Khi đã nhập các chi tiết giao dịch vào ECOUNT thì nó sẽ được cập nhật ngay vào công nợ của khách hàng/nhà cung cấp
  và sổ sách kế toán sẽ được tạo tự động.
  Có thể dễ dàng nắm rõ tình hình kinh doanh thông qua các báo cáo như sổ khách hàng/nhà cung cấp,
  báo cáo tổng hợp mua hàng/bán hàng hàng tháng.
• 6) Báo cáo kế toán đa dạng
  Xem được theo thời gian thực nhiều loại báo cáo kế toán khác nhau như Báo cáo doanh thu hàng tháng,
  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo quỹ v.v..
  Có thể đưa ra quyết định hợp lý và nhanh chóng hơn nhờ xem được dữ liệu cần thiết cho các quyết định kinh doanh.